Knowledge Sharing : Meningkatkan kinerja dengan mengetahui apa yang sudah kita tahu

Saya ingin mengawali tulisan ini dengan pengalaman ketika bekerja di salah satu konsultan BUMN. Ketika itu saya bertugas menyiapkan proposal tender untuk project di salah satu Kementrian (dulu namanya Departemen). Sayangnya, pengalaman saya ketika itu masih sangat minim sehingga saya kelimpungan mencari bahan dan acuan untuk metodologi project. Apalagi waktu yang diberikan cukup singkat sehingga saat itu saya bingung setengah mati. Bermalam-malam saya habiskan untuk membaca dan mencari bahan. Tanya ke ahli dan rekan kerja juga tak banyak membantu. Hasilnya nihil. Proposal saya malah lebih mirip skripsi yang mengambil sumber sana sini. Tidak ada metodologi yang bisa secara teknis diimplementasikan untuk project ini. Akhirnya satu minggu terlewati dan proposal saya tidak ada kemajuan.

Sadar dengan kebingungan saya, atasan pun mengenalkan beberapa rekan kerja di divisi lainnya. Menurutnya, rekan kerja itu punya pengalaman mengerjakan project serupa di Kementrian lain. Tanpa tunggu waktu, saya langsung menuju kesana. Setelah diskusi saya tercengang. Ternyata apa yang saat ini sedang saya buat, saat itu juga sedang dikerjakan oleh rekan kerja tersebut. Bahkan sudah lengkap semua metodologi, tools, kuisioner, bahkan software untuk pendukungnya. Saya tercengang. Selain karena senang bisa menyelesaikan proposal dengan cepat, saya juga heran. “Kok bisa ada project yang sama, dikerjakan oleh perusahaan yang sama, dengan metode yang sama hanya berbeda Kementrian saja dan saya tidak tahu??” .

Pernahkah anda merasakan hal yang sama dengan yang saya alami ? Tampaknya jawabannya iya, karena masalah yang sama tidak hanya terjadi di perusahaan itu tetapi juga terjadi di perusahaan lain di dunia ! Mengejutkan bukan ? Bahkan McKinsey Consulting, salah satu konsultan manajemen terbaik dunia, mengakui hal tersebut. Dalam bukunya The McKinsey Mind (buku tersedia di KMOnline Library), Ethan M Rasiel dan Paul N. Friga menyebutkan bahwa “reinventing the wheel” adalah masalah terbesar mereka. Reinventing the wheel adalah istilah yang digunakan ketika kita membuat sesuatu yang sudah pernah dilakukan oleh orang lain. Di dunia bisnis yang mengedepankan efisiensi dan efektivitas, reinventing the wheel adalah masalah besar. Ketika kita mengerjakan sesuatu maka akan lebih baik jika kita tidak mengulang dari awal. Cukup lanjutkan saja apa yang sudah pernah dikerjakan. Hanya dengan itu kita bisa terus melakukan inovasi. Perusahaan sebesar Toyota pun tidak membuat mobil dari mendesain ulang ban, bukan ? Cukup tiru ban yang sudah ada, lalu fokuskan untuk membuat inovasi yang lainnya. Bahkan dunia akademis yang dikenal dengan ketatnya plagiarisme juga membolehkan mencontek dalam batasan tertentu.    

Jadi, jika perusahaan telah melakukan hal yang serupa dengan yang kita lakukan, kenapa harus pusing membuat yang baru? Fokus saja pada menambahkan inovasi dan perbaikan di pekerjaan kita. Itulah esensi sebenarnya dari menghindari reinventing the wheel. Kita seharusnya mengawali pekerjaan dengan mencari tahu pengalaman dan hasil pekerjaan orang lain sebelum kita, kemudian menggunakannya untuk menghasilkan karya baru yang lebih bermanfaat. Masalahnya, kebanyakan dari kita bahkan tidak tahu apa yang sudah dimiliki oleh perusahaan. Padahal jika kita bisa tahu apa yang sebenarnya kita tahu, maka bisnis akan meningkat secara signifikan. Sangking pentingnya pengetahuan yang sudah dimiliki oleh perusahaan dalam mengembangkan bisnis, mantan CEO Hawlett Packard (HP), Lew Platt pernah mengatakan “If HP knew what we knows, we would be three times profitable”. Bayangkan, 3 kali lebih menguntungkan ! Strategi bisnis apa yang bisa memberikan profit sebanyak itu dengan hanya mengetahui apa yang sebenarnya kita tahu ?

Pertanyaannya sekarang berubah, bagaimana cara perusahaan tahu apa yang sebenarnya dimiliki perusahaan? Saya ingin menjawab pertanyaan itu dengan pertanyaan lainnya. Dimana pengetahuan perusahaan berada ? Jawabannya tentu saja manusia (people). Aset perusahaan terbesar ada disana yang bernama intangible asset dan manusia yang menguasai pengetahuan tersebut biasa disebut sebagai Subject Matter Expert (SME). Pengetahuan hanya bisa digunakan oleh manusia, dikembangkan oleh manusia dan tentu saja menjadi milik manusia. Jadi cara paling mudah untuk mengetahui apa yang perusahaan ketahui adalah dengan mengalirkan pengetahuan yang ada di kepala SME itu. Dan sepengetahuan saya, yang diamini oleh sebagian besar pakar dibidang ini, ialah dengan cara knowledge sharing (berbagi pengetahuan) antara SME.

Sharing pengetahuan merupakan salah satu inisiatif yang paling ampuh dalam memanfaatkan pengetahuan. Mengapa ? Jawabannya singkat saja, karena manusia nyaman berhubungan dengan manusia lainnya. Jika saya tanya apakah anda lebih senang “ngobrol” dengan computer atau ngobrol dengan seseorang yang anda sukai ? Jawabannya bisa iya untuk beberapa orang seperti programmer dan gamers (no offense :)). Tapi bagi sebagian besar kita, jawabannya pasti ngobrol dengan dengan orang yang kita sukai. Sekali lagi, inilah inti dari knowledge sharing. Para SME saling berbagi pengetahuan dengan tujuan untuk meningkatkan pengetahuan mereka sendiri. Hanya dengan cara itu, pengetahuan perusahaan yang awalnya ada di kepala masing-masing SME akan mengalir dan akhirnya membuahkan hasil yang berupa efisiensi, inovasi, dan pastinya peningkatan bisnis.

Sekarang kita sudah tahu bahwa pengetahuan itu penting, mengetahui apa yang kita tahu itu lebih penting, pengetahuan ada di kepala manusia, khususnya SME, dan cara mengetahui apa yang kita tahu ialah dengan knowledge sharing. Sekarang pertanyaannya ialah, bagaimana kita melakukan knowledge sharing ? Banyak cara yang sudah terbukti efektif untuk knowledge sharing. Kita pun sadar atau tidak telah menerapkannya dalam kehidupan kita. Mulai dari yang paling mudah, yaitu ngobrol, diskusi, kuliah. Dalam pekerjaan kita melakukan kerja dalam tim, task force (gugus kerja), internship (magang), dan mentoring. Hingga bentuk yang lebih kompleks seperti Community of Practice. Pendekatan yang digunakan pun beragam, mulai dari yang paling sederhana seperti knowledge flow SECI(Socialization-Externalization-Combination-Internalization)-nya Nonaka dan Takeuchi, ATM (Amati Tiru Modifikasi)-nya murid SMK, Knowledge Café-nya David Gurteen, Knowledge-based Strategy-nya Karl Erick Sveiby hingga yang rumit-rumit dari para akademisi.  Banyak cara dan pendekatan yang bisa kita gunakan. Tapi pendekatan yang paling saya rekomendasikan ialah pendekatan melalui komunitas (community bases approach). Masih ada beberapa pertanyaan yang belum terjawab dari artikel ini sebenarnya, seperti bagaimana mengimplementasikan knowledge sharing di perusahaan ? permasalahan apa yang sering muncul ketika menerapkan knowledge sharing ? mengapa ada perusahaan yang berhasil menerapkan knowledge sharing dan perusahaan yang gagal ? serta masih banyak pertanyaan lainnya. Kita akan simpan pertanyaan ini sebagai bahan tulisan kedepannya.

Kembali ke proposal project yang saya jadikan contoh di awal. Setelah diskusi dan minta izin ke rekan kerja, saya melanjutkan pembuatan proposal project. Inilah yang saya lakukan. Lihat apa yang sudah rekan kerja lakukan, ambil yang saya butuhkan, gunakan pola pikir yang sudah ada, tambahkan hal-hal yang masih belum maksimal dan Voila ! Jadilah proposal project yang sangat lengkap dan siap digunakan. Hasilnya ? Tentu saja kami memenangkan tender tersebut :)