Apa yang kita tahu tentang Knowledge Management ?

Binatang apa knowledge management itu? Satu hal yang pasti. KM menarik, menyenangkan, berbagi dan paling penting, memberikan nilai tambah.

Apa yang paling penting di organisasi?

Jika kita terlibat di organisasi, apa aset yang paling penting? Fasilitas, komputer, meja atau orang-orang yang berkompetensi di bidangnya? Temukan jawabannya disini

Apakah yang diatas selalu paling hebat?

Dalam organisasi formal yang terdapat atasan, rekan, dan bawahan, terkadang ada beberapa orang yang lebih banyak disukai dan dicari dibandingkan orang lain. Anehnya, orang itu tidak selalu atasan. Terkadang, dia hanya orang biasa. Network Analysis membantu kita mengidentifikasi mereka

Butuh referensi tentang Knowledge Management?

"Ilmu itu hanya milik Tuhan", kata seorang bijak. Jadi, kenapa harus menyimpannya untuk diri sendiri ? Lets share !

About Me

Ok, this section is not important. Tapi jika anda punya semangat dan ketertarikan yang besar dibidang KM, maka kita bisa lebih mengenal.

Wednesday, August 15, 2012

Memilih KM Agents : Belajar dari Tipping Point Phenomena


Sebagai praktisi KM (KMers), kita setuju bahwa komunitas adalah media yang sangat efektif untuk mengalirkan pengetahuan dan mensukseskan inisiatif KM. Fokus pada pembelajaran, sifat keterbukaan, kemudahan penerapan, fleksibilitas dan fungsi kolaborasi yang kuat menjadi alasan mengapa KMers sangat membutuhkan komunitas. Terbentuknya komunitas bermula dari beberapa individu yang mempunyai ketertarikan yang sama dan keinginan untuk berbagi serta terus belajar. Contohnya komunitas fotografi yang dimulai dari orang-orang dengan hobi fotografi dan hunting foto. Atau komunitas Bike to Work yang berkumpul karena sama-sama suka bersepeda ke kantor. Mereka dengan senang hati akan berkumpul, berdiskusi dan saling membantu untuk menghidupkan komunitasnya. Bahkan pada beberapa kasus, komunitas memiliki ikatan batin yang lebih kuat dibandingkan dengan keluarga atau pertemanan biasa. Sangat hebat bukan ?

Sekarang bayangkan jika kita bisa menggunakan komunitas untuk menyebarkan inisiatif KM. Tidak perlu lagi ada kampanye, regular event, poster-poster yang memenuhi ruangan, yel yel yang tidak jelas. Lupakan pula ceramah-ceramah formal tentang pentingnya KM bagi organisasi, pentingnya bagi karyawan dsb. Yup, I don’t think that kind of campaign will bring true collaboration. Dengan adanya komunitas, tugas rumah paling sulit untuk mengenalkan dan menjalankan KM akan berjalan mulus. Anda akan memiliki sekumpulan orang dengan tingkat fanatisme tinggi terhadap KM. Mereka akan menjadi juru bicara yang tidak kenal lelah mempromosikan KM. Mereka akan berbagi dan menjalankan KM karena sadar pentingnya belajar bukan karena takut KPI tidak terpenuhi.

Yang menjadi menarik ialah bagaimana menciptakan komunitas yang loyal tersebut. Jika berbicara tentang hobi, maka akan mudah mengumpulkan orang dengan hobi yang sama. Tapi berapa banyak dari kita yang menjadikan kerja sebagai hobi ? Well,, you can count it by yourself :) Inilah masalah utama ketika membangun komunitas yang berkaitan dengan dunia kerja. Tidak banyak dari kita yang rela berkumpul atau sekedar berdiskusi untuk berbagi pengalaman dan meningkatkan kompetensi.  

Berbicara tentang membangun komunitas, ada satu faktor yang dapat menentukan keberhasilan inisiatif komunitas KM. Seperti yang sudah saya bahas di tulisan sebelumnya, mengenalkan KM ke seluruh organisasi tidak bisa dilakukan dengan kekuatan anda sendiri. Anda memerlukan para evangelist, champion, pendukung, tim inti dan sejenisnya untuk menjangkau seluruh organisasi. Mereka yang saya sebut sebagai KM Agents. Merekalah yang akan menjadi pionir komunitas-komunitas yang dibangun. KM Agents adalah individu-individu yang menjadi titik kunci sekaligus motor penggerak bagi “mesin” komunitas KM anda. Mereka, sesuai namanya adalah para elite dari seluruh organisasi yang bertugas di garis depan memastikan KM terlaksana.

Sama seperti elite agent di dunia mata-mata, KM Agents haruslah orang-orang terpilih dengan kriteria tertentu dan kualitas terbaik. Langkah pertama untuk mendapatkan KM Agents ialah melakukan seleksi dan penetapan kriteria yang anda butuhkan. Baru setelah itu, anda dapat memulai pengembangan kompetensi yang dibutuhkan.

Dalam memilih KM Agents, fenomena Tipping Point (titik balik) menjadi menarik untuk dibicarakan. Tipping Point adalah fenomena dimana suatu aktivitas, ide, produk atau inisiatif mencapai suatu titik atau keadaan dimana tingkat penyebaran dan pelaksanaanya bertambah secara cepat, bahkan eksponensial. Pengarang buku The TippingPoint : How Little Things Can Make Big Difference, Malcolm Gladwell menyebutkan contohnya, yaitu ketika sepatu ala Gipsy dari Hush Puppies, sebuah brand kecil, tiba-tiba menjadi sangat terkenal dan dicari oleh seluruh masyarakat Amerika. Berbicara di Indonesia, tentu banyak kejadian Tipping Point yang bisa kita lihat. Sebut saja fenomena ketika Facebook menjamur di kalangan anak muda atau BlackBerry yang berubah dari gadget bisnis menjadi gadget wajib masyarakat Indonesia. Gladwell menyebutkan bahwa fenomena Tipping Point salah satunya dipicu oleh beberapa orang atau komunitas yang dapat dengan efektif menyebarkan ide dan gagasan. Gladwell menyebutnya sebagai The Law of Few.

Hukum yang Sedikit (The Law of Few) menyebutkan bahwa ide dan gagasan menyebar ternyata tidak seperti yang kita kira, yaitu melalui kampanye, iklan, atau penggerakan massa. Hanya butuh beberapa orang dengan karakteristik tertentu yang mengenalkan ide melalui tindakan, kata-kata dan kegiatan untuk memastikan ide tersebut diterima secara sukarela oleh masyarakat. Gladwell mengatakan bahwa ada tiga jenis individu yang dapat secara efektif melakukan hal tersebut. Mereka adalah Connectors, Maven dan Salesman.

Connectors
Didalam kehidupan sehari-hari kita dapat menemui orang-orang dengan jaringan dan kenalan yang jauh lebih banyak dibanding individu lainnya. Mereka memiliki kebiasaan berteman dan juga disukai oleh banyak orang. Individu ini biasanya dapat ditemui dengan ciri-ciri memiliki jaringan dan kenalan yang tersebar di sebagian besar organisasi dalam berbagai macam departemen dan jabatan. Connectors memiliki sifat-sifat khas seperti selalu ingin tahu (curiosity), kepercayaan diri (self confidance), kemampuan bersosialisasi (sociability) dan passion yang kuat (energy). Gladwell menyebutnya sebagai “individu yang menghubungkan kita dengan dunia”.

Melalui individu dengan bakat sebagai Connectors, anda dengan mudah menggunakan mereka sebagai penyebar ide dan inisiatif KM ke seluruh organisasi, “menumpang” melalui bakat dan jaringannya yang luas.

Maven
Maven juga dikenal sebagai “information specialist”. Mereka adalah orang-orang yang dicari ketika kita membutuhkan informasi. Individu yang memiliki pengetahuan dan informasi yang sangat banyak, khususnya yang biasa kita butuhkan. Mereka juga memiliki hobi unik, yaitu berbagi informasi dan pengetahuan kepada orang lain. Maven adalah orang-orang yang senang menolong orang lain tanpa pamrih. Maven adalah sumber dari apa yang kita kenal sebagai “word of mouth epidemics”. Alasan mereka penting sebagai KM Agent adalah karena kemampuan mereka berbagi informasi, bersosialisasi dan komunikasi.  Maven akan berguna bagi anggota organisasi ketika mereka membutuhkan informasi dan pemahaman yang sesuai tentang KM.

Salesman
Seperti namanya, Salesman adalah individu yang memiliki bakat “meyakinkan” orang lain melalui kemampuan komunikasi dan negoisasi yang handal. Mereka memiliki bakat untuk menjelaskan sesuatu yang terlihat biasa saja menjadi hal yang menarik dan membuat orang lain setuju terhadap pemikiran tersebut. Salesman adalah komponen penting bagi KMers untuk mengenalkan ide, inisiatif, manfaat dan aplikasi KM menggunakan bahasa yang mudah dimengerti. Mereka, dengan cara dan pola pikirnya mampu membuat sesuatu yang tampaknya rumit dan konsep menjadi ide yang menarik dan tentu saja mudah dijalankan. Mereka adalah tenaga penjual anda yang paling handal dan menentukan diterima atau tidaknya inisiatif KM. Lebih lanjut, KMers yang sukses sebenarnya adalah seorang Salesman yang bisa menjabarkan konsep akademis KM menjadi aplikatif dan dapat diterima oleh organisasi 

Satu hal yang perlu diperhatikan, KM Agents dengan karakteristik The Law of Few seringkali bukan individu dengan jabatan dan power yang kuat. Mereka bisa saja seorang supervisor, entry level staff atau malah karyawan yang sebentar lagi akan pensiun. Fokuslah pada kriteria dan karakteristiknya, bukan pada jabatan atau lama kerja seseorang. Pertanyaan yang muncul lainnya ialah apakah seluruh karakteristik tersebut harus dimiliki oleh seorang KM Agents ? Akan sangat baik jika memang anda dan tim memilih individu yang memilliki karakteristik tersebut. Melalui mereka, fenomena Tipping Point akan terjadi secara lebih cepat dan efisien. Tetapi pada kenyataanya paket lengkap tersebut sulit ditemui di organisasi. Oleh karena itu, KM Agents sebaiknya berupa tim yang memiliki perwakilan dari karakteristik tersebut. Selain memastikan persentase keberhasilan, KM Agents dalam bentuk tim akan menjaga semangat agents selama pelaksanaan di lapangan.

Dengan kolaborasi individu dari The Law of Few, serta perencanaan yang matang, anda akan melihat bahwa ternyata mengenalkan KM ke organisasi tidak selalu membutuhkan budget berlebih atau kampanye kegiatan tradisional (yel-yel, pidato, poster, event). Percayakan pada Connectors, Mavens dan Salesman, lalu saksikan sendiri KM menjadi fenomena baru di organisasi anda.

Jika anda memiliki pengalaman dalam aplikasi The Law of Few dan fenomena Tipping Point di organisasi, saya mengundang anda untuk berbagi di blog ini 

Thursday, August 9, 2012

Branding Knowledge Management Part II : Mengenalkan Knowledge Management pada seluruh organisasi



Kita sudah membahas cara branding dan menjual Knowledge Management pada manajemen di tulisan sebelumnya. Kali ini saya akan coba membahas tahapan selanjutnya, mengenalkan Knowledge Management pada seluruh organisasi. Sebagai praktisi Knowledge Management, kita setuju bahwa untuk memastikan Knowledge Management berjalan, berkembang dan memberikan nilai tambah maka seluruh organisasi harus memahami, menyadari manfaat Knowledge Management dan pastinya melaksanakan Knowledge Management. Tapi inilah yang menjadi masalah. Tidak semua orang mau belajar dan menggunakan Knowledge Management. Alasannya tidak akan jauh dari belum butuh, bukan prioritas, load pekerjaan yang sudah tinggi atau tidak ada manfaatnya.

Well, we can’t blame them. Tuntutan bisnis yang penuh target membuat sebagian besar anggota organisasi mengesampingkan kebutuhan belajar dan mengembangkan diri. Tapi kita tidak perlu fokus pada masalah tersebut. Pada dasarnya, semua anggota organisasi ingin terus mengembangkan diri. Mereka hanya belum tahu apakah Knowledge Management bisa membantu mereka untuk mengembangkan potensi dan kompetensinya. Itulah mengapa pendekatan yang harus diutamakan ketika mengenalkan Knowledge Management, mengacu pada istilah Roan Yong, adalah “WIIFM-What’s In It For Me”. Apa yang Knowledge Management bisa berikan bagi saya?. Kita akan bahas aplikasinya dalam branding Knowledge Management di tulisan ini.

Pola pikir lain yang perlu digunakan oleh KMers ialah fokus pada manusia (people). Sedikit membahas komponen Knowledge Management maka ada 3 bagian Knowledge Management yang saling berkaitan, yaitu People, Process, Technology. Untuk menjawab mengapa dalam branding Knowledge Management yang paling penting ialah people, saya hendak mengulas sedikit bentuk Knowledge Management pada masa-masa awal. Pada awal perkembangannya, Knowledge Management dijalankan dengan pola pikir bahwa pengetahuan sudah ada di organisasi dan tugas Knowledge Management adalah mengelola pengetahuan tersebut. Mudahnya, Knowledge Management diibaratkan barang yang sudah ada, terlihat dan diketahui oleh seluruh organisasi. Itulah mengapa Knowledge Management pada masa awal lebih fokus pada membuat sistem penyimpanan (repository system) dan standardisasi proses pengelolaan pengetahuan. Tetapi pada kenyataannya, pengetahuan yang ada belum banyak diketahui oleh seluruh organisasi. Bahkan pada beberapa kasus, pengetahuan itu sendiri tidak secara sistematis berkembang, dalam hal ini bentuknya ialah inovasi, sehingga pendekatan mengelola pengetahuan tidak berhasil. Bagaimana kita bisa mengelola “barang” (pengetahuan) jika kita tidak tahu dimana “barang” tersebut berada ?

Disinilah Knowledge Management berkembang menjadi KM social. Pendekatannya tidak lagi mengelola tetapi fokus pada proses membuat inovasi dan mengalirkan pengetahuan. Ketika berbicara tentang proses inovasi dan mengalirkan pengetahuan, maka aspek yang memegang peranan paling penting ialah karyawan, para ahli (SME), dan praktisi pengetahuan di organisasi. Inilah jawaban mengapa mengembangkan Knowledge Management perlu berfokus pada people. Jika tahapan mengalirkan pengetahuan dan menghasilkan inovasi sudah berjalan, maka kita bisa berfokus pada merapihkan process dan membangun technology sebagai pendukungnya.

How we start marketing Knowledge Management ?
Here come the big question. How we could start introducing Knowledge Management across organization ? Satu hal yang perlu ditekankan, tidak ada rumus standar, panduan praktis atau jurus sakti implementasi Knowledge Management yang dapat digunakan secara langsung pada setiap organisasi. Every organization and business is UNIQUE. Cara yang berhasil di satu organisasi belum tentu berhasil juga di organisasi lain. Tetapi bukan berarti tidak ada key point yang bisa digunakan sebagai panduan. Begitupun tulisan ini. Tips dan panduan berikut mungkin dapat anda terapkan dan beberapa mungkin perlu disesuaikan dengan keadaan organisasi. Let’s talk it in deep.

Tips 1 : Make It Simple
Syarat utama dalam dunia sales dan marketing ialah jangan buat pelanggan anda bingung. Begitupun Knowledge Management. Tidak semua orang mengerti apa itu Knowledge Management dan tidak perlu mengharapkan mereka mau mengerti apa itu Knowledge Management. Sebaliknya jelaskan Knowledge Management dengan bahasa yang mudah dimengerti. Di KMPlus, ada aturan tidak tertulis ketika kami harus menjelaskan Knowledge Management ataupun solusi lainnya pada klien. Explain it, so even monkey can understand. Jelaskan semudah mungkin hingga monyet saja bisa mengerti. Tanpa bermaksud merendahkan, ungkapan tersebut bertujuan untuk mendorong kami berdiskusi dengan klien menggunakan bahasa yang semudah mungkin dan dapat diaplikasikan secara langsung. Selain itu, ungkapan tersebut juga memaksa kami untuk mengerti secara jelas terhadap solusi yang ditawarkan. Quoting Einstein, If you can’t explain something with simple phrase it means you don’t understand enough.

Pilihlah kata-kata dan penjelasan yang mudah dimengerti dan hindarkan penggunaan istilah Knowledge Management, jika diperlukan. Pada beberapa kasus, penggunaan bahasa Inggris juga dapat membingungkan. Beberapa klien kami mengganti istilah Community of Practice menjadi Forum Keahlian, Knowledge Mapping menjadi Pemetaan Pengetahuan, KM Repository menjadi KM Portal, knowledge sharing menjadi berbagi pengetahuan. Selain itu beberapa istilah juga dibuat dengan bahasa slang yang sesuai dengan budaya perusahaan, seperti nama Community of Practice yang unik (Ngopi Knowledge, Kost-An, dsb). Cara lainnya ialah dengan membuat aplikasi Knowledge Management yang disesuaikan dengan budaya dan kebiasaan di organisasi. Beberapa praktisi Knowledge Management menyatukan kegiatan knowledge sharing dengan agenda rutin mereka seperti diskusi evaluasi, shift changing, early briefing atau after office discussion. Tentu dengan penyesuaian tertentu seperti suasana yang santai, tidak formal, open discussion, brainstorming dan harus sesuai dengan pengetahuan penting organisasi.

Pemilihan metode pengenalan Knowledge Management harus mengacu pada pendekatan awal. “Mengapa ini penting buat saya ?” Beri penjelasan di awal apa keuntungan yang dapat didapatkan dengan menjalankan Knowledge Management. Pilihlah nilai tambah yang memang dibutuhkan oleh anggota organisasi. Dengan cara tersebut keikutsertaan dari anggota organisasi akan terbangun dengan sendirinya. Salah satu klien kami berhasil menjalankan Knowledge Management di organisasi karena anggota yang ikut dalam event Knowledge Management dapat mendengar langsung best practices mengelola produk perbankan dari Kepala Bidang yang berpengalaman tetapi sulit ditemui.

Satu hal yang perlu diperhatikan bahwa simple bukan berarti general. Pendekatan simple hanya bertujuan untuk membuat mereka mengerti inti dari Knowledge Management dan aktivitasnya, tetapi anda juga harus membekali diri dengan pemahaman lebih lanjut dalam konsep dan aplikasinya sehingga aktivitas Knowledge Management yang diperkenalkan tidak dianggap hal biasa dan tidak cukup penting bagi anggota organisasi. 

Tips 2 : Launch The Campaign
Kenalkan Knowledge Management ke seluruh organisasi dengan melakukan serangkaian event dan kampanye (campaign). Gunakan poster dan media lainnya yang ada di perusahaan. Cara ini memang membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Sesuaikanlah dengan budget yang dimiliki perusahaan anda. Campaign dapat dilakukan dengan banyak cara. Beberapa yang saya temui di klien sangat menarik sebagai pertimbangan. Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang banking memberikan insentif snack bagi peserta forum sharing, perusahaan lainnya melakukan dengan membuat poster dan buku saku, lainnya menggunakan KM Portal sebagai akses untuk menggunakan aplikasi pekerjaan. Beberapa juga menggunakan media internal seperti majalah dan papan pengumuman untuk update kegiatan Knowledge Management. Beberapa perusahaan dengan budget terbatas menyebarkan newsletter hasil CoP dan jadwal event Knowledge Management melalui email kantor. Bahkan ada beberapa yang dilakukan dengan mengadakan event secara sukarela karena merasakan pentingnya Knowledge Management bagi mereka.

Intinya lakukanlah kampanye Knowledge Management secara konsisten. Hindarkan kampanye yang berlebihan tetapi hanya dilakukan sekali saja. Proses mengenalkan Knowledge Management tidak bisa dilakukan dalam satu malam. Komitmen dan disiplin adalah kuncinya.

Tips 3 : Maximazing Organization Key Person
Sebagai KMers, anda tentu memiliki keterbatasan mengakses semua orang di organisasi. Terlebih lagi bagi organisasi yang sudah sangat besar dan terpisah dari segi lokasi.  Jika hal ini yang terjadi, maka pilihlah beberapa anggota organisasi yang memiliki passion dan posisi yang cukup kuat di organisasi anda. Kami menyebutnya sebagai KM Agent. Individu inilah yang akan menjadi perpanjangan tangan anda dalam mengenalkan Knowledge Management ke seluruh organisasi. Mereka pula yang akan menjadi champion dalam komunitas yang selanjutnya akan dikembangkan. Mereka ialah kunci kesuksesan anda dalam mengenalkan dan menjalankan Knowledge Management di organisasi. KM Agent adalah evangelist anda.

Sebagai tangan kanan anda, agents diharapkan memiliki kemampuan dan pemahaman Knowledge Management yang memadai, khususnya tentang knowledge sharing dan komunitas. Oleh karena itu, peningkatan kompetensi agents adalah kewajiban. Tidak perlu selalu berupa pelatihan. Beberapa klien kami hanya melakukan regular sharing tentang Community of Practice dan sukses mengembangkan Knowledge Management. Kuncinya ialah dengan mengembangkan komunitas KM Agents. Dengan komunitas selain memudahkan tugas anda dalam mengontrol perkembangan pengenalan Knowledge Management di organisasi mereka juga akan memberikan kesempatan agents untuk bertemu dan sharing pengalaman menerapkan Knowledge Management di bagiannya masing-masing. Komunitas juga akan membantu agents menjaga semangat dan passion dalam mengenalkan Knowledge Management.

Pemilihan agent juga menjadi tahapan penting untuk memastikan kesuksesan pengenalan Knowledge Management. Salah satu yang bisa dijadikan acuan ialah konsep The Law of Few dari Malcom Gladwell. Menurut Gladwell, ada tiga karakteristik individu yang dapat mempercepat proses menyebarnya informasi, yaitu Connectors, Maven, dan Salesman. Saya akan membahas tentang karakter KM Agents lebih detail di tulisan lainnya.  

Final note : It’s All About Nurturing Community
Komunitas adalah success factor dalam mengenalkan dan menjalankan Knowledge Management. Konsep dan aplikasi komunitas sudah terbukti berhasil dalam banyak bidang, bukan saja di Knowledge Management. Dalam dunia internet, kita kenal open source community, wiki community, forum based community atau bentuk yang sederhana, mailing list. Di dunia pendidikan, pendekatan komunitas bagi mahasiswa terbukti berhasil meningkatkan tingkat kelulusan dan IPK. Militer menggunakan komunitas untuk mempersiapkan tentara yang akan berangkat ke medan perang. Bahkan komunitas kini menjadi trend baru dalam mensukseskan kampanye pemilihan kepala pemerintahan.

Begitupun bagi bisnis. Pendekatan komunitas sudah terbukti memberikan value bagi perusahaan. Perusahaan di bidang retail telah lama membangun komunitas bagi pelanggannya untuk meningkatkan loyalitas merek (brand loyalty) sekaligus media pemetaan demografis pelanggan. Expert dan professional rela berkumpul diluar jam kerja untuk sharing pengalaman dan best practice. Intinya, komunitas adalah A MUST initiative dalam Knowledge Management. Di tulisan ini, saya tidak akan membahas secara detail aplikasi komunitas bagi Knowledge Management karena jujur saja, halamannya tidak akan cukup. Let’s save it for another article :).

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...