Kita sudah tahu pentingnya komunitas, bentuk komunitas yang seharusnya
dikembangkan, perbedaan komunitas dengan task
force serta bagaimana menghubungkan komunitas dengan kebutuhan bisnis, maka
pertanyaan selanjutnya tentu saja bagaimana memulai komunitas tersebut.
Sebelum kita melangkah lebih jauh, satu hal yang perlu saya luruskan.
Tujuan akhir keseluruhan artikel ini bukanlah tentang bagaimana membuat
komunitas. Tidak, memulai komunitas adalah hal yang sangat mudah. Cukup
kumpulkan beberapa orang, buat pertemuan, pilih topik, tunjuk pembicara yang
berkompeten, buat acara yang menarik, pilih nama yang kira-kira sesuai lalu buat
sesuatu (catatan, video, newsletter)
agar hasil kumpul komunitas bisa dilihat oleh orang lain, maka Anda telah
sukses membuat suatu komunitas. Mudah kan ?
Do not mistaken my friend. Tantangan kita bukan membuat komunitas tetapi
memastikan agar komunitas tetap berjalan, diskusi dan sharing memberikan hasil sekaligus menjaga suasana tetap informal
dan fun. Yup, keeping them is the name of
the game. Tidak perlu banyak data untuk mengatakan bahwa banyak komunitas
yang tanggal pembentukannya sama dengan tanggal kematiannya. Tujuan kita
bukanlah membentuk komunitas tetapi mempertahankannya hingga mencapai tingkat
kedewasaan. NAVY Seal bahkan mengatakan suatu komunitas baru benar-benar
terbentuk ketika umurnya sudah mencapai satu tahun.
Bayangkan, satu tahun dan kita baru bisa mendapatkan hasil yang
diinginkan. Itulah mengapa hampir seluruh referensi tentang komunitas dan CoP
tidak menggunakan kata “creating”
atau “membuat” dalam panduannya tetapi “nurturing”
dan “sustaining” atau “merawat” dan “menjaga”
ketika mengacu pada komunitas dan CoP
Memang pada akhirnya keberhasilan komunitas sangat tergantung pada
kondisi dan lingkungan anggota komunitas tersebut. Jika kebutuhan terhadap
komunitas sudah ada pada masing-masing anggota, kesamaan minat sudah terbentuk
serta tingkat pengetahuan sudah merata maka komunitas akan lebih cepat
memberikan nilai tambah bagi organisasi.
Sebelum membahas bagaimana memulai CoP, saya ingin kita melihat lagi
tujuan awal CoP. Seperti sudah kita bahas, CoP sangat lah berguna bagi
organisasi dan seterusnya. Masalahnya, tidak seluruh anggota organisasi
memiliki kesadaran yang sama sehingga mereka tidak begitu tertarik untuk
melakukan sharing. Atau pada kasus
lainnya, anggota ingin melakukan sharing
tetapi tidak ada media yang tersedia. Kebutuhan ini yang kemudian memunculkan
sebuah solusi menarik, sebuah bentuk komunitas sharing informal yang diawali dan didukung oleh top management.
Inilah yang dikenal sebagai Sponsored CoP.
Tujuan Sponsored CoP menurut
Wenger bukan pada membuat media atau forum yang formal dan penuh prosedur
tetapi menguatkan posisi komunitas dalam bentuk yang paling cocok, yaitu
sebagai entitas informal. Kata informal adalah kata kuncinya karena tujuan Sponsored CoP bukan membuat forum-forum
meeting atau task force baru yang
memaksa karyawan terlibat. Tujuannya lebih untuk menyediakan wadah yang
memungkinkan sharing secara alami dan
menyenangkan sekaligus tetap fokus pada pengetahuan penting bagi organisasi. Singkatnya, syarat utama sebuah Sponsored CoP dan komunitas, adalah informal, fun dan value
based.
Ciri komunitas dikatakan informal sangat mudah, yaitu ketika
identitas keseharian seperti jabatan, umur, divisi dan sebagainya dilepaskan.
Semua setara, hanya tingkat pengetahuan yang membedakan statusnya. Informal
menjadi hal penting khususnya bagi manajemen. Terkadang kita merasa dengan
kekuatan yang kita miliki, komunitas akan berjalan dengan lebih tertib, lancar
dan sukses. Sayangnya ini salah. Kami beberapa kali bahkan menyarankan agar
atasan tidak ikut di sesi CoP karena ketika mereka hadir, anggota komunitas justru
takut untuk berbicara. Maka demi kelangsungan komunitas, untuk sementara atasan
tersebut kami larang untuk datang.
Bagaimana kriteria fun (menyenangkan)? Apakah ada tawa
? Atau banyak bercanda ? Jika itu jawabannya, kami pasti sudah sejak lama bawa
badut ke komunitas (Ok, that’s kidding,
do not take it seriously). Sebuah komunitas dikatakan fun ketika anggotanya merasa aman dan nyaman mengeluarkan ide dan
pendapatnya. Tidak ada yang ide dan pendapat yang salah. Semua benar, hanya penempatannya yang perlu
dilihat. Ini yang disebut sebagai fertile
ground for innovation. Di CoP lah akan muncul ide-ide segar tentang
bagaimana seharusnya target dan pekerjaan diselesaikan dengan lebih efektif.
Syarat dasar Sponsored CoP ialah
value
based artinya apapun yang didiskusikan dalam komunitas tersebut,
haruslah sesuai dengan kebutuhan organisasi. Value based tidak hanya penting
bagi organisasi agar komunitas tidak mensia-siakan sumberdaya perusahaan,
tetapi juga penting bagi anggota itu sendiri. Walaupun CoP sifatnya informal dan fun, tetapi jika tidak ada value
(nilai tambah) yang didapatkan, maka pada akhirnya anggotanya akan pergi. “Buat
apa saya datang ? Toh itu hanya kumpul dan ngobrol biasa. Lebih baik saya kerja
atau pulang kerumah”.
Kalimat tersebut, mau atau tidak mau memaksa kita untuk selalu
menempatkan value based sebagai
prioritas utama dalam CoP. Ibaratnya, value
based adalah angka 1 sedangkan informal
dan fun adalah angka 0. Semakin
banyak angka 0 maka nilainya semakin besar. 1 menjadi 10 lalu menjadi 100 dan
seterusnya. Tetapi jika angka 1 tidak ada, sebanyak apapun angka 0, nilainya
akan tetap 0. Inilah tantangan sebenarnya dari Sponsored CoP, yaitu bagaimana kita mempertahankan angka 1 (value based) dengan tetap meningkatkan
nilainya melalui angka 0 (informal
dan fun).
Berdasarkan pengalaman, kunci sukses atau tidaknya sebuah CoP sangat
tergantung bagaimana persiapan sebelum melaksanakan sesi pertamanya. Sesi awal
CoP sama seperti proses kelahiran bayi. Sebelum proses kelahiran, anggota inti (core member) harus mempersiapkan segala
sesuatunya sehingga ketika “bayi” tersebut lahir, dia dapat bertahan hidup.
Victory loves preparation. Begitupun CoP. Begitu pentingnya sesi awal
CoP, tim kami memerlukan sesi workshop tersendiri untuk memastikan
sesi awal berjalan. Begitupun ketika sesi awal dilaksanakan bahkan hingga ke 3
sesi awal, sebisa mungkin kami memantau proses berjalannya CoP. “Bayi” yang
baru lahir tentu saja tidak bisa langsung berdiri dan merawat dirinya sendiri,
bukan?
Kembali ke persiapan sebelum sesi pertama CoP, secara singkat ada 3
tahapan yang perlu dilakukan, yaitu (1) PersiapanPerencanaan Inti (Conduct CorePlanning); (2) Mempersiapkan Sesi
Awal (Prepare Initial Workshop); serta (3) Melaksanakan Sesi Awal (Launch Initial Workshop). Pembahasan
masing-masing tahapan tersebut akan disajikan dalam beberapa artikel terpisah. Di
artikel pertama, saya akan lebih banyak membahas Conduct Core Planning, tahapan
penting untuk menetukan identitas komunitas. Artikel selanjutnya akan banyak
berbicara tentang The Man Behind The Curtain, individu-individu yang menentukan
kesuksesan CoP. Terakhir, saya akan membahas tentang bagaimana melaksanakan sesi awal dan lebih penting, bagaimana mempertahankan
kelangsungan CoP hingga mencapai tingkat kedewasaannya.
0 comments:
Post a Comment