Kesetaraan dalam Komunitas

Bayangkan Anda sedang berada dalam meeting bulanan yang agenda utamanya adalah evaluasi penjualan bulanan. Di ujung meja duduk Supervisor yang baru saja selesai melakukan pembukaan rapat dan mulai mengecek progress pencapaian bawahannya. Anda melihat keseluruh ruangan. Ada rekan kerja yang duduk tegap, wajah berbinar dan senyum simpul. Dia patut tenang karena targetnya sudah tercapai dan proyeksi bulan depan pun sudah memenuhi persayaratan. Di sisi lain, ada teman Anda yang keadaannya jauh berbeda. Dia tampak tertekan, mengusap dahinya yang tidak keringatan dan tidak nyaman di kursinya. Anda juga tahu bahwa dia sedang dalam masalah karena targetnya tidak tercapai bulan ini.

Ketika si rekan kerja yang mencapai target mendapat giliran presentasi, dia melakukannya dengan percaya diri, mata berbinar dan suara jelas. Pertanyaan juga dijawab dengan tegas dan jelas. Lain halnya ketika rekan yang gagal mencapai target mempresentasikan pekerjaannya. Suaranya lemah, argumennya berputar-putar, wajahnya stress dan pasrah terpancar dengan jelas di mukanya. Supervisor tidak senang dengan target yang tidak tercapai dan mulai memarahi rekan kerja Anda tersebut. Supervisor tersebut mulai membandingkan antara rekan kerja yang berhasil dan yang tidak berhasil. Tidak hanya itu, supervisor pun memberikan penghargaan dan pujian bagi rekan kerja yang berhasil dan penekanan lebih tegas kepada yang gagal agar mencapai target bulan depan.

Keadaan meeting tersebut pastilah familiar diantara kita. Evaluasi yang berujung pada penghargaan bagi yang berhasil dan teguran bagi yang gagal adalah bentuk paling dasar dari konsep reward and punishment di organisasi bisnis. Melalui tekanan, persaingan, penghargaan dan hukuman, Anda sebagai aset perusahaan diharapkan dapat menghasilkan kinerja terbaik bagi peningkatan profit perusahaan. Kompetisi memang masih menjadi metode yang efektif bagi perusahaan untuk meningkatkan kinerja karyawannya. Tetapi konsep kompetisi yang diiringi dengan reward and punishment menjadi tidak efektif ketika digunakan dalam kolaborasi dan proses belajar.

Dalam berkolaborasi Anda memerlukan suasana yang nyaman untuk berbagi dan berkomunikasi satu sama lainnya. Keadaan ini juga yang Anda butuhkan jika ingin komunitas yang dibangun tetap bertahan. Sebuah CoP adalah tempat berkolaborasi dan menciptakan inovasi melalui sharing pengetahuan antara anggotanya. Sebagai inisiatif informal, CoP sangat bergantung kepada kontribusi anggotanya berbagi pengetahuan yang sifatnya advance dan innovative.

Pengetahuan advance dan innovative tersebut berupa pengalaman, ide, saran, best practice yang tidak ada dalam buku atau SOP tetapi melekat dalam kepala pemiliknya. Ketika berbicara tentang sharing pengetahuan tersebut, maka Anda tidak bisa melepaskan dari aspek manusia yang memiliki pengetahuan tersebut. Agar dapat membagi pengetahuan yang ada dikepalanya, Anda perlu menaruh perhatian khusus untuk menciptakan suasana yang kondusif bagi para anggota komunitas.

Tahapan paling awal dalam seluruh proses diskusi dan sharing di komunitas ialah komunikasi. Tanpa komunikasi, tidak akan ada aliran pengetahuan dari masing-masing anggota. Dalam proses komunikasi, unsur yang paling penting ialah kepercayaan. Anda misalnya, tidak akan pernah curhat masalah pribadi dan sensitif pada semua orang. Anda memilih bercerita hanya kepada sahabat atau pasangan karena Anda memiliki tingkat kepercayaan yang tinggi pada mereka. Anda tidak mungkin menumpahkan masalah dan kekesalan kepada rekan kerja yang belum terlalu Anda kenal. Apalagi curhat colongan dalam meeting evaluasi yang diceritakan diawal :) Trust is bandwith of communication.

Sekarang, mari kita ganti masalah pribadi dan sensitive tersebut menjadi pengetahuan yang Anda pelajari dengan susah payah, pengalaman yang sudah didapat bertahun-tahun atau pelajaran-pelajaran berharga dalam melakukan pekerjaan. Meeting evaluasi diganti dengan komunitas yang baru saja Anda bangun dengan anggota yang saling berkompetisi. Tidak terlalu jauh berbeda bukan ? Anda tidak mungkin bisa berkolaborasi dalam kondisi tertekan atau ada supervisor yang selalu menciptakan kompetisi. Dalam keadaan seperti itu, bahkan karyawan yang sudah aman posisinya juga akan tutup mulut karena takut kecipratan marah sang supervisor. Keadaan inilah yang mau tidak mau akan Anda temui ketika memulai komunitas. Kondisi ini juga yang menjadi tantangan awal dalam proses pendewasaan komunitas.

Pertanyaannya sekarang adalah bagaimana menciptakan kepercayaan (trust) dalam komunitas. Mari kembali lagi kepada sesi curhat antara Anda dengan sahabat. Salah satu alasan mengapa Anda bisa begitu percaya pada sahabat ialah karena keduanya berada pada posisi yang sama, sama-sama percaya, sama-sama tidak memperdulikan status social, atasan atau bawahan, kaya atau miskin, tidak menghakimi atau mengkritik, berada dalam posisi netral yang siap menerima semua curhatan. Equality atau kesetaraan adalah salah satu cara untuk meningkatkan kepercayaan diantara manusia. Hanya dengan menempatkan diri Anda dalam posisi orang lain, berfikir terbuka dan selalu dalam status quo, Anda dapat menciptakan kepercayaan yang berujung kepada lancarnya proses komunikasi.

Prinsip equality, pada beberapa kasus, sulit diterapkan dalam organisasi formal seperti perusahaan. Hal tersebut memang tidak dapat dihindarkan karena perusahaan adalah organisasi yang membutuhkan kejelasan peran dan tanggung jawab yang hadir dengan perbedaan kekuatan (power). Tanpa aspek tersebut, perusahaan akan kehilangan arah dan berkutat dengan tujuan bersama yang tidak jelas apa dan siapanya. Sebagai bentuk aplikasi dari peran dan tanggung jawab tersebut, perusahaan dibangun dengan struktur bertingkat, organisasi yang jelas, dan birokrasi yang berlapis. Hal ini pula yang kemudian menciptakan budaya seperti senioritas, atasan vs. bawahan, performer vs. loser dan sebagainya.  

Lalu bagaimana menjalankan komunitas seperti CoP dalam perusahaan yang kental dengan budaya formal tersebut ? Kita kembali sebentar ke era koboi di Amerika dimana setiap orang memiliki senjata dan tembak menembak adalah hal yang biasa. Pada masa itu, jumlah sheriff minimal yang harus ada di tiap kota harus sama dengan jumlah bar atau tempat berkumpul. Setidaknya satu orang sheriff memiliki meja khusus di pintu masuk bar dan bertugas memastikan siapapun yang masuk ke bar harus meletakkan pistolnya di meja tersebut. Hal ini untuk menjaga kondisi bar sebagai tempat aman bagi seluruh pengunjungnya. Dengan cara ini, walaupun dunia koboi sering diidentikkan dengan tembak menembak dan pembunuhan, setidaknya mereka memiliki tempat aman untuk bersosialisasi dengan rasa aman.

Bar adalah CoP, tempat yang aman untuk mengembangkan diri dan dijamin tidak ada kompetisi, senioritas, birokrasi atau sejenisnya. Pistol adalah status dan kekuatan dari organisasi yang melekat pada individu sedangkan sheriff adalah champion dan core member nya. Siapapun yang masuk dalam “bar CoP” haruslah meletakkan “pistol status” nya dan menempatkan dirinya sebagai individu yang setara sesama anggota. Peraturan tidak ada pistol juga bisa diperluas sesuai dengan kesepakatan yang sudah disepakati bersama. Hanya dengan cara itu, equality dapat tercipta, tingkat kepercayaan meningkat dan proses komunikasi berjalan lancar. Dampaknya, sharing pengetahuan advance dan innovative dapat terjadi secara maksimal.

Peran “sheriff CoP” yaitu champion dan core member sangat krusial dalam keadaan ini. Merekalah yang harus selalu mengingatkan pentingnya kesetaraan, terbuka pada ide baru, tidak menghakimi dan norma-norma yang berlaku lainnya. Champion dan core member bertanggung jawab selama sesi CoP untuk mengingatkan pentingnya kesetaraan dalam diskusi. Itu juga mengapa setidaknya salah satu dari champion dan core member ialah individu yang memiliki kekuatan formal tersebut.

Tantangan champion dan core member lainnya ialah pada menyampaikan konsep bar, pistol dan sheriff ini kepada manajemen atau individu dengan kekuatan formal. CoP dan komunitas adalah struktur informal yang seharusnya didukung oleh organisasi, bukan diatur dengan struktur birokrasi dan senioritas. Sebagai konsultan, saya seringkali dihadapkan dengan keadaan dimana manajemen dan beberapa anggota senior sulit mengaplikasikan konsep kesetaraan di komunitas. Ketika ini terjadi, saran terakhir yang bisa diberikan adalah untuk tidak ikut dalam sesi CoP yang berjalan. Pada akhirnya, kepentingan sharing knowledge lebih penting daripada ego beberapa individu.

Equal but not alike

Ok, this maybe confuse you lil bit. Bagaimana bisa setara tapi tidak sama ? Tadi kita berbicara tentang pentingnya melepaskan semua atribut dan kekuatan yang melekat dari organisasi selama berada di CoP. Pola pikir tersebut dilakukan agar suasana diskusi menjadi kondusif karena semua anggota berada di posisi yang sama dan terbuka untuk sharing pengetahuan. Akan tetapi, pada kenyataannya, selalu saja ditemukan individu-individu yang dianggap “lebih”. Bentuknya bisa lebih dihormati, lebih didengar, lebih dipercaya ucapannya atau lebih dikenal dibandingkan anggota lainnya.

Ini yang dimaksud dengan setara tetapi tidak sama. Beberapa orang akan lebih dipandang sebagai individu yang lebih kompeten. Yang menjadikan mereka berbeda adalah kompetensi, pengetahuan, tingkat partisipasi, serta passion nya terhadap komunitas. Aspek-aspek tersebut berpengaruh terhadap reputasi seorang anggota. Dalam sebuah komunitas, reputasi adalah segalanya. 

Anda akan dihargai ketika mampu memberikan feedback yang berguna, ide yang menarik, solusi atas permasalahan, pengalaman dalam menyelesaikan pekerjaan, pertanyaan yang menjadi ajang diskusi bahkan ketika menyampaikan kegagalan agar kesalahan yang sama tidak terulang lagi. Intinya, semakin Anda berkontribusi dan memberikan nilai tambah bagi komunitas, maka reputasi tersebut akan semakin meningkat. Vice versa, jika Anda bersikap tertutup, menyembunyikan sesuatu menghasut atau melanggar aturan dan nilai komunitas maka kredibilitas Anda akan mulai dipertanyakan. Pada akhirnya, komunitas adalah sebuah interaksi social, dimana aspek humanis tetap berperan penting.

Beberapa dari kita mungkin bertanya, sepenting itukah reputasi ? Well, berdasarkan survey dari APQC, diantara tujuan utama seseorang mengikuti komunitas ialah untuk mengembangkan kompetensi dan aktualisasi diri. Pertanyaannya adalah, bagaimana kita bisa mengembangkan kompetensi jika orang lain tidak nyaman sharing ? Atau memiliki maknakah jika ketika kita sharing orang lain menganggap materi kita tidak dapat dipercaya ? Anda membutuhkan reputasi untuk bisa sharing karena reputasi juga memberikan kepercayaan bagi anggota lain untuk membagi pengetahuan yang dimilikinya.

Reputasi selain membuat anggota lain percaya pada Anda juga memberikan penghargaan terhadap prestasi yang sudah dicapai. Ada istilah, tepukan dibahu lebih bermakna dari gaji atau bonus. Benar, bahwa kita butuh uang untuk kebutuhan, tetapi uang pada tahap tertentu tidak menjadi berarti lagi. Anda butuh dihargai, dipuji, dipandang, dan lebih penting mengaktualisasikan diri.

Terkadang, dalam organisasi yang besar atau lingkungan yang terlalu kaku, prestasi yang Anda capai menjadi tidak terlalu berarti atau tidak dilihat oleh orang lain. Ketika hal ini terjadi, aktualisasi diri menjadi tidak tercapai, Anda tidak merasa dihargai dan akhirnya, pekerjaan hanya menjadi rutinitas yang tidak bermakna. Melalui komunitas, aktualisasi diri dan penghargaan tersebut dapat terjadi dan dapat terjadi dengan cepat. 

Read More

Merawat CoP Part III : CoP Life Cycle

Keeping them is the name of the game. Kalimat itu yang selalu diajarkan oleh senior saya dan diingatkan kepada klien kami yang sudah memulai membuat komunitas. Seperti yang sudah dibahas pada tulisan-tulisan sebelumnya, membuat komunitas itu mudah. Tapi mempertahankannya itu yang sulit. Merawatnya hingga memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah secara cepat, menghindari terjadinya reinventing the wheel, meningkatkan kinerja menjadi lebih efektif dan pastinya menciptakan inovasi dan nilai tambah, adalah usaha yang memerlukan tenaga sangat besar dan proses yang panjang.

Saya sering mengilustrasikan merawat komunitas seperti merawat anak Anda sendiri. Komunitas baru bisa memberikan kontribusi yang signifikan jika sudah mencapai kemandirian dan kedewasaan. Sebelum dia dewasa, komunitas sama seperti bayi yang baru berjalan, butuh dituntun, disuapi, dan dibantu ketika terjatuh. Dalam proses mengasuh “anak” Anda ini, passion dan konsistensi adalah bahan bakar yang harus selalu ada. Memelihara komunitas mungkin adalah PR terbesar Anda sebagai seorang KMers, sama seperti tugas mulia membesarkan seorang anak kecil. Tetapi setelah melalui proses tersebut, sebuah komunitas dewasa akan memberikan Anda dan organisasi sebuah keunggulan unik (unique competitiveness) yang tidak akan bisa digantikan oleh apapun juga.

Serupa dengan membesarkan anak, tidak ada aturan detail dan kaku yang harus selalu Anda ikuti. Anda memiliki norma, prinsip dan aturan sendiri di organisasi yang harus diikuti. Terkadang aturan-aturan praktis yang banyak kita temui tidak bisa begitu saja diterapkan dalam proses merawat sebuah CoP. Walaupun begitu, secara garis besar ada kebiaasaan, pengalaman, keberhasilan dan kegagalan yang dapat menjadi panduan dan acuan bagi Anda dalam merawat komunitas. Sama seperti merawat anak, Anda suatu saat akan menemui keadaan dimana dia berjalan pertama kali, masuk ke sekolah dan bersosialisasi dengan teman seumuran, melakukan kesalahan, memperbaikinya, kemudian melakukan kesalahan lagi, terlibat dalam kenakalan-kenakalan yang tidak bisa Anda selalu pantau, hingga kemudian menemukan jatidiri dan mulai bertanggung jawab atas semua perbuatannya.

Tahapan tersebut adalah siklus hidup yang dialami sebagian besar manusia yang beranjak dewasa. Dan Anda, sebagai orang tua yang bertanggung jawab, tidak bisa menghalangi proses tersebut terjadi. Yang bisa Anda lakukan adalah menyadari bahwa proses tersebut merupakan bagian dari tahapan pendewasaannya, kemudian fokus mengarahkannya pada pilihan-pilihan yang terbaik, memberikannya nasehat ketika dibutuhkan serta menuntunnya kembali ketika sudah terlalu menyimpang. Dalam kasus komunitas, itulah yang juga perlu Anda lakukan. Untuk itu, sebagai permulaan Anda perlu mengenal terlebih dahulu siklus hidup sebuah komunitas sebelum mengambil tindakan yang perlu dilakukan jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan selama proses pendewasaan komunitas.

Ketika Anda pertama kali memulai komunitas seperti CoP, ada dua keadaan yang paling sering terjadi. Pertama, organisasi tidak terlalu antusias terhadap CoP. “Apaan tuh CoP ?”; “Ngapain kumpul-kumpul gak jelas ?”; “Ah, paling cuma aktif di awal aja, nanti juga hilang sendiri!” dan banyak tanggapan negatif lainnya. Biasanya, ini terjadi pada start up company yang masih berjuang untuk mengembangkan pasar dan memantapkan fondasinya atau pada organisasi yang masih kental dengan birokrasi.

Jika keadaan organiasi Anda seperti ini, tidak perlu berkecil hati. Anda masih bisa mengembangkan komunitas. Tetapi saya sarankan Anda memulainya dengan meyakinkan manajemen puncak untuk berkomitmen terlebih dahulu menjalankan komunitas. Untuk meyakinkan manajemen puncak, Anda bisa mencoba mengaplikasikan metode yang saya bahas di artikel berikut.

Setelah mendapatkan dukungan dan komitmen dari manajemen puncak, yang Anda perlu lakukan ialah mengenalkan komunitas dengan bentuk yang menarik. Ciri utama CoP diantaranya ialah informal dan fun. Maka mulailah dari dua ciri tersebut. Kemaslah CoP menjadi sebuah kegiatan yang menyenangkan dan menarik. Bukan sebagai sebuah aktivitas meeting atau formal yang dibuat-buat untuk menambah pekerjaan.

Disinilah peranan tim CoP menjadi sangat krusial. Membangun CoP yang fun dan informal pada beberapa kasus adalah sebuah pekerjaan kreatif. Anda perlu berkreasi seluas mungkin agar sesi CoP menjadi sebuah kegiatan yang diminati oleh anggotanya. Dan melakukannya bersama dengan tim yang tepat adalah resep sukses yang sudah terbukti.

Saya sendiri beberapa kali sempat takjub melihat kreativitas dan keunikan metode beberapa CoP dalam mengemas sesi diskusi menjadi sangat menarik. Ada yang menghias ruangan dengan dekorasi etnis, melakukan sesi CoP di ruangan terbuka, membuat pojok atau bagian ruangan tertentu untuk diskusi, melakukan lomba dan kompetisi fasilitasi CoP, membuat tema tertentu, mewajibkan dress code bagi peserta hingga membuat undangan yang aneh bin ajaib. Cara yang manapun bisa Anda gunakan, asalkan sesuai dengan aturan dan norma yang berlaku di organisasi.

Keadaan kedua yang mungkin terjadi ialah anggota organisasi menyambut inisiatif CoP dengan senang hati, aktif untuk ikut serta, dan selalu menantikan kapan sesi CoP selanjutnya diadakan. Pada organisasi yang sudah terbiasa akan budaya sharing dan terbuka untuk selalu meningkatkan kompetensi, inisiatif CoP akan lebih mudah diarahkan dan dijaga.

Sama seperti siklus sebuah produk dalam marketing, pada sesi-sesi awal, anggota CoP akan sangat banyak, bahkan terlalu banyak. Hal ini biasanya disebabkan karena topik-topik yang dibicarakan lebih bersifar popular dan bisa diterima oleh semua orang. Bisa jadi juga karena Anda dan tim CoP sangat berhasil membuat CoP menjadi aktivitas yang menyenangkan bagi anggota organisasi. Anda berhasil menciptakan tipping point phenomena. Pada tahapan ini, akan banyak bermunculan CoP-CoP di seluruh organisasi dengan jumlah anggota hampir sebagian besar karyawan.

Anggota CoP pada awalnya terdiri dari seeder atau narasumber pemilik pengetahuan penting. Ketika tipping point phenomena CoP terjadi mulai datanglah yang biasa disebut sebagai leecher atau para pengikut yang biasanya tidak memiliki pengetahuan terlalu banyak, datang karena sekedar ikut-ikutan, tidak terlalu memikirkan tujuan CoP dan sayangnya, merupakan bagian paling besar dari organisasi Anda.

Inisiatif CoP kemudian berubah menjadi trend baru di organisasi. Sayangnya, ketika ini terjadi dan Anda tidak siap, CoP akan mulai berubah menjadi kegiatan populis yang dihadiri oleh banyak orang, dengan aktivitas lebih banyak untuk sosialisasi dan ajang ngobrol. Topik pun mulai berubah untuk mengakomodasi kebutuhan leecher. Bermula dari topik diskusi yang spesifik dan terkait kinerja, menjadi pengetahuan dasar atau nice to have knowledge yang tidak memberikan manfaat banyak. Bermunculanlah topik-topik yang tidak begitu relevan dengan pekerjaan seperti. “Tips menggunakan Kartu Kredit”, “Jalan-jalan ke Jepang”, “Yoga di Lingkungan Kerja” dan sejenisnya.

Tanpa Anda sadari, CoP yang mencapai tipping point tersebut akan dengan cepat berubah menjadi bubble CoP yang tidak ada isinya dan siap meledak kapan saja. Jika bubble CoP ini dibiarkan, Anda akan melihat bahwa banyak sekali diskusi dan dokumentasi CoP yang dihasilkan tetapi dampaknya pada pekerjaan hampir tidak ada. Anda akan dipusingkan dengan memilih mana dokumen dan diskusi yang harus ditindak lanjuti dan mana yang harus masuk kotak sampah. Tidak hanya itu, karena topik yang didiskusikan terlalu populer, seeder atau narasumber yang ikut CoP untuk mengembangkan diri mulai menyingkir dan tidak ikut serta sesi CoP.

Bubble CoP Anda kemudian pecah. Topik yang terlalu populer pada akhirnya tidak hanya membuat anggota yang punya pengetahuan dan ingin mengembangkan diri menyingkir, tetapi seluruh anggota dan leecher meninggalkan CoP. Dan saat itu terjadi, Anda harus bersiap-siap menghadapi kemarahan manajemen puncak yang menagih manfaat CoP seperti sudah dijanjikan pada awal.   

Apa yang harus Anda lakukan ketika ini terjadi ? Jawabannya bukan dengan menyiapkan diri dan mengarang cerita manis untuk meyakinkan manajemen. Yang Anda perlu lakukan ialah bersikap lebih tegas dan menekankan kembali CoP Identity yang sudah disepakati. Tindakan ini akan lebih baik jika dilakukan sebagai upaya pencegahan, yaitu ketika fenomena tipping point dan euphoria CoP yang terlalu berlebihan mulai terjadi.

Ketika banyak CoP yang mulai keluar jalur dan tidak sesuai tujuan awal, mulailah melakukan pemetaan. Tentukan mana CoP yang sukses menjadi dewasa, CoP yang masih dapat diperbaiki dan CoP yang perlu dihentikan kegiatannya. Susunlah rencana dan jenis tindakan yang perlu Anda ambil bagi masing-masing CoP. Untuk panduan menentukan mana CoP yang berhasil dan mana yang tidak, ada 3 kriteria yang dapat Anda gunakan, yaitu member yang aktif; topik yang selaras dengan pengetahuan penting; serta memiliki dokumentasi yang baik. Saya akan membahas lebih lanjut tentang kiteria CoP yang sukses dan metode yang digunakan untuk evaluasinya pada artikel lain.

Selesai dengan pemetaan, kumpulkanlah tim CoP Anda. Buatlah semacam core member gathering dan ingatkan lagi kepada mereka CoP Identity yang sudah dibuat diawal. Tidak perlu takut akan kehilangan para leecher. Anda dan organisasi lebih membutuhkan sharing pengetahuan dari seeder atau narasumber. Pengetahuan yang di sharing pun diarahkan kepada advanced and innovative knowledge, yaitu pengetahuan yang didapatkan dari pengalaman serta ide-ide segar hasil internalisasi pengetahuan. Bentuk sharing pengetahuan inilah yang dibutuhkan dan memberikan nlai tambah (value) secara langsung bagi organisasi.

Ketika core member kembali ke CoP, khususnya bagi CoP yang sudah masuk kategori keluar jalur, Anda perlu melakukan proses restart pada CoP mereka. Lakukan lagi proses Conduct Core Planning. Kali ini arahkan dan kondisikan agar seeder bisa lebih banyak berkontribusi. Abaikan sementara jika  leecher meninggalkan komunitas. Pada akhirnya, kepentingan akan sharing advance dan innovative knowledge lebih penting daripada sekedar meramaikan acara.

Jika Anda dan tim CoP berhasil melakukan restart, jumlah anggota yang awalnya menurun akan kembali meningkat seiring dengan semakin berkualitasnya diskusi dan sharing. Pada akhirnya topik diskusi yang memberikan manfaat merupakan daya tarik paling besar bagi sebuah komunitas seperti CoP.

Pada tahapan ini, yang perlu menjadi fokus Anda adalah menjaga agar diskusi yang sudah berkualitas tersebut tetap berlangsung dengan suasana fun dan informal. Untuk mempertahankan suasana yang fun dan informal tersebut, Anda perlu lebih banyak energi daripada pada sebelumnya. Anda juga perlu mengetahui unsur utama yang perlu ada agar anggota komunitas mau berbagi pengetahuannya. Artikel selanjutnya akan membahas tentang unsur tersebut.

Read More

Merawat CoP Part II : The Man Behind The Curtain

Komunitas adalah tentang anggota. Tidak ada anggota berarti tidak ada komunitas. Sangat banyak komunitas yang mati dalam hitungan bulan hanya karena tidak ada anggota yang tertarik ikut serta. Keterlibatan adalah poin penting dalam kesuksesan sebuah komunitas selain kesamaan minat dan kebutuhan anggotanya. Keterlibatan sangat penting untuk membangun rasa kepemilikian (sense of ownership) yang pada akhirnya melahirkan tanggung jawab (responsibility)

Salah satu cara paling efektif untuk membangun rasa kepemilikan ialah dengan melibatkan pendapat anggota ketika merumuskan Identitas CoP. Permasalahannya ialah bagaimana melibatkan anggota jika komunitas saja belum terbentuk ? Tentu tidak mungkin meminta semua anggota organisasi untuk terlibat dalam Conduct Core Planning. Terlalu banyak sumberdaya yang akan dibutuhkan. Selain itu, pendapat dan keinginan yang muncul akan terlalu luas. Pada akhirnya Anda yang akan kebingungan memutuskan mana yang prioritas dan selaras dengan kebutuhan.

Tidak hanya untuk memulai, komunitas juga butuh serangkaian aktivitas lainnya seperti menyusun initial workshop, mengawal sesi-sesi pertama, menentukan topik diskusi, menyusun jadwal, melakukan campaign ke organisasi, menghidupkan suasana diskusi, mengarahkan CoP pada jalur yang benar, membuat resume hasil diskusi, menyebarkannya ke organisasi serta tugas lainnya

Cukup banyak bukan tugasnya? Itulah mengapa saya tidak menyarankan Anda sebagai KMers mengerjakan tugas ini sendirian. Anda butuh perpanjangan tangan. Disinilah muncul apa yang kami sebut sebagai Tim CoP. Tim ini secara umum beranggotakan perwakilan manajemen puncak (Sponsor), Champion, dan Core Member. Let we discuss one by one.

Sponsor

Posisi ini biasanya diisi oleh perwakilan manajemen puncak. Yang dimaksud manajemen puncak ialah individu dengan jabatan yang memungkinkan pengambilan keputusan terhadap alokasi sumberdaya yang akan digunakan oleh anggota komunitas. Sumberdaya pertama yang harus ada ialah izin atau restu bagi terbentuknya komunitas. Ini menjadi sangat penting karena komunitas yang akan kita bentuk adalah Sponsored CoP artinya inisiatif komunitas berasal dari manajemen sehingga mau tidak mau manajemen bertanggung jawab untuk membantu terbentuknya CoP.

Tanggung jawab bisa berupa banyak hal. Tergantung seberapa besar komitmen organisasi tersebut. Beberapa klien di project yang saya tangani menyediakan fasilitas perusahaan untuk CoP. Beberapa juga memberikan kompensasi waktu kerja untuk digunakan bagi CoP. Yang paling hebat ialah salah satu bank ternama di Indonesia yang menyediakan konsumsi dengan nilai yang cukup besar. Bentuk dukungan lainnya ialah kehadiran manajemen sebagai pembicara dan narasumber.

Dukungan sumberdaya dari manajemen dalam bentuk apapun sangat berguna tetapi bukan yang paling penting. Bentuk tanggung jawab yang harus ada ialah komitmen untuk menjaga dan merawat CoP itu sendiri. Komunitas seperti Sponsored CoP bukanlah inisiatif yang akan langsung memberikan dampak bagi bisnis. Butuh waktu hingga organisasi merasakan manfaatnya dan banyak manajemen yang tidak menyadari nature dari komunitas ini. Akhirnya inisiatif Sponsored CoP terhenti ditengah jalan karena manajemen merasa ini hanya buang-buang waktu saja.

Untuk itulah Sponsor perlu ikut serta dalam Conduct Core Planning. Selain untuk memastikan identitas CoP selaras dengan kebutuhan organisasi, Sponsor juga bertugas memantau apakah topik diskusi dan perkembangan CoP sudah sesuai dengan 3 syarat utama Sponsored CoP, yaitu fun, informal dan memiliki nilai tambah (value added). Fun dan Informal secara langsung merupakan tanggung jawab Champion dan Core Member, tetapi value adalah bagian yang paling penting untuk diawasi oleh Sponsor.

Bagaimanakah seorang Sponsor seharusnya menempatkan diri dalam tim CoP ? Sponsor, karena jabatannya yang pasti paling tinggi diantara anggota lainnya, diharapkan bisa menempatkan diri sesuai kebutuhan. Seperti fungsi orang tua, Sponsor dituntut memberikan izin dan arahan pada komunitas tetapi disaat yang lain, Sponsor juga dapat duduk bersama selayaknya teman yang sederajat.

Ketika penentuan identitas CoP, khususnya knowledge focus, Sponsor dapat menetapkan batasan yang jelas. Tetapi untuk komponen lain seperti tujuan, success criteria, value and norms, serahkan pada tim CoP dan anggota komunitas. Begitupun dalam sesi pelaksanaan CoP. Ingat bahwa CoP bukanlah struktur formal dimana jabatan dijadikan tolak ukur. Seluruh anggota, termasuk Sponsor sama rata (equal) ketika memasuki sesi CoP. Jika Anda tidak mampu melakukan ini (equality) atau anggota komunitas merasa segan pada Anda, maka lebih baik Sponsor menyingkir sementara. In the end, community is about people, not you.

Champion

Secara singkat, Champion adalah ketua tim CoP. Untuk menggambarkan peran Champion bayangkan sebuah koran tanpa editor, stasiun radio tanpa presenter atau film tanpa sutradara. Yang terjadi adalah kekacauan, ketidakjelasan, simpang siur dan sejenisnya. Tanpa editor, presenter atau sutradara, koran akan berisi materi yang tidak jelas, radio akan memutar lagu sembarangan, dan film hanya kumpulan gambar tak bermakna. Begitupun CoP. Champion berfungsi sebagai manajer yang memastikan sesi berjalan dengan baik

Fungsi utama Champion adalah sumber energi bagi komunitas. Dialah individu yang menjadi inspirasi dan bahan bakar sebuah komunitas. Untuk memperjelas, ada 3 tugas utama yang menjadi tanggung jawab Champion yaitu (1) mengkoordinir pelaksanaan sesi CoP, (2) melakukan campaign CoP, serta (3) menselaraskan aktivitas CoP dengan identitas yang telah ditentukan.

Pada sesi awal CoP, ketika komunitas belum terlalu mengerti tujuan CoP dan hubungan antar anggota belum terbangun, Champion bersama Core Member dan Sponsor berperan untuk menjadi event organizer. Ruang lingkup tugasnya meliputi persiapan fasilitas (ruangan, jadwal, lay out), pemilihan narasumber, dokumentasi diskusi hingga yang paling penting, yaitu penentuan topik diskusi.

Pada saat Conduct Core Planning, selain menentukan knowledge focus, Sponsor bersama-sama dengan Core Member perlu menentukan setidaknya 3 topik pembahasan untuk 3 sesi pertama komunitas. Dalam menentukan topik, cara yang paling mudah ialah mencari tahu permasalahan atau kasus yang terjadi paling sering terjadi dan paling berdampak bagi bisnis. Topik dengan kriteria tersebut akan menjadi menarik bagi anggota dan calon anggota karena memberikan manfaat bagi pekerjaan yang dilakukan. Ketika sesi sudah berjalan, Champion dapat meminta pendapat dari anggota untuk topik diskusi selanjutnya. Sesi penentuan tema diskusi ini juga dapat meningkatkan rasa kepemilikan (sense of ownership) dari seluruh anggota.

Saat sesi diskusi berlangsung, Champion juga bertanggung jawab terhadap “hidup” nya suasana diskusi. Ciri sebuah komunitas yang sukses ialah fun dan informal. Cara yang biasanya saya sarankan pada beberapa Champion ialah Core Member menyusun daftar pertanyaan yang akan ditanyakan ketika sesi berlangsung. Tujuannya ialah untuk “memancing” anggota lainnya untuk berani terlibat dalam diskusi dan sharing pengetahuan lebih banyak lagi. Tapi tips tersebut hanyalah salah satu dari sekian banyak pilihan yang ada. Metode seperti apa yang paling sesuai untuk membuat fun dan informal, saya serahkan pada Anda dan tim. Bagaimana pun juga, hanya Anda yang paling mengerti komunitas tersebut. I don’t know how you do it, but make it fun ! :)

Selain menciptakan suasana yang kondusif,  Champion juga bertugas melakukan kampanye CoP. Itu mengapa seorang Champion dituntut memiliki jaringan dan koneksi lintas divisi dan organisasi. Selain untuk menciptakan fenomena word of mouth, jaringan professional Champion juga berguna untuk menentukan narasumber atau SME yang dapat menjadi facilitator dalam sesi CoP.

Tugas terakhir Champion adalah memastikan CoP berjalan sesuai dengan identitas yang telah disepakati. Champion lah yang mengingatkan anggota komunitas tujuan CoP, menegur jika diperlukan ketika aturan dilanggar, memastikan success criteria tercapai, mengingatkan ketika diskusi keluar jalur, bahkan pada beberapa kasus, mematikan CoP. Champion adalah kompas CoP, individu yang bertanggung jawab memastikan arah CoP pada jalur yang benar. Champion juga yang bertugas menghentikan perjalanan CoP ketika arah yang dituju sudah tidak bisa diubah lagi.

Mengingat pentingnya peran seorang Champion, Anda perlu mencari individu yang tepat untuk posisi ini. Berdasarkan pengalaman saya, Champion adalah salah satu kunci bertahan atau tidaknya sebuah CoP. Karakteristik yang ideal dari seorang Champion adalah aktif secara social, memiliki passion terhadap komunitas, memiliki network (jaringan) yang tinggi di organisasi serta memiliki pengetahuan yang memadai untuk memandu sesi diskusi. Saya membuat tulisan tersendiri tentang karakteristik Champion disini.

Core Member

Jika Champion adalah sutradara maka Core Member adalah penulis naskah dan bagian logistiknya. Mereka yang memastikan sebuah film bernama CoP berjalan sesuai story board yang telah ditentukan tanpa mengekang kreativitas berakting para pemainnya. Core Member pula yang bertanggung jawab di level teknis agar sesi CoP sesuai dengan identitas yang disepakati. Mereka juga yang membangun suasana diskusi menjadi menarik dengan layout ruangan, konsep diskusi, bahkan skenario pertanyaan yang sudah disiapkan sebelumnya.

Pada beberapa komunitas, Core Member juga merangkap Champion. Kita tahu tugas Champion sangat berat dan mengingat komunitas adalah inisiatif informal dan bukan tugas pokok, banyak individu yang merasa beban tersebut terlalu banyak untuk dipegang satu orang. Ketika ini terjadi, jabatan Champion digilir diantara Core Member. Pada beberapa kasus, bahkan Champion tidak dipilih secara khusus, tetapi menjadi jabatan bersama yang dipegang oleh Core Member

Bersama-sama dengan Champion, Core Member juga bertugas melakukan capture dan mendokumentasikan hasil diskusi sesi CoP. Dokumentasi menjadi penting selain untuk mengenalkan CoP pada seluruh organisasi juga menjadi bahan pelajaran (lesson learnt) bagi anggota yang tidak datang pada sesi CoP tersebut. Bentuk dokumentasi yang disarankan ialah tulisan yang menggambarkan dinamika dan diskusi yang terjadi. Usahakan tidak menuliskan dalam bentuk yang kaku tetapi menggunakan bahasa newsletter atau jurnalis populer. Gunakan gambar dan foto untuk menarik minat pembaca. Berikut salah satu contoh capture diskusi yang kami buat.

Tugas utama Core Member yang lain ialah melakukan kampanye CoP. Bagaimanapun juga, sangat penting bagi sebuah CoP untuk dikenal oleh seluruh anggota organisasi. Yang menjadi perhatian ialah fokus kampanye. Tujuan akhir yang ingin dicapai dalam kampanye ini bukanlah mengajak sebanyak mungkin anggota yang terlibat tetapi memberitahukan keberadaan CoP, diskusi yang dilakukan dan value apa yang akan anggota dapatkan jika ikut serta. Berbeda dengan inisiatif perusahaan lainnya, kesuksesan CoP bukan ditentukan dari banyaknya anggota tetapi kualitas diskusi yang dilakukan oleh masing-masing anggota dan kualitas diskusi hanya dapat dicapai dengan tingkat pengetahuan, minat, peran di pekerjaan dan keahlian yang setara atau mendekati. Kita akan bahas ini lebih lanjut di artikel selanjutnya.  

Read More