5 Artikel Favorit 2013

Genap dua tahun sejak saya mulai menulis artikel tentang KM di blog ini. Selama jangka waktu tersebut sudah kurang lebih 50 artikel ditulis dengan rata-rata 2 artikel per bulannya. Terlepas dari itu semua, akhir tahun adalah saat yang tepat untuk melakukan refleksi. Saya sendiri selalu melakukan review dan evaluasi setidaknya setahun dua kali. Pada saat ulang tahun dan ketika akhir tahun. Begitupun dengan blog ini. Sebagai bagian dari refleksi akhir tahun, berikut ini beberapa tulisan favorit yang paling banyak di akses oleh pembaca blog ini. Sebagian merupakan tulisan pilihan yang layak dibaca kembali.

1. Knowledge Management dan Strategi Bisnis

Classic never get too old. Begitupun dengan artikel ini. Walaupun topiknya sudah sering dibahas, tetapi banyak insight menarik tentang bagaimana KM seharusnya berjalan. KM should help the business, if not, then forget it. Artikel ini menunjukkan alasannya. Artikel ini juga direvisi oleh rekan saya, Sapta Putra Yadi serta diterbitkan di PortalHR.com 

2. 7 Tips Sukses Implementasi KM 

Banyak organisasi yang sukses menerapkan KM tetapi jauh lebih banyak yang gagal. Ada beberapa aspek kritis yang menentukan kesuksesan KM justru terlewatkan oleh organisasi. Jika Anda mencari insight yang aplikatif untuk KM, maka artikel ini sangat tepat. Tulisan ini terinspirasi dari Nick Milton, salah seorang rekan dan praktisi KM favorit saya. 

3. Value Proposition: Menyusun Fokus Inisiatif KM

Salah satu kesalahan klasik dalam implementasi KM ialah fokus yang melebar. Tidak ada kejelasan manfaat yang akan diberikan atau malah terlalu banyak yang diharapkan. Hasilnya sama saja. KM tidak akan berdampak banyak pada bisnis. Tulisan ini membantu Anda menemukan fokus KM dan bagaimana mengintegrasikannya dengan bisnis

4. Kesulitan mengenalkan KM? Gunakan Storytelling!

Teknik storytelling sudah lama dikenal, tetapi belum banyak yang menyadari potensi sebenarnya. Melalui bercerita, Anda dapat mengenalkan sekaligus mendapatkan dukungan dari target implementasi KM. Dua hal tersebut dapat didapatkan tanpa memaksa audiens menelan mentah-mentah konsep yang ditawarkan. Sebaliknya, storytelling mengajak audiens menyadari bahwa KM memang mereka butuhkan. Artikel ini akan memberikan Anda tips dan insight bagaimana menggunakan cerita sebagai metode campaign KM. 

5. KM Assessment: Memulai Implementasi dengan Diagnosa

Dokter tidak mungkin meminta Anda dioperasi tanpa melakukan serangkaian tes dan diagnosa. Begitupun dengan Anda yang akan menerapkan KM. Tidak mungkin memulai tanpa mengetahui masalah yang ada. Artikel ini akan memberikan panduan tentang bagaimana melakukan Assessment serta indikator yang sebaiknya digunakan. Tulisan ini ditulis ulang dan telah diterbitkan di PortalHR.com

Read More

6 Blog KM Aplikatif dan Mudah Dipahami

Sejak mulai menulis tentang KM dua tahun lalu, saya mendapatkan banyak pencerahan. Melalui tulisan dan artikel, kemampuan consulting dan facilitating saya meningkat pesat. Ketika mulai menulis blog ini, saya hanya mengandalkan pengalaman dan hasil diskusi dengan rekan atau klien. Sesekali, beberapa buku KM juga menjadi sumber inspirasi

Semakin lama, diskusi dan buku saja menjadi tidak cukup. Saya butuh ide dan insight baru tentang KM. Saat itulah saya mulai banyak mencari sumber lain. Ketika pertama kali mencari di Google, saya cukup kesulitan. Tidak ada banyak sumber yang sesuai dengan visi blog ini, KM yang lebih manusiawi. Sebagian besar bahan tentang KM adalah hasil penelitian atau artikel dengan bahasa yang berat. Sebagian lainnya hanya berupa teori yang belum teruji aplikasinya. Kalau saya saja yang sehari-hari bekerja dengan KM sudah kesulitan, bagaimana dengan orang lain yang baru memulai KM?

Untungnya, dalam perjalanan mencari “pencerahan”, saya menemukan beberapa blog, forum dan sumber yang dibutuhkan. Sayangnya, tidak ada blog atau sumber yang berbahasa Indonesia. Ada beberapa hasil dari Google, tapi isinya lagi-lagi tidak cukup mudah dan aplikatif. Jikapun ada, tidak pernah di update. Sebagian besar merupakan blog hasil tugas di kuliah yang tujuannya untuk meningkatkan rating institusi tersebut (saya tahu karena ini juga yang dilakukan oleh dosen S2 di almamater). 

Berikut ini beberapa sumber online yang saya rekomendasikan untuk praktisi KM maupun mereka yang sekedar tertarik dengan “binatang” bernama Knowledge Management:

Gurteen Knowledge Management Community

Ini adalah salah satu sumber utama saya ketika bertanya dan mendapatkan insight tentang KM. Sejak awal, David Gurteen sudah lebih dulu terkenal dengan Knowledge Café nya. Melalui websitenya, Gurteen menjadi pioneer sebagai portal KM bagi KMers di seluruh dunia. Tetapi, yang membuat nya menarik ialah Gurteen Knowledge Management Community yang dibuat di LinkedIn. Hampir seluruh pakar KM dunia secara konsisten terlibat diskusi di forum ini. FYI, Anda harus menjadi member LinkedIn jika ingin terlibat diskusi di sini.

Link Forum: http://www.linkedin.com/groups/Gurteen-Knowledge-Management-Community-1539

Link Website: http://gurteen.com/

Nick Milton

Jika Anda ingin mencari blog yang paling banyak membahas tentang aplikasi KM, maka blog ini adalah rekomendasi pertama saya. Tulisan dan artikel miliknya sangat lengkap, aplikatif, dan paling penting, selalu di update hampir setiap hari. Terlepas dari Nick adalah rekan saya di Knoco Ltd., track recordnya di dunia KM sangat meyakinkan. Nick adalah salah satu individu yang mensukseskan BP sebagai perusahaan dengan budaya KM yang sangat kuat. Blog ini bahkan menjadi acuan saya ketika masih menjadi konsultan KM di perusahaan lama.

Link Blog: http://www.nickmilton.com/

Anecdote

Blog ini menjadi menarik karena fokus mereka. Story telling. Seperti kita tahu, teknik story telling sudah menjadi teknik favorit untuk melakukan sosialisasi dan campaign KM. Blog ini menyajikan insight dan teknik-teknik menarik tentang story telling dan aplikasi praktisnya. Walaupun berfokus pada KM, tetapi materi story telling yang disajikan sangat beragam dari leadership hingga personal development. 

Link Blog: http://www.anecdote.com/blog/

Chris Collison

Nama Chris sudah sangat terkenal di dunia KM. Buku Learning to Fly karangannya, menjadi acuan implementasi KM di banyak perusahaan. Aktif sebagai konsultan KM, Chris secara aktif menulis pengalaman dan wisdom nya melalui blog dan forum. Tulisan Chris menjadi favorit seperti bukunya, sederhana namun aplikatif. FYI, Chris juga anggota KM team bersama Nick di BP.

Link Blog: http://chriscollison.wordpress.com/

Roan Yong

Blog ini dikelola oleh Roan Yong, praktisi KM dari Singapura yang juga bekerja di salah satu public sector. Blog miliknya cukup beragam, tidak selalu tentang KM tetapi juga membahas social collaboration dan innovation. Satu yang menarik dari Roan Yong ialah free e-book miliknya yang membahas Social Collaboration dengan sangat mudah dan aplikatif.

Link Blog: http://roanyong.com/

Nancy Dixon

Conversation Matters. Tag line tersebut menjadi inti dari blog ini. Nancy fokus pada metode paling sederhana (dan paling aplikatif) dalam KM, yaitu percakapan. Walaupun blog miliknya sangat sederhana, tetapi tidak artikelnya. Selain selalu bercerita tentang teknik conversation, tulisannya juga menyajikan teknik implementasi dan insight menarik .

Link Blog: http://www.nancydixonblog.com/

Read More

KM: What Is and What Is Not

“Kami sudah melakukan KM selama 2 tahun terakhir ini.” 

Kalimat itu yang pertama kali muncul ketika saya memulai diskusi dengan salah satu klien di bidang Food and Beverages. Pembukaan yang cukup mengejutkan. Jika mereka memang sudah melakukan KM, kenapa saya dan tim diundang sharing siang itu? FYI, klien ini meminta kami membantu mereka untuk mereview inisiatif KM yang sudah berjalan dan memberikan solusi bagaimana KM bisa sesuai dengan model bisnis baru mereka. Pertanyaan dalam hati saya kemudian terjawab dengan kalimat selanjutnya.

“Kami sudah punya portal dan repository untuk menaruh file-file penting dan pengumuman. Kami juga membuat internal chat sehingga karyawan bisa diskusi kapan saja. Ada juga e-learning yang dipakai untuk internal training and certification. Kami juga langganan jurnal dan artikel berbayar. Intinya, kami sudah berinvestasi cukup banyak dalam membangun sistem untuk KM dan sekarang sedang mengembangkan beberapa fitur baru.”

Saya dan tim menunggu lebih lama untuk mendengarkan penjelasan lainnya. Tapi penjelasan tidak berlanjut. Dari serangkaian pertanyaan lainnya, saya dan tim mengambil kesimpulan. Klien memang sudah melakukan KM tetapi bukan KM dalam bentuk lengkap. Kalau boleh lebih ekstrim, itu bukan KM. Tapi document management. 

Kesalahan Umum dalam KM

Terlepas dari tren KM yang beberapa tahun terakhir melanda Indonesia, banyak organisasi yang seringkali salah mendefinisikan KM. Ketika sudah ada IT system, e-learning, training KM, Community of Practice atau document management, maka organisasi menganggap sudah memiliki KM.

Ini jelas salah.

KM jauh lebih besar dari sekedar investasi IT system, melakukan training, membuat e-learning, atau menuliskan laporan project. Melihat KM dengan perspektif tersebut, sama seperti orang buta berdebat tentang bentuk gajah. Semua benar tapi tidak lengkap.

Berikut beberapa kesalahan yang umum terjadi dalam menggambarkan apa itu KM dan apa yang bukan:

KM tidak sama dengan training – Walaupun training merupakan salah satu bentuk transfer pengetahuan paling efektif, bukan berarti memberikan training, sudah dianggap melakukan KM. Training juga memiliki kelemahan paling krusial, tidak dapat dilakukan sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari. Hanya dengan menggabungkan KM dengan proses bisnis, pengetahuan dapat memberikan manfaat terbaiknya, peningkatan kinerja.

KM lebih dari studi kasus dan best practice – Salah satu deliverables dari KM ialah studi kasus dan best practice. Tetapi, bukan berarti sekumpulan best practice adalah KM. Alasan mengapa best practice saja tidak cukup ialah karena dokumen tersebut dihasilkan oleh banyak orang. Artinya, dokumen tersebut belum terstandardisasi dan paling penting, belum tervalidasi. Untuk memastikan hasil akhir yang dapat digunakan oleh seluruh organisasi, studi kasus dan best practice perlu disintesis menjadi semacam panduan. Di Knoco, kami menyebutnya sebagai Knowledge Assets

KM lebih dari Manajemen Dokumen – Seperti yang sudah diceritakan sebelumnya, banyak praktisi KM (KMers) yang salah mengartikan KM sebagai manajemen dokumen. Perbedaan utama antara keduanya adalah dari perspektif melihat pengetahuan. Dalam manajemen dokumen, pengetahuan didefinisikan sebagai bentuk fisik yang bisa disimpan, ditaruh dan dipindahkan seperti barang. Pada kenyataannya, pengetahuan yang sebenarnya ada di kepala manusia. Hanya sebagian kecil dari pengetahuan yang kita miliki dapat dituangkan dalam bentuk fisik seperti buku, artikel, dokumen atau sejenisnya. 

Knowledge Management berfokus pada manusia dan pengetahuan yang mereka miliki. Artinya, KM yang benar bukan memastikan karyawan mengelola dokumen mereka. Tetapi fokus agar karyawan di seluruh organisasi bisa bertukar pengalaman mereka dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk bekerja lebih baik lagi.

Bagaimana menurut Anda? Apakah pengalaman dan kesalahpahaman tentang KM seperti ini pernah Anda temui di organisasi? Atau ada kesalahpahaman lain yang pernah Anda temukan? Silahkan sharing pengalaman di form comments dibawah ini. Happy sharing :)

Read More

7 Tips Sukses Implementasi Knowledge Management (KM)

Banyak sekali referensi tentang bagaimana implementasi KM dilakukan dan tips-tips untuk mensukseskannya. Akan tetapi, praktisi KM (KMers) tetap saja kesulitan untuk memulai dan mensukseskan inisiatif KM di organisasi mereka. Untuk membantu Anda, berikut ini 7 tips penting bagi keberhasilan KM Anda.

1. KM harus berdampak pada bisnis – Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu saya katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan.

Salah satu survey tentang KM mengatakan, “Aplikasi KM yang paling sukses dilakukan adalah ketika KM diaplikasikan ketika bisnis dalam keadaan “hidup atau mati”. Dalam keadaan tertekan tersebut, bisnis memerlukan terobosan agar tetap bertahan. Selaras dengan hal ini, Tom Davenport mengatakan bahwa hubungan yang jelas antara kinerja dengan aktivitas KM adalah kunci utama kesuksesan inisiatif KM. Mars adalah salah satu yang sukses mengubah keadaan hidup atau mati menjadi kesuksesan dengan menyelesaikan dua isu bisnis terbesar per tahun dengan menggunakan KM.

Cara yang paling sederhana untuk menghubungkan bisnis dengan KM adalah dengan menjawab dua pertanyaan berikut: (1) tujuan bisnis apa yang ingin dicapai? serta (2) bagaimana memaksimalkan pengetahuan organisasi untuk mencapai tujuan bisnis tersebut?

2. KM harus diaplikasikan secara lengkap – KM, sama seperti inisiatif bisnis lainnya, harus diimplementasikan secara lengkap dan terstruktur. Kerangka pikir atau framework adalah keharusan. Dalam bentuk yang paling sederhana, framework KM terdiri dari keterlibatan karyawan dalam bentuk peranan (roles) yang jelas (people); prosedur, tools dan proses yang mudah digunakan (process); serta teknologi yang mempercepat interaksi (technology). Ketiga aspek tersebut diperkuat dengan pengendalian (governance) yang terintegrasi dengan bisnis.

Kesalahan yang paling sering terjadi ialah organisasi merasa telah menjalankan KM padahal baru memiliki satu aspek saja. Teknologi misalnya. Ketika portal sudah ada, internal chat tersedia atau repository dapat diakses, maka KM dianggap sudah sukses. Teknologi bisa membantu KM tapi tidak akan mengalirkan pengetahuan yang ada di organisasi. KM hanya memberikan manfaat jika seluruh komponen framework (People, Process, Technology, Governance) sudah tersedia dan berjalan.

3. KM harus bersifat Pull and Push – Konsep Pull and Push sangat sederhana. Pull berfokus untuk menciptakan kebutuhan dengan cara menciptakan lingkungan yang mendukung sedangkan Push bertujuan untuk memenuhi kebutuhan yang muncul dari efek Pull. Singkatnya, Pull menciptakan demand dan Push menyediakan supply.

Banyak organisasi yang terlalu fokus pada Push dan melupakan Pull. Tools, guideline, IT system, repository atau prosedur adalah beberapa bentuk Push. Organisasi terkadang lupa bahwa Pull (contohnya awareness, kemudahan akses, search engine atau dukungan dari management) yang menciptakan demand. Memberikan terlalu banyak Push, sama saja memberikan makanan bintang lima ke orang yang baru saja makan 3 porsi besar nasi. Seenak apapun makanan bintang lima tersebut, pasti akan ditolak karena kekenyangan.

  

Ketika memulai inisiatif KM, aktivitas Pull harus lebih mendominasi. Dengan membuat demand maka anda telah memulai pasar baru bernama Knowledge Management. Setelah aktivitas berjalan dan kebutuhan meningkat, ubah fokus pada Push agar aktivitas KM terus berkembang.

4. KM adalah Perubahan Menyeluruh – Mengimplementasikan KM berarti Anda siap berkomitmen untuk melakukan review pada organisasi, melakukan make over serta merubah pola pikir. Jangan pernah berpikir Anda akan sukses menjalankan KM hanya dengan install IT system baru atau mencoba-coba Community of Practice (CoP). Anda tidak akan mendapatkan apa-apa dari KM jika melakukannya dengan setengah hati.

Untuk mengimplementasikan KM secara menyeluruh, Anda membutuhkan manajemen perubahan (change management). Artinya, KM tidak bisa dibuat sekaligus. Ada tahap demi tahap yang harus dilalui serta mekanisme untuk mengukur perubahan yang memastikan tiap tahap telah tercapai. Change management dalam KM juga berarti harus ada Pilot Project serta tim khusus yang fokus mengawal proses perubahan tersebut

5. KM harus menyatu dengan bisnis – Jika KM tidak menyatu (embedded) dengan bisnis, maka Anda beresiko kembali ke keadaan sebelum KM diimplementasikan. Artinya, semua usaha yang sudah dikeluarkan akan sia-sia. Keadaan ini banyak sekali ditemukan dari organisasi yang menerapkan KM. Anda tidak bisa hanya mengharapkan tim KM dalam menjalankan aktivitas KM. Tim KM hanya bertugas untuk memastikan KM selaras dengan framework yang telah ditentukan serta memberikan support jika diperlukan. Agar tidak sia-sia, aktivitas KM harus dilakukan secara konsisten oleh divisi bisnis.

Tips pertama untuk menyatukan KM dengan bisnis ialah dengan memasukkan aktivitas KM dalam proses bisnis. BP menyatukan KM dalam bisnis dengan mewajibkan semua project dimulai dengan Peer Assist, melakukan After Action Review selama project berjalan serta membuat lesson learned dengan Retrospect.  Tips kedua ialah dengan menyusun tugas dan tanggung jawab yang jelas. Shell membuat job description, objectives dan deliverables yang terukur untuk jabatan Knowledge Manager dan Subject Matter Experts. Masing-masing jabatan tersebut juga di review secara normal, yaitu sebagai bagian dari proses appraisal. Tips ketiga ialah memberikan penghargaan (reward) bagi yang melaksanakan dan sangsi (punishment) bagi yang tidak melaksanakan. Buckman Labs, perusahaan yang menginspirasi MAKE Awards, menerapkan reward and punishment secara konsisten. Melissie Rumizen, CKO di Buckman Labs dan salah satu KM Guru, pernah berkata. “Kami memberikan penghargaan bagi KM. Jika Anda melaksanakan KM, kami memberikan penghargaan dengan memberikan anda kesempatan bekerja disini”.

    

6. KM tidak hanya butuh dukungan top management, tetapi juga harapan yang jelas – Pada umumnya, karyawan mampu mengerjakan pekerjaannya. Sayangnya, terkadang pekerjaan yang diberikan tidak memiliki harapan yang jelas. Pekerjaan seringkali tidak memiliki hasil akhir yang pasti, selalu berubah ubah dan tidak konsisten. Ketika karyawan merasa telah melakukan pekerjaan yang diminta, ternyata harapan dari atasan atau klien berbeda. Perbedaan tersebut yang membuat karyawan seakan akan tidak kompeten untuk pekerjaan tersebut.

Hal yang sama terjadi dengan KM. Bentuk KM seringkali tidak jelas dan tidak terbayangkan oleh karyawan. Mereka diharapkan melakukan KM sebagai bagian dari pekerjaan, tetapi tidak ada indikator yang menyatakan bahwa KM telah terlaksana. Sharing misalnya. Praktisi KM selalu mengatakan pentingnya sharing untuk peningkatan kinerja. Akan tetapi, karyawan jarang diberikan pemahaman bagaimana kinerja dapat terbantu dengan sharing dan seberapa banyak sharing harus dilakukan sebelum berdampak pada kinerja. Pada kasus lain, harapan terhadap KM dari top management kerap berubah. Apakah ketika karyawan telah mengikuti sesi CoP dan melakukan AAR telah dianggap sebagai aktivitas KM? Jika iya, seberapa banyak, bagaimana caranya, apa sangsi jika tidak melaksanakan, apa penghargaan yang didapatkan?

Harapan dapat tertulis maupun tidak tertulis. Harapan terhadap KM seringkali tidak tertulis dan tidak berdampak pada penilaian terhadap karyawan tersebut. Jika tidak ada harapan yang jelas dari manajemen serta karyawan tidak mendapatkan dampak dari KM terhadap pekerjaan sehari harinya, pertanyaannya ialah mengapa KM harus menjadi prioritas oleh karyawan? Harapan terhadap KM harus jelas dan tertulis. Bentuk harapan diantaranya ialah indikator pelaksanaan, hasil akhir dari proses (deliverables), standar minimum pelaksanaan, review pencapaian, sangsi serta penghargaan.   

7. KM harus digunakan pada pengambilan keputusan penting – Pada akhirnya, KM merupakan tools untuk memastikan perusahaan mengambil keputusan pada saat yang tepat dan menggunakan pengetahuan yang dibutuhkan. Dengan keputusan yang tepat, bisnis akan memberikan manfaat yang diharapkan. Pengambil keputusan bisa saja seorang operator lapangan, front line officer, QC supervisor, HSE Manager, atau Direktur Bisnis. Terlepas apapun jabatannya, KM akan sangat berguna bagi seluruh lapisan organisasi. Tetapi keterlibatan senior management akan memberikan hasil yang berbeda. Mereka mampu memberikan perubahan dan dampak yang besar terhadap bisnis. Ketika KM sudah menjadi acuan penting dalam pengambilan keputusan, maka titik itulah KM sebuah organisasi mencapai puncak kesuksesannya.

Bagaimana menurut Anda? Apakah organisasi tempat Anda sudah melakukan tips-tips diatas? Atau Anda memiliki tips atau pengalaman lain yang ingin dibagikan? Silahkan share pendapat Anda di form comment dibawah ini. Jangan lupa share juga artikel ini ke rekan atau kenalan Anda. Happy sharing :)

Read More

KM Quotes 5: KM and Direct Benefits

"Unless people are able to see and experience the direct benefits of KM, no amount of incentives, rewards or recognitions are likely to elicit sustained enthusiasm, participation and involvement".

Kris Gopalakrishnan, ex COO and Deputy Managing Director, Infosys (currently Co-Chairman)

Read More

KM Quotes 4: Knowledge Management and People Aspect

"Knowledge Management is not about creating an encyclopedia that capture everything that anybody ever knew. Rather, it's about keeping track of those who know the recipe, and nurturing the culture and the technology that will get them talking"

- Adrian Ward, Work Frontiers International

Read More

Kapan kita tidak butuh Knowledge Management?

Salah satu tulisan yang paling banyak dibaca di blog ini adalah tentang Kapan kita butuh Knowledge Management (KM). Dari beberapa diskusi dengan KMers dan pembaca, muncul pertanyaan menarik. Kapan kita tidak butuh Knowledge Management? Artikel ini coba menjawab pertanyaan tersebut.

Ada beberapa keadaan di mana Knowledge Management tidak diperlukan dalam sebuah organisasi. Ketika keadaan ini terjadi, Anda tidak perlu bersusah payah memulai atau menjalankan aktivitas Knolwedge Management. Berikut beberapa keadaan “sempurna” tersebut.

Monopoli – Ketika organisasi atau perusahaan dalam keadaan monopoli, maka seluruh tuntutan bisnis normal tidak berlaku bagi Anda. Tidak perlu khawatir tentang pertumbuhan, efisiensi, atau pengendalian biaya. Anda yang mengendalikan harga. Setinggi apapun harga, pembeli akan selalu membayar harga tersebut

Bisnis yang Tidak Pernah Berubah – Ketika bisnis selalu berjalan dan tidak pernah berubah, maka belajar menjadi tidak perlu. Jika produk Anda tidak berubah, pelanggan tidak meminta lebih, maka proses kerja juga tidak perlu berubah. Lalu buat apa membuang waktu dan uang untuk KM? 

Hanya Butuh Tenaga, tanpa Pengetahuan – Ada beberapa organisasi dan perusahaan yang lebih mengandalkan tenaga (jumlah orang) dari pada pengetahuan. Beberapa pabrik hanya membutuhkan orang yang mengerjakan satu pekerjaan terus menerus. Mereka tidak membutuhkan pengetahuan dari pekerjanya. Yang dibutuhkan hanya bekerja, bekerja, dan bekerja. Bagi perusahaan yang karyawannya (mungkin) hanya bekerja menuang oli atau menempel bahan, KM adalah pemborosan. 

One man show business – Jika bisnis atau organisasi Anda hanya dijalankan oleh Anda sendiri dan ditentukan hasil akhirnya oleh Anda sendiri, tanpa perlu diskusi atau mengembangkan pengetahuan, maka lupakan KM. Pada keadaan ini, Anda adalah satu-satunya ahli, tanpa saingan. Anda juga merasa tidak perlu mendidik orang lain sebagai penerus kerajaan bisnis Anda. Jika ini keadaan bisnis Anda, maka KM jelas tidak diperlukan.

Adakah keadaan diatas yang sesuai dengan bisnis Anda?

Rasanya tidak. Setidaknya di era keterbukaan dan penuh persaingan seperti ini. Salah satu keadaan yang pernah saya tahu dan cocok dengan karakter di atas, adalah ketika teknologi pembuatan kaca di monopoli oleh Perancis. Itupun hanya bertahan sekitar 200 tahun untuk kemudian ditiru oleh China dan negara benua Eropa lainnya. 

Bisnis selalu berubah dan perubahan membutuhkan pembelajaran. Anda tidak mungkin mempertahankan monopoli absolut selamanya. Pesaing Anda akan terus belajar dan mengadopsi pengetahuan yang Anda jaga dengan ketat. Apple dan Samsung adalah contoh yang menggambarkan keadaan ini.

Begitupun dengan permintaan pasar. Kini, semua pelanggan Anda menginginkan spesialisasi. Mereka menolak produk standar yang mungkin tidak sesuai dengan keinginan dan kebutuhan. Contoh konkritnya ialah pertumbuhan secara besar-besaran industri aplikasi (apps) di smartphone. Keinginan pengguna untuk membuat gadget mereka unik dengan pilihan apps, mampu menggagalkan ambisi BlackBerry untuk kembali menjadi pemimpin pasar smartphone. Salah satu penyebab gagalnya BlackBerry seri terbaru di pasaran ialah karena BlackBerry World yang tidak banyak didukung oleh apps developer. Pengguna setia BlackBerry pun perlahan hijrah ke Android dan iOS. 

Kasus yang sama berlaku untuk industri yang hanya butuh tenaga tanpa pengetahuan. Sesederhana apapun operasional bisnis atau organisasi Anda, pasti setidaknya membutuhkan pengetahuan dasar. Menuang oli sekalipun pasti ada teknik khusus yang menjadikannya berbeda. Satu-satunya keadaan yang tidak membutuhkan pengetahuan adalah jika Anda menggunakan mesin. Itupun Anda harus punya pengetahuan untuk perawatan dan perbaikan mesin tersebut. 

Bisnis one man show adalah jenis organisasi yang paling mungkin untuk tidak membutuhkan KM. Ketika Anda satu-satunya ahli dibidang tersebut dan tidak berniat mencari penerus ilmu, maka jelas Anda tidak butuh KM. Saya tidak tahu contoh yang sesuai dengan model bisnis ini. Tetapi, jikalau ada, pastilah tidak akan banyak dan tidak akan pernah berkembang. Sehebat apapun individu One Man Show, dia tetap manusia yang hanya mempunyai 24 jam sehari. Jika dia hanya berumur 65 tahun, berapa banyak yang bisa dilakukan?

Apa kesimpulan dari tulisan ini?

Anda dan bisnis yang dijalani pasti akan terus berubah, tidak mungkin melakukan monopoli selamanya dan pastinya membutuhkan individu yang bekerja dengan pengetahuan. Singkat kata, cepat atau lambat Anda pasti membutuhkan KM. 

Fakta ini menimbulkan pertanyaan lanjutan. Kapan Anda akan memulai Knowledge Management?

Bagaimana pendapat Anda tentang fakta tersebut? Setuju atau ada pendapat lain? Silahkan ungkapkan opini Anda melalui form comment dibawah. Sebarkan juga artikel ini untuk mengetahui pendapat rekan Anda. Happy sharing.

Read More

Berbicara KM dengan Bahasa Bisnis

Salah satu tantangan dalam implementasi KM di organisasi adalah mendapatkan buy in dari middle manager (supervisor, section head, assistant manager dsb). Peran middle manager menjadi penting karena bisnis sebenarnya dijalankan oleh mereka. Top management (Dept. Head, Direksi dsb), lebih banyak terlibat dalam urusan strategi sedangkan first line officer (engineer, marketing, finance dsb) sudah terlalu sibuk dengan operasional.

Middle manager juga target yang paling tepat jika Anda mulai mengenalkan KM. Mereka cukup mengeti detail di tingkat operasional sekaligus memiliki “helicopter view” yang memungkinkan untuk melihat KM sebagai tools percepatan bisnis.

Ketika berbicara dengan middle manager, satu hal yang perlu disadari. Mereka tidak tertarik dengan KM. Mereka hanya tertarik jika KM dapat membantu bisnis dan pencapaian target.

Untuk itu, ketika berbicara dengan middle manager maka Anda perlu berbicara dengan bahasa bisnis, bukan dengan jargon KM. Berikut beberapa topik yang mungkin menarik perhatian middle manager:

• Inovasi – menggabungkan pengetahuan dan best practice dari internal serta eksternal untuk menemukan cara baru dalam bekerja, produk baru, solusi baru serta potensi bisnis baru. Proses KM yang dapat digunakan diantaranya ialah Business Driven Action Learning
• Kolaborasi – menggabungkan best practice dan metode dari berbagai divisi/bagian untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif. Sebagian besar best practice dan metode tersebut ada di internal tetapi terpisah pisah dan tersebar di seluruh organisasi. Solusi yang dapat ditawarkan adalah menggunakan Community of Practice
• Pengetahuan bagi front line – tujuannya ialah agar para staf yang terlibat langsung dengan klien/customer mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Beberapa topik yang menjadi fokus adalah informasi produk, solusi yang lebih baik, closing the deal, serta customer engagement. Proses KM yang dapat diterapkan ialah Community of Practice dan Knowledge Base
• Harmonisasi Cara Kerja – Variasi bekerja dalam sebuah bisnis yang stabil seringkali berdampak pada variasi hasil akhir. Selain buruk bagi citra perusahaan, pelanggan Anda tentu tidak akan mentolerir perbedaan layanan/produk. KM bisa membantu untuk membandingkan metode kerja yang beragam untuk kemudian memilih satu best practice dan melakukan standardisasi. Knowledge Exchange adalah salah satu solusinya
• Belajar dari pengalaman – Tujuannya ialah memastikan kesalahan tidak diulang lagi pada pekerjaan berikutnya. Solusi yang paling tepat ialah Project Based Learning
• Mencegah brain drain – People come and go. Jika talent Anda pergi (pensiun, pindah, rotasi jabatan), maka pengetahuan dan best practice juga ikut pergi. Untuk menghindarinya, Knowledge Retention adalah metode yang tepat
• Percepatan proses belajar – Karyawan baru ataupun bisnis baru membutuhkan proses belajar yang cepat. Semakin cepat dan efisien proses belajar dilakukan, maka bisnis akan semakin cepat pula bisnis bisa berkembang. Percepatan proses belajar memerlukan kombinasi dari metode yang disebutkan sebelumnya

Mulailah implementasi KM Anda dengan menyelesaikan permasalahan bisnis para middle manager. Ketika permasalahan tersebut berhasil dibantu, maka secara tidak langsung Anda mendapatkan dua manfaat. Dukungan dari middle manager, serta Framework KM yang lengkap.

Read More

Indonesia Berjaya di MAKE ASIA 2013

Berita menarik saya dapat dari salah satu rekan tentang MAKE ASIA 2013. Indonesia menjadi salah satu negara yang paling banyak memenangkan award yang dimulai oleh Teleos ini. Yup, Pertamina, Unilever Indonesia, United Tractor dan Toyota Astra Motor Indonesia sukses menjadi pemenang Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) Award tingkat Asia 2013. 

Berikut ringkasan press release dari MAKE ASIA. Berita lengkapnya ada di sini: 

Teleos Names Asia's Most Admired Knowledge Enterprises

SEOUL -- Teleos, in association with The KNOW Network, has announced the Winners of the 2013 Asian Most Admired Knowledge Enterprises (MAKE) study. The 20 Asian MAKE Winners were recognized at a special Awards Ceremony at the 14th annual World Knowledge Forum, held in Seoul. Toyota Motor Corporation was recognized as the Overall Asian MAKE Winner for the sixth time.

A panel of Asian-based Fortune 500 senior executives and internationally recognized knowledge management / intellectual capital experts selected the Winners. The panel rated organizations against the MAKE framework of eight key knowledge performance dimensions -- visible drivers of competitive advantage and intellectual capital growth

Pertamina (Indonesia)

The 2013 Asian MAKE panel has recognized Pertamina for transforming enterprise knowledge into stakeholder value. This is the first time that Pertamina has been recognized as an Asian MAKE Winner.

Toyota Astra Motor (Indonesia)

The 2013 Asian MAKE panel has recognized Toyota Astra Motor for transforming enterprise knowledge into stakeholder value. This is the third time that Toyota Astra Motor has been recognized as an Asian MAKE Winner.

Unilever Indonesia (Indonesia)

The 2013 Asian MAKE panel has recognized Unilever Indonesia for transforming enterprise knowledge into stakeholder value. Unilever Indonesia is a seven-time Asian MAKE Winner.

United Tractors (Indonesia)

The 2013 Asian MAKE panel recognized United Tractors for creating a learning organization. United Tractors is a four-time Asian MAKE Winner.

Here is the complete list of ASIA MAKE 2013 Winners:

Baoshan Iron & Steel Co., Ltd. (China)

China Merchants Securities Co., Ltd. (China)

Hong Kong and China Gas Co., Ltd. (Hong Kong SAR, China)

Hong Kong Police Force (Hong Kong SAR, China)

Infosys Limited (India)

Korea Water Resources Corporation (S. Korea)

Larsen & Toubro Hydrocarbon IC (India)

POSCO (S. Korea)

Samsung Electronics (South Korea)

Samsung SDS (South Korea)

Singapore Armed Forces (Singapore)

Tata Consultancy Services (India)

Toyota Motor Corporation (Japan)

Wipro Limited (India)

Woods Bagot (Australia)

WorleyParsons (Australia)

Menjadi menarik karena empat peserta tersebut juga pemenang di MAKE tingkat Indonesia. Ini juga pertama kalinya, MAKE Indonesia memiliki empat pemenang karena biasanya hanya ada tiga pemenang yang menjadi wakil Indonesia di ajang MAKE Asia. 

Semoga ini menjadi pertanda semakin berkembangnya Knowledge Management di Indonesia. 

Once again, congratulations Pertamina, Unilever Indonesia, United Tractor and Toyota Astra Motor Indonesia  

Read More

KM Assessment: Memulai implementasi dengan Diagnosa

Pagi itu, ketika Anda bangun dari tidur, bagian punggung terasa sangat sakit. Anda tidak salah tidur, juga tidak kurang tidur. Rasa sakit di punggung tidak juga hilang bahkan setelah berhari-hari. Untuk berjaga-jaga, Anda pun menemui dokter langganan. Apa kira-kira yang akan dilakukan oleh dokter Anda? Apakah memberi obat? Memberi nasehat agar lebih sering olahraga? Atau malah meminta Anda menanda tangani persetujuan untuk operasi?

Tentu tidak. Dokter akan melakukan diagnosa awal. Dokter akan bertanya gejala yang terjadi, bagian yang sakit, mendengarkan bunyi detak jantung melalui stetoskop dan melakukan rontgen jika diperlukan. Setelah memperoleh informasi yang cukup, barulah dokter akan memberikan saran dan hipotesisnya.

Hal yang sama perlu dilakukan ketika Anda memulai aktivitas, inisiatif atau kegiatan baru di organisasi. Anda perlu melihat dan melakukan diagnosa awal ke organisasi agar solusi serta aktivitas yang dilakukan dapat tepat sasaran. Begitupun dalam implementasi Knowledge Management (KM). Anda tidak bisa menyusun strategi dan solusi untuk permasalahan bisnis menggunakan KM, kecuali telah melakukan KM Assessment.

Kesalahan ini yang terkadang banyak dilakukan oleh praktisi maupun konsultan di bidang KM. Strategi dibuat hanya mengacu ke penyelarasan dengan strategi bisnis organisasi. Ketika organisasi sedang fokus pada Peningkatan Kompetensi, maka KM langsung diarahkan ke aspek Learning and Development. Aktivitas yang dilakukan adalah melakukan pemetaan pengetahuan penting (Knowledge Mapping) di unit bisnis serta membentuk Community of Practice sebagai media pembantu Knowledge Sharing. Hasil diskusi di Community of Practice diharapkan dapat menjadi Best Practice yang dapat diakses melalui portal Learning di organisasi.

Salahkah strategi tersebut? Tidak, tetapi belum lengkap.

Dengan langsung memulai menerapkan strategi seperti diatas, ternyata muncul masalah yang luput diidentifikasi. Belum ada kejelasan peranan (roles) penanggung jawab pengetahuan penting atau biasa disebut Knowledge Champion. Akibatnya Community of Practice sukses berjalan. Tetapi topik diskusi tidak teratur, hasil diskusi tidak ada yang melakukan validasi, dan akhirnya tidak dapat digunakan sebagai materi untuk Best Practice di Portal Learning.

Bayangkan berapa banyak sumberdaya, waktu dan tenaga yang hilang karena kelalaian mengidentifikasi peran Knowledge Champion. Inilah yang terjadi ketika inisiatif KM dimulai tanpa assessment. Kalaui mengambil analogi sakit pinggang dan dokter maka yang akan terjadi adalah tindakan operasi yang ditawarkan oleh dokter tanpa melakukan diagnosa dan rontgen.

KM Assessment: Mengidentifikasi What’s Working dan What’s Missing

Apa sebenarnya tujuan utama KM Assessment? Mudah saja. Assessment bertujuan untuk menilai kondisi organisasi pada saat ini. Caranya dengan melihat apa saja yang sudah dilakukan dan berjalan (What’s Working), apa yang belum berjalan dan butuh perbaikan (What’s Missing), dimana hambatan dan kesenjangan terjadi (gaps) serta dimana kekuatan organisasi (strength).

Hasil akhir assessment akan memberikan gambaran dan pemetaan bagi organisasi terkait langkah langkah implementasi atau meningkatkan inisiatif KM. Assessment juga dapat digunakan untuk berbagai tujuan, diantaranya sebagai masukan untuk strategi KM, bagian dari proses peningkatan kinerja, perbandingan dengan industri sejenis (benchmarking), mengidentifikasi elemen yang belum berjalan (knowledge bottlenecks), serta acuan dalam menyusun KM secara lengkap.

Pelaksanaan assessment harus dilakukan secara terstruktur, terstandardisasi, serta dengan indikator yang jelas. Tujuannya ialah agar proses identifikasi dapat dilakukan secara lengkap serta jika memungkinkan, melakukan perbandingan dengan keadaan serupa di organisasi lainnya (benchmarking).

Tujuan yang tidak kalah penting lainnya ialah untuk memaksimalkan inisiatif dan aktivitas sharing yang mungkin tanpa disadari sudah ada di organisasi. Saya yakin, organisasi manapun pasti sudah melakukan aktivitas sharing dalam kegiatan sehari-harinya. Hanya saja, terkadang aktivitas tersebut terpisah-pisah atau tidak dilakukan secara lengkap. Dengan KM Assessment, organisasi dapat mengidentifikasi aktivitas yang dapat digunakan atau dibantu oleh KM agar dapat memberikan manfaat yang lebih besar lagi.

Model dan Indikator KM Assessment

Banyak model dan indikator yang digunakan untuk melakukan assessment. Saya sendiri memilih  menggunakan 5 aspek utama yang diturunkan dari konsep aliran pengetahuan Nonaka dan Takeuchi, yaitu SECI (Socialization Externalization Combination Internalization). Sebagai tambahan, digunakan juga aspek pengendalian (Governance) yang dibutuhkan untuk memastikan KM berjalan dengan konsisten dan memberikan manfaat berkelanjutan. Untuk memperjelas, 5 aspek utama tersebut  dijabarkan menjadi 15 indikator acuan untuk menilai kondisi organisasi saat ini.

Berikut aspek dan indikator utama dalam KM Assessment:

·         Komunikasi (How tacit knowledge is communicated)

1.  Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait knowledge sharing misalnya Champion dan Facilitator untuk Community of Practice (CoP)

2.  Proses (Process) yang digunakan untuk knowledge sharing misalnya prosedur untuk memulai CoP dan Peer Assist

3.    Teknologi (Technology) yang digunakan untuk knowledge sharing, misalnya Facebook style systems, Expert directories

·         Dokumentasi (How knowledge is captured)

1.  Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait proses dokumentasi pengetahuan misalnya Knowledge Owner dan Ghost Writer

2.   Proses (Process) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya After Action Review dan Retrospect untuk tiap project

3.     Teknologi (Technology) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya Wiki dan Blog

·         Strukturisasi dan Sintesis (How explicit knowledge is structured)

1.  Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya peran validator untuk hasil CoP dan dokumen pengetahuan

2.  Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya prosedur pelaksanaan validasi dan evaluasi hasil sharing

3.     Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya kompilasi best practice, e-library

·         Akses (How explicit knowledge is accessed and reapplied)

1.  Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya KM Desk Support

2.  Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya Prosedur Penggunaan Dokumen Pengetahuan

3.       Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan, misalnya Integrated Portal, RSS Feed

·         Pengendalian (Governance)

1.   Harapan dan Standar pengelolaan KM (corporate expectations for KM), misalnya KM Statement, Guidelines Principles

2.   Pengawasan dan Penilaian KM (Monitoring and Measurement), misalnya Performance Management, KPI  

3.       Dukungan yang diberikan oleh organisasi (Organization’s Support) misalnya KM Training, Top Management Support

KM Assessment adalah aktivitas wajib yang perlu Anda lakukan sebelum memulai implementasi KM. Assessment dapat dilakukan dalam skala organisasi keseluruhan ataupun bagian yang lebih kecil lagi seperti divisi atau department. Tulisan selanjutnya akan membahas bagaimana KM Assessment dilakukan.

Lalu bagaimana dengan Anda? Apakah menurut Anda metode dan model KM Assessment diatas cocok bagi organisasi? Silahkan share pendapat Anda di sini

Read More

Wikipedia: Pelajaran tentang Bagaimana Bisnis Berubah di Era Pengetahuan

Beberapa waktu saya membaca buku dengan judul “Free : The Future of Radical Price” karangan Chris Anderson (tersedia dalam bahasa Indonesia oleh Gramedia). Ada satu potongan wawancara dari salah satu narasumber di buku tersebut yang menarik perhatian saya. Wawancara tersebut dilakukan kepada Josh Kopelman, owner Infonautics, sebuah perusahaan referensi dan riset online bagi para siswa. Singkatnya, Josh bercerita bagaimana bisnis ensiklopedia berubah dari bentuk ensiklopedia yang tebal dan mahal menjadi Wikipedia yang gratis dan mudah diakses.

“Pada saat memulai Infonautics, saya mendapat pelajaran berharga. Tahun 1991, ketika kami memulainya, pasar ensiklopedia merupakan industri dengan nilai sekitar 1,2 miliar dolar. Pemimpin pasarnya adalah Britannica dengan penjualan sekitar 650 juta dolar dimana mereka dipandang sebagai standar tertinggi dalam pasar ensiklopedia. World Book Encyclopedia ada di urutan kedua. Baik Britannica maupun World Book menjual ratusan ribu set ensiklopedia setahunnya dengan harga satuan lebih dari 1.000 dolar.
Tetapi pada tahun 1993, industri ini berubah secara permanen. Pada tahun itu, Microsoft meluncurkan Encarta dengan harga 99 dolar. Pada awalnya, Encarta dipandang remeh sebagai ensiklopedia yang dikemas ulang dalam bentuk CD tetapi Microsoft mengenali bahwa perubahan dalam teknologi dan biaya produksi memungkinkan mereka menggeser peta persaingan. Pada tahun 1996, penjualan Britannica telah jatuh menjadi 325 juta dolar atau sekitar separuhnya dibanding tahun 1991. Britannica juga telah memecat staf penjualannya yang terkenal dengan penjualan door to door nya. Pada tahun yang sama, penjualan Encarta meningkat menjadi 100 juta dolar. Dengan hadirnya Encarta dan model bisnisnya, pasar ensiklopedia pun menyusut dari 1,2 miliar dolar menjadi kurang dari 600 juta dolar.
Bagaimana Encarta melakukan hal ini (menyusutkan pangsa pasar dan menjadi pemenang)? Jawabannya adalah melalui  serangkaian inovasi dalam hal teknologi yang mendukungnya (CD ROM vs buku klasik), infrastruktur biaya (tim editorial internal  vs konten berlisensi), model distribusi (eceran di toko computer vs salesman door to door) dan model harga (99 dolar vs 1000 dolar).
Dan saat ini pangsa pasar ensiklopedia telah menyusut (jika belum bisa dikatakan hilang) dengan hadirnya Wikipedia. Melalui mekanisme gratisnya, Wikipedia telah memusnahkan pasar ensiklopedia, baik ensiklopedia cetak maupun CD-ROM. Pada tahun 2009, Microsoft menghentikan secara total pengembangan Encarta.”

Wikipedia: Organisasi yang mengubah Industri dengan Inovasi

Wikipedia memang tidak menghasilkan uang sama sekali tetapi bukan itu yang menjadi fokusnya. Yang menarik dibahas ialah bagaimana sebuah pangsa pasar yang sangat besar di Era Industri (Britannica) dan Era Informasi (Encarta) dapat dihancurkan oleh inovasi dan pola pikir yang baru di Era Pengetahuan (Wikipedia). Para kontributor Wikipedia berpendapat dengan saling berbagi (kolaborasi), mereka dapat mengembangkan pengetahuan lebih besar lagi. Tanpa disangka, pola pikir tersebut dapat menghancurkan bisnis banyak perusahaan besar sekelas Britannica dan Microsoft. FYI, visi awal Wikipedia ialah berbagi dan menyediakan pengetahuan bagi dunia

Insight lainnya ialah pada bagaimana Wikipedia menghancurkan pasar ensiklopedia. Jika melihat alasan mengapa Encarta dapat mengalahkan Britannica maka hal yang sama sesungguhnya terjadi ketika Wikipedia menghancurkan pasar ensiklopedia sekaligus mengalahkan Britannica dan Encarta. Berikut beberapa alasan tersebut:

Teknologi

Teknologi internet yang digunakan oleh Wikipedia memungkinkan seluruh orang mengakses informasinya. Sesuai dengan Hukum Kelimpahan (The Law of Abundance), suatu objek akan semakin berharga ketika tingkat kelangkaannya tinggi (scarcity) dan menjadi semakin tidak berharga ketika tersedia dalam jumlah banyak. Pada kasus ini, kelimpahan terjadi ketika semua orang yang memiliki akses internet dapat mengakses informasi sama dengan yang ditawarkan oleh Encarta dan Britannica. Yang terjadi ialah ensiklopedia yang awalnya berharga (informasi dan konten) menjadi tidak berharga  

Infrastruktur biaya

Britannica dan Encarta mengeluarkan biaya untuk menghasilkan kontennya (tim editorial internal  dan konten berlisensi) tetapi Wikepedia  tidak perlu memerlukan biaya apapun karena contributor berasal dari pakar di komunitas yang berbagi konten dengan sukarela.

Model distribusi

Untuk memasarkan produknya, Britannica dan Encarta memerlukan rantai distribusi. Jika Encarta melakukan efisiensi dengan mengubah salesman door to door menjadi penjualan di toko computer, maka Wikipedia melakukan hal yang jauh lebih ekstrim. Mereka memotong rantai distribusi hingga dapat mengakses semua penduduk bumi yang memiliki akses internet

Model harga

Harga pada akhirnya menjadi puncak kehancuran bisnis ensiklopedia. Dengan beban biaya yang hampir tidak ada (serta semangat kolaborasi), Wikipedia dapat dipasarkan secara gratis. Bandingkan dengan harga Britannica yang mencapai 1000 dolar serta Encarta yang 99 dolar. Dengan konten yang hampir sama, maka GRATIS adalah alasan utama mengapa bisnis ini musnah.

Selamat datang di Era Pengetahuan

Inilah kenyataan yang harus kita terima. Bisnis sebesar 1.2 milyar dolar dapat hilang begitu saja hanya dalam kurun waktu kurang dari dekade saja. Dulu, kamus Britannica menguasai hampir seluruh perpustakaan dan rak buku di rumah. Kini, pasar tersebut tidak ada lagi. Hilang oleh inovasi dan keinginan untuk berbagi pengetahuan dari para kontributor Wikipedia.

Apakah kasus Britannica dan Encarta ini hanya berlaku untuk industri ensiklopedia saja? Sayangnya tidak. Industri buku dan percetakan pun mulai mengarah ke nasib yang sama. Tidak ada yang pernah mengira bahwa Borders, salah satu retail buku dan percetakan terbesar akan menutup usahanya pada akhir tahun 2012 lalu. Borders kalah bersaing dengan toko buku online, yang kini berubah menjadi toko serba ada online, Amazon.com.

Hal yang sama juga terlihat dari industri Personal Computer yang beberapa tahun ini nilai penjualannya dikalahkan oleh perangkat mobile. Keadaan ini juga sudah diramalkan oleh mendiang Steve Jobs. Beliau mengatakan tidak lama lagi Personal Computer akan berubah menjadi seperti truk. Di masa pertanian, truk adalah lambang kemakmuran seseorang. Semakin lama, ketika mobil pribadi mulai beragam, truk pun mulai ditinggalkan. Pasar truk tidak hilang, tetapi hanya sebagian kecil orang saja yang menggunakannya.

Siap atau tidak, industri dan bisnis akan terus berubah. Dan perubahan terjadi dengan sangat cepat. Informasi menjadi tidak lagi berharga. Sebaliknya, pengetahuan menjadi kunci utama memenangkan persaingan. Hanya dengan penguasaan terhadap pengetahuan penting serta inovasi yang terus berkembang, industri dapat bertahan. Inilah insight terakhir dari artikel ini. Pengetahuan dan inovasi bukan hanya berasal dari aset fisik atau dokumen saja, tetapi berkembang dalam interaksi para pekerja pengetahuan (knowledge worker).

Organisasi, baik profit maupun non profit perlu memastikan pengetahuan yang dimiliki oleh pekerja pengetahuan ini tetap berkembang dan bermanfaat. Bukan dengan mengikat pekerja dalam kontrak yang ketat atau memaksa mereka bekerja lembur. Pengelolaan pengetahuan dan pekerja pengetahuan harus dilakukan melalui mekanisme berbagi (sharing), pendokumentasian (capturing), pengorganisasian (organizing), serta pemberian akses yang memadai (accessing). Seluruh proses tersebut dikelola dengan pengedalian yang jelas dan sistematis (clear and systematical governance)

In the end, Knowledge Management is the answer to sustain business improvement.

Read More

KM Masterclass Public Training: Create Your Own KM Initiative, Now!

Well,, simply speaking. This is one of the reason why this blog suspended for some times :). 

ITTC - Knoco Indonesia akan mengadakan public training, KM Masterclass: Create Your KM Initiative, Now!. Training ini didesain agar peserta mendapatkan pemahaman yang lengkap untuk memulai dan mengembangkan inisiatif Knowledge Management. Materi pelatihan menggunakan konsep, tools, multimedia dan best practice dari Knoco Ltd, konsultan KM internasional yang telah diterapkan pada perusahaan-perusahaan kelas dunia seperti BP, Huawei, Astra Zeneca, TetraPak, Rio Tinto, dan lainnya. Untuk informasi lebih jelas, tersedia pada brosur dibawah. Kesulitan membaca? Silahkan lihat online version disini. 

Butuh info lebih jelas? Feel free to contact me :) 

Read More

Kesulitan mengenalkan KM? Gunakan Storytelling!

Storytelling atau bercerita adalah metode yang hingga saat ini menurut saya sangat ampuh untuk mengenalkan KM dan aktivitas pendukungnya. Alasannya mudah. Semua orang suka cerita. Selain karena mudah dipahami, cerita juga mampu memberikan efek emosional kepada pendengarnya.

Melalui storytelling, Anda tidak “memaksa” pendengar mengikuti alur pikiran atau konsep. Tetapi mengajak mereka terlibat langsung membangun pemahaman terhadap ide dengan bahasa mereka sendiri. DengansStorytelling, Anda tidak menjelaskan tetapi menciptakan penerimaan. Anda menciptakan hubungan emosional.

Berikut contoh mudahnya. Statistika mengatakan bahwa persentase kecelakaan pesawat terbang jauh lebih rendah dibandingkan dengan kecelakaan mobil atau kendaraan lainnya. Setelah Anda mendengar data tersebut, seharusnya Anda merasa aman naik pesawat terbang karena data memberikan bukti yang akurat dan terpercaya. Tetapi kenyataan berbicara lain. Kita lebih khawatir berpergian dengan pesawat terbang daripada menggunakan mobil.

Mengapa ini terjadi? Jawabannya karena itulah cara kerja otak kita. Cerita tentang menakutkannya kecelakaan pesawat, teriakan dan frustasi penumpang ketika mesin terbakar memberikan pengalaman yang melekat. Otak kita mengingat pengalaman emosional lebih baik daripada angka. Maka ketika kita mendengar berita kecelakaan pesawat terbang, semua keyakinan terhadap keamanan pesawat, professionalitas krunya serta data-data menjadi tidak relevan. Kita mengingat emosi, bukan data.   

  

Kasus yang serupa juga terjadi pada sebagian besar usaha mengenalkan inisiatif KM ke organisasi. Anda menceritakan data, manfaat yang didapatkan, potensi pengembangan diri serta argument cerdas lainnya. Tetapi anggota organisasi tidak begitu tertarik untuk terlibat lebih di KM. Jangan dulu menyalahkan KM atau inisiatif yang tidak menarik. Mungkin kesalahannya ada di bagaimana Anda mengenalkan KM ke organisasi.

Ketika saya baru pertama kali terjun di bidang KM, metode presentasi dan mengenalkan KM yang dilakukan cenderung menggunakan konsep, istilah, langkah-langkah dan diagram yang rumit. Kejadian yang sering terjadi adalah peserta sosialisasi banyak terdiam dan tidak bereaksi ketika sesi pertanyaan dibuka. Walaupun tanpa klarifikasi, saya tahu bahwa mereka kebingungan dengan topik yang dibahas. Kelas yang hening tanpa suara dan diam tentram adalah kondisi yang menakutkan bagi presenter manapun. Hasilnya, keterlibatan dan feedback pun menurun karena pendengar sudah tidak tertarik lagi pada topik dan ide yang disampaikan.

Saya pun merubah metode. Slide presentasi dengan definisi, framework, diagram dan penjelasan rumit saya hilangkan. Sebagai gantinya saya menggunakan gambar atau quotes sebagai stimulus cerita. Saya tidak lagi menjelaskan mengapa KM penting tetapi lebih banyak bercerita pengalaman pribadi tentang manfaat KM. Perlahan, metode ini berhasil. Setidaknya untuk memberikan kesamaan pandangan dengan pendengar.

Terlepas dari manfaatnya, Storytelling bukan pekerjaan yang mudah. Anda harus lebih banyak mempersiapkan bahan dan meningkatkan kemampuan komunikasi. Berikut beberapa tips untuk mengenalkan KM ke organisasi dengan menggunakan Storytelling

Gunakan pengalaman

Kejadian yang Anda alami secara langsung selalu menarik dan meyakinkan. Melalui pengalaman, Anda memposisikan pendengar dalam keadaan yang serupa. Pendengar lebih memahami manfaat knowledge sharing ketika saya bercerita tentang kesuksesan project pertama karena diskusi dengan konsultan di tim project lainnya. Pengalaman memberikan kesempatan pendengar Anda untuk mendapatkan reaksi “Oh, saya juga pernah!”. Ketika reaksi tersebut muncul, secara tidak langsung otak pendengar akan sejalan dengan Anda. Ketika sinkronisasi ini terjadi, saat itulah ide Anda diterima.

Ketika menceritakan pengalaman, ada baiknya Anda memulai dengan kondisi “gagal”. Semua orang suka cerita tentang “pahlawan” dan kesuksesannya. Tetapi yang membuat cerita “pahlawan” selalu menarik adalah bagaimana mereka memulai dari bawah dan mengubahnya menjadi kesuksesan. Sisi lain dari kondisi “gagal” adalah memberikan keyakinan pada pendengar bahwa mereka pun bisa memulai dari kondisi yang serupa dan tetap berhasil.

Libatkan Emosi

Ketika bercerita, saya akan berusaha pendengar dapat membayangkan kondisi yang terjadi. Tujuannya adalah mereka ikut terlibat dalam cerita tersebut. Ketika bercerita tentang mengejar deadline project, maka saya ingin mereka juga dapat ikut membayangkan kepanikan yang dialami. Bagaimana pusingnya dimarahi oleh atasan, bingungnya mencari sumber, komplain dari petugas lapangan, hingga kondisi badan yang sudah kelelahan.

Kunci menciptakan keterlibatan emosi adalah antusiasme. Semangat dan passion Anda mengalir pada pendengar. Jadi jangan lupakan modal awal tersebut. Anda juga perlu memperhatikan intonasi suara, bahasa tubuh serta mimik wajah untuk memperkuat efek emosi.

Fokus pada Detail

Emosi hanya bisa terbangun jika pendengar dapat membayangkan kondisi Anda dengan jelas. Lengkapi cerita Anda dengan aspek detail yang mendukung proses imajinasi. Tips yang biasa saya gunakan adalah menggambarkan keadaan seperti cuaca (hujan, cerah, mendung), waktu (pagi, siang, malam), tempat (nama jalan, bentuk bangunan, jumlah lantai) atau kondisi psikologis (lelah, gembira, marah, panik).

Data dan angka juga dapat menjadi alternatif untuk teknik bercerita Anda. Pendengar umumnya akan lebih percaya jika Anda berbicara angka dalam detail seperti 97,6% daripada sekitar 90%. Tips lainnya adalah memastikan detail cukup proporsional untuk mendukung cerita Anda. Ingat, tujuannya adalah memberikan insight bukan curhat.

Bijaksana dalam Bercerita

Storytelling seperti dua mata pisau. Jika tidak hati-hati, Anda dapat kebablasan bercerita dan melupakan tujuan utama cerita itu sendiri. Untuk itu, gunakan cerita sebagai pemancing ketertarikan pendengar, sembari tetap mengaitkannya dengan tujuan utama Anda. John Medina, pengarang buku Brain Rules mengatakan bahwa otak manusia umumnya tertarik pada hal baru seperti cerita, maksimal 30 menit sejak kata pertama diucapkan. Setelah itu, perhatian akan berkurang dan hilang. Pastikan ketertarikan pendengar tetap terjaga dengan menceritakan insight atau makna dari cerita sebagai variasi. Dengan cara ini, Anda juga memastikan pendengar tetap mendapatkan tujuan atau ide yang ingin disampaikan.

Teknik lain yang disarankan oleh Stephan Denning dalam bukunya The Springboard adalah  meminta peserta untuk mengambil kesimpulan dari cerita. Salah satunya adalah ketika Denning meminta pendapat rekan kerjanya dari cerita seorang dokter di Zambia yang mendapatkan cara mengatasi malaria melalui internet. Melalui cerita tersebut Denning berhasil membuat rekannya sadar akan potensi sharing pengetahuan di organisasi mereka (World Bank).    

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sekarang, giliran Anda ikut terlibat dalam cerita ini. Tips mana yang menurut Anda paling penting? Seberapa efektif teknik bercerita dalam kesuksesan KM Anda? Apa pengalaman Anda dalam menggunakan teknik bercerita? Silahkan berikan pendapat Anda melalui kolom Comments dibawah dan  mohon sebarkan tulisan ini melalui jaringan Anda. 

Read More