Knowledge Retention dan Knowledge Strategy

Banyak organisasi yang akan menerapkan KM, seringkali bingung seperti apa strategi yang tepat untuk digunakan. Saya juga sebagai konsultan kadang sulit menjelaskan dalam bentuk yang mudah seperti apa KM yang cocok bagi sebuah organisasi. Yang saya lakukan biasanya ketika pertama kali mengerjakan implementasi KM di suatu organisasi adalah melakukan assessment atau penilaian awal kesiapan organisasi tersebut terhadap KM. Berdasarkan hasil assessment tersebut, saya dan tim bisa mengerti akan dibawa kemana bentuk KM di organisasi tersebut serta strategi pencapaiannya.

Beberapa waktu yang lalu saya menemukan salah satu artikel menarik tentang KM Strategy yang dihubungkan dengan Knowledge Retention (credits and thanks to Nick Milton). Semoga guide dan matriks ini dapat membantu untuk mengetahui strategi KM yang paling cocok bagi organisasi.

Secara singkat, kondisi organisasi dilihat dari waktu yang tersedia vs. waktu yang dibutuhkan untuk transfer pengetahuan. Strategi implementasi KM kemudian disesuaikan dengan keadaan awal organisasi.

Lebih jelasnya, berikut kondisi tersebut digambarkan dalam bentuk matriks:

Plenty of time available, short time needed to transfer knowledge (Waktu banyak tersedia, membutuhkan sedikit waktu untuk transfer pengetahuan)

Kuadran ini adalah keadaan yang paling ideal. Tetapi jangan terlena. Banyak organisasi yang dalam kuadran ini tetapi belum memiliki kesadaran untuk memulai KM. Ketika kesadaran atau kebutuhan KM mulai muncul, organisasi ternyata sudah berpindah ke kuadran lainnya yang akhirnya mensia-siakan potensi awal.

Bagi organisasi dalam kuadran ini, sebaiknya mengiplementasikan KM secara menyeluruh sehingga pengetahuan dapat disebarkan dalam organisasi serta diubah dalam bentuk dokumen atau guidance. Anda juga dapat mengurangi kemungkinan pengetahuan tersimpan hanya dalam kepala karyawan untuk kemudian hilang ditelan waktu (resign, rotasi jabatan, pensiun, dsb)

Plenty of time available, lots of time needed to transfer knowledge (Waktu banyak tersedia, butuh banyak waktu untuk transfer pengetahuan)

Waktu yang banyak menjadi sebanding dengan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan transfer knowledge. Keadaan ini walaupun tidak sebaik kuadran sebelumnya, tetap merupakan keadaan yang ideal bagi KM. Dengan banyaknya waktu yang tersedia, perhatian (attention) yang merupakan syarat dasar bagi seluruh inisiatif dapat didapatkan dengan cukup mudah. Walau pada banyak kasus, banyaknya waktu dibutuhkan untuk transfer knowledge, juga dapat berarti lingkungan organisasi terlalu formal dan birokratis.

Bagi kuadran ini, strategi KM yang disarankan ialah memperbanyak media dan saluran untuk transfer pengetahuan. Pendekatan yang digunakan dapat mengacu pada maksimalisasi proses transfer pengetahuan melalui Knowledge Use, Knowledge Sharing, Knowledge Capture dan Knowledge Combination. Penggunaan media yang membantu proses transfer seperti KM Portal atau Online Community juga bisa menjadi pilihan

Short time available, short time needed to transfer knowledge (Waktu sedikit tersedia, butuh sedikit waktu untuk transfer pengetahuan)

Keadaan ini tidak terlalu buruk, asalkan Anda memulai inisiatif KM sekarang. Jangan menunggu hingga waktu untuk transfer knowledge menjadi bertambah karena bisnis semakin kompleks. Sisi positifnya, waktu yang sedikit seringkali sebagai dampak dari bisnis yang berjalan dengan baik. Waktu yang sedikit akan menjadi masalah ketika inisiatif KM baru diperkenalkan. Karyawan akan memilih dan menilai apakah KM cukup pantas mendapatkan perhatian yang cukup dalam pekerjaannya.

Untuk itu, ketika pertama kali memulai inisiatif KM, pastikan karyawan mengetahui dengan jelas manfaat KM bagi pekerjaannya. KM bukanlah sebuah inisiatif yang menambahkan pekerjaan tetapi justru membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif melalui pengurangan reinventing the wheel dan knowledge lost.

Waktu yang sedikit juga membuat Anda harus berfokus pada aktivitas KM yang benar-benar memberikan dampak langsung kepada kebutuhan karyawan. Prioritaskan pada metode dan tools KM yang sudah teruji serta bekerja paling baik. Pilihan strategi lainnya ialah dengan mengimplementasikan KM dalam bentuk pilot project. Ketika best practice dan lesson learnt sudah didapat, Anda dapat memperluas ruang lingkup implementasi ke bagian organisasi lainnya.

Short time available, lots of time needed to transfer knowledge (Waktu sedikit tersedia, butuh banyak waktu untuk transfer pengetahuan)

Well, not much to say. This is an emergency situation. Anda dalam skenario terburuk. Waktu yang sedikit berarti mengurangi fokus, sedangkan waktu yang dibutuhkan untuk transfer pengetahuan membuat KM menjadi semakin tidak menarik. Pada kuadran ini Anda berjuang agar pengetahuan penting organisasi tidak hilang.

Fokus strategi yang dapat dilakukan pada kuadran ini ialah pada Knowledge Capture melalui interview dan debrief. Bahkan pengetahuan yang harus di capture juga harus diprioritaskan tergantung kepada urgensi (Urgency), tingkat kepentingan (Importance), serta dampak bagi bisnis (Impact). Knowledge Transfer dan Knowledge Combination harus menunggu. Anda tidak mungkin melakukan sharing atau menciptakan inovasi ketika pengetahuan yang sudah ada masih tersimpan dalam kepala karyawan atau karyawan tersebut akan meninggalkan jabatannya.           

Final note, kapanpun Anda akan memulai inisiatif KM, usahakan agar organisasi tidak dalam kondisi di kuardan atas – kiri (Short time available, lots of time needed to transfer knowledge)

Any comments?