Salah satu perdebatan yang menarik dari KM adalah tentang penggunaan
sistem penghargaan atau reward system.
Sebagian praktisi KM berpendapat penghargaan wajib diberikan sebagai insentif
dan bukti komitmen manajemen. Mereka berpendapat bahwa insentif dan
penghargaan, adalah modal utama untuk mengundang anggota organisasi terlibat
lebih banyak dalam inisiatif KM. Sebaliknya, sebagian praktisi berpendapat
penghargaan dan insentif dapat menghancurkan inisiatif KM. Anggota organisasi akan
berlomba-lomba mengejar insentif yang ditawarkan sehingga kualitas sharing menurun. Kedua pandangan
tersebut tidak salah, hanya berbeda dari sisi aplikasi dan kondisi awal
organisasi.
Carla O’Dell, CEO APQC, menjelaskan ini dengan kalimat yang menarik. “If the process of sharing and transfer is
not inherently rewarding, celebrated, and supported by the culture, then
artificial reward won’t have much effect and can make people cynical”. Kata
kuncinya ialah budaya dan kondisi organisasi itu sendiri.
Penghargaan, khususnya yang dikaitkan dengan uang atau nilai barang,
memang akan membuat anggota organisasi membanding-bandingkan antara waktu yang
diberikan untuk melakukan aktivitas KM dengan nilai dari insentif tersebut. Efek
perbandingan ini akan lebih bermasalah bagi organisasi yang sudah terbiasa
untuk
sharing dan kolaborasi.
Aktivitas
sharing yang awalnya sudah
menjadi budaya, akan hancur jika insentif berbasis uang diterapkan. Penjelasan
lebih lanjut tentang bagaimana insentif uang dapat menghancurkan budaya
sharing dijelaskan di
artikel lainnya.
Efek yang sama mungkin terjadi sebaliknya pada organisasi yang belum
terbiasa dengan budaya kerjasama, departemenisasi, banyak silo-silo, kendala komunikasi, serta budaya senior junior. Bagi
organisasi seperti ini, penerapan sistem penghargaan dapat menjadi kunci
kesuksesan KM. Fakta ini yang saya temukan dalam beberapa survey kesiapan KM (KM Readiness Survey) yang dilakukan di
klien. Ketika budaya teamwork dan
kolaborasi belum terbangun, kebutuhan atas penghargaan menjadi sangat tinggi
dan menjadi faktor kritis apakah seseorang akan terlibat dalam inisiatif KM
atau tidak.
Fenomena ini terjadi karena ketika pertama kali diterapkan, anggota
organisasi belum menyadari pentingnya pengetahuan dan sharing bagi pekerjaannya sehingga harus ada timbal balik atas
sumberdaya yang digunakan. Berbeda dengan organisasi yang budaya kolaborasinya
sudah dewasa, anggotanya cenderung menganggap sharing sebagai kebutuhan dan
cara mencapai target lebih cepat. Contoh mudah untuk menggambarkannya adalah email. Mengapa pegawai selalu mengecek email di pagi hari? Apakah karena ada
imbalan untuk mengecek email? Tentu
tidak. Mereka mengecek email karena
melalui email, pekerjaan akan
diselesaikan dengan lebih cepat. Bahkan, beberapa organisasi menjadikan email sebagai kebutuhan utama. Saya
sendiri kini berada di industri dimana email
adalah media komunikasi utama dan paling efektif.
Pertanyaannya sekarang berubah. Penghargaan seperti apa yang dapat
memberikan dampak paling besar? Sama seperti tingkat kebutuhan manusia,
insentif yang dikembangkan sebaiknya dibuat dalam dua bentuk, yaitu
tangible (fisik) serta
intangible (non fisik). Sebagai syarat
dasar, tentu harus ada penghargaan yang bisa dilihat dan diperhitungkan. Tetapi
penggunaan penghargaan dalam bentuk fisik juga tidak boleh sembarangan. Jangan
sampai
efek perbandingan norma pasar membuat anggota organisasi menolak dan
tidak menghargai insentif tersebut.
Kata kunci yang menjembatani penghargaan
tangible dan
intangible
adalah
pengakuan (recognition). Terlepas dari insentif uang yang sudah diterima,
anggota organisasi ingin agar hasil pekerjaannya dilihat dan disadari oleh
orang lain. Entah itu oleh rekan kerja, atasan, manajemen atau bawahan. Tugas
Anda sebagai
KMers dan juga manajemen
adalah memastikan karya, inovasi, dan kerja keras mereka mendapatkan pengakuan
yang sesuai.
Kembali kepada syarat dasar penyusunan sistem penghargaan, budaya dan
keadaan organisasi sangat menentukan bentuk sistem penghargaan untuk KM yang
Anda bangun. Berikut beberapa point penting yang dapat membantu Anda ketika
menyusun sistem penghargaan:
- Penghargaan terhadap keahlian dan pengetahuan
melekat pada individu, bukan grup atau komunitas. Pastikan penghargaan yang
disusun mencantumkan nama masing-masing individu yang terlibat. Cantumkan nama
mereka secara khusus dalam dokumen, panduan, best practice atau hasil karya
yang dibuat
- Hargai waktu dan sumberdaya yang digunakan oleh
anggota organisasi dalam aktivitas KM. Berikan pengakuan dan perhatian atas
usaha yang sudah dilakukan. Jika anggota organisasi merasa harus menggunakan
waktu luang atau jam kerjanya untuk melakukan aktivitas KM dan manajemen tidak
menghargainya, maka mereka akan meninggalkan inisiatif KM Anda.
- Hati-hati dalam menggunakan insentif uang
sebagai penghargaan fisik. Jika akan memberikan insentif uang, gunakan dalam
bentuk yang lebih bermanfaat bagi perkembangan kariernya, seperti pencapaian
KPI, kesempatan mengikuti training,
pertimbangan kenaikan jenjang karier dan sebagainya. Tips yang juga bisa
digunakan ialah dengan memberikan benda yang tidak terlalu bernilai dari sisi
materi tetapi memberikan eksklusifitas bagi penerimanya seperti badge, status di jejaring sosial, atau
pengakuan formal
- Pastikan penghargaan diketahui oleh seluruh
organisasi. Buat kampanye dan pengumuman atas keberhasilan, best practice dan karya inovatif.
Maksimalisasi peranan senior management untuk memberikan efek kebanggaan dan
penerimaan oleh organisasi.
- Hargai seluruh pihak yang terlibat. Proses KM
selalu terjadi antara dua pihak atau lebih. Jangan lupakan mereka yang ikut
terlibat walau hanya sekedar menerima atau menggunakan pengetahuan. Jika salah
satu pihak merasa tidak dihargai, Anda akan kehilangan partisipasi anggota
organisasi dengan cepat.
- Gunakan Portofolio Motivasi sebagai bantuan.
Tidak semua orang memiliki motivasi yang sama. Pastikan apa yang dianggap
penting oleh anggota organisasi diakomodir dalam sistem penghargaan yang Anda
bangun.
- Sistem penghargaan yang jelas dan standar akan
membantu aktivitas KM menjadi budaya organisasi
KM seperti yang kita tahu, bukanlah inisiatif yang memberikan hasil
jangka pendek secara signifikan. Bagi bisnis yang sangat mengedepankan
persepektif jangka pendek, iming-iming meningkatkan kinerja dengan mengurangi
kesalahan, meningkatkan penciptaan inovasi dan sebagainya, adalah fakta yang
sulit diterima. Pada akhirnya, sistem penghargaan dan insentif hanya memberikan
anggota organisasi kepuasan dan pengakuan. Its
only goes that far. Sama seperti email,
KM akan berhasil jika terbukti membantu pekerjaan dan pencapaian bisnis.
Mengutip kalimat Carla O’Dell, If the
practice helps people do their work, they will share.