Kesulitan mengenalkan KM? Gunakan Storytelling!

Storytelling atau bercerita adalah metode yang hingga saat ini menurut saya sangat ampuh untuk mengenalkan KM dan aktivitas pendukungnya. Alasannya mudah. Semua orang suka cerita. Selain karena mudah dipahami, cerita juga mampu memberikan efek emosional kepada pendengarnya.

Melalui storytelling, Anda tidak “memaksa” pendengar mengikuti alur pikiran atau konsep. Tetapi mengajak mereka terlibat langsung membangun pemahaman terhadap ide dengan bahasa mereka sendiri. DengansStorytelling, Anda tidak menjelaskan tetapi menciptakan penerimaan. Anda menciptakan hubungan emosional.

Berikut contoh mudahnya. Statistika mengatakan bahwa persentase kecelakaan pesawat terbang jauh lebih rendah dibandingkan dengan kecelakaan mobil atau kendaraan lainnya. Setelah Anda mendengar data tersebut, seharusnya Anda merasa aman naik pesawat terbang karena data memberikan bukti yang akurat dan terpercaya. Tetapi kenyataan berbicara lain. Kita lebih khawatir berpergian dengan pesawat terbang daripada menggunakan mobil.

Mengapa ini terjadi? Jawabannya karena itulah cara kerja otak kita. Cerita tentang menakutkannya kecelakaan pesawat, teriakan dan frustasi penumpang ketika mesin terbakar memberikan pengalaman yang melekat. Otak kita mengingat pengalaman emosional lebih baik daripada angka. Maka ketika kita mendengar berita kecelakaan pesawat terbang, semua keyakinan terhadap keamanan pesawat, professionalitas krunya serta data-data menjadi tidak relevan. Kita mengingat emosi, bukan data.   

  

Kasus yang serupa juga terjadi pada sebagian besar usaha mengenalkan inisiatif KM ke organisasi. Anda menceritakan data, manfaat yang didapatkan, potensi pengembangan diri serta argument cerdas lainnya. Tetapi anggota organisasi tidak begitu tertarik untuk terlibat lebih di KM. Jangan dulu menyalahkan KM atau inisiatif yang tidak menarik. Mungkin kesalahannya ada di bagaimana Anda mengenalkan KM ke organisasi.

Ketika saya baru pertama kali terjun di bidang KM, metode presentasi dan mengenalkan KM yang dilakukan cenderung menggunakan konsep, istilah, langkah-langkah dan diagram yang rumit. Kejadian yang sering terjadi adalah peserta sosialisasi banyak terdiam dan tidak bereaksi ketika sesi pertanyaan dibuka. Walaupun tanpa klarifikasi, saya tahu bahwa mereka kebingungan dengan topik yang dibahas. Kelas yang hening tanpa suara dan diam tentram adalah kondisi yang menakutkan bagi presenter manapun. Hasilnya, keterlibatan dan feedback pun menurun karena pendengar sudah tidak tertarik lagi pada topik dan ide yang disampaikan.

Saya pun merubah metode. Slide presentasi dengan definisi, framework, diagram dan penjelasan rumit saya hilangkan. Sebagai gantinya saya menggunakan gambar atau quotes sebagai stimulus cerita. Saya tidak lagi menjelaskan mengapa KM penting tetapi lebih banyak bercerita pengalaman pribadi tentang manfaat KM. Perlahan, metode ini berhasil. Setidaknya untuk memberikan kesamaan pandangan dengan pendengar.

Terlepas dari manfaatnya, Storytelling bukan pekerjaan yang mudah. Anda harus lebih banyak mempersiapkan bahan dan meningkatkan kemampuan komunikasi. Berikut beberapa tips untuk mengenalkan KM ke organisasi dengan menggunakan Storytelling

Gunakan pengalaman

Kejadian yang Anda alami secara langsung selalu menarik dan meyakinkan. Melalui pengalaman, Anda memposisikan pendengar dalam keadaan yang serupa. Pendengar lebih memahami manfaat knowledge sharing ketika saya bercerita tentang kesuksesan project pertama karena diskusi dengan konsultan di tim project lainnya. Pengalaman memberikan kesempatan pendengar Anda untuk mendapatkan reaksi “Oh, saya juga pernah!”. Ketika reaksi tersebut muncul, secara tidak langsung otak pendengar akan sejalan dengan Anda. Ketika sinkronisasi ini terjadi, saat itulah ide Anda diterima.

Ketika menceritakan pengalaman, ada baiknya Anda memulai dengan kondisi “gagal”. Semua orang suka cerita tentang “pahlawan” dan kesuksesannya. Tetapi yang membuat cerita “pahlawan” selalu menarik adalah bagaimana mereka memulai dari bawah dan mengubahnya menjadi kesuksesan. Sisi lain dari kondisi “gagal” adalah memberikan keyakinan pada pendengar bahwa mereka pun bisa memulai dari kondisi yang serupa dan tetap berhasil.

Libatkan Emosi

Ketika bercerita, saya akan berusaha pendengar dapat membayangkan kondisi yang terjadi. Tujuannya adalah mereka ikut terlibat dalam cerita tersebut. Ketika bercerita tentang mengejar deadline project, maka saya ingin mereka juga dapat ikut membayangkan kepanikan yang dialami. Bagaimana pusingnya dimarahi oleh atasan, bingungnya mencari sumber, komplain dari petugas lapangan, hingga kondisi badan yang sudah kelelahan.

Kunci menciptakan keterlibatan emosi adalah antusiasme. Semangat dan passion Anda mengalir pada pendengar. Jadi jangan lupakan modal awal tersebut. Anda juga perlu memperhatikan intonasi suara, bahasa tubuh serta mimik wajah untuk memperkuat efek emosi.

Fokus pada Detail

Emosi hanya bisa terbangun jika pendengar dapat membayangkan kondisi Anda dengan jelas. Lengkapi cerita Anda dengan aspek detail yang mendukung proses imajinasi. Tips yang biasa saya gunakan adalah menggambarkan keadaan seperti cuaca (hujan, cerah, mendung), waktu (pagi, siang, malam), tempat (nama jalan, bentuk bangunan, jumlah lantai) atau kondisi psikologis (lelah, gembira, marah, panik).

Data dan angka juga dapat menjadi alternatif untuk teknik bercerita Anda. Pendengar umumnya akan lebih percaya jika Anda berbicara angka dalam detail seperti 97,6% daripada sekitar 90%. Tips lainnya adalah memastikan detail cukup proporsional untuk mendukung cerita Anda. Ingat, tujuannya adalah memberikan insight bukan curhat.

Bijaksana dalam Bercerita

Storytelling seperti dua mata pisau. Jika tidak hati-hati, Anda dapat kebablasan bercerita dan melupakan tujuan utama cerita itu sendiri. Untuk itu, gunakan cerita sebagai pemancing ketertarikan pendengar, sembari tetap mengaitkannya dengan tujuan utama Anda. John Medina, pengarang buku Brain Rules mengatakan bahwa otak manusia umumnya tertarik pada hal baru seperti cerita, maksimal 30 menit sejak kata pertama diucapkan. Setelah itu, perhatian akan berkurang dan hilang. Pastikan ketertarikan pendengar tetap terjaga dengan menceritakan insight atau makna dari cerita sebagai variasi. Dengan cara ini, Anda juga memastikan pendengar tetap mendapatkan tujuan atau ide yang ingin disampaikan.

Teknik lain yang disarankan oleh Stephan Denning dalam bukunya The Springboard adalah  meminta peserta untuk mengambil kesimpulan dari cerita. Salah satunya adalah ketika Denning meminta pendapat rekan kerjanya dari cerita seorang dokter di Zambia yang mendapatkan cara mengatasi malaria melalui internet. Melalui cerita tersebut Denning berhasil membuat rekannya sadar akan potensi sharing pengetahuan di organisasi mereka (World Bank).    

------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Sekarang, giliran Anda ikut terlibat dalam cerita ini. Tips mana yang menurut Anda paling penting? Seberapa efektif teknik bercerita dalam kesuksesan KM Anda? Apa pengalaman Anda dalam menggunakan teknik bercerita? Silahkan berikan pendapat Anda melalui kolom Comments dibawah dan  mohon sebarkan tulisan ini melalui jaringan Anda. 

Read More

SNA Quotes: Organizations chart and social networks

"People think organizations share knowledge according to organization charts. They don't. In the real world, knowledge get shared through social networks. It's passed from person to person within the groups of individuals the work with - regardless of where they sit on the official organization chart."

Denise Lee, Senior KM Consultant, PwC 

Read More

3 Kunci Sukses Memulai Community of Practice

Memulai selalu sulit. Setidaknya itu yang saya sadari dalam karier professional selama ini. Entah itu bertemu dengan klien baru, hari pertama di kantor baru, mengubah budaya, menuliskan ide atau sekedar datang di hari pertama setelah libur panjang. Memulai selalu menjadi tantangan.

Begitupun dengan komunitas. Sekumpulan individu yang terbiasa dengan rutinitas pekerjaan dan kesibukan pribadi tiba-tiba harus datang ke acara yang katanya dapat meningkatkan kinerja dengan sharing pengalaman. Tiba tiba Anda harus menceritakan pengalaman, berbicara di depan rekan kerja, mendengarkan orang lain bercerita serta terlibat diskusi.

Perasaan bingung, ragu, takut, dan tidak aman adalah wajar. Perasaan itu yang selalu menjadi hambatan memulai komunitas seperti Community of Practice. Sesi pertama Community of Practice (CoP) adalah kunci utamanya. Anda tidak bisa berharap sesi sesi CoP selanjutnya akan berhasil jika sesi pertama tidak memberikan impresi yang diharapkan.

Seperti apa sesi pertama seharusnya dimulai? Berikut beberapa tips untuk memulai sesi CoP pertama Anda

Memulai dengan Jelas

Ketika orang-orang berkumpul dan sesi CoP akan dimulai, pertanyaan yang pertama muncul adalah, mengapa kita berkumpul? Apa alasannya? Apa manfaatnya? Pertanyaan tersebut yang harus Anda jawab sebelum melangkah lebih jauh. Untuk itu, sesi Conduct Core Planning harus sudah dilaksanakan sebelumnya. Champion dan core member tahu tujuan dari CoP serta dapat menyampaikannya kepada anggota. Conduct core planning membantu Anda, champion dan core member menentukan 4 aspek utama, yaitu tujuan komunitas, pengetahuan yang akan menjadi fokus, aturan main serta kriteria kesuksesannya. Aspek-aspek tersebut akan memberikan gambaran yang jelas bagi anggota yang mungkin kebingungan di sesi pertama CoP

Buat suasana yang Nyaman

Sesi pertama CoP haruslah nyaman. Tujuan CoP ialah sebagai media transfer pengetahuan, bukan ajang meeting tambahan atau training mendadak. Hindari paksaan untuk mengundang anggota Anda. Sebaliknya, gunakan pendekatan personal. Buat mereka merasa CoP adalah komunitas selayaknya ajang ngobrol di waktu istirahat. Lakukan pekerjaan rumah Anda dengan bertanya tentang harapan dan pendapat calon anggota tentang bentuk komunitas yang nyaman.

Anda bisa membuat CoP yang santai, memulai sesi pertama dengan topik-topik yang ringan, atau menggunakan multimedia sebagai penarik minat. CoP adalah komunitas terbuka dimana kunci keberhasilan dari komunitas seperti ini adalah kepercayaan. Dan seperti yang kita tahu, kepercayaan selalu dimulai dengan kenyamanan.

Ciptakan Lingkungan yang Aman

Kunci ketiga keberhasilan CoP adalah aman. Pengetahuan dan pengalaman seperti rahasia. Anda hanya mau menceritakan rahasia di lingkungan yang aman dan dengan orang orang yang Anda percayai. CoP harus menjadi lingkungan yang aman bagi anggotanya. Hanya dengan rasa aman, tujuan CoP untuk meningkatkan pengetahuan dengan sharing dapat dicapai. Selalu mulai dengan penegasan bahwa CoP adalah sesi sharing dimana tidak ada penilaian terhadap kesalahan maupun ketidaktahuan. Berikan keyakinan pada anggota CoP bahwa pangkat dan jabatan tidak berlaku selama sesi berlangsung. Bos Anda mungkin berkuasa diluar, tetapi selama CoP berlangsung, tingkat pengetahuan lah yang lebih diperhatikan.

Rasa aman juga dapat didapatkan dari komitmen top management. Itulah mengapa peran Sponsor sangat penting. Sponsor bertugas memberikan jaminan bahwa CoP didukung oleh organisasi, baik dari sumberdaya waktu, tenaga maupun kontribusi lainnya. Beberapa klien saya menunjukkan dukungan top management dalam bentuk yang menarik. Mulai dari kompensasi penggunaan waktu kerja, konsumsi bagi peserta, keterlibatan langsung dalam sesi CoP, atau bahkan mengapresiasinya dalam bentuk penghargaan informal.

Final Note: Observe More

Kunci menciptakan CoP yang jelas, nyaman dan aman adalah melihat lebih seksama. Organisasi adalah kumpulan individu sosial yang pastinya menghasilkan interaksi sosial. Semua organisasi, terlepas dari kekakuan formalitas pekerjaan pastilah memiliki komunitas informalnya. Mulailah dari komunitas informal ini. Lihat, perhatikan dan amati bagaimana mereka berinteraksi. Bagaimana mereka berdiskusi, dimana, dan kapan diskusi dilakukan. Lebih penting lagi, lingkungan seperti apa yang terjadi ketika mereka berdiskusi. Lingkungan informal itulah bentuk ideal dari CoP Anda. Hanya dengan lingkungan yang jelas, nyaman, dan aman, CoP bisa sukses di sesi pertama dan terus bertahan hingga memberikan manfaat yang nyata. Ingat, tantangannya bukan hanya memulai tapi juga menjaga. Keeping them is the name of the game.

Read More