Pagi itu, ketika Anda bangun dari tidur, bagian punggung terasa sangat
sakit. Anda tidak salah tidur, juga tidak kurang tidur. Rasa sakit di punggung
tidak juga hilang bahkan setelah berhari-hari. Untuk berjaga-jaga, Anda pun
menemui dokter langganan. Apa kira-kira yang akan dilakukan oleh dokter Anda?
Apakah memberi obat? Memberi nasehat agar lebih sering olahraga? Atau malah
meminta Anda menanda tangani persetujuan untuk operasi?
Tentu tidak. Dokter akan melakukan diagnosa awal. Dokter akan bertanya
gejala yang terjadi, bagian yang sakit, mendengarkan bunyi detak jantung
melalui stetoskop dan melakukan rontgen jika diperlukan. Setelah memperoleh
informasi yang cukup, barulah dokter akan memberikan saran dan hipotesisnya.
Hal yang sama perlu dilakukan ketika Anda memulai aktivitas, inisiatif
atau kegiatan baru di organisasi. Anda perlu melihat dan melakukan diagnosa
awal ke organisasi agar solusi serta aktivitas yang dilakukan dapat tepat
sasaran. Begitupun dalam implementasi Knowledge Management (KM). Anda tidak
bisa menyusun strategi dan solusi untuk permasalahan bisnis menggunakan KM,
kecuali telah melakukan KM Assessment.
Kesalahan ini yang terkadang banyak dilakukan oleh praktisi maupun
konsultan di bidang KM. Strategi dibuat hanya mengacu ke penyelarasan dengan
strategi bisnis organisasi. Ketika organisasi sedang fokus pada Peningkatan
Kompetensi, maka KM langsung diarahkan ke aspek Learning and Development. Aktivitas yang dilakukan adalah melakukan
pemetaan pengetahuan penting (Knowledge
Mapping) di unit bisnis serta membentuk Community
of Practice sebagai media pembantu Knowledge
Sharing. Hasil diskusi di Community
of Practice diharapkan dapat menjadi Best
Practice yang dapat diakses melalui portal Learning di organisasi.
Salahkah strategi tersebut? Tidak, tetapi belum lengkap.
Dengan langsung memulai menerapkan strategi seperti diatas, ternyata
muncul masalah yang luput diidentifikasi. Belum ada kejelasan peranan (roles) penanggung jawab pengetahuan
penting atau biasa disebut Knowledge
Champion. Akibatnya Community of
Practice sukses berjalan. Tetapi topik diskusi tidak teratur, hasil diskusi
tidak ada yang melakukan validasi, dan akhirnya tidak dapat digunakan sebagai
materi untuk Best Practice di Portal Learning.
Bayangkan berapa banyak sumberdaya, waktu dan tenaga yang hilang karena
kelalaian mengidentifikasi peran Knowledge
Champion. Inilah yang terjadi ketika inisiatif KM dimulai tanpa assessment. Kalaui mengambil analogi
sakit pinggang dan dokter maka yang akan terjadi adalah tindakan operasi yang ditawarkan
oleh dokter tanpa melakukan diagnosa dan rontgen.
KM Assessment: Mengidentifikasi
What’s Working dan What’s Missing
Apa sebenarnya tujuan utama KM Assessment?
Mudah saja. Assessment bertujuan untuk menilai kondisi organisasi pada saat ini. Caranya dengan melihat
apa saja yang sudah dilakukan dan berjalan (What’s
Working), apa yang belum berjalan dan butuh perbaikan (What’s Missing), dimana hambatan dan kesenjangan terjadi (gaps) serta dimana kekuatan organisasi (strength).
Hasil akhir assessment
akan memberikan gambaran dan pemetaan bagi organisasi terkait langkah langkah
implementasi atau meningkatkan inisiatif KM. Assessment juga dapat digunakan untuk berbagai tujuan,
diantaranya sebagai masukan untuk strategi KM, bagian dari proses peningkatan
kinerja, perbandingan dengan industri sejenis (benchmarking), mengidentifikasi elemen yang belum berjalan (knowledge bottlenecks), serta acuan dalam
menyusun KM secara lengkap.
Pelaksanaan assessment
harus dilakukan secara terstruktur, terstandardisasi, serta dengan indikator
yang jelas. Tujuannya ialah agar proses identifikasi dapat dilakukan secara
lengkap serta jika memungkinkan, melakukan perbandingan dengan keadaan serupa
di organisasi lainnya (benchmarking).
Tujuan yang tidak kalah penting lainnya ialah untuk
memaksimalkan inisiatif dan aktivitas sharing yang mungkin tanpa disadari sudah
ada di organisasi. Saya yakin, organisasi manapun pasti sudah melakukan
aktivitas sharing dalam kegiatan sehari-harinya. Hanya saja, terkadang
aktivitas tersebut terpisah-pisah atau tidak dilakukan secara lengkap. Dengan KM Assessment, organisasi dapat
mengidentifikasi aktivitas yang dapat digunakan atau dibantu oleh KM agar dapat
memberikan manfaat yang lebih besar lagi.
Model dan Indikator
KM Assessment
Banyak model dan indikator yang digunakan untuk
melakukan assessment. Saya sendiri
memilih menggunakan 5 aspek utama yang diturunkan
dari konsep aliran pengetahuan Nonaka dan Takeuchi, yaitu SECI (Socialization Externalization Combination
Internalization). Sebagai tambahan, digunakan juga aspek pengendalian (Governance) yang dibutuhkan untuk
memastikan KM berjalan dengan konsisten dan memberikan manfaat berkelanjutan. Untuk
memperjelas, 5 aspek utama tersebut dijabarkan
menjadi 15 indikator acuan untuk menilai kondisi organisasi saat ini.
Berikut aspek dan indikator utama dalam KM Assessment:
·
Komunikasi (How tacit knowledge is communicated)
1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait knowledge sharing misalnya Champion dan Facilitator untuk Community
of Practice (CoP)
2. Proses (Process) yang digunakan untuk knowledge
sharing misalnya prosedur untuk memulai CoP dan Peer Assist
3. Teknologi (Technology) yang digunakan untuk knowledge sharing, misalnya Facebook style systems, Expert
directories
·
Dokumentasi (How knowledge is captured)
1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait
proses dokumentasi pengetahuan misalnya Knowledge
Owner dan Ghost Writer
2. Proses (Process) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya
After Action Review dan Retrospect untuk tiap project
3. Teknologi (Technology) yang digunakan untuk dokumentasi pengetahuan, misalnya
Wiki dan Blog
·
Strukturisasi dan Sintesis (How explicit knowledge is
structured)
1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait
pengelolaan dokumen pengetahuan, misalnya peran validator untuk hasil CoP dan dokumen
pengetahuan
2. Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan,
misalnya prosedur pelaksanaan validasi dan evaluasi hasil sharing
3. Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan dokumen pengetahuan,
misalnya kompilasi best practice, e-library
·
Akses (How explicit knowledge is accessed and reapplied)
1. Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Accountabilities) terkait pengelolaan
akses ke pengetahuan, misalnya KM Desk
Support
2. Proses (Process) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan,
misalnya Prosedur Penggunaan Dokumen Pengetahuan
3. Teknologi (Technology) yang digunakan dalam pengelolaan akses ke pengetahuan,
misalnya Integrated Portal, RSS Feed
·
Pengendalian (Governance)
1. Harapan dan
Standar pengelolaan KM (corporate
expectations for KM), misalnya KM
Statement, Guidelines Principles
2. Pengawasan dan Penilaian KM (Monitoring and Measurement), misalnya Performance Management, KPI
3. Dukungan yang diberikan oleh
organisasi (Organization’s Support)
misalnya KM Training, Top Management
Support
KM Assessment adalah aktivitas wajib yang
perlu Anda lakukan sebelum memulai implementasi KM. Assessment dapat dilakukan
dalam skala organisasi keseluruhan ataupun bagian yang lebih kecil lagi seperti
divisi atau department. Tulisan selanjutnya akan membahas bagaimana KM
Assessment dilakukan.
Lalu bagaimana
dengan Anda? Apakah menurut Anda metode dan model KM Assessment diatas cocok
bagi organisasi? Silahkan share pendapat Anda di sini
