5 Artikel Favorit 2013

Genap dua tahun sejak saya mulai menulis artikel tentang KM di blog ini. Selama jangka waktu tersebut sudah kurang lebih 50 artikel ditulis dengan rata-rata 2 artikel per bulannya. Terlepas dari itu semua, akhir tahun adalah saat yang tepat untuk melakukan refleksi. Saya sendiri selalu melakukan review dan evaluasi setidaknya setahun dua kali. Pada saat ulang tahun dan ketika akhir tahun. Begitupun dengan blog ini. Sebagai bagian dari refleksi akhir tahun, berikut ini beberapa tulisan favorit yang paling banyak di akses oleh pembaca blog ini. Sebagian merupakan tulisan pilihan yang layak dibaca kembali.

1. Knowledge Management dan Strategi Bisnis

Classic never get too old. Begitupun dengan artikel ini. Walaupun topiknya sudah sering dibahas, tetapi banyak insight menarik tentang bagaimana KM seharusnya berjalan. KM should help the business, if not, then forget it. Artikel ini menunjukkan alasannya. Artikel ini juga direvisi oleh rekan saya, Sapta Putra Yadi serta diterbitkan di PortalHR.com 

2. 7 Tips Sukses Implementasi KM 

Banyak organisasi yang sukses menerapkan KM tetapi jauh lebih banyak yang gagal. Ada beberapa aspek kritis yang menentukan kesuksesan KM justru terlewatkan oleh organisasi. Jika Anda mencari insight yang aplikatif untuk KM, maka artikel ini sangat tepat. Tulisan ini terinspirasi dari Nick Milton, salah seorang rekan dan praktisi KM favorit saya. 

3. Value Proposition: Menyusun Fokus Inisiatif KM

Salah satu kesalahan klasik dalam implementasi KM ialah fokus yang melebar. Tidak ada kejelasan manfaat yang akan diberikan atau malah terlalu banyak yang diharapkan. Hasilnya sama saja. KM tidak akan berdampak banyak pada bisnis. Tulisan ini membantu Anda menemukan fokus KM dan bagaimana mengintegrasikannya dengan bisnis

4. Kesulitan mengenalkan KM? Gunakan Storytelling!

Teknik storytelling sudah lama dikenal, tetapi belum banyak yang menyadari potensi sebenarnya. Melalui bercerita, Anda dapat mengenalkan sekaligus mendapatkan dukungan dari target implementasi KM. Dua hal tersebut dapat didapatkan tanpa memaksa audiens menelan mentah-mentah konsep yang ditawarkan. Sebaliknya, storytelling mengajak audiens menyadari bahwa KM memang mereka butuhkan. Artikel ini akan memberikan Anda tips dan insight bagaimana menggunakan cerita sebagai metode campaign KM. 

5. KM Assessment: Memulai Implementasi dengan Diagnosa

Dokter tidak mungkin meminta Anda dioperasi tanpa melakukan serangkaian tes dan diagnosa. Begitupun dengan Anda yang akan menerapkan KM. Tidak mungkin memulai tanpa mengetahui masalah yang ada. Artikel ini akan memberikan panduan tentang bagaimana melakukan Assessment serta indikator yang sebaiknya digunakan. Tulisan ini ditulis ulang dan telah diterbitkan di PortalHR.com

Read More

6 Blog KM Aplikatif dan Mudah Dipahami

Sejak mulai menulis tentang KM dua tahun lalu, saya mendapatkan banyak pencerahan. Melalui tulisan dan artikel, kemampuan consulting dan facilitating saya meningkat pesat. Ketika mulai menulis blog ini, saya hanya mengandalkan pengalaman dan hasil diskusi dengan rekan atau klien. Sesekali, beberapa buku KM juga menjadi sumber inspirasi

Semakin lama, diskusi dan buku saja menjadi tidak cukup. Saya butuh ide dan insight baru tentang KM. Saat itulah saya mulai banyak mencari sumber lain. Ketika pertama kali mencari di Google, saya cukup kesulitan. Tidak ada banyak sumber yang sesuai dengan visi blog ini, KM yang lebih manusiawi. Sebagian besar bahan tentang KM adalah hasil penelitian atau artikel dengan bahasa yang berat. Sebagian lainnya hanya berupa teori yang belum teruji aplikasinya. Kalau saya saja yang sehari-hari bekerja dengan KM sudah kesulitan, bagaimana dengan orang lain yang baru memulai KM?

Untungnya, dalam perjalanan mencari “pencerahan”, saya menemukan beberapa blog, forum dan sumber yang dibutuhkan. Sayangnya, tidak ada blog atau sumber yang berbahasa Indonesia. Ada beberapa hasil dari Google, tapi isinya lagi-lagi tidak cukup mudah dan aplikatif. Jikapun ada, tidak pernah di update. Sebagian besar merupakan blog hasil tugas di kuliah yang tujuannya untuk meningkatkan rating institusi tersebut (saya tahu karena ini juga yang dilakukan oleh dosen S2 di almamater). 

Berikut ini beberapa sumber online yang saya rekomendasikan untuk praktisi KM maupun mereka yang sekedar tertarik dengan “binatang” bernama Knowledge Management:

Gurteen Knowledge Management Community

Ini adalah salah satu sumber utama saya ketika bertanya dan mendapatkan insight tentang KM. Sejak awal, David Gurteen sudah lebih dulu terkenal dengan Knowledge Café nya. Melalui websitenya, Gurteen menjadi pioneer sebagai portal KM bagi KMers di seluruh dunia. Tetapi, yang membuat nya menarik ialah Gurteen Knowledge Management Community yang dibuat di LinkedIn. Hampir seluruh pakar KM dunia secara konsisten terlibat diskusi di forum ini. FYI, Anda harus menjadi member LinkedIn jika ingin terlibat diskusi di sini.

Link Forum: http://www.linkedin.com/groups/Gurteen-Knowledge-Management-Community-1539

Link Website: http://gurteen.com/

Nick Milton

Jika Anda ingin mencari blog yang paling banyak membahas tentang aplikasi KM, maka blog ini adalah rekomendasi pertama saya. Tulisan dan artikel miliknya sangat lengkap, aplikatif, dan paling penting, selalu di update hampir setiap hari. Terlepas dari Nick adalah rekan saya di Knoco Ltd., track recordnya di dunia KM sangat meyakinkan. Nick adalah salah satu individu yang mensukseskan BP sebagai perusahaan dengan budaya KM yang sangat kuat. Blog ini bahkan menjadi acuan saya ketika masih menjadi konsultan KM di perusahaan lama.

Link Blog: http://www.nickmilton.com/

Anecdote

Blog ini menjadi menarik karena fokus mereka. Story telling. Seperti kita tahu, teknik story telling sudah menjadi teknik favorit untuk melakukan sosialisasi dan campaign KM. Blog ini menyajikan insight dan teknik-teknik menarik tentang story telling dan aplikasi praktisnya. Walaupun berfokus pada KM, tetapi materi story telling yang disajikan sangat beragam dari leadership hingga personal development. 

Link Blog: http://www.anecdote.com/blog/

Chris Collison

Nama Chris sudah sangat terkenal di dunia KM. Buku Learning to Fly karangannya, menjadi acuan implementasi KM di banyak perusahaan. Aktif sebagai konsultan KM, Chris secara aktif menulis pengalaman dan wisdom nya melalui blog dan forum. Tulisan Chris menjadi favorit seperti bukunya, sederhana namun aplikatif. FYI, Chris juga anggota KM team bersama Nick di BP.

Link Blog: http://chriscollison.wordpress.com/

Roan Yong

Blog ini dikelola oleh Roan Yong, praktisi KM dari Singapura yang juga bekerja di salah satu public sector. Blog miliknya cukup beragam, tidak selalu tentang KM tetapi juga membahas social collaboration dan innovation. Satu yang menarik dari Roan Yong ialah free e-book miliknya yang membahas Social Collaboration dengan sangat mudah dan aplikatif.

Link Blog: http://roanyong.com/

Nancy Dixon

Conversation Matters. Tag line tersebut menjadi inti dari blog ini. Nancy fokus pada metode paling sederhana (dan paling aplikatif) dalam KM, yaitu percakapan. Walaupun blog miliknya sangat sederhana, tetapi tidak artikelnya. Selain selalu bercerita tentang teknik conversation, tulisannya juga menyajikan teknik implementasi dan insight menarik .

Link Blog: http://www.nancydixonblog.com/

Read More

KM: What Is and What Is Not

“Kami sudah melakukan KM selama 2 tahun terakhir ini.” 

Kalimat itu yang pertama kali muncul ketika saya memulai diskusi dengan salah satu klien di bidang Food and Beverages. Pembukaan yang cukup mengejutkan. Jika mereka memang sudah melakukan KM, kenapa saya dan tim diundang sharing siang itu? FYI, klien ini meminta kami membantu mereka untuk mereview inisiatif KM yang sudah berjalan dan memberikan solusi bagaimana KM bisa sesuai dengan model bisnis baru mereka. Pertanyaan dalam hati saya kemudian terjawab dengan kalimat selanjutnya.

“Kami sudah punya portal dan repository untuk menaruh file-file penting dan pengumuman. Kami juga membuat internal chat sehingga karyawan bisa diskusi kapan saja. Ada juga e-learning yang dipakai untuk internal training and certification. Kami juga langganan jurnal dan artikel berbayar. Intinya, kami sudah berinvestasi cukup banyak dalam membangun sistem untuk KM dan sekarang sedang mengembangkan beberapa fitur baru.”

Saya dan tim menunggu lebih lama untuk mendengarkan penjelasan lainnya. Tapi penjelasan tidak berlanjut. Dari serangkaian pertanyaan lainnya, saya dan tim mengambil kesimpulan. Klien memang sudah melakukan KM tetapi bukan KM dalam bentuk lengkap. Kalau boleh lebih ekstrim, itu bukan KM. Tapi document management. 

Kesalahan Umum dalam KM

Terlepas dari tren KM yang beberapa tahun terakhir melanda Indonesia, banyak organisasi yang seringkali salah mendefinisikan KM. Ketika sudah ada IT system, e-learning, training KM, Community of Practice atau document management, maka organisasi menganggap sudah memiliki KM.

Ini jelas salah.

KM jauh lebih besar dari sekedar investasi IT system, melakukan training, membuat e-learning, atau menuliskan laporan project. Melihat KM dengan perspektif tersebut, sama seperti orang buta berdebat tentang bentuk gajah. Semua benar tapi tidak lengkap.

Berikut beberapa kesalahan yang umum terjadi dalam menggambarkan apa itu KM dan apa yang bukan:

KM tidak sama dengan training – Walaupun training merupakan salah satu bentuk transfer pengetahuan paling efektif, bukan berarti memberikan training, sudah dianggap melakukan KM. Training juga memiliki kelemahan paling krusial, tidak dapat dilakukan sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari. Hanya dengan menggabungkan KM dengan proses bisnis, pengetahuan dapat memberikan manfaat terbaiknya, peningkatan kinerja.

KM lebih dari studi kasus dan best practice – Salah satu deliverables dari KM ialah studi kasus dan best practice. Tetapi, bukan berarti sekumpulan best practice adalah KM. Alasan mengapa best practice saja tidak cukup ialah karena dokumen tersebut dihasilkan oleh banyak orang. Artinya, dokumen tersebut belum terstandardisasi dan paling penting, belum tervalidasi. Untuk memastikan hasil akhir yang dapat digunakan oleh seluruh organisasi, studi kasus dan best practice perlu disintesis menjadi semacam panduan. Di Knoco, kami menyebutnya sebagai Knowledge Assets

KM lebih dari Manajemen Dokumen – Seperti yang sudah diceritakan sebelumnya, banyak praktisi KM (KMers) yang salah mengartikan KM sebagai manajemen dokumen. Perbedaan utama antara keduanya adalah dari perspektif melihat pengetahuan. Dalam manajemen dokumen, pengetahuan didefinisikan sebagai bentuk fisik yang bisa disimpan, ditaruh dan dipindahkan seperti barang. Pada kenyataannya, pengetahuan yang sebenarnya ada di kepala manusia. Hanya sebagian kecil dari pengetahuan yang kita miliki dapat dituangkan dalam bentuk fisik seperti buku, artikel, dokumen atau sejenisnya. 

Knowledge Management berfokus pada manusia dan pengetahuan yang mereka miliki. Artinya, KM yang benar bukan memastikan karyawan mengelola dokumen mereka. Tetapi fokus agar karyawan di seluruh organisasi bisa bertukar pengalaman mereka dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk bekerja lebih baik lagi.

Bagaimana menurut Anda? Apakah pengalaman dan kesalahpahaman tentang KM seperti ini pernah Anda temui di organisasi? Atau ada kesalahpahaman lain yang pernah Anda temukan? Silahkan sharing pengalaman di form comments dibawah ini. Happy sharing :)

Read More

7 Tips Sukses Implementasi Knowledge Management (KM)

Banyak sekali referensi tentang bagaimana implementasi KM dilakukan dan tips-tips untuk mensukseskannya. Akan tetapi, praktisi KM (KMers) tetap saja kesulitan untuk memulai dan mensukseskan inisiatif KM di organisasi mereka. Untuk membantu Anda, berikut ini 7 tips penting bagi keberhasilan KM Anda.

1. KM harus berdampak pada bisnis – Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu saya katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan.

Salah satu survey tentang KM mengatakan, “Aplikasi KM yang paling sukses dilakukan adalah ketika KM diaplikasikan ketika bisnis dalam keadaan “hidup atau mati”. Dalam keadaan tertekan tersebut, bisnis memerlukan terobosan agar tetap bertahan. Selaras dengan hal ini, Tom Davenport mengatakan bahwa hubungan yang jelas antara kinerja dengan aktivitas KM adalah kunci utama kesuksesan inisiatif KM. Mars adalah salah satu yang sukses mengubah keadaan hidup atau mati menjadi kesuksesan dengan menyelesaikan dua isu bisnis terbesar per tahun dengan menggunakan KM.

Cara yang paling sederhana untuk menghubungkan bisnis dengan KM adalah dengan menjawab dua pertanyaan berikut: (1) tujuan bisnis apa yang ingin dicapai? serta (2) bagaimana memaksimalkan pengetahuan organisasi untuk mencapai tujuan bisnis tersebut?

2. KM harus diaplikasikan secara lengkap – KM, sama seperti inisiatif bisnis lainnya, harus diimplementasikan secara lengkap dan terstruktur. Kerangka pikir atau framework adalah keharusan. Dalam bentuk yang paling sederhana, framework KM terdiri dari keterlibatan karyawan dalam bentuk peranan (roles) yang jelas (people); prosedur, tools dan proses yang mudah digunakan (process); serta teknologi yang mempercepat interaksi (technology). Ketiga aspek tersebut diperkuat dengan pengendalian (governance) yang terintegrasi dengan bisnis.

Kesalahan yang paling sering terjadi ialah organisasi merasa telah menjalankan KM padahal baru memiliki satu aspek saja. Teknologi misalnya. Ketika portal sudah ada, internal chat tersedia atau repository dapat diakses, maka KM dianggap sudah sukses. Teknologi bisa membantu KM tapi tidak akan mengalirkan pengetahuan yang ada di organisasi. KM hanya memberikan manfaat jika seluruh komponen framework (People, Process, Technology, Governance) sudah tersedia dan berjalan.

3. KM harus bersifat Pull and Push – Konsep Pull and Push sangat sederhana. Pull berfokus untuk menciptakan kebutuhan dengan cara menciptakan lingkungan yang mendukung sedangkan Push bertujuan untuk memenuhi kebutuhan yang muncul dari efek Pull. Singkatnya, Pull menciptakan demand dan Push menyediakan supply.

Banyak organisasi yang terlalu fokus pada Push dan melupakan Pull. Tools, guideline, IT system, repository atau prosedur adalah beberapa bentuk Push. Organisasi terkadang lupa bahwa Pull (contohnya awareness, kemudahan akses, search engine atau dukungan dari management) yang menciptakan demand. Memberikan terlalu banyak Push, sama saja memberikan makanan bintang lima ke orang yang baru saja makan 3 porsi besar nasi. Seenak apapun makanan bintang lima tersebut, pasti akan ditolak karena kekenyangan.

  

Ketika memulai inisiatif KM, aktivitas Pull harus lebih mendominasi. Dengan membuat demand maka anda telah memulai pasar baru bernama Knowledge Management. Setelah aktivitas berjalan dan kebutuhan meningkat, ubah fokus pada Push agar aktivitas KM terus berkembang.

4. KM adalah Perubahan Menyeluruh – Mengimplementasikan KM berarti Anda siap berkomitmen untuk melakukan review pada organisasi, melakukan make over serta merubah pola pikir. Jangan pernah berpikir Anda akan sukses menjalankan KM hanya dengan install IT system baru atau mencoba-coba Community of Practice (CoP). Anda tidak akan mendapatkan apa-apa dari KM jika melakukannya dengan setengah hati.

Untuk mengimplementasikan KM secara menyeluruh, Anda membutuhkan manajemen perubahan (change management). Artinya, KM tidak bisa dibuat sekaligus. Ada tahap demi tahap yang harus dilalui serta mekanisme untuk mengukur perubahan yang memastikan tiap tahap telah tercapai. Change management dalam KM juga berarti harus ada Pilot Project serta tim khusus yang fokus mengawal proses perubahan tersebut

5. KM harus menyatu dengan bisnis – Jika KM tidak menyatu (embedded) dengan bisnis, maka Anda beresiko kembali ke keadaan sebelum KM diimplementasikan. Artinya, semua usaha yang sudah dikeluarkan akan sia-sia. Keadaan ini banyak sekali ditemukan dari organisasi yang menerapkan KM. Anda tidak bisa hanya mengharapkan tim KM dalam menjalankan aktivitas KM. Tim KM hanya bertugas untuk memastikan KM selaras dengan framework yang telah ditentukan serta memberikan support jika diperlukan. Agar tidak sia-sia, aktivitas KM harus dilakukan secara konsisten oleh divisi bisnis.

Tips pertama untuk menyatukan KM dengan bisnis ialah dengan memasukkan aktivitas KM dalam proses bisnis. BP menyatukan KM dalam bisnis dengan mewajibkan semua project dimulai dengan Peer Assist, melakukan After Action Review selama project berjalan serta membuat lesson learned dengan Retrospect.  Tips kedua ialah dengan menyusun tugas dan tanggung jawab yang jelas. Shell membuat job description, objectives dan deliverables yang terukur untuk jabatan Knowledge Manager dan Subject Matter Experts. Masing-masing jabatan tersebut juga di review secara normal, yaitu sebagai bagian dari proses appraisal. Tips ketiga ialah memberikan penghargaan (reward) bagi yang melaksanakan dan sangsi (punishment) bagi yang tidak melaksanakan. Buckman Labs, perusahaan yang menginspirasi MAKE Awards, menerapkan reward and punishment secara konsisten. Melissie Rumizen, CKO di Buckman Labs dan salah satu KM Guru, pernah berkata. “Kami memberikan penghargaan bagi KM. Jika Anda melaksanakan KM, kami memberikan penghargaan dengan memberikan anda kesempatan bekerja disini”.

    

6. KM tidak hanya butuh dukungan top management, tetapi juga harapan yang jelas – Pada umumnya, karyawan mampu mengerjakan pekerjaannya. Sayangnya, terkadang pekerjaan yang diberikan tidak memiliki harapan yang jelas. Pekerjaan seringkali tidak memiliki hasil akhir yang pasti, selalu berubah ubah dan tidak konsisten. Ketika karyawan merasa telah melakukan pekerjaan yang diminta, ternyata harapan dari atasan atau klien berbeda. Perbedaan tersebut yang membuat karyawan seakan akan tidak kompeten untuk pekerjaan tersebut.

Hal yang sama terjadi dengan KM. Bentuk KM seringkali tidak jelas dan tidak terbayangkan oleh karyawan. Mereka diharapkan melakukan KM sebagai bagian dari pekerjaan, tetapi tidak ada indikator yang menyatakan bahwa KM telah terlaksana. Sharing misalnya. Praktisi KM selalu mengatakan pentingnya sharing untuk peningkatan kinerja. Akan tetapi, karyawan jarang diberikan pemahaman bagaimana kinerja dapat terbantu dengan sharing dan seberapa banyak sharing harus dilakukan sebelum berdampak pada kinerja. Pada kasus lain, harapan terhadap KM dari top management kerap berubah. Apakah ketika karyawan telah mengikuti sesi CoP dan melakukan AAR telah dianggap sebagai aktivitas KM? Jika iya, seberapa banyak, bagaimana caranya, apa sangsi jika tidak melaksanakan, apa penghargaan yang didapatkan?

Harapan dapat tertulis maupun tidak tertulis. Harapan terhadap KM seringkali tidak tertulis dan tidak berdampak pada penilaian terhadap karyawan tersebut. Jika tidak ada harapan yang jelas dari manajemen serta karyawan tidak mendapatkan dampak dari KM terhadap pekerjaan sehari harinya, pertanyaannya ialah mengapa KM harus menjadi prioritas oleh karyawan? Harapan terhadap KM harus jelas dan tertulis. Bentuk harapan diantaranya ialah indikator pelaksanaan, hasil akhir dari proses (deliverables), standar minimum pelaksanaan, review pencapaian, sangsi serta penghargaan.   

7. KM harus digunakan pada pengambilan keputusan penting – Pada akhirnya, KM merupakan tools untuk memastikan perusahaan mengambil keputusan pada saat yang tepat dan menggunakan pengetahuan yang dibutuhkan. Dengan keputusan yang tepat, bisnis akan memberikan manfaat yang diharapkan. Pengambil keputusan bisa saja seorang operator lapangan, front line officer, QC supervisor, HSE Manager, atau Direktur Bisnis. Terlepas apapun jabatannya, KM akan sangat berguna bagi seluruh lapisan organisasi. Tetapi keterlibatan senior management akan memberikan hasil yang berbeda. Mereka mampu memberikan perubahan dan dampak yang besar terhadap bisnis. Ketika KM sudah menjadi acuan penting dalam pengambilan keputusan, maka titik itulah KM sebuah organisasi mencapai puncak kesuksesannya.

Bagaimana menurut Anda? Apakah organisasi tempat Anda sudah melakukan tips-tips diatas? Atau Anda memiliki tips atau pengalaman lain yang ingin dibagikan? Silahkan share pendapat Anda di form comment dibawah ini. Jangan lupa share juga artikel ini ke rekan atau kenalan Anda. Happy sharing :)

Read More

KM Quotes 5: KM and Direct Benefits

"Unless people are able to see and experience the direct benefits of KM, no amount of incentives, rewards or recognitions are likely to elicit sustained enthusiasm, participation and involvement".

Kris Gopalakrishnan, ex COO and Deputy Managing Director, Infosys (currently Co-Chairman)

Read More