Berbicara tentang budaya perusahaan, tidak akan pernah habis
ataupun terselesaikan. Selalu saja ada ruang untuk diskusi ataupun aplikasi
yang selalu berkembang. Wajar saja, tiap perusahaan pasti memiliki karakter
sendiri, entah itu kebiasaan karyawan, fokus organisasi, bentuk bisnis, ataupun
kesadaran manajemen. Terlepas dari beragam pendapat maupun teori tentang budaya
perusahaan, semua bisnis setuju bahwa budaya bekerja yang baik sangat
dibutuhkan agar bisnis tetap langgeng.
Bagi KM, budaya merupakan aspek penting untuk mendukung
proses transfer pengetahuan dan proses belajar. Budaya sharing misalnya
merupakan modal awal untuk memulai
Community
of Practice (CoP). Dengan mengetahui bagaimana
budaya perusahaan dalam belajar dan
transfer pengetahuan, praktisi KM dapat mengembangkan strategi yang
sesuai dan mudah diterima oleh anggota organisasi.
Apa sebenarnya definisi dari budaya? Dalam konteks organisasi,
budaya adalah kebiasaan yang berkembang dan menjadi ciri khas atau trademark dari organisasi tersebut. Trademark yang dimaksud bukan slogan
atau jargon yang tertulis dan diucapkan setiap pagi, tetapi terlihat dan
terjadi baik secara sadar maupun tidak sadar. Artinya, budaya adalah kebiasaan yang
dilakukan oleh sebagian besar individu di organisasi tersebut.
Budaya tepat waktu misalnya. Organisasi dikatakan memiliki
budaya tepat waktu jika tiap individu atau sebagian besar individu selalu tepat
waktu. Jika hanya sebagian kecil individu yang tepat waktu maka, sesungguhnya
tidak ada budaya tepat waktu di organisasi tersebut. Sebaliknya, jika individu
di organisasi selalu terlambat masuk kerja, budaya yang tepat adalah budaya
terlambat. Tentu karena budaya adalah trademark
bisnis, kita tidak ingin dikenal karena budaya negatif seperti terlambat atau bekerja
asal-asalan. Muncullah pertanyaan inti dari artikel ini, bagaimana mengubah
budaya yang terlanjur berkembang?
Budaya adalah kebiasaan individu-individu di organisasi. As simple as that. Mengubah budaya
adalah mengubah kebiasaan individu. Permasalahannya, tidak semua orang ingin mengubah
kebiasaan mereka. Memaksakan kebiasaan baru juga bukan pendekatan yang selalu disarankan.
Banyak organisasi yang memaksa karyawannya mengubah kebiasaan lama dan gagal
dalam implementasinya. Banyak penyebabnya, tetapi yang selalu muncul adalah
karena individu sudah terlalu nyaman dengan keadaan saat ini.
Jika mengambil istilah
Nick Milton, budaya dan kebiasaan
seperti pasir hisap. Budaya yang sudah terbangun sangat melekat dan mampu
memperbaiki diri sendiri. Budaya dapat berubah dan bertahan dari perubahan sama
seperti pasir hisap yang akan menelan Anda hidup-hidup. Semakin Anda mengenalkan konsep dan aktivitas untuk membentuk budaya baru, semakin cepat terbenam oleh
penolakan individu. Anda tidak bisa keluar dari pasir hisap dengan usaha
setengah-setengah atau bergerak sembarangan. Itu hanya membuat Anda semakin
cepat tenggelam. Begitupun dengan mengubah budaya organisasi. Anda perlu
menyusun strategi, bergerak dengan fokus yang jelas serta melakukannya dengan
disiplin.
Berikut beberapa langkah yang dapat dijadikan panduan dalam mengenalkan
kebiasaan baru tanpa tenggelam dalam budaya itu sendiri
Mulailah dengan Kesadaran
Kebiasaan tidak akan bisa dipaksakan. Semua
bermula dari kesadaran individu untuk menjalankannya. Cara terbaik untuk
memunculkan kesadaran tersebut adalah memastikan kebiasaan yang baru dapat
membantu pekerjaan dan pencapaian individu, bukan sekedar menambah pekerjaan.
Gunakan data dan angka tentang sejauh mana kebiasaan baru tersebut
membantu individu dan organisasi, misalnya penjualan meningkat 17% hasil dari
kebiasaan mengirimkan
Minutes of Meeting
setelah pertemuan dengan klien. Atau penyelesaian project meningkat 10% karena
kebiasaan diskusi melalui
Community of Practice (CoP). Proses menyusun data, membuat contoh dan manfaat dari
kebiasaan baru mungkin cukup melelahkan. Tapi proses tersebut adalah investasi terbesar
Anda.
Laksanakan Pilot Project
Organisasi memiliki berbagai macam karakter individu. Itulah
yang membuatnya menarik. Ada individu yang selalu terbuka pada perubahan dan
mendukung inisiatif baru atau mereka yang terang-terangan menolak terlibat.
Tapi fakta menyatakan bahwa sebagian populasi di organisasi adalah para pengikut
(leecher), mereka yang berada di
tengah-tengah. Tidak menolak tapi juga masih ragu untuk terlibat.
Sasaran pertama dari pengenalan kebiasaan baru adalah mereka
yang mendukung dan terbuka pada perubahan. Mulailah dengan mengidentifikasi
unit kerja yang memiliki performa terbaik. Mereka yang sukses adalah yang
terbuka dan cepat beradaptasi dengan perubahan. Unit kerja yang sukses juga
memudahkan Anda untuk menjustifikasi manfaat dari kebiasaan baru tersebut. Pilot project juga memungkinkan Anda
mengevaluasi dan memperbaiki pendekatan mengenalkan kebiasaan baru sebelum beranjak
ke target selanjutnya, leecher serta wait and see people.
Kampanyekan kesuksesan
dan manfaat
Tidak ada gunanya keberhasilan jika tidak didukung oleh
publisitas yang sesuai. Bahkan, kesuksesan yang biasa-biasa saja akan menjadi
besar jika Anda mampu menyajikan dengan menarik. Pastikan keberhasilan
implementasi dan manfaat dari kebiasaan baru diketahui oleh seluruh perusahaan.
Gunakan berbagai macam media yang tersedia seperti email blast, majalah perusahaan serta sosialisasi langsung.
Cara lain yang terbukti efektif adalah menggunakan pengaruh Senior Management. Mintalah secara
khusus kepada Direksi untuk menyebarkan keberhasilan kebiasaan baru tersebut
ketika mereka berbicara di forum-forum. Gunakan nama dan data yang jelas. Hal
ini akan memberikan penghargaan bagi individu atau tim yang terlibat. Selain
itu, pastikan kebiasaan tersebut benar-benar bermanfaat bagi individu karena “barang
buruk” tidak akan pernah lama bertahan di pasar. Sehebat apapun cara
menjualnya.
Berikan penghargaan
yang ekslusif
Pengakuan adalah salah satu mengapa kita bekerja dan meniti
karier. Ada kebanggaan ketika jerih payah dan kerja keras diapresiasi oleh
manajemen. Begitupun dengan kebiasaan baru. Mereka yang lebih dahulu
menjalankan kebiasaan tersebut berhak atas penghargaan ekslusif dari manajemen.
Dalam memberikan penghargaan, hindari penggunaan insentif berbasis uang dan
materi sebagai hadiah utama. Dalam jangka panjang,
insentif uang akan
menurunkan minat anggota organisasi karena kebiasaan akan diidentikkan dengan
uang yang lebih banyak. Ketika uang hilang, maka hilang juga kebiasaan baru
tersebut.
Lanjutkan perubahan
Hal yang jauh lebih penting ialah memastikan kebiasaan
tersebut dilakukan oleh sebagian besar anggota
organisasi. Numbers do matters.
Kebiasaan hanya akan jadi budaya jika dilakukan oleh banyak orang. Tanpa ada
orang-orang yang ikut terlibat dan menjalankan kebiasaan baru Anda, kampanye
dan slogan sebanyak apapun hanya menghamburkan budget perusahaan.
Setelah sukses dengan pilot
project, tahap selanjutnya adalah memperluas ruang lingkup. Anda bisa
memilih melanjutkan dengan pilot project
lainnya atau mulai melakukan penerapan ke seluruh organisasi. Apapun
pilihannya, pastikan sumber daya yang dimiliki cukup untuk keluar dari “pasir
hisap” kebiasaan yang lama.
Final note: Lakukan dengan Konsisten
Merubah budaya adalah perang panjang yang membutuhkan banyak
sumberdaya. Anda akan berhadapan dengan para penantang yang menolak
terang-terangan atau para pengikut yang cari aman. Tapi semua kerja keras
tersebut ada harganya. Pada akhirnya, kebiasaan baru tersebut akan berubah
menjadi brand baru bisnis Anda. Trademark positif yang menjadi modal
untuk terus berkembang.