Apa yang kita tahu tentang Knowledge Management ?

Binatang apa knowledge management itu? Satu hal yang pasti. KM menarik, menyenangkan, berbagi dan paling penting, memberikan nilai tambah.

Apa yang paling penting di organisasi?

Jika kita terlibat di organisasi, apa aset yang paling penting? Fasilitas, komputer, meja atau orang-orang yang berkompetensi di bidangnya? Temukan jawabannya disini

Apakah yang diatas selalu paling hebat?

Dalam organisasi formal yang terdapat atasan, rekan, dan bawahan, terkadang ada beberapa orang yang lebih banyak disukai dan dicari dibandingkan orang lain. Anehnya, orang itu tidak selalu atasan. Terkadang, dia hanya orang biasa. Network Analysis membantu kita mengidentifikasi mereka

Butuh referensi tentang Knowledge Management?

"Ilmu itu hanya milik Tuhan", kata seorang bijak. Jadi, kenapa harus menyimpannya untuk diri sendiri ? Lets share !

About Me

Ok, this section is not important. Tapi jika anda punya semangat dan ketertarikan yang besar dibidang KM, maka kita bisa lebih mengenal.

Wednesday, November 27, 2013

KM Quotes 4: Knowledge Management and People Aspect



"Knowledge Management is not about creating an encyclopedia that capture everything that anybody ever knew. Rather, it's about keeping track of those who know the recipe, and nurturing the culture and the technology that will get them talking"

- Adrian Ward, Work Frontiers International

Wednesday, November 20, 2013

Kapan kita tidak butuh Knowledge Management?


Salah satu tulisan yang paling banyak dibaca di blog ini adalah tentang Kapan kita butuh Knowledge Management (KM). Dari beberapa diskusi dengan KMers dan pembaca, muncul pertanyaan menarik. Kapan kita tidak butuh Knowledge Management? Artikel ini coba menjawab pertanyaan tersebut.

Ada beberapa keadaan di mana Knowledge Management tidak diperlukan dalam sebuah organisasi. Ketika keadaan ini terjadi, Anda tidak perlu bersusah payah memulai atau menjalankan aktivitas Knolwedge Management. Berikut beberapa keadaan “sempurna” tersebut.

Monopoli – Ketika organisasi atau perusahaan dalam keadaan monopoli, maka seluruh tuntutan bisnis normal tidak berlaku bagi Anda. Tidak perlu khawatir tentang pertumbuhan, efisiensi, atau pengendalian biaya. Anda yang mengendalikan harga. Setinggi apapun harga, pembeli akan selalu membayar harga tersebut

Bisnis yang Tidak Pernah Berubah – Ketika bisnis selalu berjalan dan tidak pernah berubah, maka belajar menjadi tidak perlu. Jika produk Anda tidak berubah, pelanggan tidak meminta lebih, maka proses kerja juga tidak perlu berubah. Lalu buat apa membuang waktu dan uang untuk KM? 


Hanya Butuh Tenaga, tanpa Pengetahuan – Ada beberapa organisasi dan perusahaan yang lebih mengandalkan tenaga (jumlah orang) dari pada pengetahuan. Beberapa pabrik hanya membutuhkan orang yang mengerjakan satu pekerjaan terus menerus. Mereka tidak membutuhkan pengetahuan dari pekerjanya. Yang dibutuhkan hanya bekerja, bekerja, dan bekerja. Bagi perusahaan yang karyawannya (mungkin) hanya bekerja menuang oli atau menempel bahan, KM adalah pemborosan. 


One man show business – Jika bisnis atau organisasi Anda hanya dijalankan oleh Anda sendiri dan ditentukan hasil akhirnya oleh Anda sendiri, tanpa perlu diskusi atau mengembangkan pengetahuan, maka lupakan KM. Pada keadaan ini, Anda adalah satu-satunya ahli, tanpa saingan. Anda juga merasa tidak perlu mendidik orang lain sebagai penerus kerajaan bisnis Anda. Jika ini keadaan bisnis Anda, maka KM jelas tidak diperlukan.

Adakah keadaan diatas yang sesuai dengan bisnis Anda?

Rasanya tidak. Setidaknya di era keterbukaan dan penuh persaingan seperti ini. Salah satu keadaan yang pernah saya tahu dan cocok dengan karakter di atas, adalah ketika teknologi pembuatan kaca di monopoli oleh Perancis. Itupun hanya bertahan sekitar 200 tahun untuk kemudian ditiru oleh China dan negara benua Eropa lainnya. 

Bisnis selalu berubah dan perubahan membutuhkan pembelajaran. Anda tidak mungkin mempertahankan monopoli absolut selamanya. Pesaing Anda akan terus belajar dan mengadopsi pengetahuan yang Anda jaga dengan ketat. Apple dan Samsung adalah contoh yang menggambarkan keadaan ini.

Begitupun dengan permintaan pasar. Kini, semua pelanggan Anda menginginkan spesialisasi. Mereka menolak produk standar yang mungkin tidak sesuai dengan keinginan dan kebutuhan. Contoh konkritnya ialah pertumbuhan secara besar-besaran industri aplikasi (apps) di smartphone. Keinginan pengguna untuk membuat gadget mereka unik dengan pilihan apps, mampu menggagalkan ambisi BlackBerry untuk kembali menjadi pemimpin pasar smartphone. Salah satu penyebab gagalnya BlackBerry seri terbaru di pasaran ialah karena BlackBerry World yang tidak banyak didukung oleh apps developer. Pengguna setia BlackBerry pun perlahan hijrah ke Android dan iOS. 

Kasus yang sama berlaku untuk industri yang hanya butuh tenaga tanpa pengetahuan. Sesederhana apapun operasional bisnis atau organisasi Anda, pasti setidaknya membutuhkan pengetahuan dasar. Menuang oli sekalipun pasti ada teknik khusus yang menjadikannya berbeda. Satu-satunya keadaan yang tidak membutuhkan pengetahuan adalah jika Anda menggunakan mesin. Itupun Anda harus punya pengetahuan untuk perawatan dan perbaikan mesin tersebut. 

Bisnis one man show adalah jenis organisasi yang paling mungkin untuk tidak membutuhkan KM. Ketika Anda satu-satunya ahli dibidang tersebut dan tidak berniat mencari penerus ilmu, maka jelas Anda tidak butuh KM. Saya tidak tahu contoh yang sesuai dengan model bisnis ini. Tetapi, jikalau ada, pastilah tidak akan banyak dan tidak akan pernah berkembang. Sehebat apapun individu One Man Show, dia tetap manusia yang hanya mempunyai 24 jam sehari. Jika dia hanya berumur 65 tahun, berapa banyak yang bisa dilakukan?

Apa kesimpulan dari tulisan ini?

Anda dan bisnis yang dijalani pasti akan terus berubah, tidak mungkin melakukan monopoli selamanya dan pastinya membutuhkan individu yang bekerja dengan pengetahuan. Singkat kata, cepat atau lambat Anda pasti membutuhkan KM. 

Fakta ini menimbulkan pertanyaan lanjutan. Kapan Anda akan memulai Knowledge Management?


Bagaimana pendapat Anda tentang fakta tersebut? Setuju atau ada pendapat lain? Silahkan ungkapkan opini Anda melalui form comment dibawah. Sebarkan juga artikel ini untuk mengetahui pendapat rekan Anda. Happy sharing.

Thursday, November 14, 2013

Berbicara KM dengan Bahasa Bisnis


Salah satu tantangan dalam implementasi KM di organisasi adalah mendapatkan buy in dari middle manager (supervisor, section head, assistant manager dsb). Peran middle manager menjadi penting karena bisnis sebenarnya dijalankan oleh mereka. Top management (Dept. Head, Direksi dsb), lebih banyak terlibat dalam urusan strategi sedangkan first line officer (engineer, marketing, finance dsb) sudah terlalu sibuk dengan operasional.

Middle manager juga target yang paling tepat jika Anda mulai mengenalkan KM. Mereka cukup mengeti detail di tingkat operasional sekaligus memiliki “helicopter view” yang memungkinkan untuk melihat KM sebagai tools percepatan bisnis.

Ketika berbicara dengan middle manager, satu hal yang perlu disadari. Mereka tidak tertarik dengan KM. Mereka hanya tertarik jika KM dapat membantu bisnis dan pencapaian target.

Untuk itu, ketika berbicara dengan middle manager maka Anda perlu berbicara dengan bahasa bisnis, bukan dengan jargon KM. Berikut beberapa topik yang mungkin menarik perhatian middle manager:

  • Inovasi – menggabungkan pengetahuan dan best practice dari internal serta eksternal untuk menemukan cara baru dalam bekerja, produk baru, solusi baru serta potensi bisnis baru. Proses KM yang dapat digunakan diantaranya ialah Business Driven Action Learning
  • Kolaborasi – menggabungkan best practice dan metode dari berbagai divisi/bagian untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif. Sebagian besar best practice dan metode tersebut ada di internal tetapi terpisah pisah dan tersebar di seluruh organisasi. Solusi yang dapat ditawarkan adalah menggunakan Community of Practice
  • Pengetahuan bagi front line – tujuannya ialah agar para staf yang terlibat langsung dengan klien/customer mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Beberapa topik yang menjadi fokus adalah informasi produk, solusi yang lebih baik, closing the deal, serta customer engagement. Proses KM yang dapat diterapkan ialah Community of Practice dan Knowledge Base
  • Harmonisasi Cara Kerja – Variasi bekerja dalam sebuah bisnis yang stabil seringkali berdampak pada variasi hasil akhir. Selain buruk bagi citra perusahaan, pelanggan Anda tentu tidak akan mentolerir perbedaan layanan/produk. KM bisa membantu untuk membandingkan metode kerja yang beragam untuk kemudian memilih satu best practice dan melakukan standardisasi. Knowledge Exchange adalah salah satu solusinya
  • Belajar dari pengalaman – Tujuannya ialah memastikan kesalahan tidak diulang lagi pada pekerjaan berikutnya. Solusi yang paling tepat ialah Project Based Learning
  • Mencegah brain drain – People come and go. Jika talent Anda pergi (pensiun, pindah, rotasi jabatan), maka pengetahuan dan best practice juga ikut pergi. Untuk menghindarinya, Knowledge Retention adalah metode yang tepat
  • Percepatan proses belajar – Karyawan baru ataupun bisnis baru membutuhkan proses belajar yang cepat. Semakin cepat dan efisien proses belajar dilakukan, maka bisnis akan semakin cepat pula bisnis bisa berkembang. Percepatan proses belajar memerlukan kombinasi dari metode yang disebutkan sebelumnya

Mulailah implementasi KM Anda dengan menyelesaikan permasalahan bisnis para middle manager. Ketika permasalahan tersebut berhasil dibantu, maka secara tidak langsung Anda mendapatkan dua manfaat. Dukungan dari middle manager, serta Framework KM yang lengkap.


Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...