Beberapa dari Anda mungkin tergelitik dengan judul artikel ini. Bagaimana mungkin menjual Knowledge Management tanpa Knowledge Management? Jawabannya bermula dari diskusi saya dan beberapa rekan KMers di salah satu mall di bundaran Sudirman.
"Istilah Knowledge Management sebaiknya dihilangkan saja kalau kita mau Knowledge Management dikenal dan di support oleh perusahaan". Kira-kira seperti itu pendapat rekan di tengah diskusi kami. "Alasannya karena Knowledge Management (KM) itu sendiri sangat tidak jelas. Internal organisasi cenderung bingung tentang istilah itu. Apa itu knowledge saja masih bingung, pengetahuan seperti apa? Kalau dari pengetahuan saja sudah bingung, bagaimana mau mengelolanya?" lanjutnya rekan saya.
Harus diakui, pendapat rekan KMers itu benar juga. Bahkan saya pun kadang sering sulit menjelaskan apa itu Knowledge Management. Saya lebih sering menggunakan contoh terganggunya bisnis karena hilangnya individu berpengalaman atau kesalahan yang terus berulang karena organisasi tidak belajar dari pengalamannya. Itu pun terkadang beberapa klien masih mengerenyitkan dahi. Mereka umumnya baru mengerti ketika saya mengambil contoh aktual dalam keseharian pekerjaan mereka.
Masalahnya ialah, tidak semua orang mampu menjelaskan KM segamblang itu. Mengharapkan penjelasan KM dari istilah formal atau sains sama saja. Dijamin anggota organisasi pasti bertambah bingung. Kalau Anda berpikir ini terjadi hanya di Indonesia, maka Anda salah. Kesulitan yang sama juga saya dapatkan dari beberapa partner di Knoco Ltd. Bahkan Tom Young, salah satu founder Knoco Ltd. berkata bahwa istilah KM masih sulit diterima oleh beberapa organisasi yang berbasis di Eropa. So, its common problem.
Kesulitan pun tidak hanya berhenti dari menjelaskan apa itu KM. Ketika saya berhasil membangun pemahaman sederhana tentang KM ke klien, yang terjadi selanjutnya adalah pertanyaan tentang bagaimana bentuk konkrit dan aktivitas KM. Penjelasan yang saya sebutkan biasanya ialah tentang Community of Practice (CoP), knowledge sharing, dokumentasi pembelajaran serta beberapa IT sistem seperti forum atau Wiki. Klien pun akan kembali berkerut dahi.
"Apa bedanya CoP atau knowledge sharing dengan meeting? Apa bedanya dokumentasi pembelajaran dengan pencatatan data di ISO? Apa bedanya KM portal dengan fasilitas chat atau mailing list?" Pertanyaan dan respons tersebut kerap kali muncul dari diskusi kami. Saya pun akan menjelaskan dengan panjang lebar tentang KM.
Tapi bukan itu masalahnya. Penjelasan KM dengan pendekatan yang saya lakukan sangat panjang dan membutuhkan pemahaman yang komprehensif. Lalu bagaimana dengan anggota internal organisasi yang ditugaskan untuk mengenalkan KM, padahal baru mendengar istilah KM beberapa hari saja? Atau KM agents yang hanya mendapat training tentang KM selama dua hari? Atau ketika berbicara dengan rekan kerja di tingkat operator yang sudah disibukkan dengan aktivitas hariannya? Tentu menjelaskan KM adalah tugas yang menyulitkan, kalau tidak bisa dibilang mengerikan.
Memang, KM bukan sesuatu yang bersifat praktikal atau gamblang seperti training dan meeting. KM berbicara di tingkat strategik sehingga butuh pemahaman lebih untuk mengerti KM secara lengkap. Tapi justru disinilah kelemahan KM. Karena terlalu strategik dan harus disesuaikan dengan budaya perusahaan, KM tidak memiliki bentuk pasti yang mudah dilihat. Akhirnya CoP pun disamakan dengan meeting, dokumen pembelajaran disamakan dengan notulen, KM berbasis IT disamakan dengan online forum dan chat. Ketika pemahaman ini yang tersampaikan, maka KM menjadi tidak menarik lagi.
Inilah yang kemudian menjadi alasan rekan KMers mengatakan istilah Knowledge Management sebaiknya tidak digunakan lagi. Menurutnya, lebih baik gunakan istilah yang lebih mudah dilihat bentuk aktivitasnya. Langsung saja pakai Community of Practice, After Action Review, knowledge retention, Corporate Wiki, online forum dan bentuk aktivitas KM lainnya. Dengan contoh yang real seperti itu, KM akan lebih mudah diterima. Setelah mereka mulai tertarik, maka mulailah menjelaskan bentuk KM yang lebih komprehensif.
Saran rekan tersebut sangat benar. Saat ini di Indonesia, KM sudah banyak dikenal di lingkungan organisasi maupun perusahaan berkat adanya MAKE Awards yang disponsori oleh Dunamis. Tetapi pemahaman tersebut hanya terbatas pada beberapa individu yang bertanggung jawab untuk KM. Sisanya, malah belum pernah mendengar istilah KM.
Pertanyaan lain yang menarik bagi saya ialah, apakah KM memang harus dikenal oleh semua orang. Setelah banyak berpikir, saya pribadi sependapat bahwa KM sebaiknya tidak dikenal sebagai KM. Alasannya selain karena KM sangat abstrak dan unik, ialah sifat KM yang strategik. Artinya, KM memang cukup dimengerti oleh bagian organisasi yang fokus pada aktivitas strategik, seperti Divisi Perencanaan Strategic, Business Development, serta Top Management Level. Anggota organisasi lain cukuplah tahu tentang mengapa mereka harus terus belajar dan bagaimana cara memanfaatkan pengalaman untuk membantu pekerjaannya. Dengan pendekatan ini, anggota organisasi dapat fokus pada melakukan aktivitas KM daripada mencerna definisi KM itu sendiri.
Hal yang sama juga berlaku bagi industri KM itu sendiri. Saat ini harus diakui KM memang sudah mulai dikenal, tapi penetrasinya masih rendah, jika dibandingkan dengan populasi industri itu sendiri. Hanya perusahaan yang sudah cukup besar dan memiliki sumberdaya memadai yang serius melihat KM sebagai prioritas. Sisanya masih berjuang untuk memenuhi target pencapaian masing-masing. KM? Nanti dulu.
Jika KM dikenalkan tidak dengan istilah KM, maka rendahnya tingkat penetrasi tersebut dapat ditingkatkan. KM seharusnya dikenalkan melalui aktivitas-aktivitasnya. CoP contohnya. Dalam bentuk yang paling sederhana, CoP sudah hadir dalam keseharian kita. Contohnya adalah Kelompencapir yang dulu digalakkan oleh pemerintah Soeharto untuk meningkatkan produktivitas petani. Atau pertemuan ibu-ibu untuk membahas perkembangan anak yang biasa dilakukan oleh Posyandu. Saya sendiri beberapa waktu lalu dihubungi oleh salah satu mahasiswa dan pembaca blog ini yang menanyakan tentang aplikasi CoP di UKM.
Ketika KM dikenalkan tidak lagi dengan istilah KM, mungkin saja ilmu KM akan lebih berkembang dan bermanfaat secara luas.
Bagaimana menurut Anda?
