Akhir tahun ini, ISO 9001:2015
akan resmi dipublikasikan. Per September
2015 yang lalu, website resmi ISO, telah mengumumkan bahwa Draft
International Standard (DIS) telah disetujui dan akan dilanjutkan ke tahap
selanjutnya: Final Draft International Standard (FDIS).
Apa yang menarik dari salah satu
seri ISO terpopuler ini? Jawabannya ialah Knowledge Management (KM).
Akhirnya setelah bertahun-tahun
praktisi KM mengusulkan KM sebagai bagian ISO, harapan tersebut terpenuhi.
Bahkan, secara umum, KM adalah satu-satunya hal baru yang ada di ISO 9001:2015.
Perubahan lainnya merupakan revisi atau penambahan dari versi ISO 9001:2008,
baik secara tertulis maupun secara konsep implisit.
Secara jelas, KM tercantum dalam
salah satu draft klausul ISO, yaitu Clause
7.1.6
7. Support
7.1 Resources
7.1.6
Organizational Knowledge Requirements:
•
Determine the knowledge necessary for the
operation of processes and to achieve conformity of products and
services.
•
Maintain this knowledge and make it available to
the extent necessary.
•
Consider current knowledge and determine how to
acquire or access the necessary additional knowledge (when addressing changing
needs and trends).
Definisi Knowledge dari ISO
adalah “the available collection of information being a justified belief and
having a high certainty to be true”. Jika diterjemahkan, Pengetahuan adalah ketersediaan sekumpulan informasi yang dipercayai kebenarannya dan memiliki kepastian yang tinggi untuk menjadi
kenyataan.
Berdasarkan draft perubahan dan
definisi tersebut, ISO 9001:2015 memiliki dampak besar bagi perusahaan. Kini, pengetahuan menjadi aset yang harus dikelola secara serius. Berikut ini
beberapa komponen yang dapat menjadi indikator telah terpenuhinya Clause 7.1.6
menurut Whittington Associates:
- Organizational
knowledge dapat berupa informasi tentang intellectual property dan lesson learned
- Untuk
mendapatkan knowledge tersebut, dapat melalui internal (contohnya lesson
learned, knowledge capture dari pengalaman karyawan senior) dan eksternal
(contohnya standar, pendidikan akademis, customer knowledge)
- Lesson
learned menjadi komponen yang wajib dipenuhi.
- Begitu
pula dengan pengetahuan tacit yang ada di kepala para karyawan senior,
- Mekanisme
akses pengetahuan di luar organisasi, dan mekanisme menyebarkan Pengetahuan
tersebut ke seluruh organisasi.
Jika menghubungkan dengan indikator tersebut, berikut ini beberapa aktivitas KM yang dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 terbaru ini:
- Dokumentasi Pengalaman terkait Pekerjaan (lesson
learned) dengan metode Peer Assist,
After Action Review dan Retrospect
- Dokumentasi Pengalaman Tacit dari Karyawan
Senior menggunakan Knowledge Capture
- Penyebaran pengetahuan dan dokumentasi ke
seluruh perusahaan dengan Community of
Practice
Tentu saja,
masih banyak interpretasi dan metode KM lain yang dapat digunakan untuk memenuhi
Clause 7.1.6 dari ISO 9001:2015 ini sebelum final draft dipublikasikan awal
tahun 2016. Tapi, Final Draft ini sudah memberikan informasi dan keuntungan
bagi KMers sekalian untuk mendapatkan buy in dari Top Management sekaligus
media kampanye baru ke level Manajer dan Operasional.
Selain itu,
bagi KMers yang ingin mendalami aplikasi KM di level Asia dan International,
akan ada event
KM Asia ke 15 yang dilaksanakan di
Hongkong pada
18-19 November
2015. Beberapa topik yang akan didiskusikan diantaranya adalah
Establishing and
Embedding The Strategic Vision, Culture Transformation, Conversational
Leadership, Global Strategy Innovation and Growth, Gamification dan lainnya.
Bagi KMers yang tertarik, dapat
mendaftar lewat Knoco Indonesia untukmendapatkan diskon khusus.
Semoga
bermanfaat.