Sunday, October 4, 2015

Integrasi Knowledge Management dalam ISO 9001:2015


Akhir tahun ini, ISO 9001:2015 akan resmi dipublikasikan. Per September 2015 yang lalu, website resmi ISO, telah mengumumkan bahwa Draft International Standard (DIS) telah disetujui dan akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya: Final Draft International Standard (FDIS). 

Apa yang menarik dari salah satu seri ISO terpopuler ini? Jawabannya ialah Knowledge Management (KM).

Akhirnya setelah bertahun-tahun praktisi KM mengusulkan KM sebagai bagian ISO, harapan tersebut terpenuhi. Bahkan, secara umum, KM adalah satu-satunya hal baru yang ada di ISO 9001:2015. Perubahan lainnya merupakan revisi atau penambahan dari versi ISO 9001:2008, baik secara tertulis maupun secara konsep implisit.

Secara jelas, KM tercantum dalam salah satu draft klausul ISO, yaitu Clause 7.1.6

7. Support

7.1 Resources

7.1.6 Organizational Knowledge Requirements:

          Determine the knowledge necessary for the operation of processes and to achieve conformity of products and services. 

          Maintain this knowledge and make it available to the extent necessary. 

          Consider current knowledge and determine how to acquire or access the necessary additional knowledge (when addressing changing needs and trends). 

Definisi Knowledge dari ISO adalah “the available collection of information being a justified belief and having a high certainty to be true”. Jika diterjemahkan, Pengetahuan adalah ketersediaan sekumpulan informasi yang dipercayai kebenarannya dan memiliki kepastian yang tinggi untuk menjadi kenyataan. 

Berdasarkan draft perubahan dan definisi tersebut, ISO 9001:2015 memiliki dampak besar bagi perusahaan. Kini, pengetahuan menjadi aset yang harus dikelola secara serius. Berikut ini beberapa komponen yang dapat menjadi indikator telah terpenuhinya Clause 7.1.6 menurut Whittington Associates:

  1. Organizational knowledge dapat berupa informasi tentang intellectual property dan lesson learned
  2.  Untuk mendapatkan knowledge tersebut, dapat melalui internal (contohnya lesson learned, knowledge capture dari pengalaman karyawan senior) dan eksternal (contohnya standar, pendidikan akademis, customer knowledge)  
  3. Lesson learned menjadi komponen yang wajib dipenuhi.
  4. Begitu pula dengan pengetahuan tacit yang ada di kepala para karyawan senior,
  5. Mekanisme akses pengetahuan di luar organisasi, dan mekanisme menyebarkan Pengetahuan tersebut ke seluruh organisasi.
Jika menghubungkan dengan indikator tersebut, berikut ini beberapa aktivitas KM yang dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 terbaru ini:
  1. Dokumentasi Pengalaman terkait Pekerjaan (lesson learned) dengan metode Peer Assist, After Action Review dan Retrospect
  2. Dokumentasi Pengalaman Tacit dari Karyawan Senior menggunakan Knowledge Capture
  3. Penyebaran pengetahuan dan dokumentasi ke seluruh perusahaan dengan Community of Practice 
Tentu saja, masih banyak interpretasi dan metode KM lain yang dapat digunakan untuk memenuhi Clause 7.1.6 dari ISO 9001:2015 ini sebelum final draft dipublikasikan awal tahun 2016. Tapi, Final Draft ini sudah memberikan informasi dan keuntungan bagi KMers sekalian untuk mendapatkan buy in dari Top Management sekaligus media kampanye baru ke level Manajer dan Operasional.

Sebagai informasi, Knoco Indonesia akan mengadakan Public Training KM Masterclass batch5 pada 9-11 November 2015. Beberapa metode dan topik baru akan ditambahkan, diantaranya Benefits Map untuk menselaraskan Aktivitas KM dengan Strategi Bisnis.

Selain itu, bagi KMers yang ingin mendalami aplikasi KM di level Asia dan International, akan ada event KM Asia ke 15 yang dilaksanakan di Hongkong pada 18-19 November 2015. Beberapa topik yang akan didiskusikan diantaranya adalah Establishing and Embedding The Strategic Vision, Culture Transformation, Conversational Leadership, Global Strategy Innovation and Growth, Gamification dan lainnya. Bagi KMers yang tertarik, dapat mendaftar lewat Knoco Indonesia untukmendapatkan diskon khusus.

Semoga bermanfaat.

0 comments:

Post a Comment

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...