Apa yang kita tahu tentang Knowledge Management ?

Binatang apa knowledge management itu? Satu hal yang pasti. KM menarik, menyenangkan, berbagi dan paling penting, memberikan nilai tambah.

Apa yang paling penting di organisasi?

Jika kita terlibat di organisasi, apa aset yang paling penting? Fasilitas, komputer, meja atau orang-orang yang berkompetensi di bidangnya? Temukan jawabannya disini

Apakah yang diatas selalu paling hebat?

Dalam organisasi formal yang terdapat atasan, rekan, dan bawahan, terkadang ada beberapa orang yang lebih banyak disukai dan dicari dibandingkan orang lain. Anehnya, orang itu tidak selalu atasan. Terkadang, dia hanya orang biasa. Network Analysis membantu kita mengidentifikasi mereka

Butuh referensi tentang Knowledge Management?

"Ilmu itu hanya milik Tuhan", kata seorang bijak. Jadi, kenapa harus menyimpannya untuk diri sendiri ? Lets share !

About Me

Ok, this section is not important. Tapi jika anda punya semangat dan ketertarikan yang besar dibidang KM, maka kita bisa lebih mengenal.

Friday, June 26, 2015

KM Summit Indonesia 2015

Sudah daftar di KM Summit Indonesia 2015?


Q: Acara apa ini?
A: Konferensi dan Workshop Knowledge Management (KM) terbesar di Indonesia! Tertarik atau sedang menerapkan KM di organisasi? Ini event yang tepat. Ada banyak praktisi, baik dari bisnis, pemerintahan, akademisi dan praktisi dari nasional dan internasional yang siap sharing best practice dan how to tentang KM di organisasinya

Q: Pembicaranya siapa saja?
A: Dari berbagai kalangan pastinya. Ada dari Pemerintahan (Dwisuryo Indroyono Soesilo-Menko Kemaritiman dan Ridwan Kamil-Walikota Bandung); Bisnis (Faisal Yusra-Pertamina, Priyantono Rudito-Telkomsel, Armand W. Hartono-BCA, Lakshmi Tobing-Unilever) dan dari Akademisi (Kadarsah Suryadi dan Kuntoro Mangkusubroto dari ITB).
Oh iya, hadir juga Nick Milton dari Knoco Ltd. sebagai pembicara dan fasiltator untuk Workshopnya

Q: Kapan dan dimana acaranya?
A: Save the date! 25-27 Agustus 2015 di Double Tree, Jakarta.

Q: Berapa tiketnya?
A: Rp. 2.000.000 untuk 2 hari konferensi dan Rp. 3.250.000 untuk 2 hari konferensi + 1/2 hari workshop.

Mau daftar? Need more info? Check di www.kmsummit.org atau download flyer resminya disini

5 Alternatif Aktivitas KM (selain CoP)



Banyak dari klien dan rekan professional KM kami bertanya pertanyaan yang sama . “Apa kegiatan KM yang bisa dilakukan tahun ini?” Banyak praktisi dan professional KM yang bingung hendak melakukan apa lagi di organisasi mereka. 


Umumnya, organisasi yang pertama kali memulai KM akan fokus menyusun dasar dari KM, seperti membuat strategi, blueprint, roadmap, atau peraturan yang mendukung KM. Setelah aktivitas-aktivitas tersebut selesai, praktisi KM mulai melakukan sosialisasi awal dan pilot project untuk beberapa fungsi KM atau di beberapa bagian bisnis. Salah satunya adalah membangun Community of Practice (CoP). Alasannya beragam. Mulai dari kemudahan pelaksanaan, sumberdaya yang tidak terlalu banyak, kesuksesan dan best practice dari industri lainnya, hingga demi menyesuaikan dengan kriteria penilaian salah satu award KM. 

Ketika pondasi KM dan CoP telah berjalan, banyak praktisi yang merasa butuh aktivitas baru lain sebagai program kerjanya. Berikut ini beberapa alternatif aktivitas KM dan best practice implementasi yang dapat Anda terapkan di organisasi:



1. KM Assessment

Umumnya, KM Assessment dilakukan sebelum menyusun dasar/pondasi KM (framework, strategi, roadmap), tetapi sebenarnya KM Assessment perlu dilakukan sebelum melaksanakan aktifitas KM lainnya. Tujuannya ialah untuk mengetahui bagaimana kondisi KM di organisasi, terutama untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dan apa yang belum berjalan. Melalui KM Assessment, Anda dapat menilai kondisi perusahaan saat ini, sehingga aktivitas selanjutnya dapat berfokus menguatkan komponen KM yang sudah baik atau melengkapi komponen yang belum ada.

Assessment dilakukan dengan cara melakukan evaluasi terhadap 4 komponen utama aliran pengetahuan, yaitu Komunikasi, Dokumentasi, Pengelolaan dokumentasi, serta Akses dan Publikasi. Komponen lainnya ialah aspek Tata kelola (Governance) yang memastikan 4 komponen lainnya berjalan secara sistematis. Assessment dapat dilakukan dengan interview, Focus Group Discussion atau survey. Berdasarkan komponen yang disebutkan sebelumnya, dapat disusun indikator turunan dengan range penilaian berdasarkan rangking (1-5) untuk tiap indikatornya. 

Bingung menentukan indikator? Anda dapat juga menggunakan KM Maturity Survey dari Knoco. Hanya menjawab 10 pertanyaan dan hasilnya langsung Anda dapatkan. 


2. Identifikasi Pengetahuan Kritikal (Critical Knowledge)

Nick Milton, principal consultant dari Knoco, pernah berkata “Bagaimana Anda dapat mengelola (manage) pengetahuan (knowledge) tanpa mengetahui pengetahuan kritikal (critical knowledge) di organisasi?” 

Jawaban dari pertanyaan tersebut kerap kali dilupakan oleh praktisi KM. Umumnya kita lebih fokus pada aktivitas KM yang terlihat seperti membuat strategi, panduan, atau CoP. Akan tetapi kita melupakan pengetahuan apa yang perlu dikelola dan menjadi prioritas. Tanpa melakukan identifikasi pengetahuan kritikal, kegiatan KM tidak akan memberikan dampak yang nyata. Hasil dari identifikasi pengetahuan kritikal juga dapat menjadi dasar bagi aktivitas KM lainnya, seperti Knowledge Capture atau Penentuan Subject Matter Expert (SME). 

Penentuan pengetahuan kritikal dapat dilakukan dengan beberapa teknik. Salah satunya adalah Knowledge Mapping. Teknik ini menentukan pengetahuan kritikal yang dibutuhkan pada proses bisnis dan aktivitas kritikal di organisasi. Teknik lain yang dapat digunakan adalah Knowledge Scan. Sedikit berbeda dari Knowledge Mapping, Knowledge Scan mengidentifikasi pengetahuan kritikal dengan mengetahui 3 indikator tingkat resiko, yaitu resiko karena tidak dikelola, resiko karena hilangnya personil, dan resiko jika tidak segera dimiliki. Hasil dari Knowledge Scan akan lebih komprehensif karena memberikan daftar pengetahuan kritikal, prioritas pengelolaan dan aktivitas KM yang sesuai bagi tiap pengetahuan.



3. Knowledge Capture

Terlepas dari konsep KM yang fokus pada intangible asset, praktisi KM umumnya fokus pada tangible asset. Hal ini wajar karena organisasi membutuhkan evidence (bukti) dari pelaksanaan KM. Knowledge Capture dapat mentransformasi intangible asset seperti pengalaman, menjadi tangible asset dalam bentuk dokumen. Inti dari Knowledge Capture adalah mendokumentasikan pengetahuan yang ada di kepala karyawan (umumnya senior) dalam bentuk fisik (tulisan, gambar, video, rekaman suara). Tujuan dan manfaatnya ialah untuk mengurangi hilangnya pengetahuan yang sudah diinvestasikan pada karyawan dan mempercepat penyebaran pengetahuan

Banyak sekali metode yang dapat digunakan untuk Knowledge Capture, tapi umumnya menggunakan interview dan hasilnya dituliskan dalam dokumen. Best practice dalam melaksanakan Knowledge Capture adalah dengan menugaskan karyawan junior (biasanya dari program officer development) untuk bertanya dan shadowing kepada karyawan senior. Hasil dari proses ini selanjutnya dituliskan dalam bentuk artikel, tulisan ataupun Question and Answer (Q&A) yang selanjutnya divalidasi ulang oleh karyawan senior.

Teknik Knowledge Capture lain yang dapat digunakan ialah dengan meminta bantuan pihak ketiga seperti konsultan. Teknik ini dapat dijadikan pilot project awal untuk mencari bentuk yang cocok sebelum pelaksanaan Knowledge Capture oleh karyawan junior. Best practice dari proses Knowledge Capture dimulai dari memilih topik pengetahuan kritikal dan SME yang akan diinterview, menentukan cakupan (scope) dan daftar isi, menentukan format (artikel, biografi, Q&A), mempersiapkan daftar pertanyaan, dan dokumentasi yang fokus pada pengalaman dan best practice dari karyawan senior.



4. Internal KM Award

Sama seperti inisiatif lain di organisasi, KM perlu menekankan pada penghargaan. Hal ini untuk memberikan pernyataan sikap dan dukungan organisasi terhadap aktivitas KM. Salah satu bentuk penghargaan tersebut dapat berupa KM Award. Bentuk KM Award di internal perusahaan biasanya dilakukan untuk aktivitas KM yang sudah berjalan dan memiliki hasil/bukti.

Tahapan KM Award dari best practice berbagai industri dimulai dengan menyusun indikator dan kriteria award. Kriteria yang dapat digunakan diantaranya, inovasi, pembelajaran, pelaksanaan CoP, atau partisipasi di aktivitas KM. Tahapan selanjutnya adalah melakukan sosialisasi dan mengumpulkan bukti. Bentuk bukti dapat berupa artikel, case studies, poster, dokumen pembelajaran, atau data terkait aktivitas KM. Berdasarkan bukti tersebut, tim yang sudah ditunjuk akan melakukan penilaian dari masing-masing indikator. Tahapan terakhir ialah melakukan pengumuman pemenang KM Award. 

Pengumuman KM Award sebaiknya dilakukan dengan metode yang memastikan karyawan pemenang diketahui oleh seluruh organisasi. Metode yang umumnya digunakan diantaranya melalui event khusus berskala organisasi dan pengumuman di saluran media internal (majalah, website, poster, dsb). Salah satu aspek penting dalam KM Award ialah keterlibatan aktif dari Senior Management sebagai bentuk apresiasi dan dukungan bagi KM


5. Teknologi Pendukung KM (KM System)

Teknologi saja tidak dapat mensukseskan KM, tapi aktivitas KM sekecil apapun, pasti membutuhkan teknologi. Oleh karena itu, pembangunan teknologi pendukung KM menjadi salah satu aktivitas pilihan oleh praktisi KM. Melalui KM System, aktivitas KM dapat diperluas jangkauan dan aplikasinya. 

Tahapan penting dalam membangun teknologi pendukung KM adalah penentuan aktivitas KM yang akan dibantu. Banyak praktisi KM yang melewatkan tahapan ini dan langsung melakukan pemilihan fitur atau teknologi. Resiko yang akan terjadi jika tahapan penentuan aktivitas KM tidak dilakukan adalah KM System yang tidak dapat digunakan oleh karyawan. Perlu diingat bahwa teknologi ditentukan berdasarkan proses KM, dan bukan sebaliknya. 

Setelah jelas bentuk aktivitas KM yang akan dibantu, selanjutnya adalah pemilihan fitur dan teknologinya. Best practice dalam pemilihan teknologi adalah melakukan integrasi dengan sistem yang sudah ada sebelumnya. Terkait hal ini, banyak organisasi memilih teknologi portal sebagai solusinya. KM System menjadi tampilan awal dari beberapa sistem lain yang mendukung KM seperti forum, document repository, search engine atau internal LinkedIn. 

Saat ini, pilihan teknologi IT pendukung KM sudah banyak dan dapat disesuaikan dengan karakter organisasi dan aktivitas KM. Anda dapat memilih menggunakan KM System berlisensi ataupun membangun dari awal menggunakan open source. Lisensi menawarkan reliabilitas dan keamanan tetapi membutuhkan investasi yang tinggi di awal. Di lain pihak, open source diminati karena investasi yang kecil di awal tetapi membutuhkan sumberdaya yang cukup besar di masa depan seperti update dan keamanan. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Apakah Anda sudah mendapatkan ide untuk aktivitas KM di tahun ini? Untuk informasi lebih jauh tentang aktivitas KM diatas dan aktivitas terkait KM lainnya, Anda dapat mengikuti Public Training KM Masterclass batch 5 yang akan dilaksanakan Oktober 2015 mendatang.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...