Merawat CoP Part I : Conduct Core Planning (Perencanaan Inti)

Pernah dengar istilah ATM nya anak SMK ? Yup, kata tersebut berarti Amati, Tiru, Modifikasi. Pendekatan tersebut sangat sering digunakan, tidak hanya di pendidikan tetapi juga dunia bisnis. Donny Pramono, founder Sour Sally mengatakan hal yang tidak jauh berbeda. “Never reinventing the wheel” sebutnya. Hal yang sama akan kita lakukan ketika memulai CoP.

Conduct Core Planning atau Perencanaan Inti adalah tahapan awal dimana identitas tersebut ditentukan. Mengacu pada konsep ATM, yang kita akan lakukan pertama ialah mengamati ciri-ciri komunitas yang sudah mapan, menirunya dalam bentuk Conduct Core Planning serta melakukan modifikasi sesuai dengan kebutuhan komunitas.

Guide ini dibuat melalui pengamatan terhadap bentuk komunitas yang sudah mapan, sukses, dan memiliki tingkat militansi yang tinggi. Sebagai awalan, kami mengacu pada CoP Practicioner Guide milik NAVSEA kemudian kami membawanya ke tingkatan yang lebih tinggi lagi. Yang kami lakukan ialah mengamati komunitas yang sudah dewasa, menguji konsep dan ide dari berbagai sumber, mengevaluasi metode dan bertanya lebih banyak lagi pada anggota komunitas tersebut. Pada akhirnya kami menemukan bahwa ada beberapa aspek yang selalu ada pada sebuah komunitas yang sudah mature.

Paling utama ialah komunitas yang sudah mapan memilki identitas yang jelas. Identitas tersebut diketahui dan dipahami oleh seluruh anggota. Identitas tersebut berupa kejelasan tujuan komunitas, faktor apa yang memberikan nilai lebih, topik diskusi apa yang seharusnya dibicarakan, etika dan aturan main yang harus dihormati, bagaimana seharusnya berinteraksi, cara menanggapi pertanyaan dan jawaban, penghormatan atas aturan, dan sebagainya.

Untuk mempermudahnya, kami menentukan 4 (empat) identitas yang harus ditetapkan, yaitu (1) Purpose (Tujuan); (2) Knowledge Focus (Pengetahuan yang menjadi Fokus); (3) Success Criteria (Kriteria Sukses); (4) Value and Norms (Panduan dan Aturan Main yang berlaku). Lets lay it one at a time.

Purpose (Tujuan)

Bagi semua inisiatif, baik pekerjaan atau personal, tujuan adalah kunci keberhasilan. Semakin jelas, semakin detail, semakin terukur tujuannya, maka semakin besar juga tingkat bertahan hidup komunitas tersebut. Tujuan juga diharapkan dapat menjawab pertanyaan tentang bagaimana cara menterjemahkan konsep ‘komunitas’ agar bermanfaat bagi organisasi dan para anggotanya serta bagaimana cara memfasilitasi anggota dengan beragam latar belakang dan lokasi menjadi sumber pengetahuan yang relevan yang bisa digunakan oleh komunitas

Yang juga tidak boleh dilupakan ialah bahwa tujuan komunitas harus memiliki nilai tambah bagi anggotanya. “Apa manfaatnya bagi saya ?”. Intinya, jika ada seseorang diluar sana mendengar tentang komunitas Anda, dia haruslah tertarik ketika mendengar pernyataan tujuan komunitas tersebut. Jika Anda berhasil membuatnya tertarik dan ikut bergabung, maka tujuan Anda sudah pada jalur yang benar.

Beberapa CoP yang kami bantu inisiasinya menyatakan tujuan komunitas mereka dalam beberapa kalimat seperti meningkatkan pengetahuan mengenai topik tertentu; pemecahan masalah praktis; mendapatkan sertifikat atau keahlian; mengaplikasikan teori atau meningkatkan pemahaman. Tujuan CoP yang Anda bentuk bisa saja sama atau berbeda. Tergantung arahan dan kebutuhan organisasi serta anggotanya.

Pertanyaan yang kerap muncul ialah tentang cara kita menerima semua ide dan memenuhi harapan tujuan semua orang ? Tentu saja kita tidak bisa melakukan itu. Tetapi juga bukan berarti kita tidak perlu menentukan tujuan tersebut. Ingat bahwa tujuan Sponsored CoP ialah membantu terbentuknya komunitas. Nantinya pada sesi CoP yang telah berjalan, tujuan tersebut dapat di evaluasi kembali oleh anggota komunitas dan jika merasa tujuan tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan maka tujuan dapat diubah. Tentu saja tujuan baru tetap harus pada jalurnya, yaitu sesuai dengan pengetahuan penting.

Knowledge Focus (Fokus Area Pengetahuan)

Fokus area pengetahuan diibaratkan seperti sebuah gawang dalam permainan sepak bola. Apapun caranya, bagaimana pun metodenya, seluruh anggota tahu bahwa bola harus masuk ke gawang. Sama seperti knowledge focus. Apapun topik pembahasan, masalah yang ingin diselesaikan, pengetahuan yang akan ditingkatkan, maka pada akhirnya haruslah dihubungkan dengan knowledge focus. Sama seperti sepeda yang dibawa ke komunitas fotografi. Yang dibahas bukan setting sepeda tetapi teknik fotografi yang sesuai untuk memfoto sepeda tersebut.

Cara yang paling mudah untuk menentukan knowledge focus ialah dengan mengacu pada hasil pemetaan pengetahuan (knowledge mapping). Jika organisasi Anda belum melakukan knowledge mapping, maka cobalah langkah singkat ini. Anda dapat memulai dengan mengidentifikasi proses bisnis apa yang paling penting bagi organisasi sehingga jika proses bisnis tersebut tidak dilakukan, maka bisnis akan berhenti atau terganggu. Kemudian dari proses bisnis penting tersebut, Anda identifikasi aktivitas apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses bisnis tersebut. Langkah terakhir, tentukan pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Voila, you have your knowledge focus now !

Untuk membantu CoP yang baru terbentuk, sebaiknya Anda membuat beberapa topik turunan dari knowledge focus. Ini akan membantu komunitas dalam sesi sesi awal mereka. Sebagai entitas yang baru saja lahir, anggota komunitas masih memerlukan Bantuan hingga mereka cukup nyaman menentukan topik yang lebih mereka butuhkan. Sebagai contoh, jika knowledge focus yang ditetapkan ialah marketing, maka topik yang bisa diusulkan diantaranya, “Menangani Complain dari Pelanggan”; “Menciptakan Customer Retention”; “How to Marry Your Customer” dan sebagainya. Cara penentuan topik diskusi akan kita bahas dalam artikel lainnya.

Success Criteria (Kriteria Sukses)

Cara yang paling mudah menggambarkan success criteria adalah hasil akhir yang ingin kita capai ketika sesi CoP selesai. Hasil akhir tersebut bisa berupa jumlah peserta yang terlibat, kualitas interaksi dan diskusi, pengetahuan yang bertambah, atau masalah yang berhasil diselesaikan. Kriteria sukses sangat tergantung pada kebutuhan dan harapan anggota. Pada akhir sesi, champion atau anggota komunitas lainnya melakukan sesi diskusi singkat untuk mengukur apakah sesi yang sudah berjalan sudah sesuai dengan success criteria atau perlu peningkatan.

Terkadang, success criteria juga menjadi titipan manajemen untuk mengevaluasi pelaksanaan CoP. Well, pada akhirnya Sponsored CoP merupakan inisiatif manajemen dan mereka berhak untuk mendapatkan bukti keberhasilan dari CoP tersebut. Saran saya, jangan menetapkan target pekerjaan pada CoP. Ingat bahwa CoP bertujuan untuk memberikan sarana sharing, arena praktek ide dan inovasi serta mengembangkan pengetahuan, bukan untuk mempercepat pencapaian target atau menyelesaikan masalah di meeting. Knowledge workers need refreshing place where they could mingle and socialize. Kita berharap mereka bisa memenuhi kebutuhan sosial tersebut dengan aktivitas positif seperti sharing dan belajar.

Value and Norms (Panduan dan Aturan Main yang berlaku)

Jika knowledge focus adalah gawang maka values and norms adalah peraturan dan kode etiknya. Seinformal apapun sebuah organisasi, aturan adalah hal yang wajib ada. Begitupun dalam CoP. Hanya saja dalam CoP, aturannya sedikit berbeda dengan organisasi formal. Dalam komunitas, aturan merupakan hasil kesepakatan antara anggota komunitas. Jika dianalogikan dengan sepakbola, maka values adalah peraturan sedangkan norms adalah etika yang berlaku. Value and norms singkatnya adalah hal-hal yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Do and Don’t).

Beberapa CoP yang kami bantu, merumuskan aturan mereka dalam kalimat seperti pelaksanaan tepat waktu, respect to others, No SARA, equality, keterbukaan (openness), no gossip, think positive, dan sebagainya. Value and norms ini akan banyak berguna bagi anggota komunitas selama diskusi berlangsung dan sangat penting untuk diketahui oleh seluruh anggota agar proses diskusi tetap berjalan informal dan fun.

Kita sudah tahu komponen yang perlu ditentukan dalam Conduct Core Planning. Pertanyaannya sekarang, siapa yang harus terlibat dalam Conduct Core Planning ? Ingat bahwa Sponsored CoP bukanlah organisasi yang Anda bentuk dan serahkan ke karyawan. Jika Anda lakukan itu, saya jamin komunitas akan mati dalam hitungan bulan, bahkan hari. Sebuah komunitas hanya menjadi komunitas jika memiliki anggota dan anggota hanya akan ada jika mereka dilibatkan sejak awal pembentukannya.

Di lain pihak, kita juga tidak mungkin mengumpulkan semua anggota untuk memulai. Ada keterbatasan waktu, tenaga dan perbedaan kepentingan yang dapat menghambat terbentuknya komunitas. Untuk itulah kita memerlukan beberapa pihak yang dapat mendukung CoP sekaligus dapat mewakili kepentingan komunitas. Merekalah The Man Behind The Curtain, para elite member, agent of change, core team yang mengawal CoP menjalani masa-masa awalnya. Kita akan bahas ini di tulisan selanjutnya.