Integrasi Knowledge Management dalam ISO 9001:2015

Akhir tahun ini, ISO 9001:2015 akan resmi dipublikasikan. Per September 2015 yang lalu, website resmi ISO, telah mengumumkan bahwa Draft International Standard (DIS) telah disetujui dan akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya: Final Draft International Standard (FDIS). 

Apa yang menarik dari salah satu seri ISO terpopuler ini? Jawabannya ialah Knowledge Management (KM).

Akhirnya setelah bertahun-tahun praktisi KM mengusulkan KM sebagai bagian ISO, harapan tersebut terpenuhi. Bahkan, secara umum, KM adalah satu-satunya hal baru yang ada di ISO 9001:2015. Perubahan lainnya merupakan revisi atau penambahan dari versi ISO 9001:2008, baik secara tertulis maupun secara konsep implisit.

Secara jelas, KM tercantum dalam salah satu draft klausul ISO, yaitu Clause 7.1.6

7. Support

7.1 Resources

7.1.6 Organizational Knowledge Requirements:

•          Determine the knowledge necessary for the operation of processes and to achieve conformity of products and services. 

•          Maintain this knowledge and make it available to the extent necessary. 

•          Consider current knowledge and determine how to acquire or access the necessary additional knowledge (when addressing changing needs and trends). 

Definisi Knowledge dari ISO adalah “the available collection of information being a justified belief and having a high certainty to be true”. Jika diterjemahkan, Pengetahuan adalah ketersediaan sekumpulan informasi yang dipercayai kebenarannya dan memiliki kepastian yang tinggi untuk menjadi kenyataan. 

Berdasarkan draft perubahan dan definisi tersebut, ISO 9001:2015 memiliki dampak besar bagi perusahaan. Kini, pengetahuan menjadi aset yang harus dikelola secara serius. Berikut ini beberapa komponen yang dapat menjadi indikator telah terpenuhinya Clause 7.1.6 menurut Whittington Associates:

1. Organizational knowledge dapat berupa informasi tentang intellectual property dan lesson learned
2.  Untuk mendapatkan knowledge tersebut, dapat melalui internal (contohnya lesson learned, knowledge capture dari pengalaman karyawan senior) dan eksternal (contohnya standar, pendidikan akademis, customer knowledge)  
3. Lesson learned menjadi komponen yang wajib dipenuhi.
4. Begitu pula dengan pengetahuan tacit yang ada di kepala para karyawan senior,
5. Mekanisme akses pengetahuan di luar organisasi, dan mekanisme menyebarkan Pengetahuan tersebut ke seluruh organisasi.

Jika menghubungkan dengan indikator tersebut, berikut ini beberapa aktivitas KM yang dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 terbaru ini:

1. Dokumentasi Pengalaman terkait Pekerjaan (lesson learned) dengan metode Peer Assist, After Action Review dan Retrospect
2. Dokumentasi Pengalaman Tacit dari Karyawan Senior menggunakan Knowledge Capture
3. Penyebaran pengetahuan dan dokumentasi ke seluruh perusahaan dengan Community of Practice 

Tentu saja, masih banyak interpretasi dan metode KM lain yang dapat digunakan untuk memenuhi Clause 7.1.6 dari ISO 9001:2015 ini sebelum final draft dipublikasikan awal tahun 2016. Tapi, Final Draft ini sudah memberikan informasi dan keuntungan bagi KMers sekalian untuk mendapatkan buy in dari Top Management sekaligus media kampanye baru ke level Manajer dan Operasional.

Sebagai informasi, Knoco Indonesia akan mengadakan Public Training KM Masterclass batch5 pada 9-11 November 2015. Beberapa metode dan topik baru akan ditambahkan, diantaranya Benefits Map untuk menselaraskan Aktivitas KM dengan Strategi Bisnis.

Selain itu, bagi KMers yang ingin mendalami aplikasi KM di level Asia dan International, akan ada event KM Asia ke 15 yang dilaksanakan di Hongkong pada 18-19 November 2015. Beberapa topik yang akan didiskusikan diantaranya adalah Establishing and Embedding The Strategic Vision, Culture Transformation, Conversational Leadership, Global Strategy Innovation and Growth, Gamification dan lainnya. Bagi KMers yang tertarik, dapat mendaftar lewat Knoco Indonesia untukmendapatkan diskon khusus.

Semoga bermanfaat.

Read More

KM Summit Indonesia 2015

Sudah daftar di KM Summit Indonesia 2015?

Q: Acara apa ini?
A: Konferensi dan Workshop Knowledge Management (KM) terbesar di Indonesia! Tertarik atau sedang menerapkan KM di organisasi? Ini event yang tepat. Ada banyak praktisi, baik dari bisnis, pemerintahan, akademisi dan praktisi dari nasional dan internasional yang siap sharing best practice dan how to tentang KM di organisasinya

Q: Pembicaranya siapa saja?
A: Dari berbagai kalangan pastinya. Ada dari Pemerintahan (Dwisuryo Indroyono Soesilo-Menko Kemaritiman dan Ridwan Kamil-Walikota Bandung); Bisnis (Faisal Yusra-Pertamina, Priyantono Rudito-Telkomsel, Armand W. Hartono-BCA, Lakshmi Tobing-Unilever) dan dari Akademisi (Kadarsah Suryadi dan Kuntoro Mangkusubroto dari ITB).
Oh iya, hadir juga Nick Milton dari Knoco Ltd. sebagai pembicara dan fasiltator untuk Workshopnya

Q: Kapan dan dimana acaranya?
A: Save the date! 25-27 Agustus 2015 di Double Tree, Jakarta.

Q: Berapa tiketnya?
A: Rp. 2.000.000 untuk 2 hari konferensi dan Rp. 3.250.000 untuk 2 hari konferensi + 1/2 hari workshop.

Mau daftar? Need more info? Check di www.kmsummit.org atau download flyer resminya disini

Read More

5 Alternatif Aktivitas KM (selain CoP)

Banyak dari klien dan rekan professional KM kami bertanya pertanyaan yang sama . “Apa kegiatan KM yang bisa dilakukan tahun ini?” Banyak praktisi dan professional KM yang bingung hendak melakukan apa lagi di organisasi mereka. 

Umumnya, organisasi yang pertama kali memulai KM akan fokus menyusun dasar dari KM, seperti membuat strategi, blueprint, roadmap, atau peraturan yang mendukung KM. Setelah aktivitas-aktivitas tersebut selesai, praktisi KM mulai melakukan sosialisasi awal dan pilot project untuk beberapa fungsi KM atau di beberapa bagian bisnis. Salah satunya adalah membangun Community of Practice (CoP). Alasannya beragam. Mulai dari kemudahan pelaksanaan, sumberdaya yang tidak terlalu banyak, kesuksesan dan best practice dari industri lainnya, hingga demi menyesuaikan dengan kriteria penilaian salah satu award KM. 

Ketika pondasi KM dan CoP telah berjalan, banyak praktisi yang merasa butuh aktivitas baru lain sebagai program kerjanya. Berikut ini beberapa alternatif aktivitas KM dan best practice implementasi yang dapat Anda terapkan di organisasi:

1. KM Assessment

Umumnya, KM Assessment dilakukan sebelum menyusun dasar/pondasi KM (framework, strategi, roadmap), tetapi sebenarnya KM Assessment perlu dilakukan sebelum melaksanakan aktifitas KM lainnya. Tujuannya ialah untuk mengetahui bagaimana kondisi KM di organisasi, terutama untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dan apa yang belum berjalan. Melalui KM Assessment, Anda dapat menilai kondisi perusahaan saat ini, sehingga aktivitas selanjutnya dapat berfokus menguatkan komponen KM yang sudah baik atau melengkapi komponen yang belum ada.

Assessment dilakukan dengan cara melakukan evaluasi terhadap 4 komponen utama aliran pengetahuan, yaitu Komunikasi, Dokumentasi, Pengelolaan dokumentasi, serta Akses dan Publikasi. Komponen lainnya ialah aspek Tata kelola (Governance) yang memastikan 4 komponen lainnya berjalan secara sistematis. Assessment dapat dilakukan dengan interview, Focus Group Discussion atau survey. Berdasarkan komponen yang disebutkan sebelumnya, dapat disusun indikator turunan dengan range penilaian berdasarkan rangking (1-5) untuk tiap indikatornya. 

Bingung menentukan indikator? Anda dapat juga menggunakan KM Maturity Survey dari Knoco. Hanya menjawab 10 pertanyaan dan hasilnya langsung Anda dapatkan. 

2. Identifikasi Pengetahuan Kritikal (Critical Knowledge)

Nick Milton, principal consultant dari Knoco, pernah berkata “Bagaimana Anda dapat mengelola (manage) pengetahuan (knowledge) tanpa mengetahui pengetahuan kritikal (critical knowledge) di organisasi?” 

Jawaban dari pertanyaan tersebut kerap kali dilupakan oleh praktisi KM. Umumnya kita lebih fokus pada aktivitas KM yang terlihat seperti membuat strategi, panduan, atau CoP. Akan tetapi kita melupakan pengetahuan apa yang perlu dikelola dan menjadi prioritas. Tanpa melakukan identifikasi pengetahuan kritikal, kegiatan KM tidak akan memberikan dampak yang nyata. Hasil dari identifikasi pengetahuan kritikal juga dapat menjadi dasar bagi aktivitas KM lainnya, seperti Knowledge Capture atau Penentuan Subject Matter Expert (SME). 

Penentuan pengetahuan kritikal dapat dilakukan dengan beberapa teknik. Salah satunya adalah Knowledge Mapping. Teknik ini menentukan pengetahuan kritikal yang dibutuhkan pada proses bisnis dan aktivitas kritikal di organisasi. Teknik lain yang dapat digunakan adalah Knowledge Scan. Sedikit berbeda dari Knowledge Mapping, Knowledge Scan mengidentifikasi pengetahuan kritikal dengan mengetahui 3 indikator tingkat resiko, yaitu resiko karena tidak dikelola, resiko karena hilangnya personil, dan resiko jika tidak segera dimiliki. Hasil dari Knowledge Scan akan lebih komprehensif karena memberikan daftar pengetahuan kritikal, prioritas pengelolaan dan aktivitas KM yang sesuai bagi tiap pengetahuan.

3. Knowledge Capture

Terlepas dari konsep KM yang fokus pada intangible asset, praktisi KM umumnya fokus pada tangible asset. Hal ini wajar karena organisasi membutuhkan evidence (bukti) dari pelaksanaan KM. Knowledge Capture dapat mentransformasi intangible asset seperti pengalaman, menjadi tangible asset dalam bentuk dokumen. Inti dari Knowledge Capture adalah mendokumentasikan pengetahuan yang ada di kepala karyawan (umumnya senior) dalam bentuk fisik (tulisan, gambar, video, rekaman suara). Tujuan dan manfaatnya ialah untuk mengurangi hilangnya pengetahuan yang sudah diinvestasikan pada karyawan dan mempercepat penyebaran pengetahuan

Banyak sekali metode yang dapat digunakan untuk Knowledge Capture, tapi umumnya menggunakan interview dan hasilnya dituliskan dalam dokumen. Best practice dalam melaksanakan Knowledge Capture adalah dengan menugaskan karyawan junior (biasanya dari program officer development) untuk bertanya dan shadowing kepada karyawan senior. Hasil dari proses ini selanjutnya dituliskan dalam bentuk artikel, tulisan ataupun Question and Answer (Q&A) yang selanjutnya divalidasi ulang oleh karyawan senior.

Teknik Knowledge Capture lain yang dapat digunakan ialah dengan meminta bantuan pihak ketiga seperti konsultan. Teknik ini dapat dijadikan pilot project awal untuk mencari bentuk yang cocok sebelum pelaksanaan Knowledge Capture oleh karyawan junior. Best practice dari proses Knowledge Capture dimulai dari memilih topik pengetahuan kritikal dan SME yang akan diinterview, menentukan cakupan (scope) dan daftar isi, menentukan format (artikel, biografi, Q&A), mempersiapkan daftar pertanyaan, dan dokumentasi yang fokus pada pengalaman dan best practice dari karyawan senior.

4. Internal KM Award

Sama seperti inisiatif lain di organisasi, KM perlu menekankan pada penghargaan. Hal ini untuk memberikan pernyataan sikap dan dukungan organisasi terhadap aktivitas KM. Salah satu bentuk penghargaan tersebut dapat berupa KM Award. Bentuk KM Award di internal perusahaan biasanya dilakukan untuk aktivitas KM yang sudah berjalan dan memiliki hasil/bukti.

Tahapan KM Award dari best practice berbagai industri dimulai dengan menyusun indikator dan kriteria award. Kriteria yang dapat digunakan diantaranya, inovasi, pembelajaran, pelaksanaan CoP, atau partisipasi di aktivitas KM. Tahapan selanjutnya adalah melakukan sosialisasi dan mengumpulkan bukti. Bentuk bukti dapat berupa artikel, case studies, poster, dokumen pembelajaran, atau data terkait aktivitas KM. Berdasarkan bukti tersebut, tim yang sudah ditunjuk akan melakukan penilaian dari masing-masing indikator. Tahapan terakhir ialah melakukan pengumuman pemenang KM Award. 

Pengumuman KM Award sebaiknya dilakukan dengan metode yang memastikan karyawan pemenang diketahui oleh seluruh organisasi. Metode yang umumnya digunakan diantaranya melalui event khusus berskala organisasi dan pengumuman di saluran media internal (majalah, website, poster, dsb). Salah satu aspek penting dalam KM Award ialah keterlibatan aktif dari Senior Management sebagai bentuk apresiasi dan dukungan bagi KM

5. Teknologi Pendukung KM (KM System)

Teknologi saja tidak dapat mensukseskan KM, tapi aktivitas KM sekecil apapun, pasti membutuhkan teknologi. Oleh karena itu, pembangunan teknologi pendukung KM menjadi salah satu aktivitas pilihan oleh praktisi KM. Melalui KM System, aktivitas KM dapat diperluas jangkauan dan aplikasinya. 

Tahapan penting dalam membangun teknologi pendukung KM adalah penentuan aktivitas KM yang akan dibantu. Banyak praktisi KM yang melewatkan tahapan ini dan langsung melakukan pemilihan fitur atau teknologi. Resiko yang akan terjadi jika tahapan penentuan aktivitas KM tidak dilakukan adalah KM System yang tidak dapat digunakan oleh karyawan. Perlu diingat bahwa teknologi ditentukan berdasarkan proses KM, dan bukan sebaliknya. 

Setelah jelas bentuk aktivitas KM yang akan dibantu, selanjutnya adalah pemilihan fitur dan teknologinya. Best practice dalam pemilihan teknologi adalah melakukan integrasi dengan sistem yang sudah ada sebelumnya. Terkait hal ini, banyak organisasi memilih teknologi portal sebagai solusinya. KM System menjadi tampilan awal dari beberapa sistem lain yang mendukung KM seperti forum, document repository, search engine atau internal LinkedIn. 

Saat ini, pilihan teknologi IT pendukung KM sudah banyak dan dapat disesuaikan dengan karakter organisasi dan aktivitas KM. Anda dapat memilih menggunakan KM System berlisensi ataupun membangun dari awal menggunakan open source. Lisensi menawarkan reliabilitas dan keamanan tetapi membutuhkan investasi yang tinggi di awal. Di lain pihak, open source diminati karena investasi yang kecil di awal tetapi membutuhkan sumberdaya yang cukup besar di masa depan seperti update dan keamanan. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Apakah Anda sudah mendapatkan ide untuk aktivitas KM di tahun ini? Untuk informasi lebih jauh tentang aktivitas KM diatas dan aktivitas terkait KM lainnya, Anda dapat mengikuti Public Training KM Masterclass batch 5 yang akan dilaksanakan Oktober 2015 mendatang.

Read More

Memulai dengan Assessment: Catatan implementasi dari KM Master

Setelah mengadakan public training KM Masterclass sebanyak dua kali, saya dan tim ITTC-Knoco Indonesia beberapa kali diundang oleh para KM Master (peserta training KM Masterclass) untuk melakukan kunjungan konsultasi (visit consulting). Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan saran serta review terhadap hasil inisiatif-inisiatif KM yang sudah dilakukan oleh para KM Master di perusahaannya.

Banyak hal menarik yang bisa didiskusikan dari kunjungan tersebut. KM Master yang menyampaikan hasil inisiatif KM, sebagian besar sudah melakukan beberapa kegiatan yang berkaitan dengan implementasi KM, seperti Knowledge Sharing, Community of Practice, pembuatan portal, dan lainnya. 

Pada umumnya, kegiatan KM yang dilakukan di perusahaan-perusahaan tempat KM Master bernaung belum terpola secara baik. Bahkan beberapa diantaranya belum memiliki blueprint/roadmap dan value proposition yang jelas tentang bagaimana agar implementasi KM dapat selaras dengan proses bisnis dan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.

Terlepas dari beragamnya tingkat kedewasaan (maturity level) dari masing-masing implementasi KM, semua KM Master setuju bahwa perusahaan perlu menilai diri sebelum melaksanakan aktifitas KM lainnya. Tujuannya ialah untuk mengetahui bagaimana kegiatan implementasi atau inisiatif KM yang sudah dilakukan di perusahaan, terutama untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dan apa yang belum berjalan. 

Saran utama yang diberikan oleh kami ialah melakukan KM Assessment sebelum melangkah lebih jauh. Melalui KM Assessment, para KM Master dapat menilai kondisi perusahaan saat ini, sehingga dapat berfokus menguatkan komponen KM yang sudah baik serta melengkapi komponen yang belum ada.

Assessment dilakukan terhadap proses penyebaran pengetahuan (knowledge flow) dalam perusahaan dengan cara mengevaluasi 4 komponen utama aliran pengetahuan, yaitu Komunikasi, Dokumentasi, Pengelolaan dokumentasi, serta Akses dan Publikasi. Komponen lainnya ialah aspek Tata kelola (Governance) yang memastikan 4 komponen lainnya berjalan secara sistematis.

Data dan insight yang dibutuhkan untuk KM Assessment didapatkan dengan metode Interview dan Focus Group Discussion (FGD). Interview dilakukan terhadap top level management terutama untuk mengetahui: apa visi/harapan dengan adanya kegiatan KM (management expectation); hasil seperti apa yang diharapkan, bagaimana cara mengukurnya (performance management); serta dukungan/fasilitas seperti apa yang perlu diberikan agar kegiatan KM berjalan dengan baik (support).

Focus Group Discussion (FGD) dilakukan untuk mengetahui sejauh apa pemahaman kesiapan karyawan dalam mengimplementasikan KM. Kegiatan FGD akan lebih efektif dan efisien jika pesertanya berasal dari lintas divisi dan tingkatan, karena hasil yang didapat akan lebih luas dan lebih dalam (wide and deep).

Hasil dari proses assessment kemudian diolah dan diberi ranking untuk memudahkan proses analisis lanjutan. KM Assessment juga akan memperlihatkan kesejangan (gap) dari 5 indikator utama antara keadaan yang terjadi saat ini terhadap apa yang seharusnya terjadi. Hasil ini juga dapat memperlihatkan kemungkinan resiko yang akan terjadi jika gap-gap yang ada tersebut tidak segera diminimalisir atau ditutupi.

Analisis adalah salah satu tahap penting dalam proses assessment. Hasil berupa gap tersebut kemudian dianalisis lagi untuk menentukan tindak lanjut, intervensi, prioritas dan aktivitas pendukungnya. Analisis juga dapat dilakukan untuk mengevaluasi framework lengkap KM yang sudah berjalan. Seperti kita tahu, salah satu kelemahan dari banyak inisiatif di perusahaan ialah tidak terintegrasi dengan aktifitas lain. Tanpa integrasi, manfaat KM akan sulit dirasakan dan cenderung tumpang tindih dengan aktifitas yang sudah ada.

Salah satu bentuk analisis ialah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) dengan perusahaan lainnya. Benchmarking menjadi penting untuk melihat sejauh mana posisi perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Untuk analisis ini, KM Master umumnya meminta bantuan tim kami, ITTC-Knoco Indonesia. Langkah ini dilakukan mengingat kelengkapan database dan best practice implementasi KM dari perusahaan-perusahaan yang menjadi klien Knoco Internasional.

Kini, setelah serangkaian kunjungan dan diskusi, para KM Master siap membudayakan KM di perusahaan masing-masing. Semoga passion dan semangat mereka tetap terjaga dalam perjalanan menerapkan KM. Seperti quotes yang menjadi penutup training KM Masterclass, “This is just the beginning. Keeping them is the name of the game”

*ditulis bersama dengan Johan Mohammad

Read More