Branding Knowledge Management Part II : Mengenalkan Knowledge Management pada seluruh organisasi

Kita sudah membahas cara branding dan menjual Knowledge Management pada manajemen di tulisan sebelumnya. Kali ini saya akan coba membahas tahapan selanjutnya, mengenalkan Knowledge Management pada seluruh organisasi. Sebagai praktisi Knowledge Management, kita setuju bahwa untuk memastikan Knowledge Management berjalan, berkembang dan memberikan nilai tambah maka seluruh organisasi harus memahami, menyadari manfaat Knowledge Management dan pastinya melaksanakan Knowledge Management. Tapi inilah yang menjadi masalah. Tidak semua orang mau belajar dan menggunakan Knowledge Management. Alasannya tidak akan jauh dari belum butuh, bukan prioritas, load pekerjaan yang sudah tinggi atau tidak ada manfaatnya.

Well, we can’t blame them. Tuntutan bisnis yang penuh target membuat sebagian besar anggota organisasi mengesampingkan kebutuhan belajar dan mengembangkan diri. Tapi kita tidak perlu fokus pada masalah tersebut. Pada dasarnya, semua anggota organisasi ingin terus mengembangkan diri. Mereka hanya belum tahu apakah Knowledge Management bisa membantu mereka untuk mengembangkan potensi dan kompetensinya. Itulah mengapa pendekatan yang harus diutamakan ketika mengenalkan Knowledge Management, mengacu pada istilah Roan Yong, adalah “WIIFM-What’s In It For Me”. Apa yang Knowledge Management bisa berikan bagi saya?. Kita akan bahas aplikasinya dalam branding Knowledge Management di tulisan ini.

Pola pikir lain yang perlu digunakan oleh KMers ialah fokus pada manusia (people). Sedikit membahas komponen Knowledge Management maka ada 3 bagian Knowledge Management yang saling berkaitan, yaitu People, Process, Technology. Untuk menjawab mengapa dalam branding Knowledge Management yang paling penting ialah people, saya hendak mengulas sedikit bentuk Knowledge Management pada masa-masa awal. Pada awal perkembangannya, Knowledge Management dijalankan dengan pola pikir bahwa pengetahuan sudah ada di organisasi dan tugas Knowledge Management adalah mengelola pengetahuan tersebut. Mudahnya, Knowledge Management diibaratkan barang yang sudah ada, terlihat dan diketahui oleh seluruh organisasi. Itulah mengapa Knowledge Management pada masa awal lebih fokus pada membuat sistem penyimpanan (repository system) dan standardisasi proses pengelolaan pengetahuan. Tetapi pada kenyataannya, pengetahuan yang ada belum banyak diketahui oleh seluruh organisasi. Bahkan pada beberapa kasus, pengetahuan itu sendiri tidak secara sistematis berkembang, dalam hal ini bentuknya ialah inovasi, sehingga pendekatan mengelola pengetahuan tidak berhasil. Bagaimana kita bisa mengelola “barang” (pengetahuan) jika kita tidak tahu dimana “barang” tersebut berada ?

Disinilah Knowledge Management berkembang menjadi KM social. Pendekatannya tidak lagi mengelola tetapi fokus pada proses membuat inovasi dan mengalirkan pengetahuan. Ketika berbicara tentang proses inovasi dan mengalirkan pengetahuan, maka aspek yang memegang peranan paling penting ialah karyawan, para ahli (SME), dan praktisi pengetahuan di organisasi. Inilah jawaban mengapa mengembangkan Knowledge Management perlu berfokus pada people. Jika tahapan mengalirkan pengetahuan dan menghasilkan inovasi sudah berjalan, maka kita bisa berfokus pada merapihkan process dan membangun technology sebagai pendukungnya.

How we start marketing Knowledge Management ?

Here come the big question. How we could start introducing Knowledge Management across organization ? Satu hal yang perlu ditekankan, tidak ada rumus standar, panduan praktis atau jurus sakti implementasi Knowledge Management yang dapat digunakan secara langsung pada setiap organisasi. Every organization and business is UNIQUE. Cara yang berhasil di satu organisasi belum tentu berhasil juga di organisasi lain. Tetapi bukan berarti tidak ada key point yang bisa digunakan sebagai panduan. Begitupun tulisan ini. Tips dan panduan berikut mungkin dapat anda terapkan dan beberapa mungkin perlu disesuaikan dengan keadaan organisasi. Let’s talk it in deep.

Tips 1 : Make It Simple

Syarat utama dalam dunia sales dan marketing ialah jangan buat pelanggan anda bingung. Begitupun Knowledge Management. Tidak semua orang mengerti apa itu Knowledge Management dan tidak perlu mengharapkan mereka mau mengerti apa itu Knowledge Management. Sebaliknya jelaskan Knowledge Management dengan bahasa yang mudah dimengerti. Di KMPlus, ada aturan tidak tertulis ketika kami harus menjelaskan Knowledge Management ataupun solusi lainnya pada klien. Explain it, so even monkey can understand. Jelaskan semudah mungkin hingga monyet saja bisa mengerti. Tanpa bermaksud merendahkan, ungkapan tersebut bertujuan untuk mendorong kami berdiskusi dengan klien menggunakan bahasa yang semudah mungkin dan dapat diaplikasikan secara langsung. Selain itu, ungkapan tersebut juga memaksa kami untuk mengerti secara jelas terhadap solusi yang ditawarkan. Quoting Einstein, If you can’t explain something with simple phrase it means you don’t understand enough.

Pilihlah kata-kata dan penjelasan yang mudah dimengerti dan hindarkan penggunaan istilah Knowledge Management, jika diperlukan. Pada beberapa kasus, penggunaan bahasa Inggris juga dapat membingungkan. Beberapa klien kami mengganti istilah Community of Practice menjadi Forum Keahlian, Knowledge Mapping menjadi Pemetaan Pengetahuan, KM Repository menjadi KM Portal, knowledge sharing menjadi berbagi pengetahuan. Selain itu beberapa istilah juga dibuat dengan bahasa slang yang sesuai dengan budaya perusahaan, seperti nama Community of Practice yang unik (Ngopi Knowledge, Kost-An, dsb). Cara lainnya ialah dengan membuat aplikasi Knowledge Management yang disesuaikan dengan budaya dan kebiasaan di organisasi. Beberapa praktisi Knowledge Management menyatukan kegiatan knowledge sharing dengan agenda rutin mereka seperti diskusi evaluasi, shift changing, early briefing atau after office discussion. Tentu dengan penyesuaian tertentu seperti suasana yang santai, tidak formal, open discussion, brainstorming dan harus sesuai dengan pengetahuan penting organisasi.

Pemilihan metode pengenalan Knowledge Management harus mengacu pada pendekatan awal. “Mengapa ini penting buat saya ?” Beri penjelasan di awal apa keuntungan yang dapat didapatkan dengan menjalankan Knowledge Management. Pilihlah nilai tambah yang memang dibutuhkan oleh anggota organisasi. Dengan cara tersebut keikutsertaan dari anggota organisasi akan terbangun dengan sendirinya. Salah satu klien kami berhasil menjalankan Knowledge Management di organisasi karena anggota yang ikut dalam event Knowledge Management dapat mendengar langsung best practices mengelola produk perbankan dari Kepala Bidang yang berpengalaman tetapi sulit ditemui.

Satu hal yang perlu diperhatikan bahwa simple bukan berarti general. Pendekatan simple hanya bertujuan untuk membuat mereka mengerti inti dari Knowledge Management dan aktivitasnya, tetapi anda juga harus membekali diri dengan pemahaman lebih lanjut dalam konsep dan aplikasinya sehingga aktivitas Knowledge Management yang diperkenalkan tidak dianggap hal biasa dan tidak cukup penting bagi anggota organisasi. 

Tips 2 : Launch The Campaign

Kenalkan Knowledge Management ke seluruh organisasi dengan melakukan serangkaian event dan kampanye (campaign). Gunakan poster dan media lainnya yang ada di perusahaan. Cara ini memang membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Sesuaikanlah dengan budget yang dimiliki perusahaan anda. Campaign dapat dilakukan dengan banyak cara. Beberapa yang saya temui di klien sangat menarik sebagai pertimbangan. Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang banking memberikan insentif snack bagi peserta forum sharing, perusahaan lainnya melakukan dengan membuat poster dan buku saku, lainnya menggunakan KM Portal sebagai akses untuk menggunakan aplikasi pekerjaan. Beberapa juga menggunakan media internal seperti majalah dan papan pengumuman untuk update kegiatan Knowledge Management. Beberapa perusahaan dengan budget terbatas menyebarkan newsletter hasil CoP dan jadwal event Knowledge Management melalui email kantor. Bahkan ada beberapa yang dilakukan dengan mengadakan event secara sukarela karena merasakan pentingnya Knowledge Management bagi mereka.

Intinya lakukanlah kampanye Knowledge Management secara konsisten. Hindarkan kampanye yang berlebihan tetapi hanya dilakukan sekali saja. Proses mengenalkan Knowledge Management tidak bisa dilakukan dalam satu malam. Komitmen dan disiplin adalah kuncinya.

Tips 3 : Maximazing Organization Key Person

Sebagai KMers, anda tentu memiliki keterbatasan mengakses semua orang di organisasi. Terlebih lagi bagi organisasi yang sudah sangat besar dan terpisah dari segi lokasi.  Jika hal ini yang terjadi, maka pilihlah beberapa anggota organisasi yang memiliki passion dan posisi yang cukup kuat di organisasi anda. Kami menyebutnya sebagai KM Agent. Individu inilah yang akan menjadi perpanjangan tangan anda dalam mengenalkan Knowledge Management ke seluruh organisasi. Mereka pula yang akan menjadi champion dalam komunitas yang selanjutnya akan dikembangkan. Mereka ialah kunci kesuksesan anda dalam mengenalkan dan menjalankan Knowledge Management di organisasi. KM Agent adalah evangelist anda.

Sebagai tangan kanan anda, agents diharapkan memiliki kemampuan dan pemahaman Knowledge Management yang memadai, khususnya tentang knowledge sharing dan komunitas. Oleh karena itu, peningkatan kompetensi agents adalah kewajiban. Tidak perlu selalu berupa pelatihan. Beberapa klien kami hanya melakukan regular sharing tentang Community of Practice dan sukses mengembangkan Knowledge Management. Kuncinya ialah dengan mengembangkan komunitas KM Agents. Dengan komunitas selain memudahkan tugas anda dalam mengontrol perkembangan pengenalan Knowledge Management di organisasi mereka juga akan memberikan kesempatan agents untuk bertemu dan sharing pengalaman menerapkan Knowledge Management di bagiannya masing-masing. Komunitas juga akan membantu agents menjaga semangat dan passion dalam mengenalkan Knowledge Management.

Pemilihan agent juga menjadi tahapan penting untuk memastikan kesuksesan pengenalan Knowledge Management. Salah satu yang bisa dijadikan acuan ialah konsep The Law of Few dari Malcom Gladwell. Menurut Gladwell, ada tiga karakteristik individu yang dapat mempercepat proses menyebarnya informasi, yaitu Connectors, Maven, dan Salesman. Saya akan membahas tentang karakter KM Agents lebih detail di tulisan lainnya.  

Final note : It’s All About Nurturing Community

Komunitas adalah success factor dalam mengenalkan dan menjalankan Knowledge Management. Konsep dan aplikasi komunitas sudah terbukti berhasil dalam banyak bidang, bukan saja di Knowledge Management. Dalam dunia internet, kita kenal open source community, wiki community, forum based community atau bentuk yang sederhana, mailing list. Di dunia pendidikan, pendekatan komunitas bagi mahasiswa terbukti berhasil meningkatkan tingkat kelulusan dan IPK. Militer menggunakan komunitas untuk mempersiapkan tentara yang akan berangkat ke medan perang. Bahkan komunitas kini menjadi trend baru dalam mensukseskan kampanye pemilihan kepala pemerintahan.

Begitupun bagi bisnis. Pendekatan komunitas sudah terbukti memberikan value bagi perusahaan. Perusahaan di bidang retail telah lama membangun komunitas bagi pelanggannya untuk meningkatkan loyalitas merek (brand loyalty) sekaligus media pemetaan demografis pelanggan. Expert dan professional rela berkumpul diluar jam kerja untuk sharing pengalaman dan best practice. Intinya, komunitas adalah A MUST initiative dalam Knowledge Management. Di tulisan ini, saya tidak akan membahas secara detail aplikasi komunitas bagi Knowledge Management karena jujur saja, halamannya tidak akan cukup. Let’s save it for another article :).