Knowledge Management dan Strategi Bisnis

Klien : Kami sudah mengetahui dan mendengar tentang Knowledge Management. Saat ini kami sedang fokus untuk mengembangkan bisnis kami melalui serangkaian strategi bisnis. Dan sayangnya Knowledge Management belum menjadi prioritas kami.

Konsultan : Terima kasih atas waktunya. Kehadiran kami disini memang untuk hal tersebut. Kami ingin membantu perusahaan ini dalam mengembangkan bisnis. Kami setuju bahwa prioritas utama ialah mengembangkan bisnis melalui strategi bisnis. Kita akan menggunakan Knowledge Management sebagai kunci utama dalam mensukseskan strategi bisnis tersebut

Itulah rangkuman diskusi yang antara tim kami dengan Board of Director salah satu BUMN terbaik di bidang Inspeksi. Ada yang aneh ? Ya, perkataan Board of Director tersebut adalah pandangan sebagian besar dari kita terhadap Knowledge Management. Inisiatif Knowledge Management adalah bagian terpisah dari strategi bisnis yang urgensinya tidak terlalu penting dibandingkan dengan menyusun strategi bisnis, mensosialisasikannya ke seluruh karyawan dan tentu saja melaksanakannya untuk mencapai bisnis yang lebih besar lagi. Disinilah kesalahan bermula.

Knowledge Management bukanlah bagian yang terpisah dari strategi bisnis. Justru sebaliknya, Knowledge Management adalah bagian terpenting dari strategi bisnis. Pandangan yang salah tersebut salah satunya disebabkan karena definisi dan pemahaman Knowledge Management yang hanya terfokus pada pengelolaan pengetahuan dimana pengetahuan itu sendiri dianggap sebagai dokumen, prosedur atau sistem penyimpanan pengetahuan (knowledge repository system). Knowledge Management yang seperti itu lebih dikenal dengan KM 1.0 dan sayangnya memang sudah diakui sebagai bentuk Knowledge Management yang gagal (penjelasan lebih lanjut tentang KM 1.0 ada di sini).

Knowledge Management sejatinya adalah peningkatan nilai tambah. Ada sebuah definisi Knowledge Management dari Karl Erik Sveiby yang menarik untuk disimak :

“The art creating value by leveraging intangible asset”

Knowledge Management adalah seni menciptakan nilai tambah dengan meningkatkan intangible asset. Jadi kata kuncinya ialah nilai tambah (value). Knowledge Management yang tidak berfokus pada nilai tambah bukanlah Knowledge Management yang benar. Nilai tambah akan selalu dan pasti menjadi dasar dari apapun yang dilakukan Knowledge Management. Semua yang dilakukan oleh Knowledge Management harus memiliki nilai tambah, entah itu berupa sharing, repository, community of practice, knowledge mapping atau apapun itu. Dan karena perusahaan adalah sebuah organisasi yang menjual nilai tambah, maka Knowledge Management adalah strategi bisnis yang paling tepat untuk mengembangkan perusahaan.

Ketika kita berbicara tentang intangible asset maka fokus utamanya ialah dua komponen paling penting, yaitu sumber daya manusia (people) dan pengetahuan (knowledge). Manusia adalah faktor kritis dalam menjalankan suatu bisnis. Kok bisa ? Mudah saja, bisnis mana yang berjalan tanpa manusia ? Saya yakin tidak ada, bahkan perusahaan yang sudah secara penuh menggunakan mesin sekalipun butuh manusia untuk merawat mesin tersebut. Terlepas dari mesin itu sendiri buatan manusia :). Banyak kasus ketika seorang pegawai pindah atau tidak ada, bisnis tidak bisa berjalan. Yang perlu diperhatikan bahwa bukan manusia biasa yang bisa menentukan sukses atau tidaknya suatu bisnis, tetapi manusia yang punya kompetensi dan pengetahuan. Apa yang membedakan seorang Office Boy dengan Direksi ? Gampang, pengetahuan dan pengalamannya. Itulah mengapa gaji Direksi lebih tinggi dari Office Boy. Direksi punya pengetahuan yang dapat memberikan nilai tambah lebih besar dari Office Boy sehingga wajar kalau gajinya lebih besar. Jelas bahwa yang menjadi faktor kritis dari perusahaan ialah manusia (people) dan pengetahuan (knowledge).  

Kalau mau bahas hubungan manusia dan pengetahuan, saya butuh lebih banyak halaman lagi. Jadi kita tinggalkan sejenak pembahasan manusia dan pengetahuan. Kita kembali ke fokus awal tentang Knowledge Management dan strategi bisnis. Ketika perusahaan menjalankan bisnis, apa yang paling dibutuhkan selain produk, fasilitas, dan sistem ? Jawabannya sudah jelas, pengetahuan. Saya akan menjelaskan ini dengan contoh kasus, yaitu ketika saya bekerja di salah satu perusahaan distributor yang bergerak dibidang pharmaceutical.

Saat itu kami menjadi perwakilan suatu produk dari perusahaan Prancis yang berfokus dalam pemanis alami berbahan dasar Thaumatin. Produk itu sendiri merupakan inovasi dalam bidangnya dan memiliki pangsa pasar yang terbuka untuk produk-produk makanan dan pharmaceutical. Karena produk ini sendiri merupakan inovasi, ketika dikenalkan di pasar, kami agak kesulitan untuk meyakinkan beberapa client kami. Alasannya karena produk ini tidak memberikan hasil yang maksimal ketika diaplikasikan. Ada saja masalahnya, mulai dari rasa yang tidak muncul, ada endapan, larutan tidak stabil dan sebagainya. Produk ini pun kelihatannya tidak akan bertahan lama. Tetapi karena keyakinan yang besar dari principal kami, maka terobosan dilakukan. Didatangkanlah ahli dari perusahaan Perancis tersebut. Setelah serangkaian perjalanan dan diskusi dengan klien, masalahnya diketahui. Salah satunya ialah karena teknik aplikasi produk itu sendiri. Dan seperti yang telah diduga. Produk itu berhasil. Terakhir sebelum saya resign dari perusahaan tersebut, produk ini menjadi salah satu kunci utama keberhasilan tim kami.

Apa pelajaran yang bisa kita ambil ? Bahkan sebuah produk yang bagus, inovatif dan bermanfaat tidak bisa digunakan tanpa pengetahuan yang memadai. Dalam kasus ini, pengetahuan tentang aplikasi produk. Lihat bagaimana pentingnya pengetahuan. Tanpa pengetahuan, bisnis tidak akan berkembang dan dengan pengetahuan pula bisnis bisa berkembang. Fakta ini yang menjadi awal dari Knowledge Management. Tahapan awal yang harus dilakukan perusahaan ialah mengidentifikasi pengetahuan penting. Definisi pengetahuan penting sangat mudah, yaitu pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis dan tanpa adanya pengetahuan tersebut, bisnis tidak akan berjalan. Artinya, pengetahuan yang harus diidentifikasi harus bersifat strategis dan sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Metode yang biasa digunakan dalam identifikasi pengetahuan penting ialah Knowledge Mapping (pemetaan pengetahuan). Kita simpan pembahasan Knowledge Mapping untuk artikel lainnya 

Singkatnya ialah bahwa jika kita ingin melakukan bisnis maka langkah paling awal adalah penguasaaan terhadap pengetahuan penting bisnis tersebut. Hubungan ini lebih dikenal sebagai Knowledge – Strategy Link. Lalu bagaimana jika kita ingin mengembangkan bisnis ? Tahapan awal pasti dengan menyusun strategi yang dapat mencapai tujuan bisnis tersebut. Dan bagaimana cara menerapakan strategi tersebut ? Anda pasti tahu jawabannya. Tentu saja dengan menguasai pengetahuan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategi itu. Ini yang lebih dikenal sebagai Strategy – Knowledge Link. Untuk lebih mudahnya saya akan jelaskan melalui gambar berikut :

Ketika kita melihat gambar tersebut akan semakin jelas kemana arahan Knowledge Management selanjutnya. Berawal dari bisnis yang sudah berjalan saat ini (current bussines result), kita membutuhkan pengetahuan untuk melakukan bisnis tersebut (current competencies). Jika kita ingin mengembangkan bisnis dengan menyusun target baru (new business target) maka ada kesenjangan (gap) yang muncul. Ini disebut strategy gap. Ketika ada target bisnis baru, maka pasti ada kebutuhan pengetahuan baru (competencies required by business) yang harus dimiliki untuk melakukan bisnis baru. Dari sinilah muncul kesenjangan (gap) antara pengetahuan yang sudah ada dengan kebutuhan pengetahuan baru. Ini yang kita sebut sebagai knowledge gap.  

Inilah kerangka berpikir yang menjadi dasar dari Knowledge Management. Pengetahuan (knowledge) harus sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pengembangan pengetahuan pun harus sesuai dengan strategi pengembangan bisnis. Dengan pola pikir ini, Knowledge Management akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan atau organisasi. Dasar pemikiran ini pula yang menjadi acuan untuk menjawab pertanyaan seberapa penting Knowledge Management bagi perusahaan. Karena pengetahuan sebagai aset utama bagi perusahaan, maka segala sesuatu yang berkaitan dengan pengelolaan pengetahuan (knowledge management) menjadi penting dan strategis.  

Jadi, pertanyaannya sekarang ialah, kapan kita harus menerapkan Knowledge Management ? Saya akan menjawabnya dengan testimonial yang disampaikan oleh Board of Director dari perusahaan yang kita bahas di awal.

“Awalnya kami mengira Knowledge Management hanyalah ide bagus, tetapi Anda meyakinkan kami bahwa Knowledge Management berguna bagi bisnis dan sejak itu kami telah dibantu  dalam berbagai implementasi Knowledge Management. Tidak hanya itu, Anda membuktikan pada kami bahwa Knowledge Management memang untuk bisnis !. ”