3 Kunci Sukses Memulai Community of Practice

Memulai selalu sulit. Setidaknya itu yang saya sadari dalam karier professional selama ini. Entah itu bertemu dengan klien baru, hari pertama di kantor baru, mengubah budaya, menuliskan ide atau sekedar datang di hari pertama setelah libur panjang. Memulai selalu menjadi tantangan.

Begitupun dengan komunitas. Sekumpulan individu yang terbiasa dengan rutinitas pekerjaan dan kesibukan pribadi tiba-tiba harus datang ke acara yang katanya dapat meningkatkan kinerja dengan sharing pengalaman. Tiba tiba Anda harus menceritakan pengalaman, berbicara di depan rekan kerja, mendengarkan orang lain bercerita serta terlibat diskusi.

Perasaan bingung, ragu, takut, dan tidak aman adalah wajar. Perasaan itu yang selalu menjadi hambatan memulai komunitas seperti Community of Practice. Sesi pertama Community of Practice (CoP) adalah kunci utamanya. Anda tidak bisa berharap sesi sesi CoP selanjutnya akan berhasil jika sesi pertama tidak memberikan impresi yang diharapkan.

Seperti apa sesi pertama seharusnya dimulai? Berikut beberapa tips untuk memulai sesi CoP pertama Anda

Memulai dengan Jelas

Ketika orang-orang berkumpul dan sesi CoP akan dimulai, pertanyaan yang pertama muncul adalah, mengapa kita berkumpul? Apa alasannya? Apa manfaatnya? Pertanyaan tersebut yang harus Anda jawab sebelum melangkah lebih jauh. Untuk itu, sesi Conduct Core Planning harus sudah dilaksanakan sebelumnya. Champion dan core member tahu tujuan dari CoP serta dapat menyampaikannya kepada anggota. Conduct core planning membantu Anda, champion dan core member menentukan 4 aspek utama, yaitu tujuan komunitas, pengetahuan yang akan menjadi fokus, aturan main serta kriteria kesuksesannya. Aspek-aspek tersebut akan memberikan gambaran yang jelas bagi anggota yang mungkin kebingungan di sesi pertama CoP

Buat suasana yang Nyaman

Sesi pertama CoP haruslah nyaman. Tujuan CoP ialah sebagai media transfer pengetahuan, bukan ajang meeting tambahan atau training mendadak. Hindari paksaan untuk mengundang anggota Anda. Sebaliknya, gunakan pendekatan personal. Buat mereka merasa CoP adalah komunitas selayaknya ajang ngobrol di waktu istirahat. Lakukan pekerjaan rumah Anda dengan bertanya tentang harapan dan pendapat calon anggota tentang bentuk komunitas yang nyaman.

Anda bisa membuat CoP yang santai, memulai sesi pertama dengan topik-topik yang ringan, atau menggunakan multimedia sebagai penarik minat. CoP adalah komunitas terbuka dimana kunci keberhasilan dari komunitas seperti ini adalah kepercayaan. Dan seperti yang kita tahu, kepercayaan selalu dimulai dengan kenyamanan.

Ciptakan Lingkungan yang Aman

Kunci ketiga keberhasilan CoP adalah aman. Pengetahuan dan pengalaman seperti rahasia. Anda hanya mau menceritakan rahasia di lingkungan yang aman dan dengan orang orang yang Anda percayai. CoP harus menjadi lingkungan yang aman bagi anggotanya. Hanya dengan rasa aman, tujuan CoP untuk meningkatkan pengetahuan dengan sharing dapat dicapai. Selalu mulai dengan penegasan bahwa CoP adalah sesi sharing dimana tidak ada penilaian terhadap kesalahan maupun ketidaktahuan. Berikan keyakinan pada anggota CoP bahwa pangkat dan jabatan tidak berlaku selama sesi berlangsung. Bos Anda mungkin berkuasa diluar, tetapi selama CoP berlangsung, tingkat pengetahuan lah yang lebih diperhatikan.

Rasa aman juga dapat didapatkan dari komitmen top management. Itulah mengapa peran Sponsor sangat penting. Sponsor bertugas memberikan jaminan bahwa CoP didukung oleh organisasi, baik dari sumberdaya waktu, tenaga maupun kontribusi lainnya. Beberapa klien saya menunjukkan dukungan top management dalam bentuk yang menarik. Mulai dari kompensasi penggunaan waktu kerja, konsumsi bagi peserta, keterlibatan langsung dalam sesi CoP, atau bahkan mengapresiasinya dalam bentuk penghargaan informal.

Final Note: Observe More

Kunci menciptakan CoP yang jelas, nyaman dan aman adalah melihat lebih seksama. Organisasi adalah kumpulan individu sosial yang pastinya menghasilkan interaksi sosial. Semua organisasi, terlepas dari kekakuan formalitas pekerjaan pastilah memiliki komunitas informalnya. Mulailah dari komunitas informal ini. Lihat, perhatikan dan amati bagaimana mereka berinteraksi. Bagaimana mereka berdiskusi, dimana, dan kapan diskusi dilakukan. Lebih penting lagi, lingkungan seperti apa yang terjadi ketika mereka berdiskusi. Lingkungan informal itulah bentuk ideal dari CoP Anda. Hanya dengan lingkungan yang jelas, nyaman, dan aman, CoP bisa sukses di sesi pertama dan terus bertahan hingga memberikan manfaat yang nyata. Ingat, tantangannya bukan hanya memulai tapi juga menjaga. Keeping them is the name of the game.