Anda tahu apa yang menarik dari bintang laut? Fakta pertama ialah,
banyak orang yang menganggap bintang laut sebagai sebuah binatang lucu dan
menggemaskan. Sayangnya, bintang laut tidak semanis penampakannya, setidaknya
bagi zoentexhalae, yaitu mikro organisme
yang bertanggung jawab terhadap kehidupan di terumbu karang. Jika di suatu
perairan banyak ditemukan bintang laut, khususnya dari species Linckia, maka bisa dipastikan kehidupan
terumbu karang di daerah tersebut sudah terancam. Yup, bintang laut sebenarnya
adalah hama bagi terumbu karang.
Tapi bukan fakta hama yang menarik dari sebuah bintang laut tetapi
kemampuan regenerasi dan pikiran kolektifnya. Tidak seperti binatang lainnya,
bintang laut dapat bertahan hidup walau sebagian besar tubuhnya sudah hilang.
Kita tahu bahwa sebagian besar bintang laut memiliki 5 kaki yang membentuk
seperti bintang. Yang tidak banyak orang tahu adalah, jika salah satu kaki
tersebut putus, maka bagian kaki yang putus akan menumbuhkan kaki baru. Begitupun
dengan bagian kaki yang terlepas akan berkembang menjadi bintang laut baru.
Mudahnya, Anda pernah lihat film-film alien yang tiap tubuhnya terpotong
justru membentuk alien baru? Ya, bintang laut adalah alien dalam bentuk nyata. Faktanya,
bintang laut tidak memiliki sistem kepala yang terpusat. Tiap bagian bergerak
atas keinginan kolektif sehingga ketika satu bagian terputus, bagian tersebut
akan membentuk pikiran kolektif lain untuk bertahan hidup.
Sekarang, kita beralih ke laba-laba, binatang yang mungkin menakutkan
bagi beberapa orang. Laba-laba, sama seperti bintang laut yang memiliki kaki.
Bedanya ketika laba-laba digerakkan oleh satu kepala, bukan pikiran kolektif.
Ketika kepala tersebut hilang atau salah satu kakinya putus, laba-laba akan
kehilangan kemampuan bertahan hidupnya. Laba-laba tidak bisa hidup dari sisa
kepalanya atau sisa kakinya.
Kemampuan bertahan hidup dan regenerasi. Itulah perbedaan utama antara
bintang laut dan laba-laba. Yang menarik ialah, bintang laut dan laba-laba
tidak hanya kita temui di alam saja, tetapi juga dalam bisnis dan organisasi
pada umumnya. Laba-laba adalah bentuk organisasi yang sering kali kita lihat,
yaitu sentralisasi. Sebagian besar organisasi pasti memiliki kepala yang
bertugas mengatur dan mengambil keputusan. Bentuknya bisa individu seperti
Owner atau CEO atau grup seperti Senior Management atau Divisi.
Bintang laut di organisasi adalah yang kita kenal sebagai
desentralisasi. Keputusan dan kebijakan tidak lagi dipusatkan di kepala tetapi
terletak pada individu atau grup yang biasanya ada di level operasional. Dalam
bentuk yang paling ekstrim, organisasi yang terdesentralisasi tidak memiliki
pemimpin. Tidak ada yang mengatur dan tidak ada yang diperintah. Semua
anggotanya berjalan hanya dengan kesamaan visi dan minat. Contoh paling mudah
menggambarkan desentralisasi yang paling ekstrim adalah internet. Jika saya
tanya siapa yang menjadi CEO atau Kepala Divisi Internet maka jawabannya tentu
tidak ada. Tetapi apakah internet tidak berjalan dan menghasilkan sesuatu? Anda
tentu tahu jawabannya. Internet bukan saja memberikan banyak kemudahan tetapi
juga merevolusi industri dunia. Tetapi jika ditanya siapa yang bisa
mengendalikan dan memiliki internet, maka Anda akan pusing tujuh keliling
menjawabnya.
Fakta ini yang disampaikan oleh Ori Brafman
dan Rod A. Beckstrom dalam bukunya, Starfish and The Spider: The Unstoppable Power
of Leaderless Organization. Kita sudah terbiasa dengan organisasi yang
terpusat sehingga lupa bahwa ada bentuk desentralisasi yang sebenarnya
menyimpan potensi luar biasa. Desentralisasi, memiliki keunggulan terbesar
dibanding sentralisasi khususnya dalam bertahan hidup. Jika Anda ingin
menjatuhkan sebuah negara yang tentu saja menganut paham sentralisasi, maka
seranglah ibukotanya, tangkap presidennya dan pastikan kepala-kepala lainnya
tidak berfungsi.
Tetapi apa
yang Anda lakukan untuk menjatuhkan organisasi desentralisasi? Satu kepala bisa
dihilangkan, ibukota dapat ditaklukkan tetapi akan segera muncul kepala dan
ibukota lainnya. Konsep ini yang juga secara cerdik digunakan oleh pejuang
kemerdekaan Indonesia. Soekarno-Hatta bisa saja dipenjara tetapi selalu ada
Jendral Soedirman dan pejuang lainnya yang akan terus bergerak di belantara
sembari menciptakan kepala-kepala baru. Tentu saja kita tahu pada akhirnya
penjajah terusir karena fokusnya hanya pada menyerang ibukota dan kepala.
Penjajah kalah karena mereka berpikir perjuangan Indonesia adalah laba-laba
yang bentuk sebenarnya adalah sebuah bintang laut.
Perbedaan sentralisasi
(laba-laba) dan desentralisasi (bintang laut) sebenarnya sangat sederhana,
yaitu pada bagaimana cara keputusan diambil dan dilaksanakan. Sentralisasi
berfokus pada mengumpulkan informasi sebanyak-banyaknya dari lapangan dan level
operasional, diberikan ke pusat untuk kemudian dianalisis oleh pengambil
kebijakan dan kemudian dijalankan kembali oleh level operasional.
Desentralisasi mengubah paradigma tersebut. Informasi yang berasal dari level
operasional tidak lagi dikirim ke pusat untuk diubah jadi kebijakan tetapi
langsung diputuskan di level operasional untuk kemudian dieksekusi sesuai kebutuhan.
Sebagai sebuah
inisiatif, KM tentu perlu organisasi. Bentuk organisasi merupakan salah satu
faktor yang menentukan umur dan perkembangan inisiatif KM Anda. Mengacu pada
ilustrasi laba-laba dan bintang laut tersebut, pilihannya sudah jelas. KM harus
menjadi bintang laut yang dapat bertahan hidup walaupun sebagian besar tubuh
(aktivitas dan anggota) nya sudah hilang.
Terlepas dari
sebuah inisiatif yang bersifat social, KM dalam bisnis memerlukan pihak-pihak
yang berperan dalam kesuksesannya. Harus ada yang bertanggung jawab, kewajiban
serta hak bagi pelakunya. Konsep yang banyak digunakan oleh perusahaan dunia
yang sukses menerapkan KM ialah dengan membentuk task force atau bagian khusus
dengan seperangkat jabatan seperti Chief
Knowledge Officer, Knowledge Repository, Knowledge Intermediate, Knowledge
Librarian, Core Member, dan sebagainya.
Konsep ini
bukan saja sudah digunakan, tetapi juga terbukti berhasil. SAS Institute, IBM
Academy Initiative, BP KM Initiative, Oracle Academy Initiative, McKinsey
Consulting, UNDP dan sederet organisasi lainnya secara khusus memiliki jabatan
dan organisasi KM yang rapi serta jelas. Konsep organisasi yang menunjukkan
peranan dan tanggung jawab sangat penting bagi perusahaan untuk mengontrol
inisiatif KM agar memberikan manfaat yang sesungguhnya.
Sayangnya,
konsep organisasi KM ini kerap salah dimengerti oleh KMers yang memulai
inisiatif KM. Organisasi KM diartikan perlunya sebuah unit khusus, divisi
tertentu yang kebanyakan ada di pusat dimana ada perwakilan dari cabang-cabang
atau unit bisnis yang menjalankan KM di level operasional. Meniru bentuk
organisasi pada umumnya, keputusan dan kebijakan KM kebanyakan diputuskan di
pusat sebagai komando inti. Begitupun dengan metode dan prosedur yang dirancang
secara baku dan terlalu jelas aturannya. Bentuk ekstrimnya adalah pengetahuan
yang harus disetujui dulu sebelum disharing ke seluruh organisasi.
Alasan utama
mengapa KM harus menjadi bintang laut dan bukan laba-laba, adalah nature dari bisnis itu sendiri. Sama
seperti sebuah negara, pergantian kekuasaan adalah hal yang pasti dalam
organisasi. Entah itu berupa rolling manajer, pensiun, resign, promosi, atau
bahkan dalam bentuk ekstrim pembelian oleh korporasi lainnya. Apa yang terjadi
jika KM dipusatkan di satu divisi? Ketika manajemen berganti atau prioritas bisnis
berubah, inisiatif KM dapat dengan cepat mati. Cukup ganti kepala atau PICnya,
bubarkan tim, hentikan aktivitas nya dan KM Anda akan hilang ditelan waktu.
Keadaan yang
berbeda ketika KM menjadi desentralisasi. Kekuatan organisasi yang menganut
desentralisasi ialah pada kemampuan regenerasinya. Ketika satu bagian diserang
(baca: diganti PIC atau dihentikan kegiatannya), bagian lain yang sudah
merasakan manfaatnya akan tetap muncul lagi. Ini yang terjadi di salah satu
perusahaan multinasional ketika pergantian pemilik terjadi. Aktivitas CoP yang
dianggap tidak terlalu penting berusaha dimatikan dengan menghilangkan budget
dari perusahaan. Apakah CoP tersebut mati? Ini yang menarik dari
desentralisasi. Upaya memutus kepala dan sumber dana CoP tidak berhasil. Justru
sebaliknya, beberapa pihak yang sudah merasakan manfaan CoP kemudian membuat
forum baru tanpa menggunakan fasilitas kantor. Mereka menggunakan waktu
istirahat dan kantin di sekitar kantor sebagai base camp yang baru. “Serangan”
pada organisasi desentralisasi justru akan meningkatkan kemampuan bertahan
hidup inisiatif tersebut.
Menciptakan “bintang laut” bagi KM
Syarat utama
sebuah organisasi yang memiliki sifat seperti bintang laut adalah kesamaan
tujuan. Dalam sistem organisasi sentralisasi, anggotanya digerakkan oleh
keputusan dan perintah dari kepala, dalam hal ini pusat kendali. Prinsip yang
jauh berbeda terjadi dalam organisasi yang terdesentralisasi. Keputusan yang
diambil dilakukan atas keinginan dan kesadaran masing-masing individu. Untuk
memastikan tindakan yang diambil tidak keluar jalur maka tiap-tiap individu
memiliki pemahaman dan kesadaran yang kuat atas tujuan. Semua orang yang
terlibat harus memiliki semangat dan visi yang sama untuk terus belajar dan
menciptakan inovasi.
Intinya,
kesuksesan dari organisasi desentralisasi terletak dari seberapa besar kesamaan
tujuan yang dimiliki oleh anggotanya. Aspek ini yang kemudian menjadi kunci
sukses menciptakan organisasi KM dengan karakteristik seperti bintang laut.
Berikut
beberapa tips yang dapat digunakan dalam menciptakan KM seperti bintang laut:
1. Memulai dengan tujuan yang jelas
Organisasi KM
dibangun dan dimulai dari menyebarkan ide tentang KM dan manfaatnya bagi
personal. Kampanye harus dimulai dari memberikan pemahaman tentang apa itu KM
dan membangun kesadaran akan manfaatnya bagi anggota. Tujuan yang baik bukanlah
tujuan yang muluk-muluk atau terlalu luas seperti “meningkatkan kompetensi,
meningkatkan profit perusahaan” dan sebagainya saja. Ingat bahwa tujuan tersebut
haruslah memberikan keuntungan yang jelas bagi calon anggota atau karyawan.
Fokuslah pada pemenuhan What’s In It For
Me atau manfaat bagi anggota yang terlibat.
Komunikasi
tujuan juga menjadi krusial. Banyak organisasi dan perusahaan yang sukses
menyusun tujuan yang dapat diterima oleh anggota tetapi justru gagal
mengkomunikasikan tujuan tersebut. Proses komunikasi ini sebenarnya adalah
pekerjaan utama dari fungsi kepala jika Anda memutuskan organisasi belum cukup
dewasa untuk melaksanakan inisiatif secara bertanggung jawab. Proses komunikasi
dapat dipercepat dengan menggunakan individu yang mempunyai peranan penting
seperti key player, senior management
ataupun individu dengan kemampuan sosialisasi yang baik.
2. Tim daripada Divisi
Divisi
tertentu yang mengatur KM adalah kesalahan terbesar. Ini sama saja Anda
menciptakan kepala bagi bintang laut. Jika Divisi yang bersangkutan tidak
berjalan maka inisiatif KM pun akan mati. Struktur organisasi harus didesain
agar fungsi kepala tidak terlalu besar untuk mengantisipasi beberapa pihak
merasa terlalu diatur. Anda dapat menggunakan salah satu divisi sebagai admin
atau pengatur kegiatan KM tetapi kekuatan dan kebijakan terbesar dalam
menjalankan kegiatan KM haruslah terletak pada level operasional yang lebih
menyebar. Kebijakan ini seringkali sulit dilaksanakan khususnya bagi organisasi
yang masih tradisional ataupun SDMnya masih belum siap.
Tips yang
dapat Anda gunakan ialah dengan memegang fungsi pengawasan dan administrasi hasil
akhir di pusat sedangkan fungsi pengawasan dan pelaksanaan aktivitas dilakukan
di tim-tim kecil di level operasional. Contohnya ialah yang dilakukan oleh
salah satu klien kami yang menyerahkan kebijakan pelaksanaan CoP dan
Knowledge Sharing di cabang-cabang dimana Divisi Learning Pusat hanya bertugas
sebagai pengatur dan pusat informasi bagi pelaksana di lapangan.
Jika Anda baru
memulai KM, pilihan untuk sentralisasi dapat diperbolehkan. Hal ini untuk
memastikan proses komunikasi tujuan dapat terarah serta aktivitas KM tidak
berjalan diluar kendali. Pilihan yang disarankan adalah untuk membuat task force atau gugus kerja yang
sifatnya sementara. Ketika tujuan dan aktivitas KM sudah berjalan, maka gugus
kerja dengan kekuatan pengendalian ini sebaiknya dibubarkan atau berubah fungsi
menjadi administrator dan help desk
3. Kebebasan modifikasi metode dan tools.
Modifikasi dan
personalisasi adalah cara paling cepat untuk meningkatkan keterlibatan anggota.
Kebebasan tersebut membuat anggota dan pengguna KM merasa memiliki aktivitas KM
(sense of ownership). Aplikasinya
adalah dengan tools dan media yang
memungkinkan anggota atau karyawan menyesuikan dengan kebutuhan di lapangan.
CoP contohnya. Anda hanya perlu menetapkan panduan membuat CoP seperti
Identitas CoP (knowledge focus,
kriteria sukses, aturan main dan values),
komponen pendukungnya (Core Member,
Sponsor, Champion) serta tips trick yang dapat digunakan. Tetapi, bentuk
interaksi CoP yang terjadi, waktu pelaksanaan dan tempatnya dibebaskan
tergantung kebutuhan anggota CoP tersebut.
Tips lainnya
adalah mengintegrasikan aktivitas KM dengan proses kerja sehari-hari. Tujuannya
ialah agar KM tidak menjadi pekerjaan baru yang harus dilakukan tetapi menjadi
kebiasaan yang menyatu dengan pekerjaan.
4. KM Agents
Pendekatan
lain yang bisa digunakan adalah dengan membuat KM Agents. Singkatnya, KM Agents
adalah individu-individu yang membantu Anda dalam mengenalkan KM. Mereka adalah
evangelist dan tangan kanan di level
operasional. Pembahasan secara jelas tentang KM Agents dan bagaimana memilih
individu yang sesuai ada dalam artikel berikut.
Kini, pilihan bentuk organisasi terserah kepada Anda. Apakah menjadi
laba-laba yang rentan terhadap kematian atau menjadi bintang laut yang dapat
bertahan walau sebagian besar tubuhnya sudah hilang?
Any comments are most welcome
0 comments:
Post a Comment