Berbicara KM dengan Bahasa Bisnis

Salah satu tantangan dalam implementasi KM di organisasi adalah mendapatkan buy in dari middle manager (supervisor, section head, assistant manager dsb). Peran middle manager menjadi penting karena bisnis sebenarnya dijalankan oleh mereka. Top management (Dept. Head, Direksi dsb), lebih banyak terlibat dalam urusan strategi sedangkan first line officer (engineer, marketing, finance dsb) sudah terlalu sibuk dengan operasional.

Middle manager juga target yang paling tepat jika Anda mulai mengenalkan KM. Mereka cukup mengeti detail di tingkat operasional sekaligus memiliki “helicopter view” yang memungkinkan untuk melihat KM sebagai tools percepatan bisnis.

Ketika berbicara dengan middle manager, satu hal yang perlu disadari. Mereka tidak tertarik dengan KM. Mereka hanya tertarik jika KM dapat membantu bisnis dan pencapaian target.

Untuk itu, ketika berbicara dengan middle manager maka Anda perlu berbicara dengan bahasa bisnis, bukan dengan jargon KM. Berikut beberapa topik yang mungkin menarik perhatian middle manager:

• Inovasi – menggabungkan pengetahuan dan best practice dari internal serta eksternal untuk menemukan cara baru dalam bekerja, produk baru, solusi baru serta potensi bisnis baru. Proses KM yang dapat digunakan diantaranya ialah Business Driven Action Learning
• Kolaborasi – menggabungkan best practice dan metode dari berbagai divisi/bagian untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efektif. Sebagian besar best practice dan metode tersebut ada di internal tetapi terpisah pisah dan tersebar di seluruh organisasi. Solusi yang dapat ditawarkan adalah menggunakan Community of Practice
• Pengetahuan bagi front line – tujuannya ialah agar para staf yang terlibat langsung dengan klien/customer mendapatkan pengetahuan yang dibutuhkan. Beberapa topik yang menjadi fokus adalah informasi produk, solusi yang lebih baik, closing the deal, serta customer engagement. Proses KM yang dapat diterapkan ialah Community of Practice dan Knowledge Base
• Harmonisasi Cara Kerja – Variasi bekerja dalam sebuah bisnis yang stabil seringkali berdampak pada variasi hasil akhir. Selain buruk bagi citra perusahaan, pelanggan Anda tentu tidak akan mentolerir perbedaan layanan/produk. KM bisa membantu untuk membandingkan metode kerja yang beragam untuk kemudian memilih satu best practice dan melakukan standardisasi. Knowledge Exchange adalah salah satu solusinya
• Belajar dari pengalaman – Tujuannya ialah memastikan kesalahan tidak diulang lagi pada pekerjaan berikutnya. Solusi yang paling tepat ialah Project Based Learning
• Mencegah brain drain – People come and go. Jika talent Anda pergi (pensiun, pindah, rotasi jabatan), maka pengetahuan dan best practice juga ikut pergi. Untuk menghindarinya, Knowledge Retention adalah metode yang tepat
• Percepatan proses belajar – Karyawan baru ataupun bisnis baru membutuhkan proses belajar yang cepat. Semakin cepat dan efisien proses belajar dilakukan, maka bisnis akan semakin cepat pula bisnis bisa berkembang. Percepatan proses belajar memerlukan kombinasi dari metode yang disebutkan sebelumnya

Mulailah implementasi KM Anda dengan menyelesaikan permasalahan bisnis para middle manager. Ketika permasalahan tersebut berhasil dibantu, maka secara tidak langsung Anda mendapatkan dua manfaat. Dukungan dari middle manager, serta Framework KM yang lengkap.