Integrasi Knowledge Management dalam ISO 9001:2015

Akhir tahun ini, ISO 9001:2015 akan resmi dipublikasikan. Per September 2015 yang lalu, website resmi ISO, telah mengumumkan bahwa Draft International Standard (DIS) telah disetujui dan akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya: Final Draft International Standard (FDIS). 

Apa yang menarik dari salah satu seri ISO terpopuler ini? Jawabannya ialah Knowledge Management (KM).

Akhirnya setelah bertahun-tahun praktisi KM mengusulkan KM sebagai bagian ISO, harapan tersebut terpenuhi. Bahkan, secara umum, KM adalah satu-satunya hal baru yang ada di ISO 9001:2015. Perubahan lainnya merupakan revisi atau penambahan dari versi ISO 9001:2008, baik secara tertulis maupun secara konsep implisit.

Secara jelas, KM tercantum dalam salah satu draft klausul ISO, yaitu Clause 7.1.6

7. Support

7.1 Resources

7.1.6 Organizational Knowledge Requirements:

•          Determine the knowledge necessary for the operation of processes and to achieve conformity of products and services. 

•          Maintain this knowledge and make it available to the extent necessary. 

•          Consider current knowledge and determine how to acquire or access the necessary additional knowledge (when addressing changing needs and trends). 

Definisi Knowledge dari ISO adalah “the available collection of information being a justified belief and having a high certainty to be true”. Jika diterjemahkan, Pengetahuan adalah ketersediaan sekumpulan informasi yang dipercayai kebenarannya dan memiliki kepastian yang tinggi untuk menjadi kenyataan. 

Berdasarkan draft perubahan dan definisi tersebut, ISO 9001:2015 memiliki dampak besar bagi perusahaan. Kini, pengetahuan menjadi aset yang harus dikelola secara serius. Berikut ini beberapa komponen yang dapat menjadi indikator telah terpenuhinya Clause 7.1.6 menurut Whittington Associates:

1. Organizational knowledge dapat berupa informasi tentang intellectual property dan lesson learned
2.  Untuk mendapatkan knowledge tersebut, dapat melalui internal (contohnya lesson learned, knowledge capture dari pengalaman karyawan senior) dan eksternal (contohnya standar, pendidikan akademis, customer knowledge)  
3. Lesson learned menjadi komponen yang wajib dipenuhi.
4. Begitu pula dengan pengetahuan tacit yang ada di kepala para karyawan senior,
5. Mekanisme akses pengetahuan di luar organisasi, dan mekanisme menyebarkan Pengetahuan tersebut ke seluruh organisasi.

Jika menghubungkan dengan indikator tersebut, berikut ini beberapa aktivitas KM yang dapat digunakan untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 terbaru ini:

1. Dokumentasi Pengalaman terkait Pekerjaan (lesson learned) dengan metode Peer Assist, After Action Review dan Retrospect
2. Dokumentasi Pengalaman Tacit dari Karyawan Senior menggunakan Knowledge Capture
3. Penyebaran pengetahuan dan dokumentasi ke seluruh perusahaan dengan Community of Practice 

Tentu saja, masih banyak interpretasi dan metode KM lain yang dapat digunakan untuk memenuhi Clause 7.1.6 dari ISO 9001:2015 ini sebelum final draft dipublikasikan awal tahun 2016. Tapi, Final Draft ini sudah memberikan informasi dan keuntungan bagi KMers sekalian untuk mendapatkan buy in dari Top Management sekaligus media kampanye baru ke level Manajer dan Operasional.

Sebagai informasi, Knoco Indonesia akan mengadakan Public Training KM Masterclass batch5 pada 9-11 November 2015. Beberapa metode dan topik baru akan ditambahkan, diantaranya Benefits Map untuk menselaraskan Aktivitas KM dengan Strategi Bisnis.

Selain itu, bagi KMers yang ingin mendalami aplikasi KM di level Asia dan International, akan ada event KM Asia ke 15 yang dilaksanakan di Hongkong pada 18-19 November 2015. Beberapa topik yang akan didiskusikan diantaranya adalah Establishing and Embedding The Strategic Vision, Culture Transformation, Conversational Leadership, Global Strategy Innovation and Growth, Gamification dan lainnya. Bagi KMers yang tertarik, dapat mendaftar lewat Knoco Indonesia untukmendapatkan diskon khusus.

Semoga bermanfaat.

Read More

KM Summit Indonesia 2015: Tonggak sejarah baru KM Indonesia

Selasa, 25 Agustus 2015 adalah titik awal baru dari sejarah KM di Indonesia karena untuk pertama kalinya, dilaksanakan acara komunitas sharing dan best practice KM di Indonesia. KM Summit Indonesia mengangkat tema “Boosting Business Result through Knowledge Management”. Pemilihan tema berawal dari kegelisahan para anggota Knowledge Management Society Indonesia (KMSI) akan hambatan penerapan KM di organisasi, khususnya Indonesia. Salah satu hambatan yang muncul dari diskusi di salah satu acara KMSI tersebut adalah komitmen Top Management, kebijakan organisasi dan tingkat pemahaman tentang KM. Dari diskusi tersebut, muncul ide untuk memastikan hambatan tersebut teratasi dan dapat disebarluaskan ke seluruh praktisi KM di Indonesia. 

Berawal dari diskusi, ide dan kerja keras, akhirnya KM Summit Indonesia pertama ini dapat terselenggara. Bekerja sama dengan Knoco Indonesia, SBM-ITB, dan CKB4C, acara ini sukses terlaksana selama 3 hari yang dihadiri oleh 145 peserta dari berbagai kalangan professional, penyelenggara negara dan akademisi. Selama 2 hari, seluruh peserta berbagi pengalaman dan best practice dari organisasi publik dan swasta yang telah sukses menerapkan KM. Pada hari ke 3, peserta mengikuti sesi workshop yang secara khusus membahas implementasi KM secara berkesinambungan.

Hari Pertama

Acara secara resmi dibuka oleh Prof. Jann Hidayat, selaku President Director KMSI sekaligus Guru Besar SBM-ITB. Secara khusus, Prof. Jann menyebutkan tantangan-tantangan implementasi KM di Indonesia. Topik ini menjadi menarik karena Indonesia dengan budaya Timur-nya, memiliki tantangan budaya yang berbeda dengan negara-negara Barat lainnya. Salah satunya adalah tantangan dalam leadership.

Sesi selanjutnya adalah Keynote Speaker yang disampaikan oleh Nick Milton dari Knoco Ltd. Dalam presentasinya, Nick menekankan tentang posisi Inovasi dan KM di organisasi. Banyak praktisi yang salah memahami bahwa inovasi harus selalu menciptakan atau menemukan sesuatu. Padahal, inovasi pada hakikatnya ialah menggunakan pengetahuan dan pengalaman untuk meningkatkan kinerja. Atau dengan kata lain, belajar dari pengalaman yang merupakan inti dari KM.

Trilaksito Sunu dari PT. Pembangkit Jawa Bali (PJB) menjadi pembicara sesi selanjutnya dengan topik “Implementasi KM untuk Mendukung Strategi Bisnis Perusahaan”. Pada presentasinya, pembicara yang juga Direktur SDM dan Administrasi ini, menyampaikan bagaimana KM membantu salah satu tantangan PJB, yaitu pensiunnya para ahli dalam 5 tahun mendatang. Tercatat, 17 % karyawan akan pensiun dan beresiko hilangnya pengetahuan perusahaan. Sebagai solusinya, PT PJB melakukan knowledge retention program dengan mendokumentasikan pengalaman karyawan senior dan meningkatkan peran Community of Practice (CoP).

Pada sesi ketiga, topik yang diangkat adalah “Implementasi KM untuk Peningkatan Pelayanan Publik”. Kali ini, Nurdin Abdullah, Bupati dari Bantaeng menjadi pembicara utamanya. Hal yang menarik dari paparannya adalah tidak ada kata Knowledge Management yang muncul secara khusus. Akan tetapi, di seluruh presentasi Bupati yang telah menjabat untuk kedua kalinya ini, menunjukkan penerapkan prinsip KM dalam mengelola Kabupatennya. 

Hari Kedua

Hari kedua dimulai dengan sesi Seminar Panel dengan Topik “Proses dan Teknologi KM untuk Meningkatkan KInerja Organisasi”. Sebagai pembicara adalah Bagus Setiawan dari PT. PLN dan Aurik Gustomo dari SBM-ITB. Secara gamblang, Bagus menyampaikan rangkaian proses KM di PLN dan bagaimana teknologi berbasis ICT memastikan pengetahuan strategis diberikan kepada orang yang strategis dan menghasilkan keputusan strategis. Aurik secara khusus menyampaikan tentang bagaimana KM membantu SBM ITB dan Alumninya

Sesi selanjutnya memfokuskan pada Peran People dalam Implementasi KM. Sebagai pembicara adalah Armand Hartono dari BCA dan Lakshmi Tobing dari Unilever. Sebagai Direktur BCA, Armand terlibat secara langsung untuk memastikan KM meningkatkan kompetensi karyawannya. Menurutnya, KM bukanlah strategi bisnis yang berdampak langsung terhadap bisnis, tetapi manfaatnya akan terasa dalam jangka panjang. Senada, Lakshmi juga menyampaikan tantangannya ketika awal mula menerapkan KM di Unilever, hingga akhirnya menjadi salah satu Pemenang MAKE Award Global, Asia dan Indonesia.

Pembicara sesi panel berikutnya adalah Priyantono Rudito dari Telkomsel dan Faisal Yusra dari Pertamina. Kedua pembicara menyampaikan topik tentang "Peran KM dalam Inovasi Perusahaan". Dalam presentasinya, Priyantono mengupas inovasi di industri telekomunikasi dan bagaimana KM membantu Telkomsel. Adapun Faisal Yusra menekankan pada mekanisme inovasi melalui Continuous Improvement Program (CIP) yang terbukti menghasilkan value creation terukur bagi Pertamina.

Pembicara selanjutnya adalah Irham Dilmy dari Komisi Aparatur Sipil Negara. Beliau secara khusus menekankan pada bagaimana Aparatur Sipil Negara secara sistematis dapat merubah budaya birokratis menjadi budaya pelayanan. Perubahan tersebut secara jelas terlihat dari upaya-upaya pemerintah melalui Reformasi Birokrasi dan Undang-Undang Aparatur Sipil Negara.

Kuntoro Mangkusubroto, mantan Ketua Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Aceh-Nias (BRR Aceh Nias) menjadi pembicara di sesi selanjutnya. Profesor yang juga pernah menjabat sebagai Menteri Pertambangan dan Energi dan Ketua UKP4 (2009-2014) ini membawakan topik Inovasi di Pemerintahan: Studi Kasus Aceh dan Indonesia. Secara khusus beliau berbagi pengalaman dalam mengelola lebih dari 12.000 proyek di Aceh-Nias. Beliau juga membahas sinkronisasi antara kebijakan presiden, kementerian dan realisasinya selama di UKP4. Salah satu kesimpulan yang disampaikan ialah pentingnya KM, bukan untuk pengelolaan satu kementerian, tetapi juga antar kementerian agar mampu meningkatkan daya saing bangsa secara keseluruhan.

Hari Ketiga

Pada hari ketiga, Nick Milton, dari Knoco Ltd. membawakan sesi Workshop dengan topik “How to introduce Knowledge Management and make it stick”. Topik pertama yang disampaikan adalah Tahapan Implementasi KM yang dimulai dari Assessment. Sebagai latihan, Nick meminta seluruh peserta melakukan self assessment terhadap kondisi organisasinya dan melakukan validasi self assessment tersebut dengan tools yang telah disediakan. Topik selanjutnya mendiskusikan tentang bagaimana menghubungkan antara Strategi Bisnis dengan Aktivitas KM. Peserta kembali diminta untuk ikut terlibat dengan mengisi lembar kerja Benefits Map untuk mengetahui bagaimana KM dapat membantu pencapaian strategi bisnis. Setelah coffee break, Nick membawakan topik ketiga, yaitu KM Framework. Pada topik ini dijelaskan tentang komponen KM yang harus tersedia dan bagaimana cara menyusunnya. Topik diskusi yang terakhir adalah tentang menanamkan (embedding) inisiatif KM dalam organisasi.

Piagam KM, Sebuah Komitmen

Pada akhir pelaksanaan, Prof. Jann mengajak seluruh peserta KM Summit untuk berkomitmen secara aktif menerapkan KM di organisasinya dan berbagi (sharing) pengalaman antar praktisi di Indonesia. Selain itu, seluruh peserta juga otomatis menjadi anggota KMSI dan berhak terlibat dalam kegiatan-kegiatan komunitas KM selanjutnya. Sebagai bentuk komitmen, seluruh peserta diminta menuliskan tanda tangannya di Piagam KM Jakarta. Tanda tangan inilah yang kemudian menjadi harapan bagi organisasi dan bangsa Indonesia untuk meningkatkan kinerja dan daya saingnya melalui KM dan para praktisinya.

Sampai jumpa di KM Summit selanjutnya!

Read More

KM Summit Indonesia 2015

Sudah daftar di KM Summit Indonesia 2015?

Q: Acara apa ini?
A: Konferensi dan Workshop Knowledge Management (KM) terbesar di Indonesia! Tertarik atau sedang menerapkan KM di organisasi? Ini event yang tepat. Ada banyak praktisi, baik dari bisnis, pemerintahan, akademisi dan praktisi dari nasional dan internasional yang siap sharing best practice dan how to tentang KM di organisasinya

Q: Pembicaranya siapa saja?
A: Dari berbagai kalangan pastinya. Ada dari Pemerintahan (Dwisuryo Indroyono Soesilo-Menko Kemaritiman dan Ridwan Kamil-Walikota Bandung); Bisnis (Faisal Yusra-Pertamina, Priyantono Rudito-Telkomsel, Armand W. Hartono-BCA, Lakshmi Tobing-Unilever) dan dari Akademisi (Kadarsah Suryadi dan Kuntoro Mangkusubroto dari ITB).
Oh iya, hadir juga Nick Milton dari Knoco Ltd. sebagai pembicara dan fasiltator untuk Workshopnya

Q: Kapan dan dimana acaranya?
A: Save the date! 25-27 Agustus 2015 di Double Tree, Jakarta.

Q: Berapa tiketnya?
A: Rp. 2.000.000 untuk 2 hari konferensi dan Rp. 3.250.000 untuk 2 hari konferensi + 1/2 hari workshop.

Mau daftar? Need more info? Check di www.kmsummit.org atau download flyer resminya disini

Read More

5 Alternatif Aktivitas KM (selain CoP)

Banyak dari klien dan rekan professional KM kami bertanya pertanyaan yang sama . “Apa kegiatan KM yang bisa dilakukan tahun ini?” Banyak praktisi dan professional KM yang bingung hendak melakukan apa lagi di organisasi mereka. 

Umumnya, organisasi yang pertama kali memulai KM akan fokus menyusun dasar dari KM, seperti membuat strategi, blueprint, roadmap, atau peraturan yang mendukung KM. Setelah aktivitas-aktivitas tersebut selesai, praktisi KM mulai melakukan sosialisasi awal dan pilot project untuk beberapa fungsi KM atau di beberapa bagian bisnis. Salah satunya adalah membangun Community of Practice (CoP). Alasannya beragam. Mulai dari kemudahan pelaksanaan, sumberdaya yang tidak terlalu banyak, kesuksesan dan best practice dari industri lainnya, hingga demi menyesuaikan dengan kriteria penilaian salah satu award KM. 

Ketika pondasi KM dan CoP telah berjalan, banyak praktisi yang merasa butuh aktivitas baru lain sebagai program kerjanya. Berikut ini beberapa alternatif aktivitas KM dan best practice implementasi yang dapat Anda terapkan di organisasi:

1. KM Assessment

Umumnya, KM Assessment dilakukan sebelum menyusun dasar/pondasi KM (framework, strategi, roadmap), tetapi sebenarnya KM Assessment perlu dilakukan sebelum melaksanakan aktifitas KM lainnya. Tujuannya ialah untuk mengetahui bagaimana kondisi KM di organisasi, terutama untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dan apa yang belum berjalan. Melalui KM Assessment, Anda dapat menilai kondisi perusahaan saat ini, sehingga aktivitas selanjutnya dapat berfokus menguatkan komponen KM yang sudah baik atau melengkapi komponen yang belum ada.

Assessment dilakukan dengan cara melakukan evaluasi terhadap 4 komponen utama aliran pengetahuan, yaitu Komunikasi, Dokumentasi, Pengelolaan dokumentasi, serta Akses dan Publikasi. Komponen lainnya ialah aspek Tata kelola (Governance) yang memastikan 4 komponen lainnya berjalan secara sistematis. Assessment dapat dilakukan dengan interview, Focus Group Discussion atau survey. Berdasarkan komponen yang disebutkan sebelumnya, dapat disusun indikator turunan dengan range penilaian berdasarkan rangking (1-5) untuk tiap indikatornya. 

Bingung menentukan indikator? Anda dapat juga menggunakan KM Maturity Survey dari Knoco. Hanya menjawab 10 pertanyaan dan hasilnya langsung Anda dapatkan. 

2. Identifikasi Pengetahuan Kritikal (Critical Knowledge)

Nick Milton, principal consultant dari Knoco, pernah berkata “Bagaimana Anda dapat mengelola (manage) pengetahuan (knowledge) tanpa mengetahui pengetahuan kritikal (critical knowledge) di organisasi?” 

Jawaban dari pertanyaan tersebut kerap kali dilupakan oleh praktisi KM. Umumnya kita lebih fokus pada aktivitas KM yang terlihat seperti membuat strategi, panduan, atau CoP. Akan tetapi kita melupakan pengetahuan apa yang perlu dikelola dan menjadi prioritas. Tanpa melakukan identifikasi pengetahuan kritikal, kegiatan KM tidak akan memberikan dampak yang nyata. Hasil dari identifikasi pengetahuan kritikal juga dapat menjadi dasar bagi aktivitas KM lainnya, seperti Knowledge Capture atau Penentuan Subject Matter Expert (SME). 

Penentuan pengetahuan kritikal dapat dilakukan dengan beberapa teknik. Salah satunya adalah Knowledge Mapping. Teknik ini menentukan pengetahuan kritikal yang dibutuhkan pada proses bisnis dan aktivitas kritikal di organisasi. Teknik lain yang dapat digunakan adalah Knowledge Scan. Sedikit berbeda dari Knowledge Mapping, Knowledge Scan mengidentifikasi pengetahuan kritikal dengan mengetahui 3 indikator tingkat resiko, yaitu resiko karena tidak dikelola, resiko karena hilangnya personil, dan resiko jika tidak segera dimiliki. Hasil dari Knowledge Scan akan lebih komprehensif karena memberikan daftar pengetahuan kritikal, prioritas pengelolaan dan aktivitas KM yang sesuai bagi tiap pengetahuan.

3. Knowledge Capture

Terlepas dari konsep KM yang fokus pada intangible asset, praktisi KM umumnya fokus pada tangible asset. Hal ini wajar karena organisasi membutuhkan evidence (bukti) dari pelaksanaan KM. Knowledge Capture dapat mentransformasi intangible asset seperti pengalaman, menjadi tangible asset dalam bentuk dokumen. Inti dari Knowledge Capture adalah mendokumentasikan pengetahuan yang ada di kepala karyawan (umumnya senior) dalam bentuk fisik (tulisan, gambar, video, rekaman suara). Tujuan dan manfaatnya ialah untuk mengurangi hilangnya pengetahuan yang sudah diinvestasikan pada karyawan dan mempercepat penyebaran pengetahuan

Banyak sekali metode yang dapat digunakan untuk Knowledge Capture, tapi umumnya menggunakan interview dan hasilnya dituliskan dalam dokumen. Best practice dalam melaksanakan Knowledge Capture adalah dengan menugaskan karyawan junior (biasanya dari program officer development) untuk bertanya dan shadowing kepada karyawan senior. Hasil dari proses ini selanjutnya dituliskan dalam bentuk artikel, tulisan ataupun Question and Answer (Q&A) yang selanjutnya divalidasi ulang oleh karyawan senior.

Teknik Knowledge Capture lain yang dapat digunakan ialah dengan meminta bantuan pihak ketiga seperti konsultan. Teknik ini dapat dijadikan pilot project awal untuk mencari bentuk yang cocok sebelum pelaksanaan Knowledge Capture oleh karyawan junior. Best practice dari proses Knowledge Capture dimulai dari memilih topik pengetahuan kritikal dan SME yang akan diinterview, menentukan cakupan (scope) dan daftar isi, menentukan format (artikel, biografi, Q&A), mempersiapkan daftar pertanyaan, dan dokumentasi yang fokus pada pengalaman dan best practice dari karyawan senior.

4. Internal KM Award

Sama seperti inisiatif lain di organisasi, KM perlu menekankan pada penghargaan. Hal ini untuk memberikan pernyataan sikap dan dukungan organisasi terhadap aktivitas KM. Salah satu bentuk penghargaan tersebut dapat berupa KM Award. Bentuk KM Award di internal perusahaan biasanya dilakukan untuk aktivitas KM yang sudah berjalan dan memiliki hasil/bukti.

Tahapan KM Award dari best practice berbagai industri dimulai dengan menyusun indikator dan kriteria award. Kriteria yang dapat digunakan diantaranya, inovasi, pembelajaran, pelaksanaan CoP, atau partisipasi di aktivitas KM. Tahapan selanjutnya adalah melakukan sosialisasi dan mengumpulkan bukti. Bentuk bukti dapat berupa artikel, case studies, poster, dokumen pembelajaran, atau data terkait aktivitas KM. Berdasarkan bukti tersebut, tim yang sudah ditunjuk akan melakukan penilaian dari masing-masing indikator. Tahapan terakhir ialah melakukan pengumuman pemenang KM Award. 

Pengumuman KM Award sebaiknya dilakukan dengan metode yang memastikan karyawan pemenang diketahui oleh seluruh organisasi. Metode yang umumnya digunakan diantaranya melalui event khusus berskala organisasi dan pengumuman di saluran media internal (majalah, website, poster, dsb). Salah satu aspek penting dalam KM Award ialah keterlibatan aktif dari Senior Management sebagai bentuk apresiasi dan dukungan bagi KM

5. Teknologi Pendukung KM (KM System)

Teknologi saja tidak dapat mensukseskan KM, tapi aktivitas KM sekecil apapun, pasti membutuhkan teknologi. Oleh karena itu, pembangunan teknologi pendukung KM menjadi salah satu aktivitas pilihan oleh praktisi KM. Melalui KM System, aktivitas KM dapat diperluas jangkauan dan aplikasinya. 

Tahapan penting dalam membangun teknologi pendukung KM adalah penentuan aktivitas KM yang akan dibantu. Banyak praktisi KM yang melewatkan tahapan ini dan langsung melakukan pemilihan fitur atau teknologi. Resiko yang akan terjadi jika tahapan penentuan aktivitas KM tidak dilakukan adalah KM System yang tidak dapat digunakan oleh karyawan. Perlu diingat bahwa teknologi ditentukan berdasarkan proses KM, dan bukan sebaliknya. 

Setelah jelas bentuk aktivitas KM yang akan dibantu, selanjutnya adalah pemilihan fitur dan teknologinya. Best practice dalam pemilihan teknologi adalah melakukan integrasi dengan sistem yang sudah ada sebelumnya. Terkait hal ini, banyak organisasi memilih teknologi portal sebagai solusinya. KM System menjadi tampilan awal dari beberapa sistem lain yang mendukung KM seperti forum, document repository, search engine atau internal LinkedIn. 

Saat ini, pilihan teknologi IT pendukung KM sudah banyak dan dapat disesuaikan dengan karakter organisasi dan aktivitas KM. Anda dapat memilih menggunakan KM System berlisensi ataupun membangun dari awal menggunakan open source. Lisensi menawarkan reliabilitas dan keamanan tetapi membutuhkan investasi yang tinggi di awal. Di lain pihak, open source diminati karena investasi yang kecil di awal tetapi membutuhkan sumberdaya yang cukup besar di masa depan seperti update dan keamanan. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Apakah Anda sudah mendapatkan ide untuk aktivitas KM di tahun ini? Untuk informasi lebih jauh tentang aktivitas KM diatas dan aktivitas terkait KM lainnya, Anda dapat mengikuti Public Training KM Masterclass batch 5 yang akan dilaksanakan Oktober 2015 mendatang.

Read More

Menjual Knowledge Management tanpa Knowledge Management

Beberapa dari Anda mungkin tergelitik dengan judul artikel ini. Bagaimana mungkin menjual Knowledge Management tanpa Knowledge Management? Jawabannya bermula dari diskusi saya dan beberapa rekan KMers di salah satu mall di bundaran Sudirman.

"Istilah Knowledge Management sebaiknya dihilangkan saja kalau kita mau Knowledge Management dikenal dan di support oleh perusahaan". Kira-kira seperti itu pendapat rekan di tengah diskusi kami. "Alasannya karena Knowledge Management (KM) itu sendiri sangat tidak jelas. Internal organisasi cenderung bingung tentang istilah itu. Apa itu knowledge saja masih bingung, pengetahuan seperti apa? Kalau dari pengetahuan saja sudah bingung, bagaimana mau mengelolanya?" lanjutnya rekan saya.

Harus diakui, pendapat rekan KMers itu benar juga. Bahkan saya pun kadang sering sulit menjelaskan apa itu Knowledge Management. Saya lebih sering menggunakan contoh terganggunya bisnis karena hilangnya individu berpengalaman atau kesalahan yang terus berulang karena organisasi tidak belajar dari pengalamannya. Itu pun terkadang beberapa klien masih mengerenyitkan dahi. Mereka umumnya baru mengerti ketika saya mengambil contoh aktual dalam keseharian pekerjaan mereka. 

Masalahnya ialah, tidak semua orang mampu menjelaskan KM segamblang itu. Mengharapkan penjelasan KM dari istilah formal atau sains sama saja. Dijamin anggota organisasi pasti bertambah bingung. Kalau Anda berpikir ini terjadi hanya di Indonesia, maka Anda salah. Kesulitan yang sama juga saya dapatkan dari beberapa partner di Knoco Ltd. Bahkan Tom Young, salah satu founder Knoco Ltd. berkata bahwa istilah KM masih sulit diterima oleh beberapa organisasi yang berbasis di Eropa. So, its common problem.

Kesulitan pun tidak hanya berhenti dari menjelaskan apa itu KM. Ketika saya berhasil membangun pemahaman sederhana tentang KM ke klien, yang terjadi selanjutnya adalah pertanyaan tentang bagaimana bentuk konkrit dan aktivitas KM. Penjelasan yang saya sebutkan biasanya ialah tentang Community of Practice (CoP), knowledge sharing, dokumentasi pembelajaran serta beberapa IT sistem seperti forum atau Wiki. Klien pun akan kembali berkerut dahi. 

"Apa bedanya CoP atau knowledge sharing dengan meeting? Apa bedanya dokumentasi pembelajaran dengan pencatatan data di ISO? Apa bedanya KM portal dengan  fasilitas chat atau mailing list?" Pertanyaan dan respons tersebut kerap kali muncul dari diskusi kami. Saya pun akan menjelaskan dengan panjang lebar tentang KM. 

Tapi bukan itu masalahnya. Penjelasan KM dengan pendekatan yang saya lakukan sangat panjang dan membutuhkan pemahaman yang komprehensif. Lalu bagaimana dengan anggota internal organisasi yang ditugaskan untuk mengenalkan KM, padahal baru mendengar istilah KM beberapa hari saja? Atau KM agents yang hanya mendapat training tentang KM selama dua hari? Atau ketika berbicara dengan rekan kerja di tingkat operator yang sudah disibukkan dengan aktivitas hariannya? Tentu menjelaskan KM adalah tugas yang menyulitkan, kalau tidak bisa dibilang mengerikan.

Memang, KM bukan sesuatu yang bersifat praktikal atau gamblang seperti training dan meeting. KM berbicara di tingkat strategik sehingga butuh pemahaman lebih untuk mengerti KM secara lengkap. Tapi justru disinilah kelemahan KM. Karena terlalu strategik dan harus disesuaikan dengan budaya perusahaan, KM tidak memiliki bentuk pasti yang mudah dilihat. Akhirnya CoP pun disamakan dengan meeting, dokumen pembelajaran disamakan dengan notulen, KM berbasis IT disamakan dengan online forum dan chat. Ketika pemahaman ini yang tersampaikan, maka KM menjadi tidak menarik lagi.

Inilah yang kemudian menjadi alasan rekan KMers mengatakan istilah Knowledge Management sebaiknya tidak digunakan lagi. Menurutnya, lebih baik gunakan istilah yang lebih mudah dilihat bentuk aktivitasnya. Langsung saja pakai Community of Practice, After Action Review, knowledge retention, Corporate Wiki, online forum dan bentuk aktivitas KM lainnya. Dengan contoh yang real seperti itu, KM akan lebih mudah diterima. Setelah mereka mulai tertarik, maka mulailah menjelaskan bentuk KM yang lebih komprehensif.

Saran rekan tersebut sangat benar. Saat ini di Indonesia, KM sudah banyak dikenal di lingkungan organisasi maupun perusahaan berkat adanya MAKE Awards yang disponsori oleh Dunamis. Tetapi pemahaman tersebut hanya terbatas pada beberapa individu yang bertanggung jawab untuk KM. Sisanya, malah belum pernah mendengar istilah KM.

Pertanyaan lain yang menarik bagi saya ialah, apakah KM memang harus dikenal oleh semua orang. Setelah banyak berpikir, saya pribadi sependapat bahwa KM sebaiknya tidak dikenal sebagai KM. Alasannya selain karena KM sangat abstrak dan unik, ialah sifat KM yang strategik. Artinya, KM memang cukup dimengerti oleh bagian organisasi yang fokus pada aktivitas strategik, seperti Divisi Perencanaan Strategic, Business Development, serta Top Management Level. Anggota organisasi lain cukuplah tahu tentang mengapa mereka harus terus belajar dan bagaimana cara memanfaatkan pengalaman untuk membantu pekerjaannya. Dengan pendekatan ini, anggota organisasi dapat fokus pada melakukan aktivitas KM daripada mencerna definisi KM itu sendiri.

Hal yang sama juga berlaku bagi industri KM itu sendiri. Saat ini harus diakui KM memang sudah mulai dikenal, tapi penetrasinya masih rendah, jika dibandingkan dengan populasi industri itu sendiri. Hanya perusahaan yang sudah cukup besar dan memiliki sumberdaya memadai yang serius melihat KM sebagai prioritas. Sisanya masih berjuang untuk memenuhi target pencapaian masing-masing. KM? Nanti dulu.

Jika KM dikenalkan tidak dengan istilah KM, maka rendahnya tingkat penetrasi tersebut dapat ditingkatkan. KM seharusnya dikenalkan melalui aktivitas-aktivitasnya. CoP contohnya. Dalam bentuk yang paling sederhana, CoP sudah hadir dalam keseharian kita. Contohnya adalah  Kelompencapir yang dulu digalakkan oleh pemerintah Soeharto untuk meningkatkan produktivitas petani. Atau pertemuan ibu-ibu untuk membahas perkembangan anak yang biasa dilakukan oleh Posyandu. Saya sendiri beberapa waktu lalu dihubungi oleh salah satu mahasiswa dan pembaca blog ini yang menanyakan tentang aplikasi CoP di UKM. 

Ketika KM dikenalkan tidak lagi dengan istilah KM, mungkin saja ilmu KM akan lebih berkembang dan bermanfaat secara luas.

Bagaimana menurut Anda?    

Read More

Memulai dengan Assessment: Catatan implementasi dari KM Master

Setelah mengadakan public training KM Masterclass sebanyak dua kali, saya dan tim ITTC-Knoco Indonesia beberapa kali diundang oleh para KM Master (peserta training KM Masterclass) untuk melakukan kunjungan konsultasi (visit consulting). Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan saran serta review terhadap hasil inisiatif-inisiatif KM yang sudah dilakukan oleh para KM Master di perusahaannya.

Banyak hal menarik yang bisa didiskusikan dari kunjungan tersebut. KM Master yang menyampaikan hasil inisiatif KM, sebagian besar sudah melakukan beberapa kegiatan yang berkaitan dengan implementasi KM, seperti Knowledge Sharing, Community of Practice, pembuatan portal, dan lainnya. 

Pada umumnya, kegiatan KM yang dilakukan di perusahaan-perusahaan tempat KM Master bernaung belum terpola secara baik. Bahkan beberapa diantaranya belum memiliki blueprint/roadmap dan value proposition yang jelas tentang bagaimana agar implementasi KM dapat selaras dengan proses bisnis dan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.

Terlepas dari beragamnya tingkat kedewasaan (maturity level) dari masing-masing implementasi KM, semua KM Master setuju bahwa perusahaan perlu menilai diri sebelum melaksanakan aktifitas KM lainnya. Tujuannya ialah untuk mengetahui bagaimana kegiatan implementasi atau inisiatif KM yang sudah dilakukan di perusahaan, terutama untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dan apa yang belum berjalan. 

Saran utama yang diberikan oleh kami ialah melakukan KM Assessment sebelum melangkah lebih jauh. Melalui KM Assessment, para KM Master dapat menilai kondisi perusahaan saat ini, sehingga dapat berfokus menguatkan komponen KM yang sudah baik serta melengkapi komponen yang belum ada.

Assessment dilakukan terhadap proses penyebaran pengetahuan (knowledge flow) dalam perusahaan dengan cara mengevaluasi 4 komponen utama aliran pengetahuan, yaitu Komunikasi, Dokumentasi, Pengelolaan dokumentasi, serta Akses dan Publikasi. Komponen lainnya ialah aspek Tata kelola (Governance) yang memastikan 4 komponen lainnya berjalan secara sistematis.

Data dan insight yang dibutuhkan untuk KM Assessment didapatkan dengan metode Interview dan Focus Group Discussion (FGD). Interview dilakukan terhadap top level management terutama untuk mengetahui: apa visi/harapan dengan adanya kegiatan KM (management expectation); hasil seperti apa yang diharapkan, bagaimana cara mengukurnya (performance management); serta dukungan/fasilitas seperti apa yang perlu diberikan agar kegiatan KM berjalan dengan baik (support).

Focus Group Discussion (FGD) dilakukan untuk mengetahui sejauh apa pemahaman kesiapan karyawan dalam mengimplementasikan KM. Kegiatan FGD akan lebih efektif dan efisien jika pesertanya berasal dari lintas divisi dan tingkatan, karena hasil yang didapat akan lebih luas dan lebih dalam (wide and deep).

Hasil dari proses assessment kemudian diolah dan diberi ranking untuk memudahkan proses analisis lanjutan. KM Assessment juga akan memperlihatkan kesejangan (gap) dari 5 indikator utama antara keadaan yang terjadi saat ini terhadap apa yang seharusnya terjadi. Hasil ini juga dapat memperlihatkan kemungkinan resiko yang akan terjadi jika gap-gap yang ada tersebut tidak segera diminimalisir atau ditutupi.

Analisis adalah salah satu tahap penting dalam proses assessment. Hasil berupa gap tersebut kemudian dianalisis lagi untuk menentukan tindak lanjut, intervensi, prioritas dan aktivitas pendukungnya. Analisis juga dapat dilakukan untuk mengevaluasi framework lengkap KM yang sudah berjalan. Seperti kita tahu, salah satu kelemahan dari banyak inisiatif di perusahaan ialah tidak terintegrasi dengan aktifitas lain. Tanpa integrasi, manfaat KM akan sulit dirasakan dan cenderung tumpang tindih dengan aktifitas yang sudah ada.

Salah satu bentuk analisis ialah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) dengan perusahaan lainnya. Benchmarking menjadi penting untuk melihat sejauh mana posisi perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Untuk analisis ini, KM Master umumnya meminta bantuan tim kami, ITTC-Knoco Indonesia. Langkah ini dilakukan mengingat kelengkapan database dan best practice implementasi KM dari perusahaan-perusahaan yang menjadi klien Knoco Internasional.

Kini, setelah serangkaian kunjungan dan diskusi, para KM Master siap membudayakan KM di perusahaan masing-masing. Semoga passion dan semangat mereka tetap terjaga dalam perjalanan menerapkan KM. Seperti quotes yang menjadi penutup training KM Masterclass, “This is just the beginning. Keeping them is the name of the game”

*ditulis bersama dengan Johan Mohammad

Read More

Teknologi dan Budaya: Insight dari Knoco KM Maturity Survey

Knowledge Management (KM) telah diakui oleh sebagian besar perusahaan dan organisasi terkemuka di Indonesia dan dunia sebagai salah satu inisiatif yang mendukung bisnis. Sebut saja British Petroleum (BP) yang sukses dengan learning loop-nya, Buckman Labs dengan percepatan research and development-nya. Atau contoh local seperti Pertamina dengan Continuos Improvement Program (CIP)-nya serta Unilever dengan Community of Practice-nya.

Tetapi, bukti kesuksesan tersebut tidak berhenti sampai disitu. Ada banyak pertanyaan yang kemudian muncul, khususnya bagi organisasi yang akan memulai atau telah melakukan implementasi KM. Bagaimana posisi KM di organisasi? Sudah sejauh mana berhasil diimplementasi? Bagaimana tingkat kedewasaan (maturity level) KM yang sudah berjalan? Apa saja yang menjadi lesson learned dari implementasi KM?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Knoco Ltd. telah melakukan survey awal tentang Tingkat Kedewasaan (Maturity Level) KM selama satu tahun terakhir. Survey ini menjadi awalan dari survey KM Global yang dilakukan selama bulan April (silahkan mengikuti survey tersebut disini).

Survey KM Maturity menilai implementasi dan tingkat kedewasaan KM di organisasi dalam skala 1-5 untuk 10 indikator KM, yaitu:

• Learning Before 
• Learning During
• Learning After
• Communities of practice (CoPs)
• Ownership of Knowledge 
• KM roles
• KM technologies
• Behavior and culture
• Governance
• Business alignment

Berikut ini ringkasan hasil survey dalam bentuk grafik:

Apa insight yang bisa didapat dari hasil agregat diatas?

• Hampir seluruh region responden telah cukup maju dalam mengimplementasikan KM. Terlihat dari nilai rata-rata yang lebih dari 3. Hanya responden dari region Afrika Selatan (South Africa) yang secara rata-rata dibawah 3. 
• Secara umum, nilai yang paling tinggi dari keseluruhan indikator adalah Technology. Hasil ini memperlihatkan kita bahwa Teknologi tidak lagi menjadi isu penting bagi sebagian besar responden survey. 
• Indikator yang mendapat nilai tertinggi kedua adalah Culture and Behaviour (Budaya dan Kebiasaan). Hal ini menarik karena sejak dulu, budaya selalu menjadi kambing hitam dalam kegagalan implementasi KM. Pada kasus ini, hanya satu region responden (South Africa) yang menilai bahwa budaya dan kebiasaan masih menjadi isu serius (<2.5). 

Insight dari hasil survey ini menimbulkan pertanyaan menarik lainnya. Berdasarkan pengalaman kami membantu organisasi menerapkan KM, Teknologi dan Budaya biasanya merupakan hasil akhir dari keseluruhan proses implementasi KM. Jika Teknologi dan Budaya memiliki nilai tertinggi, apa inidikator yang menghambat implementasi KM? Berikut ini tiga indikator dengan nilai terendah:

• KM Roles (Peran/Tugas). Kurang jelasnya tugas dan tanggung jawab pelaksanaan KM menjadi salah satu masalah klasik yang juga terekam dalam survey ini. KM harus memiliki kejelasan tugas dan tanggung jawab. Tanpa peran dan tanggung jawab, KM akan menjadi tanggung jawab bersama. Seperti yang kita tahu, “tugas bersama” sama saja halnya dengan “bukan tugas saya”. 
• Business Alignment (Keselarasan dengan Bisnis). Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu kami katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan. Pada akhirnya, tujuan KM adalah membantu bisnis. Jika tidak membantu bisnis, maka buat apa menerapkan KM? 
• Governance (Tata Kelola). Indikator tata kelola menjadi indikator paling rendah dan memiliki gap cukup jauh dari indikator lainnya. Sebagian besar responden hanya memberi nilai 2 bagi organisasi mereka. Hal ini sudah diduga sebelumnya. Sebagian besar organisasi yang menerapkan KM memulai inisiatifnya dengan bentuk sederhana dan pilot project seperti Community of Practice, After Action Review atau Peer Assist. Setelah terbukti memberikan manfaat, baru diperluas menjadi aktivitas atau tools lainnya. Pendekatan ini memang terbukti paling efektif, tetapi banyak organisasi melupakan aspek tata kelola dalam tahapannya. Tata kelola memberikan kepastian sekaligus panduan yang jelas bagi terciptanya budaya KM dengan 3 aspek utamanya, yaitu harapan yang jelas, reward and performace management, serta dukungan dari organisasi. 

Pertanyaan lain yang mengemuka, apa yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mengatasi masalah ini? Jawabannya akan bervariasi. Semua tergantung pada kondisi dan kebutuhan organisasi. Saran kami, lakukan KM Assessment terhadap kondisi organisasi saat ini, kemudian tindak lanjuti gap yang ditemukan. Dengan pendekatan ini, Anda akan lebih fokus dan efisien dalam menentukan langkah selanjutnya.

Tertarik lebih lanjut tentang best practice dan guiding principle implementasi KM? Silahkan intip artikel berikut ini: 7 Tips Sukses Implementasi KM

Read More

Kegilaan Organisasi: Mengapa kita selalu mengulang kesalahan

Salah satu quote terkenal dari Albert Einstein tentang kegilaan adalah “melakukan hal yang sama berulang kali dan mengharapkan hasil yang berbeda”. Pada kenyataannya, analisis tentang kinerja organisasi menunjukkan hasil yang berbeda. Organisasi, baik berorientasi profit maupun nirlaba selalu mengulang kesalahan mereka. Salah satu analisis menarik tentang pengulangan kesalahan ini dijelaskan oleh salah satu rekan kami di Knoco Internasional, Rupert Lescott melalui serangkaian artikel di blognya.

Analisis tersebut memperlihatkan bahwa organisasi selalu mengulang beberapa kesalahan yang dapat berdampak pada terganggunya kinerja. 

Jika mengacu pada quote Albert Einstein, muncul pertanyaan menarik. Apakah organisasi sudah “gila”? Atau ada faktor lain yang menyebabkan kesalahan terus berulang?

Faktor lain tersebut mungkin saja sesuai dengan paradigma yang disampaikan oleh Farnam Street dalam blognya, “Ini kasus yang berbeda”. Menurut artikel tersebut, frasa “ini kasus yang berbeda” mungkin kalimat paling merugikan yang pernah diucapkan (most costly words ever spoken).

Bagaimana bisa?

Kata tersebut secara tidak langsung membawa kita untuk mengambil kesimpulan bahwa kasus atau pengalaman yang sudah terjadi tidak bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah kita. Ketika melihat studi kasus, pengalaman atau pelajaran dari kesalahan masa lalu, kita cenderung melihat perbedaan yang terjadi antara pengalaman dengan kebutuhan saat ini. Kita terlalu fokus pada perbedaan daripada mencari persamaan atau pelajaran dari kasus masa lalu.

Mengapa kita terlalu berfokus pada perbedaan? 

Salah satu alasannya adalah karena organisasi secara tidak langsung menganggap perbedaan lebih baik dari persamaan. Berbeda selalu identik dengan baru dan perubahan. Kepala Divisi akan menegur stafnya jika program yang diajukan itu-itu saja, Direktur akan protes jika target pendapatan hanya mengikuti tahun lalu serta banyak kasus lainnya. 

Dalam beberapa keadaan, perbedaan memang bagus. Tetapi apa gunanya melakukan hal yang berbeda jika kesalahan yang sudah pernah terjadi tidak pernah diperbaiki? Apa manfaatnya melakukan hal berbeda tetapi justru melupakan best practice yang sudah terbukti? 

Pada kenyataannya, hampir sebagian besar penyebab utama (root cause) dari permasalahan dan kesalahan yang dilakukan oleh organisasi tidak jauh berbeda. Yang menjadikannya terlihat berbeda ialah karena terkadang kita salah menilai penyebab utama masalah tersebut. Kita cenderung menilai penyebab masalah yang terlihat adalah penyebab utamanya. Padahal penyebab masalah tersebut mungkin saja hanya symptom, bukan sumber utamanya. 

Lalu apa yang harus dilakukan?

Daripada memulai segala sesuatu dengan hal yang berbeda dan membuat dari dasar, mulailah melihat lebih jauh pengalaman yang sudah ada. Tinggalkan paradigma “ini kasus yang berbeda” dan ganti dengan “ini kasus yang sama”. Lakukan analisis mendalam terhadap pengalaman dan kesalahan yang pernah terjadi sebelum memulai pekerjaan. Pastikan penyebab masalah yang sebenarnya. Setelah insight, best practice dan lesson learned didapatkan, maka barulah mulai merencanakan aktivitas Anda. 

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menemukan penyebab masalah utama ialah Root Cause Analysis (RCA). Ada beberapa teknik RCA tetapi yang paling umum dan aplikatif ialah metode “5 Whys (5 Mengapa). Aplikasinya ialah dengan cara menanyakan “Mengapa?” hingga didapatkan penyebab masalah utama yang dapat diperbaiki untuk meningkatkan performa. Berdasarkan pengalaman, proses ini mungkin dapat menyebabkan beberapa orang tidak nyaman. Tetapi seringkali ketidaknyamanan tersebut justru memberikan bukti bahwa masalah sebenarnya belum teridentifikasi.

Di Knoco, selain menggunakan RCA, kami mengubah paradigma “ini kasus yang berbeda” melalui Peer Assist. Melalui metode ini, setiap pekerjaan atau aktivitas strategis harus melakukan review dengan pekerjaan lain yang serupa dan pernah dilakukan sebelumnya. Tim atau individu yang akan memulai pekerjaan akan mengundang tim lain yang pernah melakukan pekerjaan serupa. Secara terbuka, tim yang sudah berpengalaman akan memberikan pengalaman dan pelajaran dari pekerjaan mereka. 

Jika Anda memulai dengan paradigma “ini kasus yang sama”, maka Anda akan menemukan fenomena baru. “ini pernah kita kerjakan sebelumnya”; “metode ini pernah kita gunakan di pekerjaan lainnya”; “kita pernah gagal menggunakan metode ini” serta fenomena persamaan lainnya. Ketika paradigma telah berubah, maka organisasi Anda juga akan terhindar dari kegilaan yang didefinisikan oleh Albert Einstein

Read More