Teknologi dan Budaya: Insight dari Knoco KM Maturity Survey

Knowledge Management (KM) telah diakui oleh sebagian besar perusahaan dan organisasi terkemuka di Indonesia dan dunia sebagai salah satu inisiatif yang mendukung bisnis. Sebut saja British Petroleum (BP) yang sukses dengan learning loop-nya, Buckman Labs dengan percepatan research and development-nya. Atau contoh local seperti Pertamina dengan Continuos Improvement Program (CIP)-nya serta Unilever dengan Community of Practice-nya.

Tetapi, bukti kesuksesan tersebut tidak berhenti sampai disitu. Ada banyak pertanyaan yang kemudian muncul, khususnya bagi organisasi yang akan memulai atau telah melakukan implementasi KM. Bagaimana posisi KM di organisasi? Sudah sejauh mana berhasil diimplementasi? Bagaimana tingkat kedewasaan (maturity level) KM yang sudah berjalan? Apa saja yang menjadi lesson learned dari implementasi KM?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Knoco Ltd. telah melakukan survey awal tentang Tingkat Kedewasaan (Maturity Level) KM selama satu tahun terakhir. Survey ini menjadi awalan dari survey KM Global yang dilakukan selama bulan April (silahkan mengikuti survey tersebut disini).

Survey KM Maturity menilai implementasi dan tingkat kedewasaan KM di organisasi dalam skala 1-5 untuk 10 indikator KM, yaitu:

• Learning Before 
• Learning During
• Learning After
• Communities of practice (CoPs)
• Ownership of Knowledge 
• KM roles
• KM technologies
• Behavior and culture
• Governance
• Business alignment

Berikut ini ringkasan hasil survey dalam bentuk grafik:

Apa insight yang bisa didapat dari hasil agregat diatas?

• Hampir seluruh region responden telah cukup maju dalam mengimplementasikan KM. Terlihat dari nilai rata-rata yang lebih dari 3. Hanya responden dari region Afrika Selatan (South Africa) yang secara rata-rata dibawah 3. 
• Secara umum, nilai yang paling tinggi dari keseluruhan indikator adalah Technology. Hasil ini memperlihatkan kita bahwa Teknologi tidak lagi menjadi isu penting bagi sebagian besar responden survey. 
• Indikator yang mendapat nilai tertinggi kedua adalah Culture and Behaviour (Budaya dan Kebiasaan). Hal ini menarik karena sejak dulu, budaya selalu menjadi kambing hitam dalam kegagalan implementasi KM. Pada kasus ini, hanya satu region responden (South Africa) yang menilai bahwa budaya dan kebiasaan masih menjadi isu serius (<2.5). 

Insight dari hasil survey ini menimbulkan pertanyaan menarik lainnya. Berdasarkan pengalaman kami membantu organisasi menerapkan KM, Teknologi dan Budaya biasanya merupakan hasil akhir dari keseluruhan proses implementasi KM. Jika Teknologi dan Budaya memiliki nilai tertinggi, apa inidikator yang menghambat implementasi KM? Berikut ini tiga indikator dengan nilai terendah:

• KM Roles (Peran/Tugas). Kurang jelasnya tugas dan tanggung jawab pelaksanaan KM menjadi salah satu masalah klasik yang juga terekam dalam survey ini. KM harus memiliki kejelasan tugas dan tanggung jawab. Tanpa peran dan tanggung jawab, KM akan menjadi tanggung jawab bersama. Seperti yang kita tahu, “tugas bersama” sama saja halnya dengan “bukan tugas saya”. 
• Business Alignment (Keselarasan dengan Bisnis). Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu kami katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan. Pada akhirnya, tujuan KM adalah membantu bisnis. Jika tidak membantu bisnis, maka buat apa menerapkan KM? 
• Governance (Tata Kelola). Indikator tata kelola menjadi indikator paling rendah dan memiliki gap cukup jauh dari indikator lainnya. Sebagian besar responden hanya memberi nilai 2 bagi organisasi mereka. Hal ini sudah diduga sebelumnya. Sebagian besar organisasi yang menerapkan KM memulai inisiatifnya dengan bentuk sederhana dan pilot project seperti Community of Practice, After Action Review atau Peer Assist. Setelah terbukti memberikan manfaat, baru diperluas menjadi aktivitas atau tools lainnya. Pendekatan ini memang terbukti paling efektif, tetapi banyak organisasi melupakan aspek tata kelola dalam tahapannya. Tata kelola memberikan kepastian sekaligus panduan yang jelas bagi terciptanya budaya KM dengan 3 aspek utamanya, yaitu harapan yang jelas, reward and performace management, serta dukungan dari organisasi. 

Pertanyaan lain yang mengemuka, apa yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mengatasi masalah ini? Jawabannya akan bervariasi. Semua tergantung pada kondisi dan kebutuhan organisasi. Saran kami, lakukan KM Assessment terhadap kondisi organisasi saat ini, kemudian tindak lanjuti gap yang ditemukan. Dengan pendekatan ini, Anda akan lebih fokus dan efisien dalam menentukan langkah selanjutnya.

Tertarik lebih lanjut tentang best practice dan guiding principle implementasi KM? Silahkan intip artikel berikut ini: 7 Tips Sukses Implementasi KM

Read More

Budaya Organisasi dan Pasir Hisap: Merubah Budaya tanpa Tenggelam dalam Perubahan

Berbicara tentang budaya perusahaan, tidak akan pernah habis ataupun terselesaikan. Selalu saja ada ruang untuk diskusi ataupun aplikasi yang selalu berkembang. Wajar saja, tiap perusahaan pasti memiliki karakter sendiri, entah itu kebiasaan karyawan, fokus organisasi, bentuk bisnis, ataupun kesadaran manajemen. Terlepas dari beragam pendapat maupun teori tentang budaya perusahaan, semua bisnis setuju bahwa budaya bekerja yang baik sangat dibutuhkan agar bisnis tetap langgeng.

Bagi KM, budaya merupakan aspek penting untuk mendukung proses transfer pengetahuan dan proses belajar. Budaya sharing misalnya merupakan modal awal untuk memulai Community of Practice (CoP). Dengan mengetahui bagaimana budaya perusahaan dalam belajar dan transfer pengetahuan, praktisi KM dapat mengembangkan strategi yang sesuai dan mudah diterima oleh anggota organisasi.

Apa sebenarnya definisi dari budaya? Dalam konteks organisasi, budaya adalah kebiasaan yang berkembang dan menjadi ciri khas atau trademark dari organisasi tersebut. Trademark yang dimaksud bukan slogan atau jargon yang tertulis dan diucapkan setiap pagi, tetapi terlihat dan terjadi baik secara sadar maupun tidak sadar. Artinya, budaya adalah kebiasaan yang dilakukan oleh sebagian besar individu di organisasi tersebut.

Budaya tepat waktu misalnya. Organisasi dikatakan memiliki budaya tepat waktu jika tiap individu atau sebagian besar individu selalu tepat waktu. Jika hanya sebagian kecil individu yang tepat waktu maka, sesungguhnya tidak ada budaya tepat waktu di organisasi tersebut. Sebaliknya, jika individu di organisasi selalu terlambat masuk kerja, budaya yang tepat adalah budaya terlambat. Tentu karena budaya adalah trademark bisnis, kita tidak ingin dikenal karena budaya negatif seperti terlambat atau bekerja asal-asalan. Muncullah pertanyaan inti dari artikel ini, bagaimana mengubah budaya yang terlanjur berkembang?

Budaya adalah kebiasaan individu-individu di organisasi. As simple as that. Mengubah budaya adalah mengubah kebiasaan individu. Permasalahannya, tidak semua orang ingin mengubah kebiasaan mereka. Memaksakan kebiasaan baru juga bukan pendekatan yang selalu disarankan. Banyak organisasi yang memaksa karyawannya mengubah kebiasaan lama dan gagal dalam implementasinya. Banyak penyebabnya, tetapi yang selalu muncul adalah karena individu sudah terlalu nyaman dengan keadaan saat ini.

Jika mengambil istilah Nick Milton, budaya dan kebiasaan seperti pasir hisap. Budaya yang sudah terbangun sangat melekat dan mampu memperbaiki diri sendiri. Budaya dapat berubah dan bertahan dari perubahan sama seperti pasir hisap yang akan menelan Anda hidup-hidup. Semakin Anda mengenalkan konsep dan aktivitas untuk membentuk budaya baru, semakin cepat terbenam oleh penolakan individu. Anda tidak bisa keluar dari pasir hisap dengan usaha setengah-setengah atau bergerak sembarangan. Itu hanya membuat Anda semakin cepat tenggelam. Begitupun dengan mengubah budaya organisasi. Anda perlu menyusun strategi, bergerak dengan fokus yang jelas serta melakukannya dengan disiplin.  

Berikut beberapa langkah yang dapat dijadikan panduan dalam mengenalkan kebiasaan baru tanpa tenggelam dalam budaya itu sendiri

Mulailah dengan Kesadaran

Kebiasaan tidak akan bisa dipaksakan. Semua bermula dari kesadaran individu untuk menjalankannya. Cara terbaik untuk memunculkan kesadaran tersebut adalah memastikan kebiasaan yang baru dapat membantu pekerjaan dan pencapaian individu, bukan sekedar menambah pekerjaan.

Gunakan data dan angka tentang sejauh mana kebiasaan baru tersebut membantu individu dan organisasi, misalnya penjualan meningkat 17% hasil dari kebiasaan mengirimkan Minutes of Meeting setelah pertemuan dengan klien. Atau penyelesaian project meningkat 10% karena kebiasaan diskusi melalui Community of Practice (CoP). Proses menyusun data, membuat contoh dan manfaat dari kebiasaan baru mungkin cukup melelahkan. Tapi proses tersebut adalah investasi terbesar Anda.

Laksanakan Pilot Project

Organisasi memiliki berbagai macam karakter individu. Itulah yang membuatnya menarik. Ada individu yang selalu terbuka pada perubahan dan mendukung inisiatif baru atau mereka yang terang-terangan menolak terlibat. Tapi fakta menyatakan bahwa sebagian populasi di organisasi adalah para pengikut (leecher), mereka yang berada di tengah-tengah. Tidak menolak tapi juga masih ragu untuk terlibat.  

Sasaran pertama dari pengenalan kebiasaan baru adalah mereka yang mendukung dan terbuka pada perubahan. Mulailah dengan mengidentifikasi unit kerja yang memiliki performa terbaik. Mereka yang sukses adalah yang terbuka dan cepat beradaptasi dengan perubahan. Unit kerja yang sukses juga memudahkan Anda untuk menjustifikasi manfaat dari kebiasaan baru tersebut. Pilot project juga memungkinkan Anda mengevaluasi dan memperbaiki pendekatan mengenalkan kebiasaan baru sebelum beranjak ke target selanjutnya, leecher serta wait and see people.

Kampanyekan kesuksesan dan manfaat

Tidak ada gunanya keberhasilan jika tidak didukung oleh publisitas yang sesuai. Bahkan, kesuksesan yang biasa-biasa saja akan menjadi besar jika Anda mampu menyajikan dengan menarik. Pastikan keberhasilan implementasi dan manfaat dari kebiasaan baru diketahui oleh seluruh perusahaan. Gunakan berbagai macam media yang tersedia seperti email blast, majalah perusahaan serta sosialisasi langsung.

Cara lain yang terbukti efektif adalah menggunakan pengaruh Senior Management. Mintalah secara khusus kepada Direksi untuk menyebarkan keberhasilan kebiasaan baru tersebut ketika mereka berbicara di forum-forum. Gunakan nama dan data yang jelas. Hal ini akan memberikan penghargaan bagi individu atau tim yang terlibat. Selain itu, pastikan kebiasaan tersebut benar-benar bermanfaat bagi individu karena “barang buruk” tidak akan pernah lama bertahan di pasar. Sehebat apapun cara menjualnya.

Berikan penghargaan yang ekslusif

Pengakuan adalah salah satu mengapa kita bekerja dan meniti karier. Ada kebanggaan ketika jerih payah dan kerja keras diapresiasi oleh manajemen. Begitupun dengan kebiasaan baru. Mereka yang lebih dahulu menjalankan kebiasaan tersebut berhak atas penghargaan ekslusif dari manajemen. Dalam memberikan penghargaan, hindari penggunaan insentif berbasis uang dan materi sebagai hadiah utama. Dalam jangka panjang, insentif uang akan menurunkan minat anggota organisasi karena kebiasaan akan diidentikkan dengan uang yang lebih banyak. Ketika uang hilang, maka hilang juga kebiasaan baru tersebut.

Gunakan penghargaan yang lebih inovatif dan fokus pada pengakuan individu atau tim. Contohnya adalah memberikan kesempatan makan malam dengan Direksi atau publikasi besar-besaran di majalah perusahaan. Apapun penghargaannya, jangan pernah lupakan bahwa motivasi dan pengakuan adalah insentif terbaik.

Lanjutkan perubahan

Hal yang jauh lebih penting ialah memastikan kebiasaan tersebut dilakukan oleh sebagian besar  anggota organisasi. Numbers do matters. Kebiasaan hanya akan jadi budaya jika dilakukan oleh banyak orang. Tanpa ada orang-orang yang ikut terlibat dan menjalankan kebiasaan baru Anda, kampanye dan slogan sebanyak apapun hanya menghamburkan budget perusahaan.

Setelah sukses dengan pilot project, tahap selanjutnya adalah memperluas ruang lingkup. Anda bisa memilih melanjutkan dengan pilot project lainnya atau mulai melakukan penerapan ke seluruh organisasi. Apapun pilihannya, pastikan sumber daya yang dimiliki cukup untuk keluar dari “pasir hisap” kebiasaan yang lama.

Final note:  Lakukan dengan Konsisten

Merubah budaya adalah perang panjang yang membutuhkan banyak sumberdaya. Anda akan berhadapan dengan para penantang yang menolak terang-terangan atau para pengikut yang cari aman. Tapi semua kerja keras tersebut ada harganya. Pada akhirnya, kebiasaan baru tersebut akan berubah menjadi brand baru bisnis Anda. Trademark positif yang menjadi modal untuk terus berkembang.

Read More