Apapun bentuk inisitif atau kegiatan yang anda lakukan, seluruhnya pasti
akan berakhir pada topik evaluasi. Begitupun CoP dan komunitas. Kita sudah
mengetahui dampak sebuah komunitas yang efektif bagi organisasi, begitupun juga
dengan memulai inisiatif CoP dan mempertahankannya agar tetap memberikan
manfaat. Di artikel sebelumnya, saya sempat menyinggung tentang kriteria sukses
CoP dan komunitas. Kini kriteria tersebut yang akan menjadi acuan dalam
menentukan poin-poin penilaian inisitif CoP.
Secara singkat, ciri dasar sebuah CoP dikatakan dewasa dan sukses ialah
(1) memiliki member yang aktif; (2) topik yang selaras dengan pengetahuan
penting; serta (3) memiliki dokumentasi yang baik. Tetapi sebelum memulai
menentukan kriteria turunan dari ciri dasar tersebut, saya ingin membahas
sedikit topik tentang evaluasi ini.
“You only get what you can
measure”. Anda hanya
mendapatkan hasil dari sesuatu yang dapat diukur. Saya percaya itu. Bisnis juga
bentuk organisasi yang sangat percaya pada dogma ini. Akan tetapi, melakukan
evaluasi, jika dilakukan dengan salah dapat memberikan efek yang justru
negatif. Pendidikan contohnya. Tinggal di negara ini, umumnya kita memulai
pendidikan dari SD, SMP, SMA dan seterusnya. Setiap tahun kita mengikuti ujian
untuk menentukan seberapa baik tingkat penyerapan materi pelajaran. Yang
menarik ialah, selalu saja ada perdebatan khususnya soal ujian akhir penentuan
kelulusan. Banyak ahli pendidikan menganggap bahwa sistem kelulusan dengan
hanya mengacu pada hasil ujian 3 hari, tidak bisa menggambarkan kemampuan
belajar selama 3 atau 6 tahun. Menurut para penentang ujian akhir, nasib 3
tahun belajar yang hanya ditentukan dengan nilai 3 hari ujian adalah tidak
adil. Alasan lainnya ialah karena sistem terstandardisasi tersebut hanya akan
membuat siswa ditentukan dari sistem yang sudah terstruktur. Perumpamaan yang
sering dipakai ialah, sekuat apapun singa, dia akan tetap dianggap bodoh jika
ujiannya adalah memanjat pohon dengan standar seekor monyet.
Everybody unique. Setiap individu memiliki kelebihan dan
kekurangan yang berbeda-beda. Metode standar seperti evaluasi dengan
kriteria-kriteria yang memiliki tertentu mungkin akan memenangkan satu pihak
dan menjatuhkan pihak lainnya. Begitupun dengan evaluasi. Jika kita mendesain
metode evaluasi yang terlalu kaku, keberhasilan suatu inisitif mungkin saja
dianggap tidak berhasil dan akhirnya direkomendasikan untuk dihentikan.
Untuk itulah, dalam menentukan kriteria dan acuan penilaian CoP ini,
saya lebih banyak berfokus pada proses dan perkembangan CoP itu sendiri, bukan
pada nilai buku yang dihasilkan atau pada jumlah anggota atau dokumentasi yang
dihasilkan. Pendekatan ini yang dikenal sebagai measuring by process and quality (penilaian berdasarkan proses dan
kualitas).
Isu utama lainnya terkait evaluasi adalah fungsi dari evaluasi itu
sendiri. Evaluasi seringkali dipahami sebagai pengambilan keputusan atau
penilaian akan suatu permasalahan. Ketika nilai evaluasi jelek, maka berarti
inisiatif juga jelek. Jika nilainya bagus berarti inisitif itu bagus dan harus
diteruskan. Ketika kita terlalu terpaku pada hasil evaluasi dan bukan melihat
manfaat dari inisitif itu sendiri, keputusan yang akan diambil akan menjadi
bias. Kita memutuskan hanya dengan melihat nilai jangka pendeknya saja bukan
jangka panjang. Ini yang menarik dari CoP dan juga seluruh inisiatif KM. Fokus
utama KM dan CoP tidak pernah jangka pendek tetapi selalu jangka panjang. Bukan
perbaikan kinerja instan yang menjadi acuan utama tetapi inovasi yang terus
berkelanjutan yang akan memberikan nilai tinggi bagi bisnis.
Maka, menilai inisiatif CoP menggunakan pola pikir jangka pendek jelas
adalah pendekatan yang salah. Evaluasi CoP bertujuan untuk memastikan CoP yang
berjalan sudah pada track yang benar
dan mempertahankan agar tetap pada keadaan tersebut. Bagi saya, menghitung
keberhasilan CoP dengan melihat dampaknya pada bisnis jangka pendek sama tidak
pentingnya dengan menghitung berapa liter air yang ada di lautan. Lebih baik
fokus pada mengolah air laut menjadi sesuatu yang berguna bagi manusia daripada
mengetahui jumlah liter untuk kemudian di simpan sebagai dokumen yang tidak ada
kelanjutannya.
Tujuan evaluasi CoP seharusnya bukan untuk memberikan penilaian bagus
atau tidak, harus dilanjutkan atau dihentikan, tetapi lebih kepada mengetahui
perkembangan dan bagaimaa melakukan optimalisasi CoP tersebut. Dengan ini
jelas, bahwa istilah evaluasi sebenarnya tidak tepat jika digunakan dalam kasus
CoP. Saya lebih suka menyebutnya sebagai progress
checklist. Jika sebuah CoP atau komunitas sudah keluar dari aturan yang
ditentukan, tim KM atau yang bertanggung jawab terhadap komunitas dapat
mengarahkan CoP ke jalur yang benar. Bagi CoP yang sudah berhasil, fokusnya
lebih kepada meningkatkan keberhasilan yang sudah dicapai serta sebagai best practice dan success story bagi CoP lainnya dan seluruh organisasi.
Kini setelah jelas pendekatan yang akan digunakan, mari kita mulai
menyusun lebih detail kriteria penilaian CoP.
Berdasarkan pengalaman saya, ada beberapa fokus penting yang dapat
diturunkan dari tiga ciri CoP yang sukses. Kriteria tersebut adalah :
- Apakah komunitas sudah memiliki tujuan yang sama
- Apakah tujuan bersama sudah dipahami oleh seluruh anggota
- Apakah tujuan bersama sudah selaras dengan strategi organisasi
- Apakah anggota yang ada sudah memadai untuk menjaga kelangsungan komunitas ?
- Apakah anggota CoP merasa nyaman dan aman untuk sharing pengetahuan miliknya ?
- Apakah ide, diskusi dan perbaikan yang dihasilkan dari CoP diimplementasikan ?
- Apakah ada benang merah antara topik yang dibahas antara satu CoP dengan CoP lainnya ?
- Apakah setiap sesi CoP telah memiliki dokumentasi ?
- Apakah dokumentasi dapat digunakan oleh anggota lainnya untuk meningkatkan pengetahuan ?
- Apakah CoP menghasilkan perbaikan kinerja dan inovasi ?
Untuk memudahkan membaca dan menilai hasil progress checklist ini, anda dapat menggunakan beberapa parameter standar
seperti pilihan dari jawaban iya, tidak terlalu, tidak, dan tidak tahu. Anda
juga bisa merubah kriteria-kriteria tersebut menjadi nilai-nilai yang dapat
diperhitungkan. Contohnya mengganti pertanyaan anggota CoP merasa nyaman dan
aman untuk sharing menjadi berapa
banyak persentasi jumlah anggota yang terlibat dalam diskusi.
Sebagai contoh, Frank Leistner, Chief
Knowledge Office SAS Institute dan juga pengarang buku Mastering Organizational Flow in Organizations, menggunakan lima
pertanyaan untuk mengetahui interaksi sebuah komunitas, yaitu :
- Seberapa sering anda melakukan tatap muka dengan komunitas ?
- Seberapa sering anda berkirim email (terkait pekerjaan) dengan anggota komunitas ?
- Seberapa sering anda melakukan komunikasi via telpon dengan anggota komunitas ?
- Apakah anda secara teratur meminta nasihat (terkait pekerjaan) dengan anggota komunitas ?
- Apakah anda secara teratur memberikan nasihat (terkait pekerjaan) dengan anggota komunitas ?
Masih banyak bentuk pertanyaan lain yang dapat anda ajukan untuk
mengukur perkembangan CoP dan komunitas. Poin penting lain yang menarik untuk
didiskusikan adalah jumlah inovasi yang dihasilkan sebagai acuan perkembangan
CoP. Anda mungkin memperhatikan bahwa poin untuk inovasi tidak terlalu banyak
saya bahas. Walaupun penilaian paling mudah untuk menilai suatu CoP berhasil
atau tidak adalah dengan melihat pada jumlah inovasi yang dilahirkan atau nilai
buku keuntungan yang akan dicapai bagi bisnis.
Pertanyaannya ialah apakah penting untuk mengetahui berapa banyak
inovasi yang dihasilkan? Jawabannya iya, inovasi selalu menjadi tujuan utama
sebuah CoP dan tentu saja itu penting. Apakah sepenting itu hingga harus
menjadi dasar sukses atau tidaknya CoP ? Saya rasa jawabannya tidak. Its all about process. Kita sudah paham
bahwa CoP dan komunitas jika dijalankan dengan benar akan memberikan nilai yang
tidak bisa begitu saja digantikan. Sama seperti budaya organisasi dan kemampuan
SDM perusahaan. Bisakah hal itu diukur ? Ya, tentu saja bisa. Tapi apakah jika kita
bisa mengukur jumlah inovasi yang dihasilkan atau ROI nya pada bisnis maka bisnis
akan berhasil ? Tentu tidak.
Bisnis bisa sukses karena menjadi lebih efektif, efisien dan terus
berinovasi. Bukan dari jumlah inovasi. Jumlah hanyalah bukti keberhasilan dan
pembenaran dari kesuksesan. Tidak lebih dari itu. Alasan tersebut yang membuat
jumlah inovasi tidak menjadi kriteria yang terlalu penting dalam progress checklist ini.
Lagipula, jika memaksakan kriteria CoP sukses atau tidak dari jumlah
inovasi yang dihasilkan, justru dapat memberikan informasi yang salah. Pertama
dari definisi inovasi itu sendiri. Inovasi seperti apa yang dimaksud ? Jika
jawabannya dilihat dari nilai keuntungan secara financial bagi bisnis, maka
inovasi seperti apa yang mungkin dilakukan oleh bagian Finance ? Seperti kita tahu,Finance
merupakan bagian yang paling terstruktur dan terstandar dalam seluruh proses
bisnis. Dengan standardisasi dan transparansi tersebut, bentuk inovasi apa yang
bisa dilakukan ? Jika ada, apakah dampaknya pada bisnis secara nilai akan besar
? Agak sulit saya rasa untuk menjawabnya. Tetapi apakah inovasi dan perbaikan
kinerja tidak bisa dan tidak perlu dilakukan di Finance ? Tentu saja ada dan pastinya dibutuhkan.
Kembali pada penyusunan pertanyaan, fokus utama dalam menyusun progress checklist adalah pertanyaan
yang diajukan harus mampu menggambarkan tujuan utama kriteria tersebut serta
dapat digunakan untuk melihat sejauh apa perkembangan CoP. Kriteria yang saya
buat tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan anda. Begitupun metode
penilaian dan standar pilihan yang digunakan. Bagi organisasi dengan fokus
bisnis pada aset fisik, maka pendekatan dengan jumlah dan angka mungkin lebih
cocok digunakan. Sedangkan bagi bisnis yang lebih fokus pada jasa dan
intangible asset, mungkin dapat lebih nyaman jika menilai dalam bentuk pilihan
terbuka atau pendapat pribadi.
Pemilihan waktu dalam melakukan evaluasi dan penilaian juga dapat
memberikan gambaran yang lebih baik. Semakin sering dilakukan, penilaian
menggunakan progress checklist akan
memudahkan bukan saja anda sebagai pihak penilai, tetapi juga bagi anggota CoP
tersebut. Salah satu metode yang kami gunakan pada klien ialah dengan melakukan
penilaian di tiap sesi CoP. Sebagai salah satu deliverables bagi klien, kami sebagai konsultan menilai CoP mulai
dari sejak sesi CoP dimulai.
Poin yang kami nilai diantaranya ketepatan waktu dan bagaimana
keterlibatan core member dalam
memulai acara, saat sesi berlangsung dalam bentuk penilaian jalannya diskusi
dan pemilihan topik serta mengakhiri sesi dengan menilai sesi diskusi secara
keseluruhan. Penilaian tersebut, kami lakukan dalam bentuk personal assesment dan hasilnya secara informal disampaikan pada
seluruh anggota CoP dalam bentuk diskusi terbuka. Dengan cara ini, tidak saja
memudahkan kami membangun kesadaran untuk perbaikan bagi seluruh anggota tetapi
juga meningkatkan rasa kepemilikan (ownership)
kepada CoP tersebut.
Tahapan terakhir yang juga tidak kalah pentingnya adalah interpretasi
dari data yang sudah anda dapatkan serta bagaimana rekomendasi dan tindak
lanjut yang harus dilakukan. Sangatlah penting untuk disadari bahwa membaca
data sebaiknya dilakukan oleh individu yang minimal mengetahui maksud dari tiap
pertanyaan. Selain itu, pemahaman terhadap budaya dan kebiasaan yang ada di
organisasi juga patut dipertimbangkan. Dalam beberapa kali sesi yang dihadiri,
saya seringkali menemukan definisi suasana yang menyenangkan dan nyaman sangat
berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya. Ada yang menganggap
bahwa diskusi dengan meja melingkar di ruang kerja adalah hal yang informal
atau sebaliknya. Duduk lesehan sambil minum kopi, berbicara sambil berdiri di pojok pantry,
terkadang merupakan bentuk informal yang justru dibutuhkan. Ketika ini terjadi,
saya biasanya berdiskusi dengan champion
dan core member agar tidak salah
memberikan penilaian.
Kunci keberhasilan dalam melakukan evaluasi dan penilaian menggunakan progress checklist bergantung pada
pemilihan pertanyaan dan interpretasi hasil penilaian tersebut. Untuk melakukan
ini, anda membutuhkan pengetahuan tentang bagaimana proses CoP berjalan; aliran
pengetahuan terjadi; serta pengetahuan dasar tentang budaya dan perilaku
inidvidu di organisasi. Fakta inilah yang menjadi alasan mengapa progress checklist CoP seharusnya adalah
tools yang anda dan tim kembangkan
sesuai dengan kebutuhan organisasi. Pada akhirnya, anda lah yang paling
menguasai organisasi tempat anda berada.
0 comments:
Post a Comment