Banyak organisasi yang melaksanakan KM kurang memperhatikan aspek
motivasi dalam menyusun aktivitas dan kampanye KMnya. Hasilnya, aktivitas KM
yang sudah menyita banyak waktu dan sumberdaya perusahaan tidak banyak peminatnya.
“Build it and they will come”. Buat sebagus mungkin dan orang lain akan menggunakannya.
Kesalahan pemahaman ini selalu terjadi di banyak organisasi. Dan seperti yang
kita alami, sesuatu yang bagus tidak selalu berarti semua orang akan
menggunakannya. Kurangnya pemahaman terhadap bagaimana motivasi dan bagaimana
orang lain memutuskan apakah akan terlibat atau tidak, adalah alasan mengapa
banyak sekali inisiatif KM yang mati dan tidak berkembang.
Salah satu cara yang terbukti berhasil untuk menarik minat sasaran
aktivitas KM Anda adalah dengan memberikan perhatian lebih kepada aspek
motivasi anggota organisasi. Aktivitas dan kampanye yang dilakukan disusun sedemikian
rupa sehingga orang tertarik karena ada sesuatu yang dapat mereka dapatkan dari
kegiatan tersebut. Konsep ini lebih dikenal dengan What’s In It For Me? Apa
manfaatnya bagi saya. Pertanyaan itulah yang harus Anda jawab dengan cara
mengetahui harapan dan motivasi anggota organisasi terhadap inisiatif KM.
Sebelum membahas bagaimana menyusun aktivitas yang memotivasi dan
menumbuhkan self motivation dalam
inisiatif KM, saya ingin menjelaskan tentang bagaimana motivasi bekerja
The Truth behind Motivation
Beberapa orang berpendapat motivasi adalah hal yang mudah dilakukan.
Cari kata-kata yang bersemangat atau quotes
inspiratif, buat dalam bentuk yang semenarik mungkin, seperti poster atau gambar
dan Anda berhasil memotivasi orang lain. Atau, belajarlah teknik presentasi
yang hebat dengan mimik muka berwibawa, gesture
tubuh yang meyakinkan dan jangan lupa, suara yang berat dan terkesan pintar. Voila, Anda pun dikenal sebagai seorang
motivator ulung.
Semudah itukah? I really hope that
was as easy as they said. Motivasi selalu tricky. Orang lain tidak memandang dunia seperti kita memandang
dunia. Itu permasalahannya. Satu ide atau cerita yang inspiratif bagi kita,
bisa saja merupakan hal yang biasa bahkan mengganggu bagi orang lain. Tidak
hanya itu, motivasi sifatnya lebih berupa one
shot injection. Satu kali mungkin akan memukau Anda, tetapi jika kata-kata
yang sama diberikan berkali-kali, akan membuat bosan dan tidak memiliki efek
lagi.
Sangat sulit memotivasi seseorang secara langsung. Motivasi seharusnya
lebih berupa mendorong seseorang untuk membangun motivasi bagi dirinya sendiri
(self motivation) untuk pencapaian
yang lebih tinggi lagi. Begitupun motivasi di KM. Anda tidak bisa begitu saja
membuat poster atau sistem yang menarik dan berharap orang lain di organisasi
termotivasi untuk mengikuti aktivitas KM. It
never goes that well.
Setiap organisasi pasti memiliki banyak individu dengan motivasi yang
berbeda-beda. Ada individu yang termotivasi dengan penghargaan, ada pula yang
termotivasi dengan kebebasan berkarya. Sebagian lain mungkin termotivasi dengan
sistem, panduan dan kepastian dari organisasi. Tentu saja Anda tidak bisa
memenuhi seluruh harapan dan faktor motivasi anggota organisasi. Ada batasan
dan peraturan organisasi yang tidak mungkin dilanggar. Akan tetapi, bukan
berarti Anda tidak bisa mengakomodasi motivasi tersebut. Pasti ada kesamaan dan
faktor motivasi yang dianggap penting oleh sebagian besar anggota organisasi. Fokuslah
pada motivasi yang dominan tersebut. Untuk itu, tips yang dapat digunakan ialah
dengan menyusun yang disebut sebagai Portofolio
Motivasi
Menyusun Portofolio Motivasi
Metode yang paling efektif untuk mengakomodasi berbagai macam motivasi
tersebut adalah dengan membuat apa yang disebut sebagai portofolio motivasi dan
aktivitas, yaitu serangkaian metode dan aktivitas dengan tujuan memberikan
motivasi dan menciptakan lingkungan yang mendorong self motivation dari
masing-masing individu.
Bingung? Seperti ini mudahnya. Bayangkan Anda dalam sebuah taman bermain
dimana ada berbagai macam atraksi dan permainan. Anda mungkin tidak suka
permainan adrenalin seperti roller
coaster dan arung jeram, tetapi karena arena bermain itu juga menyediakan
kebun binatang dan kereta yang mengelilingi seluruh arena, maka Anda menjadi
tertarik ke arena bermain tersebut. Karena pilihan yang banyak dan mampu
disesuaikan dengan hobi dan ketertarikan Anda atau keluarga maka arena bermain
itu pun selalu menjadi pilihan ketika akan berlibur. Semakin Anda tertarik
dengan satu atraksi, maka semakin lama Anda dan keluarga akan mulai mencoba
atraksi bermain lainnya yang ternyata membuat Anda juga jatuh cinta pada
permainan yang awalnya tidak Anda sadari atau bahkan tidak suka.
Portofolio motivasi dan aktivitas juga berlaku seperti arena bermain.
Awalnya Anda hanya termotivasi dengan satu jenis aktivitas atau inisiatif yang
sesuai dengan dasar motivasi Anda, sistem yang jelas misalnya. Semakin Anda
sering mengikuti kegiatan KM, Anda menemukan bahwa ada bentuk motivasi dan
aktivitas lain yang menarik, seperti pertemuan dengan ahli-ahli, diskusi
interaktif untuk menyalurkan ide, kebutuhan untuk mngembangkan kompetensi atau
kegembiraan ketika nama Anda diumumkan sebagai kontributor utama bulan ini.
Pada akhirnya, Anda menyadari bahwa sistem dan prosedur yang jelas bukan
satu-satunya motivasi yang Anda butuhkan tetapi juga hal lainnya. Berawal dari
ketertarikan dan motivasi yang terpenuhi inilah, Anda dan anggota lainnya akan
mulai menciptakan self motivation
yang akan terus bertahan dan berkembang walaupun sistem dan prosedur yang
menjadi motivasi awal sudah tidak ada lagi.
Langkah pertama membuat portofolio motivasi dan aktivitas adalah
mewawancarai pihak-pihak yang akan menjadi sasaran implementasi KM Anda.
Mulailah dari unit atau bagian yang memiliki dampak langsung pada bisnis. Anda
juga bisa memperkecil target tersebut kepada unit bisnis yang memiliki performa
terbaik di organisasi. Beberapa pertanyaan yang dapat dijadikan acuan untuk
mengetahui motivasi ini diantaranya sebagai berikut :
- Apa yang memotivasi Anda untuk sharing best practice dan pengalaman kepada orang lain?
- Apa harapan dan keinginan saya terhadap aktivitas KM?
- Apa fasilitas dan bantuan yang diharapkan dari organisasi agar Anda mau terlibat dalam KM?
- Jika motivasi, harapan dan fasilitas tersebut terpenuhi, apakah Anda akan mengikuti aktivitas KM?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut tentu saja dapat Anda modifikasi dan
sesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Yang kami lakukan sebagai konsultan KM
biasanya ialah melihat aspek motivasi secara lebih detail, seperti bagaimana
individu tertarik untuk ikut sharing, motivasi yang dibutuhkan untuk menuliskan
pengetahuan dalam bentuk dokumen, bagaimana harapan terhadap sistem atau
infrastruktur teknologi, serta lingkungan seperti apa yang diharapkan untuk
membangun inovasi.
Bentuk jawaban pun dapat disesuaikan dengan hasil yang diharapkan. Jika Anda
mengharapkan jawaban-jawaban berupa ide segar maka silahkan gunakan pertanyaan
terbuka. Begitupun jika jawaban yang diharapkan lebih terfokus. Anda bisa
menyusun pilihan jawaban dengan penggunaan prioritas sebagai bentuk pembobotan.
Jawaban yang sering saya terima dari pertanyaan motivasi tersebut cukup
beragam. Walaupun uang masih sering kali muncul tetapi persentasenya tidak
cukup besar (yang merupakan pertanda baik bagi KM). Beberapa jawaban yang
dominan muncul (tanpa peringkat) adalah :
- panduan atau prosedur yang jelas;
- dukungan senior management;
- penghargaan dalam bentuk fisik (uang) dan non fisik (jabatan informal, pengakuan dari rekan dan atasan, serta
- sistem yang mudah diakses dan digunakan.
Berdasarkan data dan informasi ini, Anda dapat menyusun portofolio
motivasi dan aktivitas yang memastikan aspek tersebut terpenuhi. Untuk motivasi
panduan dan prosedur Anda dapat menyusun dokumen dan form yang membantu anggota melakukan aktivitas KM seperti template pembuatan newsletter, penjelasan dan langkah praktis melakukan CoP dan peer assist atau dukungan admin dalam
mengelola dokumen pengetahuan.
Sistem berbasis IT juga dapat menjadi salah satu alternatif bagi
organisasi Anda. Salah satu klien kami menggunakan IT untuk mempermudah diskusi
dan menjangkau konsultannya yang berada di daerah. Melalui CoP Online dan forum
online, keterlibatan anggota dapat diperluas sehingga menciptakan efek motivasi
penghargaan dan kebutuhan berkomunikasi dengan professional lain secara lebih
luas. Selain itu tampilan yang mudah dan akses yang stabil juga merupakan
motivasi lain yang mensukseskan sistem tersebut.
Terlepas dari pentingnya faktor motivasi, saya juga menyarankan untuk
melihat faktor yang menghambat motivasi (demotivating
factor) sebagai informasi tambahan ketika menyusun portofolio motivasi dan
aktivitas KM. Terkadang memberikan motivasi tidak selalu membuat individu
tertarik mengikuti inisiatif KM. Tantangannya lebih kepada menyingkirkan
hambatan (barriers) daripada mengajak
orang mengikuti KM. Anda bisa membuat orang lain tertarik mengikuti KM tetapi
ketika permasalahan dan hambatan tetap muncul, maka sudah saat nya Anda
memperhatikan hambatan tersebut dan berusaha menguranginya.
0 comments:
Post a Comment