Penghargaan dan Pengakuan: Aplikasi dalam Inisiatif KM

Salah satu perdebatan yang menarik dari KM adalah tentang penggunaan sistem penghargaan atau reward system. Sebagian praktisi KM berpendapat penghargaan wajib diberikan sebagai insentif dan bukti komitmen manajemen. Mereka berpendapat bahwa insentif dan penghargaan, adalah modal utama untuk mengundang anggota organisasi terlibat lebih banyak dalam inisiatif KM. Sebaliknya, sebagian praktisi berpendapat penghargaan dan insentif dapat menghancurkan inisiatif KM. Anggota organisasi akan berlomba-lomba mengejar insentif yang ditawarkan sehingga kualitas sharing menurun. Kedua pandangan tersebut tidak salah, hanya berbeda dari sisi aplikasi dan kondisi awal organisasi.

Carla O’Dell, CEO APQC, menjelaskan ini dengan kalimat yang menarik. “If the process of sharing and transfer is not inherently rewarding, celebrated, and supported by the culture, then artificial reward won’t have much effect and can make people cynical”. Kata kuncinya ialah budaya dan kondisi organisasi itu sendiri.

Penghargaan, khususnya yang dikaitkan dengan uang atau nilai barang, memang akan membuat anggota organisasi membanding-bandingkan antara waktu yang diberikan untuk melakukan aktivitas KM dengan nilai dari insentif tersebut. Efek perbandingan ini akan lebih bermasalah bagi organisasi yang sudah terbiasa untuk sharing dan kolaborasi. Aktivitas sharing yang awalnya sudah menjadi budaya, akan hancur jika insentif berbasis uang diterapkan. Penjelasan lebih lanjut tentang bagaimana insentif uang dapat menghancurkan budaya sharing dijelaskan di artikel lainnya.

Efek yang sama mungkin terjadi sebaliknya pada organisasi yang belum terbiasa dengan budaya kerjasama, departemenisasi, banyak silo-silo, kendala komunikasi, serta budaya senior junior. Bagi organisasi seperti ini, penerapan sistem penghargaan dapat menjadi kunci kesuksesan KM. Fakta ini yang saya temukan dalam beberapa survey kesiapan KM (KM Readiness Survey) yang dilakukan di klien. Ketika budaya teamwork dan kolaborasi belum terbangun, kebutuhan atas penghargaan menjadi sangat tinggi dan menjadi faktor kritis apakah seseorang akan terlibat dalam inisiatif KM atau tidak.

Fenomena ini terjadi karena ketika pertama kali diterapkan, anggota organisasi belum menyadari pentingnya pengetahuan dan sharing bagi pekerjaannya sehingga harus ada timbal balik atas sumberdaya yang digunakan. Berbeda dengan organisasi yang budaya kolaborasinya sudah dewasa, anggotanya cenderung menganggap sharing sebagai kebutuhan dan cara mencapai target lebih cepat. Contoh mudah untuk menggambarkannya adalah email. Mengapa pegawai selalu mengecek email di pagi hari? Apakah karena ada imbalan untuk mengecek email? Tentu tidak. Mereka mengecek email karena melalui email, pekerjaan akan diselesaikan dengan lebih cepat. Bahkan, beberapa organisasi menjadikan email sebagai kebutuhan utama. Saya sendiri kini berada di industri dimana email adalah media komunikasi utama dan paling efektif.

Pertanyaannya sekarang berubah. Penghargaan seperti apa yang dapat memberikan dampak paling besar? Sama seperti tingkat kebutuhan manusia, insentif yang dikembangkan sebaiknya dibuat dalam dua bentuk, yaitu tangible (fisik) serta intangible (non fisik). Sebagai syarat dasar, tentu harus ada penghargaan yang bisa dilihat dan diperhitungkan. Tetapi penggunaan penghargaan dalam bentuk fisik juga tidak boleh sembarangan. Jangan sampai efek perbandingan norma pasar membuat anggota organisasi menolak dan tidak menghargai insentif tersebut.

Kata kunci yang menjembatani penghargaan tangible dan intangible adalah pengakuan (recognition). Terlepas dari insentif uang yang sudah diterima, anggota organisasi ingin agar hasil pekerjaannya dilihat dan disadari oleh orang lain. Entah itu oleh rekan kerja, atasan, manajemen atau bawahan. Tugas Anda sebagai KMers dan juga manajemen adalah memastikan karya, inovasi, dan kerja keras mereka mendapatkan pengakuan yang sesuai.

Kembali kepada syarat dasar penyusunan sistem penghargaan, budaya dan keadaan organisasi sangat menentukan bentuk sistem penghargaan untuk KM yang Anda bangun. Berikut beberapa point penting yang dapat membantu Anda ketika menyusun sistem penghargaan:

1. Penghargaan terhadap keahlian dan pengetahuan melekat pada individu, bukan grup atau komunitas. Pastikan penghargaan yang disusun mencantumkan nama masing-masing individu yang terlibat. Cantumkan nama mereka secara khusus dalam dokumen, panduan, best practice atau hasil karya yang dibuat
2. Hargai waktu dan sumberdaya yang digunakan oleh anggota organisasi dalam aktivitas KM. Berikan pengakuan dan perhatian atas usaha yang sudah dilakukan. Jika anggota organisasi merasa harus menggunakan waktu luang atau jam kerjanya untuk melakukan aktivitas KM dan manajemen tidak menghargainya, maka mereka akan meninggalkan inisiatif KM Anda.
3. Hati-hati dalam menggunakan insentif uang sebagai penghargaan fisik. Jika akan memberikan insentif uang, gunakan dalam bentuk yang lebih bermanfaat bagi perkembangan kariernya, seperti pencapaian KPI, kesempatan mengikuti training, pertimbangan kenaikan jenjang karier dan sebagainya. Tips yang juga bisa digunakan ialah dengan memberikan benda yang tidak terlalu bernilai dari sisi materi tetapi memberikan eksklusifitas bagi penerimanya seperti badge, status di jejaring sosial, atau pengakuan formal
4. Pastikan penghargaan diketahui oleh seluruh organisasi. Buat kampanye dan pengumuman atas keberhasilan, best practice dan karya inovatif. Maksimalisasi peranan senior management untuk memberikan efek kebanggaan dan penerimaan oleh organisasi.
5. Hargai seluruh pihak yang terlibat. Proses KM selalu terjadi antara dua pihak atau lebih. Jangan lupakan mereka yang ikut terlibat walau hanya sekedar menerima atau menggunakan pengetahuan. Jika salah satu pihak merasa tidak dihargai, Anda akan kehilangan partisipasi anggota organisasi dengan cepat.
6. Gunakan Portofolio Motivasi sebagai bantuan. Tidak semua orang memiliki motivasi yang sama. Pastikan apa yang dianggap penting oleh anggota organisasi diakomodir dalam sistem penghargaan yang Anda bangun.
7. Sistem penghargaan yang jelas dan standar akan membantu aktivitas KM menjadi budaya organisasi

KM seperti yang kita tahu, bukanlah inisiatif yang memberikan hasil jangka pendek secara signifikan. Bagi bisnis yang sangat mengedepankan persepektif jangka pendek, iming-iming meningkatkan kinerja dengan mengurangi kesalahan, meningkatkan penciptaan inovasi dan sebagainya, adalah fakta yang sulit diterima. Pada akhirnya, sistem penghargaan dan insentif hanya memberikan anggota organisasi kepuasan dan pengakuan. Its only goes that far. Sama seperti email, KM akan berhasil jika terbukti membantu pekerjaan dan pencapaian bisnis. Mengutip kalimat Carla O’Dell, If the practice helps people do their work, they will share.       

Read More

Ingin KM Anda Sukses? Fokus pada Motivasi

Banyak organisasi yang melaksanakan KM kurang memperhatikan aspek motivasi dalam menyusun aktivitas dan kampanye KMnya. Hasilnya, aktivitas KM yang sudah menyita banyak waktu dan sumberdaya perusahaan tidak banyak peminatnya.

“Build it and they will come”. Buat sebagus mungkin dan orang lain akan menggunakannya. Kesalahan pemahaman ini selalu terjadi di banyak organisasi. Dan seperti yang kita alami, sesuatu yang bagus tidak selalu berarti semua orang akan menggunakannya. Kurangnya pemahaman terhadap bagaimana motivasi dan bagaimana orang lain memutuskan apakah akan terlibat atau tidak, adalah alasan mengapa banyak sekali inisiatif KM yang mati dan tidak berkembang.   

Salah satu cara yang terbukti berhasil untuk menarik minat sasaran aktivitas KM Anda adalah dengan memberikan perhatian lebih kepada aspek motivasi anggota organisasi. Aktivitas dan kampanye yang dilakukan disusun sedemikian rupa sehingga orang tertarik karena ada sesuatu yang dapat mereka dapatkan dari kegiatan tersebut. Konsep ini lebih dikenal dengan What’s In It For Me? Apa manfaatnya bagi saya. Pertanyaan itulah yang harus Anda jawab dengan cara mengetahui harapan dan motivasi anggota organisasi terhadap inisiatif KM.

Sebelum membahas bagaimana menyusun aktivitas yang memotivasi dan menumbuhkan self motivation dalam inisiatif KM, saya ingin menjelaskan tentang bagaimana motivasi bekerja

The Truth behind Motivation

Beberapa orang berpendapat motivasi adalah hal yang mudah dilakukan. Cari kata-kata yang bersemangat atau quotes inspiratif, buat dalam bentuk yang semenarik mungkin, seperti poster atau gambar dan Anda berhasil memotivasi orang lain. Atau, belajarlah teknik presentasi yang hebat dengan mimik muka berwibawa, gesture tubuh yang meyakinkan dan jangan lupa, suara yang berat dan terkesan pintar. Voila, Anda pun dikenal sebagai seorang motivator ulung.

Semudah itukah? I really hope that was as easy as they said. Motivasi selalu tricky. Orang lain tidak memandang dunia seperti kita memandang dunia. Itu permasalahannya. Satu ide atau cerita yang inspiratif bagi kita, bisa saja merupakan hal yang biasa bahkan mengganggu bagi orang lain. Tidak hanya itu, motivasi sifatnya lebih berupa one shot injection. Satu kali mungkin akan memukau Anda, tetapi jika kata-kata yang sama diberikan berkali-kali, akan membuat bosan dan tidak memiliki efek lagi.

Sangat sulit memotivasi seseorang secara langsung. Motivasi seharusnya lebih berupa mendorong seseorang untuk membangun motivasi bagi dirinya sendiri (self motivation) untuk pencapaian yang lebih tinggi lagi. Begitupun motivasi di KM. Anda tidak bisa begitu saja membuat poster atau sistem yang menarik dan berharap orang lain di organisasi termotivasi untuk mengikuti aktivitas KM. It never goes that well.

Setiap organisasi pasti memiliki banyak individu dengan motivasi yang berbeda-beda. Ada individu yang termotivasi dengan penghargaan, ada pula yang termotivasi dengan kebebasan berkarya. Sebagian lain mungkin termotivasi dengan sistem, panduan dan kepastian dari organisasi. Tentu saja Anda tidak bisa memenuhi seluruh harapan dan faktor motivasi anggota organisasi. Ada batasan dan peraturan organisasi yang tidak mungkin dilanggar. Akan tetapi, bukan berarti Anda tidak bisa mengakomodasi motivasi tersebut. Pasti ada kesamaan dan faktor motivasi yang dianggap penting oleh sebagian besar anggota organisasi. Fokuslah pada motivasi yang dominan tersebut. Untuk itu, tips yang dapat digunakan ialah dengan menyusun yang disebut sebagai Portofolio Motivasi

Menyusun Portofolio Motivasi

Metode yang paling efektif untuk mengakomodasi berbagai macam motivasi tersebut adalah dengan membuat apa yang disebut sebagai portofolio motivasi dan aktivitas, yaitu serangkaian metode dan aktivitas dengan tujuan memberikan motivasi dan menciptakan lingkungan yang mendorong self motivation dari masing-masing individu.

Bingung? Seperti ini mudahnya. Bayangkan Anda dalam sebuah taman bermain dimana ada berbagai macam atraksi dan permainan. Anda mungkin tidak suka permainan adrenalin seperti roller coaster dan arung jeram, tetapi karena arena bermain itu juga menyediakan kebun binatang dan kereta yang mengelilingi seluruh arena, maka Anda menjadi tertarik ke arena bermain tersebut. Karena pilihan yang banyak dan mampu disesuaikan dengan hobi dan ketertarikan Anda atau keluarga maka arena bermain itu pun selalu menjadi pilihan ketika akan berlibur. Semakin Anda tertarik dengan satu atraksi, maka semakin lama Anda dan keluarga akan mulai mencoba atraksi bermain lainnya yang ternyata membuat Anda juga jatuh cinta pada permainan yang awalnya tidak Anda sadari atau bahkan tidak suka.

Portofolio motivasi dan aktivitas juga berlaku seperti arena bermain. Awalnya Anda hanya termotivasi dengan satu jenis aktivitas atau inisiatif yang sesuai dengan dasar motivasi Anda, sistem yang jelas misalnya. Semakin Anda sering mengikuti kegiatan KM, Anda menemukan bahwa ada bentuk motivasi dan aktivitas lain yang menarik, seperti pertemuan dengan ahli-ahli, diskusi interaktif untuk menyalurkan ide, kebutuhan untuk mngembangkan kompetensi atau kegembiraan ketika nama Anda diumumkan sebagai kontributor utama bulan ini. Pada akhirnya, Anda menyadari bahwa sistem dan prosedur yang jelas bukan satu-satunya motivasi yang Anda butuhkan tetapi juga hal lainnya. Berawal dari ketertarikan dan motivasi yang terpenuhi inilah, Anda dan anggota lainnya akan mulai menciptakan self motivation yang akan terus bertahan dan berkembang walaupun sistem dan prosedur yang menjadi motivasi awal sudah tidak ada lagi.

Langkah pertama membuat portofolio motivasi dan aktivitas adalah mewawancarai pihak-pihak yang akan menjadi sasaran implementasi KM Anda. Mulailah dari unit atau bagian yang memiliki dampak langsung pada bisnis. Anda juga bisa memperkecil target tersebut kepada unit bisnis yang memiliki performa terbaik di organisasi. Beberapa pertanyaan yang dapat dijadikan acuan untuk mengetahui motivasi ini diantaranya sebagai berikut :

•           Apa yang memotivasi Anda untuk sharing best practice dan pengalaman kepada orang lain?
•           Apa harapan dan keinginan saya terhadap aktivitas KM?
•           Apa fasilitas dan bantuan yang diharapkan dari organisasi agar Anda mau terlibat dalam KM?
•           Jika motivasi, harapan dan fasilitas tersebut terpenuhi, apakah Anda akan mengikuti aktivitas KM?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut tentu saja dapat Anda modifikasi dan sesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Yang kami lakukan sebagai konsultan KM biasanya ialah melihat aspek motivasi secara lebih detail, seperti bagaimana individu tertarik untuk ikut sharing, motivasi yang dibutuhkan untuk menuliskan pengetahuan dalam bentuk dokumen, bagaimana harapan terhadap sistem atau infrastruktur teknologi, serta lingkungan seperti apa yang diharapkan untuk membangun inovasi.

Bentuk jawaban pun dapat disesuaikan dengan hasil yang diharapkan. Jika Anda mengharapkan jawaban-jawaban berupa ide segar maka silahkan gunakan pertanyaan terbuka. Begitupun jika jawaban yang diharapkan lebih terfokus. Anda bisa menyusun pilihan jawaban dengan penggunaan prioritas sebagai bentuk pembobotan.

Jawaban yang sering saya terima dari pertanyaan motivasi tersebut cukup beragam. Walaupun uang masih sering kali muncul tetapi persentasenya tidak cukup besar (yang merupakan pertanda baik bagi KM). Beberapa jawaban yang dominan muncul (tanpa peringkat) adalah :

• panduan atau prosedur yang jelas;
• dukungan senior management;
• penghargaan dalam bentuk fisik (uang) dan non fisik (jabatan informal, pengakuan dari rekan dan atasan, serta
• sistem yang mudah diakses dan digunakan.

Berdasarkan data dan informasi ini, Anda dapat menyusun portofolio motivasi dan aktivitas yang memastikan aspek tersebut terpenuhi. Untuk motivasi panduan dan prosedur Anda dapat menyusun dokumen dan form yang membantu anggota melakukan aktivitas KM seperti template pembuatan newsletter, penjelasan dan langkah praktis melakukan CoP dan peer assist atau dukungan admin dalam mengelola dokumen pengetahuan.

Sistem berbasis IT juga dapat menjadi salah satu alternatif bagi organisasi Anda. Salah satu klien kami menggunakan IT untuk mempermudah diskusi dan menjangkau konsultannya yang berada di daerah. Melalui CoP Online dan forum online, keterlibatan anggota dapat diperluas sehingga menciptakan efek motivasi penghargaan dan kebutuhan berkomunikasi dengan professional lain secara lebih luas. Selain itu tampilan yang mudah dan akses yang stabil juga merupakan motivasi lain yang mensukseskan sistem tersebut.

Terlepas dari pentingnya faktor motivasi, saya juga menyarankan untuk melihat faktor yang menghambat motivasi (demotivating factor) sebagai informasi tambahan ketika menyusun portofolio motivasi dan aktivitas KM. Terkadang memberikan motivasi tidak selalu membuat individu tertarik mengikuti inisiatif KM. Tantangannya lebih kepada menyingkirkan hambatan (barriers) daripada mengajak orang mengikuti KM. Anda bisa membuat orang lain tertarik mengikuti KM tetapi ketika permasalahan dan hambatan tetap muncul, maka sudah saat nya Anda memperhatikan hambatan tersebut dan berusaha menguranginya.  

Read More