Komunitas adalah tentang anggota. Tidak ada anggota berarti tidak ada
komunitas. Sangat banyak komunitas yang mati dalam hitungan bulan hanya karena
tidak ada anggota yang tertarik ikut serta. Keterlibatan adalah poin penting
dalam kesuksesan sebuah komunitas selain kesamaan minat dan kebutuhan
anggotanya. Keterlibatan sangat penting untuk membangun rasa kepemilikian (sense of ownership) yang pada akhirnya
melahirkan tanggung jawab (responsibility)
Salah satu cara paling efektif untuk membangun rasa kepemilikan ialah
dengan melibatkan pendapat anggota ketika merumuskan Identitas CoP.
Permasalahannya ialah bagaimana melibatkan anggota jika komunitas saja belum
terbentuk ? Tentu tidak mungkin meminta semua anggota organisasi untuk terlibat
dalam Conduct Core Planning. Terlalu
banyak sumberdaya yang akan dibutuhkan. Selain itu, pendapat dan keinginan yang
muncul akan terlalu luas. Pada akhirnya Anda yang akan kebingungan memutuskan
mana yang prioritas dan selaras dengan kebutuhan.
Tidak hanya untuk memulai, komunitas juga butuh serangkaian aktivitas
lainnya seperti menyusun initial workshop,
mengawal sesi-sesi pertama, menentukan topik diskusi, menyusun jadwal,
melakukan campaign ke organisasi,
menghidupkan suasana diskusi, mengarahkan CoP pada jalur yang benar, membuat resume hasil diskusi, menyebarkannya ke
organisasi serta tugas lainnya
Cukup banyak bukan tugasnya? Itulah mengapa saya tidak menyarankan Anda
sebagai KMers mengerjakan tugas ini
sendirian. Anda butuh perpanjangan tangan. Disinilah muncul apa yang kami sebut
sebagai Tim CoP. Tim ini secara umum beranggotakan perwakilan manajemen puncak
(Sponsor), Champion, dan Core Member.
Let we discuss one by one.
Sponsor
Posisi ini biasanya diisi oleh perwakilan manajemen puncak. Yang
dimaksud manajemen puncak ialah individu dengan jabatan yang memungkinkan
pengambilan keputusan terhadap alokasi sumberdaya yang akan digunakan oleh
anggota komunitas. Sumberdaya pertama yang harus ada ialah izin atau restu bagi
terbentuknya komunitas. Ini menjadi sangat penting karena komunitas yang akan
kita bentuk adalah Sponsored CoP
artinya inisiatif komunitas berasal dari manajemen sehingga mau tidak mau
manajemen bertanggung jawab untuk membantu terbentuknya CoP.
Tanggung jawab bisa berupa banyak hal. Tergantung seberapa besar
komitmen organisasi tersebut. Beberapa klien di project yang saya tangani menyediakan fasilitas perusahaan untuk
CoP. Beberapa juga memberikan kompensasi waktu kerja untuk digunakan bagi CoP.
Yang paling hebat ialah salah satu bank ternama di Indonesia yang menyediakan
konsumsi dengan nilai yang cukup besar. Bentuk dukungan lainnya ialah kehadiran
manajemen sebagai pembicara dan narasumber.
Dukungan sumberdaya dari manajemen dalam bentuk apapun sangat berguna
tetapi bukan yang paling penting. Bentuk tanggung jawab yang harus ada ialah
komitmen untuk menjaga dan merawat CoP itu sendiri. Komunitas seperti Sponsored CoP bukanlah inisiatif yang
akan langsung memberikan dampak bagi bisnis. Butuh waktu hingga organisasi merasakan
manfaatnya dan banyak manajemen yang tidak menyadari nature dari komunitas ini. Akhirnya inisiatif Sponsored CoP terhenti ditengah jalan karena manajemen merasa ini
hanya buang-buang waktu saja.
Untuk itulah Sponsor perlu
ikut serta dalam Conduct Core Planning.
Selain untuk memastikan identitas CoP selaras dengan kebutuhan organisasi, Sponsor juga bertugas memantau apakah
topik diskusi dan perkembangan CoP sudah sesuai dengan 3 syarat utama Sponsored CoP, yaitu fun, informal dan memiliki nilai tambah
(value added). Fun dan Informal secara
langsung merupakan tanggung jawab Champion
dan Core Member, tetapi value adalah bagian yang paling penting
untuk diawasi oleh Sponsor.
Bagaimanakah seorang Sponsor
seharusnya menempatkan diri dalam tim CoP ? Sponsor,
karena jabatannya yang pasti paling tinggi diantara anggota lainnya, diharapkan
bisa menempatkan diri sesuai kebutuhan. Seperti fungsi orang tua, Sponsor dituntut memberikan izin dan
arahan pada komunitas tetapi disaat yang lain, Sponsor juga dapat duduk bersama selayaknya teman yang sederajat.
Ketika penentuan identitas CoP, khususnya knowledge focus, Sponsor
dapat menetapkan batasan yang jelas. Tetapi untuk komponen lain seperti tujuan, success criteria, value and norms,
serahkan pada tim CoP dan anggota komunitas. Begitupun dalam sesi pelaksanaan
CoP. Ingat bahwa CoP bukanlah struktur formal dimana jabatan dijadikan tolak
ukur. Seluruh anggota, termasuk Sponsor
sama rata (equal) ketika memasuki
sesi CoP. Jika Anda tidak mampu melakukan ini (equality) atau anggota komunitas merasa segan pada Anda, maka lebih
baik Sponsor menyingkir sementara. In the end, community is about people, not
you.
Champion
Secara singkat, Champion adalah
ketua tim CoP. Untuk menggambarkan peran Champion
bayangkan sebuah koran tanpa editor, stasiun radio tanpa presenter atau film
tanpa sutradara. Yang terjadi adalah kekacauan, ketidakjelasan, simpang siur
dan sejenisnya. Tanpa editor, presenter atau sutradara, koran akan berisi
materi yang tidak jelas, radio akan memutar lagu sembarangan, dan film hanya
kumpulan gambar tak bermakna. Begitupun CoP. Champion berfungsi sebagai manajer yang memastikan sesi berjalan
dengan baik
Fungsi utama Champion adalah
sumber energi bagi komunitas. Dialah individu yang menjadi inspirasi dan bahan
bakar sebuah komunitas. Untuk memperjelas, ada 3 tugas utama yang menjadi
tanggung jawab Champion yaitu (1) mengkoordinir
pelaksanaan sesi CoP, (2) melakukan campaign
CoP, serta (3) menselaraskan aktivitas CoP dengan identitas yang telah
ditentukan.
Pada sesi awal CoP, ketika komunitas belum terlalu mengerti tujuan CoP
dan hubungan antar anggota belum terbangun, Champion
bersama Core Member dan Sponsor berperan untuk menjadi event
organizer. Ruang lingkup tugasnya meliputi persiapan fasilitas (ruangan,
jadwal, lay out), pemilihan
narasumber, dokumentasi diskusi hingga yang paling penting, yaitu penentuan
topik diskusi.
Pada saat Conduct Core Planning,
selain menentukan knowledge focus, Sponsor bersama-sama dengan Core Member perlu menentukan setidaknya
3 topik pembahasan untuk 3 sesi pertama komunitas. Dalam menentukan topik, cara
yang paling mudah ialah mencari tahu permasalahan atau kasus yang terjadi
paling sering terjadi dan paling berdampak bagi bisnis. Topik dengan kriteria
tersebut akan menjadi menarik bagi anggota dan calon anggota karena memberikan
manfaat bagi pekerjaan yang dilakukan. Ketika sesi sudah berjalan, Champion dapat meminta pendapat dari
anggota untuk topik diskusi selanjutnya. Sesi penentuan tema diskusi ini juga
dapat meningkatkan rasa kepemilikan (sense
of ownership) dari seluruh anggota.
Saat sesi diskusi berlangsung, Champion
juga bertanggung jawab terhadap “hidup” nya suasana diskusi. Ciri sebuah
komunitas yang sukses ialah fun dan informal. Cara yang biasanya saya
sarankan pada beberapa Champion ialah
Core Member menyusun daftar pertanyaan
yang akan ditanyakan ketika sesi berlangsung. Tujuannya ialah untuk “memancing”
anggota lainnya untuk berani terlibat dalam diskusi dan sharing pengetahuan lebih banyak lagi. Tapi tips tersebut hanyalah
salah satu dari sekian banyak pilihan yang ada. Metode seperti apa yang paling
sesuai untuk membuat fun dan informal, saya serahkan pada Anda dan
tim. Bagaimana pun juga, hanya Anda yang paling mengerti komunitas tersebut. I don’t know how you do it, but make it fun
! :)
Selain menciptakan suasana yang kondusif, Champion
juga bertugas melakukan kampanye CoP. Itu mengapa seorang Champion dituntut memiliki jaringan dan koneksi lintas divisi dan
organisasi. Selain untuk menciptakan fenomena word of mouth, jaringan professional Champion juga berguna untuk menentukan narasumber atau SME yang
dapat menjadi facilitator dalam sesi CoP.
Tugas terakhir Champion adalah
memastikan CoP berjalan sesuai dengan identitas yang telah disepakati. Champion lah yang mengingatkan anggota
komunitas tujuan CoP, menegur jika diperlukan ketika aturan dilanggar,
memastikan success criteria tercapai,
mengingatkan ketika diskusi keluar jalur, bahkan pada beberapa kasus, mematikan
CoP. Champion adalah kompas CoP,
individu yang bertanggung jawab memastikan arah CoP pada jalur yang benar. Champion juga yang bertugas menghentikan
perjalanan CoP ketika arah yang dituju sudah tidak bisa diubah lagi.
Mengingat pentingnya peran seorang Champion,
Anda perlu mencari individu yang tepat untuk posisi ini. Berdasarkan pengalaman
saya, Champion adalah salah satu
kunci bertahan atau tidaknya sebuah CoP. Karakteristik yang ideal dari seorang Champion adalah aktif secara social,
memiliki passion terhadap komunitas, memiliki network (jaringan) yang tinggi di organisasi serta memiliki
pengetahuan yang memadai untuk memandu sesi diskusi. Saya membuat tulisan tersendiri
tentang karakteristik Champion disini.
Core Member
Jika Champion adalah sutradara
maka Core Member adalah penulis
naskah dan bagian logistiknya. Mereka yang memastikan sebuah film bernama CoP
berjalan sesuai story board yang
telah ditentukan tanpa mengekang kreativitas berakting para pemainnya. Core Member pula yang bertanggung jawab
di level teknis agar sesi CoP sesuai dengan identitas yang disepakati. Mereka
juga yang membangun suasana diskusi menjadi menarik dengan layout ruangan,
konsep diskusi, bahkan skenario pertanyaan yang sudah disiapkan sebelumnya.
Pada beberapa komunitas, Core
Member juga merangkap Champion.
Kita tahu tugas Champion sangat berat
dan mengingat komunitas adalah inisiatif informal dan bukan tugas pokok, banyak
individu yang merasa beban tersebut terlalu banyak untuk dipegang satu orang.
Ketika ini terjadi, jabatan Champion
digilir diantara Core Member. Pada
beberapa kasus, bahkan Champion tidak
dipilih secara khusus, tetapi menjadi jabatan bersama yang dipegang oleh Core Member
Bersama-sama dengan Champion, Core Member juga bertugas melakukan
capture dan mendokumentasikan hasil diskusi sesi CoP. Dokumentasi menjadi
penting selain untuk mengenalkan CoP pada seluruh organisasi juga menjadi bahan
pelajaran (lesson learnt) bagi
anggota yang tidak datang pada sesi CoP tersebut. Bentuk dokumentasi yang
disarankan ialah tulisan yang menggambarkan dinamika dan diskusi yang terjadi.
Usahakan tidak menuliskan dalam bentuk yang kaku tetapi menggunakan bahasa newsletter atau jurnalis populer. Gunakan
gambar dan foto untuk menarik minat pembaca. Berikut salah satu contoh capture
diskusi yang kami buat.
Tugas utama Core Member yang
lain ialah melakukan kampanye CoP. Bagaimanapun juga, sangat penting bagi
sebuah CoP untuk dikenal oleh seluruh anggota organisasi. Yang menjadi
perhatian ialah fokus kampanye. Tujuan akhir yang ingin dicapai dalam kampanye
ini bukanlah mengajak sebanyak mungkin anggota yang terlibat tetapi
memberitahukan keberadaan CoP, diskusi yang dilakukan dan value apa yang akan
anggota dapatkan jika ikut serta. Berbeda dengan inisiatif perusahaan lainnya,
kesuksesan CoP bukan ditentukan dari banyaknya anggota tetapi kualitas diskusi
yang dilakukan oleh masing-masing anggota dan kualitas diskusi hanya dapat
dicapai dengan tingkat pengetahuan, minat, peran di pekerjaan dan keahlian yang
setara atau mendekati. Kita akan bahas ini lebih lanjut di artikel selanjutnya.
0 comments:
Post a Comment