Penghargaan dan Pengakuan: Aplikasi dalam Inisiatif KM

Salah satu perdebatan yang menarik dari KM adalah tentang penggunaan sistem penghargaan atau reward system. Sebagian praktisi KM berpendapat penghargaan wajib diberikan sebagai insentif dan bukti komitmen manajemen. Mereka berpendapat bahwa insentif dan penghargaan, adalah modal utama untuk mengundang anggota organisasi terlibat lebih banyak dalam inisiatif KM. Sebaliknya, sebagian praktisi berpendapat penghargaan dan insentif dapat menghancurkan inisiatif KM. Anggota organisasi akan berlomba-lomba mengejar insentif yang ditawarkan sehingga kualitas sharing menurun. Kedua pandangan tersebut tidak salah, hanya berbeda dari sisi aplikasi dan kondisi awal organisasi.

Carla O’Dell, CEO APQC, menjelaskan ini dengan kalimat yang menarik. “If the process of sharing and transfer is not inherently rewarding, celebrated, and supported by the culture, then artificial reward won’t have much effect and can make people cynical”. Kata kuncinya ialah budaya dan kondisi organisasi itu sendiri.

Penghargaan, khususnya yang dikaitkan dengan uang atau nilai barang, memang akan membuat anggota organisasi membanding-bandingkan antara waktu yang diberikan untuk melakukan aktivitas KM dengan nilai dari insentif tersebut. Efek perbandingan ini akan lebih bermasalah bagi organisasi yang sudah terbiasa untuk sharing dan kolaborasi. Aktivitas sharing yang awalnya sudah menjadi budaya, akan hancur jika insentif berbasis uang diterapkan. Penjelasan lebih lanjut tentang bagaimana insentif uang dapat menghancurkan budaya sharing dijelaskan di artikel lainnya.

Efek yang sama mungkin terjadi sebaliknya pada organisasi yang belum terbiasa dengan budaya kerjasama, departemenisasi, banyak silo-silo, kendala komunikasi, serta budaya senior junior. Bagi organisasi seperti ini, penerapan sistem penghargaan dapat menjadi kunci kesuksesan KM. Fakta ini yang saya temukan dalam beberapa survey kesiapan KM (KM Readiness Survey) yang dilakukan di klien. Ketika budaya teamwork dan kolaborasi belum terbangun, kebutuhan atas penghargaan menjadi sangat tinggi dan menjadi faktor kritis apakah seseorang akan terlibat dalam inisiatif KM atau tidak.

Fenomena ini terjadi karena ketika pertama kali diterapkan, anggota organisasi belum menyadari pentingnya pengetahuan dan sharing bagi pekerjaannya sehingga harus ada timbal balik atas sumberdaya yang digunakan. Berbeda dengan organisasi yang budaya kolaborasinya sudah dewasa, anggotanya cenderung menganggap sharing sebagai kebutuhan dan cara mencapai target lebih cepat. Contoh mudah untuk menggambarkannya adalah email. Mengapa pegawai selalu mengecek email di pagi hari? Apakah karena ada imbalan untuk mengecek email? Tentu tidak. Mereka mengecek email karena melalui email, pekerjaan akan diselesaikan dengan lebih cepat. Bahkan, beberapa organisasi menjadikan email sebagai kebutuhan utama. Saya sendiri kini berada di industri dimana email adalah media komunikasi utama dan paling efektif.

Pertanyaannya sekarang berubah. Penghargaan seperti apa yang dapat memberikan dampak paling besar? Sama seperti tingkat kebutuhan manusia, insentif yang dikembangkan sebaiknya dibuat dalam dua bentuk, yaitu tangible (fisik) serta intangible (non fisik). Sebagai syarat dasar, tentu harus ada penghargaan yang bisa dilihat dan diperhitungkan. Tetapi penggunaan penghargaan dalam bentuk fisik juga tidak boleh sembarangan. Jangan sampai efek perbandingan norma pasar membuat anggota organisasi menolak dan tidak menghargai insentif tersebut.

Kata kunci yang menjembatani penghargaan tangible dan intangible adalah pengakuan (recognition). Terlepas dari insentif uang yang sudah diterima, anggota organisasi ingin agar hasil pekerjaannya dilihat dan disadari oleh orang lain. Entah itu oleh rekan kerja, atasan, manajemen atau bawahan. Tugas Anda sebagai KMers dan juga manajemen adalah memastikan karya, inovasi, dan kerja keras mereka mendapatkan pengakuan yang sesuai.

Kembali kepada syarat dasar penyusunan sistem penghargaan, budaya dan keadaan organisasi sangat menentukan bentuk sistem penghargaan untuk KM yang Anda bangun. Berikut beberapa point penting yang dapat membantu Anda ketika menyusun sistem penghargaan:

1. Penghargaan terhadap keahlian dan pengetahuan melekat pada individu, bukan grup atau komunitas. Pastikan penghargaan yang disusun mencantumkan nama masing-masing individu yang terlibat. Cantumkan nama mereka secara khusus dalam dokumen, panduan, best practice atau hasil karya yang dibuat
2. Hargai waktu dan sumberdaya yang digunakan oleh anggota organisasi dalam aktivitas KM. Berikan pengakuan dan perhatian atas usaha yang sudah dilakukan. Jika anggota organisasi merasa harus menggunakan waktu luang atau jam kerjanya untuk melakukan aktivitas KM dan manajemen tidak menghargainya, maka mereka akan meninggalkan inisiatif KM Anda.
3. Hati-hati dalam menggunakan insentif uang sebagai penghargaan fisik. Jika akan memberikan insentif uang, gunakan dalam bentuk yang lebih bermanfaat bagi perkembangan kariernya, seperti pencapaian KPI, kesempatan mengikuti training, pertimbangan kenaikan jenjang karier dan sebagainya. Tips yang juga bisa digunakan ialah dengan memberikan benda yang tidak terlalu bernilai dari sisi materi tetapi memberikan eksklusifitas bagi penerimanya seperti badge, status di jejaring sosial, atau pengakuan formal
4. Pastikan penghargaan diketahui oleh seluruh organisasi. Buat kampanye dan pengumuman atas keberhasilan, best practice dan karya inovatif. Maksimalisasi peranan senior management untuk memberikan efek kebanggaan dan penerimaan oleh organisasi.
5. Hargai seluruh pihak yang terlibat. Proses KM selalu terjadi antara dua pihak atau lebih. Jangan lupakan mereka yang ikut terlibat walau hanya sekedar menerima atau menggunakan pengetahuan. Jika salah satu pihak merasa tidak dihargai, Anda akan kehilangan partisipasi anggota organisasi dengan cepat.
6. Gunakan Portofolio Motivasi sebagai bantuan. Tidak semua orang memiliki motivasi yang sama. Pastikan apa yang dianggap penting oleh anggota organisasi diakomodir dalam sistem penghargaan yang Anda bangun.
7. Sistem penghargaan yang jelas dan standar akan membantu aktivitas KM menjadi budaya organisasi

KM seperti yang kita tahu, bukanlah inisiatif yang memberikan hasil jangka pendek secara signifikan. Bagi bisnis yang sangat mengedepankan persepektif jangka pendek, iming-iming meningkatkan kinerja dengan mengurangi kesalahan, meningkatkan penciptaan inovasi dan sebagainya, adalah fakta yang sulit diterima. Pada akhirnya, sistem penghargaan dan insentif hanya memberikan anggota organisasi kepuasan dan pengakuan. Its only goes that far. Sama seperti email, KM akan berhasil jika terbukti membantu pekerjaan dan pencapaian bisnis. Mengutip kalimat Carla O’Dell, If the practice helps people do their work, they will share.