KM Summit Indonesia 2015

Sudah daftar di KM Summit Indonesia 2015?

Q: Acara apa ini?
A: Konferensi dan Workshop Knowledge Management (KM) terbesar di Indonesia! Tertarik atau sedang menerapkan KM di organisasi? Ini event yang tepat. Ada banyak praktisi, baik dari bisnis, pemerintahan, akademisi dan praktisi dari nasional dan internasional yang siap sharing best practice dan how to tentang KM di organisasinya

Q: Pembicaranya siapa saja?
A: Dari berbagai kalangan pastinya. Ada dari Pemerintahan (Dwisuryo Indroyono Soesilo-Menko Kemaritiman dan Ridwan Kamil-Walikota Bandung); Bisnis (Faisal Yusra-Pertamina, Priyantono Rudito-Telkomsel, Armand W. Hartono-BCA, Lakshmi Tobing-Unilever) dan dari Akademisi (Kadarsah Suryadi dan Kuntoro Mangkusubroto dari ITB).
Oh iya, hadir juga Nick Milton dari Knoco Ltd. sebagai pembicara dan fasiltator untuk Workshopnya

Q: Kapan dan dimana acaranya?
A: Save the date! 25-27 Agustus 2015 di Double Tree, Jakarta.

Q: Berapa tiketnya?
A: Rp. 2.000.000 untuk 2 hari konferensi dan Rp. 3.250.000 untuk 2 hari konferensi + 1/2 hari workshop.

Mau daftar? Need more info? Check di www.kmsummit.org atau download flyer resminya disini

Read More

5 Alternatif Aktivitas KM (selain CoP)

Banyak dari klien dan rekan professional KM kami bertanya pertanyaan yang sama . “Apa kegiatan KM yang bisa dilakukan tahun ini?” Banyak praktisi dan professional KM yang bingung hendak melakukan apa lagi di organisasi mereka. 

Umumnya, organisasi yang pertama kali memulai KM akan fokus menyusun dasar dari KM, seperti membuat strategi, blueprint, roadmap, atau peraturan yang mendukung KM. Setelah aktivitas-aktivitas tersebut selesai, praktisi KM mulai melakukan sosialisasi awal dan pilot project untuk beberapa fungsi KM atau di beberapa bagian bisnis. Salah satunya adalah membangun Community of Practice (CoP). Alasannya beragam. Mulai dari kemudahan pelaksanaan, sumberdaya yang tidak terlalu banyak, kesuksesan dan best practice dari industri lainnya, hingga demi menyesuaikan dengan kriteria penilaian salah satu award KM. 

Ketika pondasi KM dan CoP telah berjalan, banyak praktisi yang merasa butuh aktivitas baru lain sebagai program kerjanya. Berikut ini beberapa alternatif aktivitas KM dan best practice implementasi yang dapat Anda terapkan di organisasi:

1. KM Assessment

Umumnya, KM Assessment dilakukan sebelum menyusun dasar/pondasi KM (framework, strategi, roadmap), tetapi sebenarnya KM Assessment perlu dilakukan sebelum melaksanakan aktifitas KM lainnya. Tujuannya ialah untuk mengetahui bagaimana kondisi KM di organisasi, terutama untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dan apa yang belum berjalan. Melalui KM Assessment, Anda dapat menilai kondisi perusahaan saat ini, sehingga aktivitas selanjutnya dapat berfokus menguatkan komponen KM yang sudah baik atau melengkapi komponen yang belum ada.

Assessment dilakukan dengan cara melakukan evaluasi terhadap 4 komponen utama aliran pengetahuan, yaitu Komunikasi, Dokumentasi, Pengelolaan dokumentasi, serta Akses dan Publikasi. Komponen lainnya ialah aspek Tata kelola (Governance) yang memastikan 4 komponen lainnya berjalan secara sistematis. Assessment dapat dilakukan dengan interview, Focus Group Discussion atau survey. Berdasarkan komponen yang disebutkan sebelumnya, dapat disusun indikator turunan dengan range penilaian berdasarkan rangking (1-5) untuk tiap indikatornya. 

Bingung menentukan indikator? Anda dapat juga menggunakan KM Maturity Survey dari Knoco. Hanya menjawab 10 pertanyaan dan hasilnya langsung Anda dapatkan. 

2. Identifikasi Pengetahuan Kritikal (Critical Knowledge)

Nick Milton, principal consultant dari Knoco, pernah berkata “Bagaimana Anda dapat mengelola (manage) pengetahuan (knowledge) tanpa mengetahui pengetahuan kritikal (critical knowledge) di organisasi?” 

Jawaban dari pertanyaan tersebut kerap kali dilupakan oleh praktisi KM. Umumnya kita lebih fokus pada aktivitas KM yang terlihat seperti membuat strategi, panduan, atau CoP. Akan tetapi kita melupakan pengetahuan apa yang perlu dikelola dan menjadi prioritas. Tanpa melakukan identifikasi pengetahuan kritikal, kegiatan KM tidak akan memberikan dampak yang nyata. Hasil dari identifikasi pengetahuan kritikal juga dapat menjadi dasar bagi aktivitas KM lainnya, seperti Knowledge Capture atau Penentuan Subject Matter Expert (SME). 

Penentuan pengetahuan kritikal dapat dilakukan dengan beberapa teknik. Salah satunya adalah Knowledge Mapping. Teknik ini menentukan pengetahuan kritikal yang dibutuhkan pada proses bisnis dan aktivitas kritikal di organisasi. Teknik lain yang dapat digunakan adalah Knowledge Scan. Sedikit berbeda dari Knowledge Mapping, Knowledge Scan mengidentifikasi pengetahuan kritikal dengan mengetahui 3 indikator tingkat resiko, yaitu resiko karena tidak dikelola, resiko karena hilangnya personil, dan resiko jika tidak segera dimiliki. Hasil dari Knowledge Scan akan lebih komprehensif karena memberikan daftar pengetahuan kritikal, prioritas pengelolaan dan aktivitas KM yang sesuai bagi tiap pengetahuan.

3. Knowledge Capture

Terlepas dari konsep KM yang fokus pada intangible asset, praktisi KM umumnya fokus pada tangible asset. Hal ini wajar karena organisasi membutuhkan evidence (bukti) dari pelaksanaan KM. Knowledge Capture dapat mentransformasi intangible asset seperti pengalaman, menjadi tangible asset dalam bentuk dokumen. Inti dari Knowledge Capture adalah mendokumentasikan pengetahuan yang ada di kepala karyawan (umumnya senior) dalam bentuk fisik (tulisan, gambar, video, rekaman suara). Tujuan dan manfaatnya ialah untuk mengurangi hilangnya pengetahuan yang sudah diinvestasikan pada karyawan dan mempercepat penyebaran pengetahuan

Banyak sekali metode yang dapat digunakan untuk Knowledge Capture, tapi umumnya menggunakan interview dan hasilnya dituliskan dalam dokumen. Best practice dalam melaksanakan Knowledge Capture adalah dengan menugaskan karyawan junior (biasanya dari program officer development) untuk bertanya dan shadowing kepada karyawan senior. Hasil dari proses ini selanjutnya dituliskan dalam bentuk artikel, tulisan ataupun Question and Answer (Q&A) yang selanjutnya divalidasi ulang oleh karyawan senior.

Teknik Knowledge Capture lain yang dapat digunakan ialah dengan meminta bantuan pihak ketiga seperti konsultan. Teknik ini dapat dijadikan pilot project awal untuk mencari bentuk yang cocok sebelum pelaksanaan Knowledge Capture oleh karyawan junior. Best practice dari proses Knowledge Capture dimulai dari memilih topik pengetahuan kritikal dan SME yang akan diinterview, menentukan cakupan (scope) dan daftar isi, menentukan format (artikel, biografi, Q&A), mempersiapkan daftar pertanyaan, dan dokumentasi yang fokus pada pengalaman dan best practice dari karyawan senior.

4. Internal KM Award

Sama seperti inisiatif lain di organisasi, KM perlu menekankan pada penghargaan. Hal ini untuk memberikan pernyataan sikap dan dukungan organisasi terhadap aktivitas KM. Salah satu bentuk penghargaan tersebut dapat berupa KM Award. Bentuk KM Award di internal perusahaan biasanya dilakukan untuk aktivitas KM yang sudah berjalan dan memiliki hasil/bukti.

Tahapan KM Award dari best practice berbagai industri dimulai dengan menyusun indikator dan kriteria award. Kriteria yang dapat digunakan diantaranya, inovasi, pembelajaran, pelaksanaan CoP, atau partisipasi di aktivitas KM. Tahapan selanjutnya adalah melakukan sosialisasi dan mengumpulkan bukti. Bentuk bukti dapat berupa artikel, case studies, poster, dokumen pembelajaran, atau data terkait aktivitas KM. Berdasarkan bukti tersebut, tim yang sudah ditunjuk akan melakukan penilaian dari masing-masing indikator. Tahapan terakhir ialah melakukan pengumuman pemenang KM Award. 

Pengumuman KM Award sebaiknya dilakukan dengan metode yang memastikan karyawan pemenang diketahui oleh seluruh organisasi. Metode yang umumnya digunakan diantaranya melalui event khusus berskala organisasi dan pengumuman di saluran media internal (majalah, website, poster, dsb). Salah satu aspek penting dalam KM Award ialah keterlibatan aktif dari Senior Management sebagai bentuk apresiasi dan dukungan bagi KM

5. Teknologi Pendukung KM (KM System)

Teknologi saja tidak dapat mensukseskan KM, tapi aktivitas KM sekecil apapun, pasti membutuhkan teknologi. Oleh karena itu, pembangunan teknologi pendukung KM menjadi salah satu aktivitas pilihan oleh praktisi KM. Melalui KM System, aktivitas KM dapat diperluas jangkauan dan aplikasinya. 

Tahapan penting dalam membangun teknologi pendukung KM adalah penentuan aktivitas KM yang akan dibantu. Banyak praktisi KM yang melewatkan tahapan ini dan langsung melakukan pemilihan fitur atau teknologi. Resiko yang akan terjadi jika tahapan penentuan aktivitas KM tidak dilakukan adalah KM System yang tidak dapat digunakan oleh karyawan. Perlu diingat bahwa teknologi ditentukan berdasarkan proses KM, dan bukan sebaliknya. 

Setelah jelas bentuk aktivitas KM yang akan dibantu, selanjutnya adalah pemilihan fitur dan teknologinya. Best practice dalam pemilihan teknologi adalah melakukan integrasi dengan sistem yang sudah ada sebelumnya. Terkait hal ini, banyak organisasi memilih teknologi portal sebagai solusinya. KM System menjadi tampilan awal dari beberapa sistem lain yang mendukung KM seperti forum, document repository, search engine atau internal LinkedIn. 

Saat ini, pilihan teknologi IT pendukung KM sudah banyak dan dapat disesuaikan dengan karakter organisasi dan aktivitas KM. Anda dapat memilih menggunakan KM System berlisensi ataupun membangun dari awal menggunakan open source. Lisensi menawarkan reliabilitas dan keamanan tetapi membutuhkan investasi yang tinggi di awal. Di lain pihak, open source diminati karena investasi yang kecil di awal tetapi membutuhkan sumberdaya yang cukup besar di masa depan seperti update dan keamanan. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Apakah Anda sudah mendapatkan ide untuk aktivitas KM di tahun ini? Untuk informasi lebih jauh tentang aktivitas KM diatas dan aktivitas terkait KM lainnya, Anda dapat mengikuti Public Training KM Masterclass batch 5 yang akan dilaksanakan Oktober 2015 mendatang.

Read More

Menjual Knowledge Management tanpa Knowledge Management

Beberapa dari Anda mungkin tergelitik dengan judul artikel ini. Bagaimana mungkin menjual Knowledge Management tanpa Knowledge Management? Jawabannya bermula dari diskusi saya dan beberapa rekan KMers di salah satu mall di bundaran Sudirman.

"Istilah Knowledge Management sebaiknya dihilangkan saja kalau kita mau Knowledge Management dikenal dan di support oleh perusahaan". Kira-kira seperti itu pendapat rekan di tengah diskusi kami. "Alasannya karena Knowledge Management (KM) itu sendiri sangat tidak jelas. Internal organisasi cenderung bingung tentang istilah itu. Apa itu knowledge saja masih bingung, pengetahuan seperti apa? Kalau dari pengetahuan saja sudah bingung, bagaimana mau mengelolanya?" lanjutnya rekan saya.

Harus diakui, pendapat rekan KMers itu benar juga. Bahkan saya pun kadang sering sulit menjelaskan apa itu Knowledge Management. Saya lebih sering menggunakan contoh terganggunya bisnis karena hilangnya individu berpengalaman atau kesalahan yang terus berulang karena organisasi tidak belajar dari pengalamannya. Itu pun terkadang beberapa klien masih mengerenyitkan dahi. Mereka umumnya baru mengerti ketika saya mengambil contoh aktual dalam keseharian pekerjaan mereka. 

Masalahnya ialah, tidak semua orang mampu menjelaskan KM segamblang itu. Mengharapkan penjelasan KM dari istilah formal atau sains sama saja. Dijamin anggota organisasi pasti bertambah bingung. Kalau Anda berpikir ini terjadi hanya di Indonesia, maka Anda salah. Kesulitan yang sama juga saya dapatkan dari beberapa partner di Knoco Ltd. Bahkan Tom Young, salah satu founder Knoco Ltd. berkata bahwa istilah KM masih sulit diterima oleh beberapa organisasi yang berbasis di Eropa. So, its common problem.

Kesulitan pun tidak hanya berhenti dari menjelaskan apa itu KM. Ketika saya berhasil membangun pemahaman sederhana tentang KM ke klien, yang terjadi selanjutnya adalah pertanyaan tentang bagaimana bentuk konkrit dan aktivitas KM. Penjelasan yang saya sebutkan biasanya ialah tentang Community of Practice (CoP), knowledge sharing, dokumentasi pembelajaran serta beberapa IT sistem seperti forum atau Wiki. Klien pun akan kembali berkerut dahi. 

"Apa bedanya CoP atau knowledge sharing dengan meeting? Apa bedanya dokumentasi pembelajaran dengan pencatatan data di ISO? Apa bedanya KM portal dengan  fasilitas chat atau mailing list?" Pertanyaan dan respons tersebut kerap kali muncul dari diskusi kami. Saya pun akan menjelaskan dengan panjang lebar tentang KM. 

Tapi bukan itu masalahnya. Penjelasan KM dengan pendekatan yang saya lakukan sangat panjang dan membutuhkan pemahaman yang komprehensif. Lalu bagaimana dengan anggota internal organisasi yang ditugaskan untuk mengenalkan KM, padahal baru mendengar istilah KM beberapa hari saja? Atau KM agents yang hanya mendapat training tentang KM selama dua hari? Atau ketika berbicara dengan rekan kerja di tingkat operator yang sudah disibukkan dengan aktivitas hariannya? Tentu menjelaskan KM adalah tugas yang menyulitkan, kalau tidak bisa dibilang mengerikan.

Memang, KM bukan sesuatu yang bersifat praktikal atau gamblang seperti training dan meeting. KM berbicara di tingkat strategik sehingga butuh pemahaman lebih untuk mengerti KM secara lengkap. Tapi justru disinilah kelemahan KM. Karena terlalu strategik dan harus disesuaikan dengan budaya perusahaan, KM tidak memiliki bentuk pasti yang mudah dilihat. Akhirnya CoP pun disamakan dengan meeting, dokumen pembelajaran disamakan dengan notulen, KM berbasis IT disamakan dengan online forum dan chat. Ketika pemahaman ini yang tersampaikan, maka KM menjadi tidak menarik lagi.

Inilah yang kemudian menjadi alasan rekan KMers mengatakan istilah Knowledge Management sebaiknya tidak digunakan lagi. Menurutnya, lebih baik gunakan istilah yang lebih mudah dilihat bentuk aktivitasnya. Langsung saja pakai Community of Practice, After Action Review, knowledge retention, Corporate Wiki, online forum dan bentuk aktivitas KM lainnya. Dengan contoh yang real seperti itu, KM akan lebih mudah diterima. Setelah mereka mulai tertarik, maka mulailah menjelaskan bentuk KM yang lebih komprehensif.

Saran rekan tersebut sangat benar. Saat ini di Indonesia, KM sudah banyak dikenal di lingkungan organisasi maupun perusahaan berkat adanya MAKE Awards yang disponsori oleh Dunamis. Tetapi pemahaman tersebut hanya terbatas pada beberapa individu yang bertanggung jawab untuk KM. Sisanya, malah belum pernah mendengar istilah KM.

Pertanyaan lain yang menarik bagi saya ialah, apakah KM memang harus dikenal oleh semua orang. Setelah banyak berpikir, saya pribadi sependapat bahwa KM sebaiknya tidak dikenal sebagai KM. Alasannya selain karena KM sangat abstrak dan unik, ialah sifat KM yang strategik. Artinya, KM memang cukup dimengerti oleh bagian organisasi yang fokus pada aktivitas strategik, seperti Divisi Perencanaan Strategic, Business Development, serta Top Management Level. Anggota organisasi lain cukuplah tahu tentang mengapa mereka harus terus belajar dan bagaimana cara memanfaatkan pengalaman untuk membantu pekerjaannya. Dengan pendekatan ini, anggota organisasi dapat fokus pada melakukan aktivitas KM daripada mencerna definisi KM itu sendiri.

Hal yang sama juga berlaku bagi industri KM itu sendiri. Saat ini harus diakui KM memang sudah mulai dikenal, tapi penetrasinya masih rendah, jika dibandingkan dengan populasi industri itu sendiri. Hanya perusahaan yang sudah cukup besar dan memiliki sumberdaya memadai yang serius melihat KM sebagai prioritas. Sisanya masih berjuang untuk memenuhi target pencapaian masing-masing. KM? Nanti dulu.

Jika KM dikenalkan tidak dengan istilah KM, maka rendahnya tingkat penetrasi tersebut dapat ditingkatkan. KM seharusnya dikenalkan melalui aktivitas-aktivitasnya. CoP contohnya. Dalam bentuk yang paling sederhana, CoP sudah hadir dalam keseharian kita. Contohnya adalah  Kelompencapir yang dulu digalakkan oleh pemerintah Soeharto untuk meningkatkan produktivitas petani. Atau pertemuan ibu-ibu untuk membahas perkembangan anak yang biasa dilakukan oleh Posyandu. Saya sendiri beberapa waktu lalu dihubungi oleh salah satu mahasiswa dan pembaca blog ini yang menanyakan tentang aplikasi CoP di UKM. 

Ketika KM dikenalkan tidak lagi dengan istilah KM, mungkin saja ilmu KM akan lebih berkembang dan bermanfaat secara luas.

Bagaimana menurut Anda?    

Read More

Memulai dengan Assessment: Catatan implementasi dari KM Master

Setelah mengadakan public training KM Masterclass sebanyak dua kali, saya dan tim ITTC-Knoco Indonesia beberapa kali diundang oleh para KM Master (peserta training KM Masterclass) untuk melakukan kunjungan konsultasi (visit consulting). Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan saran serta review terhadap hasil inisiatif-inisiatif KM yang sudah dilakukan oleh para KM Master di perusahaannya.

Banyak hal menarik yang bisa didiskusikan dari kunjungan tersebut. KM Master yang menyampaikan hasil inisiatif KM, sebagian besar sudah melakukan beberapa kegiatan yang berkaitan dengan implementasi KM, seperti Knowledge Sharing, Community of Practice, pembuatan portal, dan lainnya. 

Pada umumnya, kegiatan KM yang dilakukan di perusahaan-perusahaan tempat KM Master bernaung belum terpola secara baik. Bahkan beberapa diantaranya belum memiliki blueprint/roadmap dan value proposition yang jelas tentang bagaimana agar implementasi KM dapat selaras dengan proses bisnis dan membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya.

Terlepas dari beragamnya tingkat kedewasaan (maturity level) dari masing-masing implementasi KM, semua KM Master setuju bahwa perusahaan perlu menilai diri sebelum melaksanakan aktifitas KM lainnya. Tujuannya ialah untuk mengetahui bagaimana kegiatan implementasi atau inisiatif KM yang sudah dilakukan di perusahaan, terutama untuk mengetahui apa yang sudah berjalan dan apa yang belum berjalan. 

Saran utama yang diberikan oleh kami ialah melakukan KM Assessment sebelum melangkah lebih jauh. Melalui KM Assessment, para KM Master dapat menilai kondisi perusahaan saat ini, sehingga dapat berfokus menguatkan komponen KM yang sudah baik serta melengkapi komponen yang belum ada.

Assessment dilakukan terhadap proses penyebaran pengetahuan (knowledge flow) dalam perusahaan dengan cara mengevaluasi 4 komponen utama aliran pengetahuan, yaitu Komunikasi, Dokumentasi, Pengelolaan dokumentasi, serta Akses dan Publikasi. Komponen lainnya ialah aspek Tata kelola (Governance) yang memastikan 4 komponen lainnya berjalan secara sistematis.

Data dan insight yang dibutuhkan untuk KM Assessment didapatkan dengan metode Interview dan Focus Group Discussion (FGD). Interview dilakukan terhadap top level management terutama untuk mengetahui: apa visi/harapan dengan adanya kegiatan KM (management expectation); hasil seperti apa yang diharapkan, bagaimana cara mengukurnya (performance management); serta dukungan/fasilitas seperti apa yang perlu diberikan agar kegiatan KM berjalan dengan baik (support).

Focus Group Discussion (FGD) dilakukan untuk mengetahui sejauh apa pemahaman kesiapan karyawan dalam mengimplementasikan KM. Kegiatan FGD akan lebih efektif dan efisien jika pesertanya berasal dari lintas divisi dan tingkatan, karena hasil yang didapat akan lebih luas dan lebih dalam (wide and deep).

Hasil dari proses assessment kemudian diolah dan diberi ranking untuk memudahkan proses analisis lanjutan. KM Assessment juga akan memperlihatkan kesejangan (gap) dari 5 indikator utama antara keadaan yang terjadi saat ini terhadap apa yang seharusnya terjadi. Hasil ini juga dapat memperlihatkan kemungkinan resiko yang akan terjadi jika gap-gap yang ada tersebut tidak segera diminimalisir atau ditutupi.

Analisis adalah salah satu tahap penting dalam proses assessment. Hasil berupa gap tersebut kemudian dianalisis lagi untuk menentukan tindak lanjut, intervensi, prioritas dan aktivitas pendukungnya. Analisis juga dapat dilakukan untuk mengevaluasi framework lengkap KM yang sudah berjalan. Seperti kita tahu, salah satu kelemahan dari banyak inisiatif di perusahaan ialah tidak terintegrasi dengan aktifitas lain. Tanpa integrasi, manfaat KM akan sulit dirasakan dan cenderung tumpang tindih dengan aktifitas yang sudah ada.

Salah satu bentuk analisis ialah dengan melakukan perbandingan (benchmarking) dengan perusahaan lainnya. Benchmarking menjadi penting untuk melihat sejauh mana posisi perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Untuk analisis ini, KM Master umumnya meminta bantuan tim kami, ITTC-Knoco Indonesia. Langkah ini dilakukan mengingat kelengkapan database dan best practice implementasi KM dari perusahaan-perusahaan yang menjadi klien Knoco Internasional.

Kini, setelah serangkaian kunjungan dan diskusi, para KM Master siap membudayakan KM di perusahaan masing-masing. Semoga passion dan semangat mereka tetap terjaga dalam perjalanan menerapkan KM. Seperti quotes yang menjadi penutup training KM Masterclass, “This is just the beginning. Keeping them is the name of the game”

*ditulis bersama dengan Johan Mohammad

Read More

Teknologi dan Budaya: Insight dari Knoco KM Maturity Survey

Knowledge Management (KM) telah diakui oleh sebagian besar perusahaan dan organisasi terkemuka di Indonesia dan dunia sebagai salah satu inisiatif yang mendukung bisnis. Sebut saja British Petroleum (BP) yang sukses dengan learning loop-nya, Buckman Labs dengan percepatan research and development-nya. Atau contoh local seperti Pertamina dengan Continuos Improvement Program (CIP)-nya serta Unilever dengan Community of Practice-nya.

Tetapi, bukti kesuksesan tersebut tidak berhenti sampai disitu. Ada banyak pertanyaan yang kemudian muncul, khususnya bagi organisasi yang akan memulai atau telah melakukan implementasi KM. Bagaimana posisi KM di organisasi? Sudah sejauh mana berhasil diimplementasi? Bagaimana tingkat kedewasaan (maturity level) KM yang sudah berjalan? Apa saja yang menjadi lesson learned dari implementasi KM?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Knoco Ltd. telah melakukan survey awal tentang Tingkat Kedewasaan (Maturity Level) KM selama satu tahun terakhir. Survey ini menjadi awalan dari survey KM Global yang dilakukan selama bulan April (silahkan mengikuti survey tersebut disini).

Survey KM Maturity menilai implementasi dan tingkat kedewasaan KM di organisasi dalam skala 1-5 untuk 10 indikator KM, yaitu:

• Learning Before 
• Learning During
• Learning After
• Communities of practice (CoPs)
• Ownership of Knowledge 
• KM roles
• KM technologies
• Behavior and culture
• Governance
• Business alignment

Berikut ini ringkasan hasil survey dalam bentuk grafik:

Apa insight yang bisa didapat dari hasil agregat diatas?

• Hampir seluruh region responden telah cukup maju dalam mengimplementasikan KM. Terlihat dari nilai rata-rata yang lebih dari 3. Hanya responden dari region Afrika Selatan (South Africa) yang secara rata-rata dibawah 3. 
• Secara umum, nilai yang paling tinggi dari keseluruhan indikator adalah Technology. Hasil ini memperlihatkan kita bahwa Teknologi tidak lagi menjadi isu penting bagi sebagian besar responden survey. 
• Indikator yang mendapat nilai tertinggi kedua adalah Culture and Behaviour (Budaya dan Kebiasaan). Hal ini menarik karena sejak dulu, budaya selalu menjadi kambing hitam dalam kegagalan implementasi KM. Pada kasus ini, hanya satu region responden (South Africa) yang menilai bahwa budaya dan kebiasaan masih menjadi isu serius (<2.5). 

Insight dari hasil survey ini menimbulkan pertanyaan menarik lainnya. Berdasarkan pengalaman kami membantu organisasi menerapkan KM, Teknologi dan Budaya biasanya merupakan hasil akhir dari keseluruhan proses implementasi KM. Jika Teknologi dan Budaya memiliki nilai tertinggi, apa inidikator yang menghambat implementasi KM? Berikut ini tiga indikator dengan nilai terendah:

• KM Roles (Peran/Tugas). Kurang jelasnya tugas dan tanggung jawab pelaksanaan KM menjadi salah satu masalah klasik yang juga terekam dalam survey ini. KM harus memiliki kejelasan tugas dan tanggung jawab. Tanpa peran dan tanggung jawab, KM akan menjadi tanggung jawab bersama. Seperti yang kita tahu, “tugas bersama” sama saja halnya dengan “bukan tugas saya”. 
• Business Alignment (Keselarasan dengan Bisnis). Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu kami katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan. Pada akhirnya, tujuan KM adalah membantu bisnis. Jika tidak membantu bisnis, maka buat apa menerapkan KM? 
• Governance (Tata Kelola). Indikator tata kelola menjadi indikator paling rendah dan memiliki gap cukup jauh dari indikator lainnya. Sebagian besar responden hanya memberi nilai 2 bagi organisasi mereka. Hal ini sudah diduga sebelumnya. Sebagian besar organisasi yang menerapkan KM memulai inisiatifnya dengan bentuk sederhana dan pilot project seperti Community of Practice, After Action Review atau Peer Assist. Setelah terbukti memberikan manfaat, baru diperluas menjadi aktivitas atau tools lainnya. Pendekatan ini memang terbukti paling efektif, tetapi banyak organisasi melupakan aspek tata kelola dalam tahapannya. Tata kelola memberikan kepastian sekaligus panduan yang jelas bagi terciptanya budaya KM dengan 3 aspek utamanya, yaitu harapan yang jelas, reward and performace management, serta dukungan dari organisasi. 

Pertanyaan lain yang mengemuka, apa yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mengatasi masalah ini? Jawabannya akan bervariasi. Semua tergantung pada kondisi dan kebutuhan organisasi. Saran kami, lakukan KM Assessment terhadap kondisi organisasi saat ini, kemudian tindak lanjuti gap yang ditemukan. Dengan pendekatan ini, Anda akan lebih fokus dan efisien dalam menentukan langkah selanjutnya.

Tertarik lebih lanjut tentang best practice dan guiding principle implementasi KM? Silahkan intip artikel berikut ini: 7 Tips Sukses Implementasi KM

Read More

Kegilaan Organisasi: Mengapa kita selalu mengulang kesalahan

Salah satu quote terkenal dari Albert Einstein tentang kegilaan adalah “melakukan hal yang sama berulang kali dan mengharapkan hasil yang berbeda”. Pada kenyataannya, analisis tentang kinerja organisasi menunjukkan hasil yang berbeda. Organisasi, baik berorientasi profit maupun nirlaba selalu mengulang kesalahan mereka. Salah satu analisis menarik tentang pengulangan kesalahan ini dijelaskan oleh salah satu rekan kami di Knoco Internasional, Rupert Lescott melalui serangkaian artikel di blognya.

Analisis tersebut memperlihatkan bahwa organisasi selalu mengulang beberapa kesalahan yang dapat berdampak pada terganggunya kinerja. 

Jika mengacu pada quote Albert Einstein, muncul pertanyaan menarik. Apakah organisasi sudah “gila”? Atau ada faktor lain yang menyebabkan kesalahan terus berulang?

Faktor lain tersebut mungkin saja sesuai dengan paradigma yang disampaikan oleh Farnam Street dalam blognya, “Ini kasus yang berbeda”. Menurut artikel tersebut, frasa “ini kasus yang berbeda” mungkin kalimat paling merugikan yang pernah diucapkan (most costly words ever spoken).

Bagaimana bisa?

Kata tersebut secara tidak langsung membawa kita untuk mengambil kesimpulan bahwa kasus atau pengalaman yang sudah terjadi tidak bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah kita. Ketika melihat studi kasus, pengalaman atau pelajaran dari kesalahan masa lalu, kita cenderung melihat perbedaan yang terjadi antara pengalaman dengan kebutuhan saat ini. Kita terlalu fokus pada perbedaan daripada mencari persamaan atau pelajaran dari kasus masa lalu.

Mengapa kita terlalu berfokus pada perbedaan? 

Salah satu alasannya adalah karena organisasi secara tidak langsung menganggap perbedaan lebih baik dari persamaan. Berbeda selalu identik dengan baru dan perubahan. Kepala Divisi akan menegur stafnya jika program yang diajukan itu-itu saja, Direktur akan protes jika target pendapatan hanya mengikuti tahun lalu serta banyak kasus lainnya. 

Dalam beberapa keadaan, perbedaan memang bagus. Tetapi apa gunanya melakukan hal yang berbeda jika kesalahan yang sudah pernah terjadi tidak pernah diperbaiki? Apa manfaatnya melakukan hal berbeda tetapi justru melupakan best practice yang sudah terbukti? 

Pada kenyataannya, hampir sebagian besar penyebab utama (root cause) dari permasalahan dan kesalahan yang dilakukan oleh organisasi tidak jauh berbeda. Yang menjadikannya terlihat berbeda ialah karena terkadang kita salah menilai penyebab utama masalah tersebut. Kita cenderung menilai penyebab masalah yang terlihat adalah penyebab utamanya. Padahal penyebab masalah tersebut mungkin saja hanya symptom, bukan sumber utamanya. 

Lalu apa yang harus dilakukan?

Daripada memulai segala sesuatu dengan hal yang berbeda dan membuat dari dasar, mulailah melihat lebih jauh pengalaman yang sudah ada. Tinggalkan paradigma “ini kasus yang berbeda” dan ganti dengan “ini kasus yang sama”. Lakukan analisis mendalam terhadap pengalaman dan kesalahan yang pernah terjadi sebelum memulai pekerjaan. Pastikan penyebab masalah yang sebenarnya. Setelah insight, best practice dan lesson learned didapatkan, maka barulah mulai merencanakan aktivitas Anda. 

Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menemukan penyebab masalah utama ialah Root Cause Analysis (RCA). Ada beberapa teknik RCA tetapi yang paling umum dan aplikatif ialah metode “5 Whys (5 Mengapa). Aplikasinya ialah dengan cara menanyakan “Mengapa?” hingga didapatkan penyebab masalah utama yang dapat diperbaiki untuk meningkatkan performa. Berdasarkan pengalaman, proses ini mungkin dapat menyebabkan beberapa orang tidak nyaman. Tetapi seringkali ketidaknyamanan tersebut justru memberikan bukti bahwa masalah sebenarnya belum teridentifikasi.

Di Knoco, selain menggunakan RCA, kami mengubah paradigma “ini kasus yang berbeda” melalui Peer Assist. Melalui metode ini, setiap pekerjaan atau aktivitas strategis harus melakukan review dengan pekerjaan lain yang serupa dan pernah dilakukan sebelumnya. Tim atau individu yang akan memulai pekerjaan akan mengundang tim lain yang pernah melakukan pekerjaan serupa. Secara terbuka, tim yang sudah berpengalaman akan memberikan pengalaman dan pelajaran dari pekerjaan mereka. 

Jika Anda memulai dengan paradigma “ini kasus yang sama”, maka Anda akan menemukan fenomena baru. “ini pernah kita kerjakan sebelumnya”; “metode ini pernah kita gunakan di pekerjaan lainnya”; “kita pernah gagal menggunakan metode ini” serta fenomena persamaan lainnya. Ketika paradigma telah berubah, maka organisasi Anda juga akan terhindar dari kegilaan yang didefinisikan oleh Albert Einstein

Read More

5 Artikel Favorit 2013

Genap dua tahun sejak saya mulai menulis artikel tentang KM di blog ini. Selama jangka waktu tersebut sudah kurang lebih 50 artikel ditulis dengan rata-rata 2 artikel per bulannya. Terlepas dari itu semua, akhir tahun adalah saat yang tepat untuk melakukan refleksi. Saya sendiri selalu melakukan review dan evaluasi setidaknya setahun dua kali. Pada saat ulang tahun dan ketika akhir tahun. Begitupun dengan blog ini. Sebagai bagian dari refleksi akhir tahun, berikut ini beberapa tulisan favorit yang paling banyak di akses oleh pembaca blog ini. Sebagian merupakan tulisan pilihan yang layak dibaca kembali.

1. Knowledge Management dan Strategi Bisnis

Classic never get too old. Begitupun dengan artikel ini. Walaupun topiknya sudah sering dibahas, tetapi banyak insight menarik tentang bagaimana KM seharusnya berjalan. KM should help the business, if not, then forget it. Artikel ini menunjukkan alasannya. Artikel ini juga direvisi oleh rekan saya, Sapta Putra Yadi serta diterbitkan di PortalHR.com 

2. 7 Tips Sukses Implementasi KM 

Banyak organisasi yang sukses menerapkan KM tetapi jauh lebih banyak yang gagal. Ada beberapa aspek kritis yang menentukan kesuksesan KM justru terlewatkan oleh organisasi. Jika Anda mencari insight yang aplikatif untuk KM, maka artikel ini sangat tepat. Tulisan ini terinspirasi dari Nick Milton, salah seorang rekan dan praktisi KM favorit saya. 

3. Value Proposition: Menyusun Fokus Inisiatif KM

Salah satu kesalahan klasik dalam implementasi KM ialah fokus yang melebar. Tidak ada kejelasan manfaat yang akan diberikan atau malah terlalu banyak yang diharapkan. Hasilnya sama saja. KM tidak akan berdampak banyak pada bisnis. Tulisan ini membantu Anda menemukan fokus KM dan bagaimana mengintegrasikannya dengan bisnis

4. Kesulitan mengenalkan KM? Gunakan Storytelling!

Teknik storytelling sudah lama dikenal, tetapi belum banyak yang menyadari potensi sebenarnya. Melalui bercerita, Anda dapat mengenalkan sekaligus mendapatkan dukungan dari target implementasi KM. Dua hal tersebut dapat didapatkan tanpa memaksa audiens menelan mentah-mentah konsep yang ditawarkan. Sebaliknya, storytelling mengajak audiens menyadari bahwa KM memang mereka butuhkan. Artikel ini akan memberikan Anda tips dan insight bagaimana menggunakan cerita sebagai metode campaign KM. 

5. KM Assessment: Memulai Implementasi dengan Diagnosa

Dokter tidak mungkin meminta Anda dioperasi tanpa melakukan serangkaian tes dan diagnosa. Begitupun dengan Anda yang akan menerapkan KM. Tidak mungkin memulai tanpa mengetahui masalah yang ada. Artikel ini akan memberikan panduan tentang bagaimana melakukan Assessment serta indikator yang sebaiknya digunakan. Tulisan ini ditulis ulang dan telah diterbitkan di PortalHR.com

Read More

6 Blog KM Aplikatif dan Mudah Dipahami

Sejak mulai menulis tentang KM dua tahun lalu, saya mendapatkan banyak pencerahan. Melalui tulisan dan artikel, kemampuan consulting dan facilitating saya meningkat pesat. Ketika mulai menulis blog ini, saya hanya mengandalkan pengalaman dan hasil diskusi dengan rekan atau klien. Sesekali, beberapa buku KM juga menjadi sumber inspirasi

Semakin lama, diskusi dan buku saja menjadi tidak cukup. Saya butuh ide dan insight baru tentang KM. Saat itulah saya mulai banyak mencari sumber lain. Ketika pertama kali mencari di Google, saya cukup kesulitan. Tidak ada banyak sumber yang sesuai dengan visi blog ini, KM yang lebih manusiawi. Sebagian besar bahan tentang KM adalah hasil penelitian atau artikel dengan bahasa yang berat. Sebagian lainnya hanya berupa teori yang belum teruji aplikasinya. Kalau saya saja yang sehari-hari bekerja dengan KM sudah kesulitan, bagaimana dengan orang lain yang baru memulai KM?

Untungnya, dalam perjalanan mencari “pencerahan”, saya menemukan beberapa blog, forum dan sumber yang dibutuhkan. Sayangnya, tidak ada blog atau sumber yang berbahasa Indonesia. Ada beberapa hasil dari Google, tapi isinya lagi-lagi tidak cukup mudah dan aplikatif. Jikapun ada, tidak pernah di update. Sebagian besar merupakan blog hasil tugas di kuliah yang tujuannya untuk meningkatkan rating institusi tersebut (saya tahu karena ini juga yang dilakukan oleh dosen S2 di almamater). 

Berikut ini beberapa sumber online yang saya rekomendasikan untuk praktisi KM maupun mereka yang sekedar tertarik dengan “binatang” bernama Knowledge Management:

Gurteen Knowledge Management Community

Ini adalah salah satu sumber utama saya ketika bertanya dan mendapatkan insight tentang KM. Sejak awal, David Gurteen sudah lebih dulu terkenal dengan Knowledge Café nya. Melalui websitenya, Gurteen menjadi pioneer sebagai portal KM bagi KMers di seluruh dunia. Tetapi, yang membuat nya menarik ialah Gurteen Knowledge Management Community yang dibuat di LinkedIn. Hampir seluruh pakar KM dunia secara konsisten terlibat diskusi di forum ini. FYI, Anda harus menjadi member LinkedIn jika ingin terlibat diskusi di sini.

Link Forum: http://www.linkedin.com/groups/Gurteen-Knowledge-Management-Community-1539

Link Website: http://gurteen.com/

Nick Milton

Jika Anda ingin mencari blog yang paling banyak membahas tentang aplikasi KM, maka blog ini adalah rekomendasi pertama saya. Tulisan dan artikel miliknya sangat lengkap, aplikatif, dan paling penting, selalu di update hampir setiap hari. Terlepas dari Nick adalah rekan saya di Knoco Ltd., track recordnya di dunia KM sangat meyakinkan. Nick adalah salah satu individu yang mensukseskan BP sebagai perusahaan dengan budaya KM yang sangat kuat. Blog ini bahkan menjadi acuan saya ketika masih menjadi konsultan KM di perusahaan lama.

Link Blog: http://www.nickmilton.com/

Anecdote

Blog ini menjadi menarik karena fokus mereka. Story telling. Seperti kita tahu, teknik story telling sudah menjadi teknik favorit untuk melakukan sosialisasi dan campaign KM. Blog ini menyajikan insight dan teknik-teknik menarik tentang story telling dan aplikasi praktisnya. Walaupun berfokus pada KM, tetapi materi story telling yang disajikan sangat beragam dari leadership hingga personal development. 

Link Blog: http://www.anecdote.com/blog/

Chris Collison

Nama Chris sudah sangat terkenal di dunia KM. Buku Learning to Fly karangannya, menjadi acuan implementasi KM di banyak perusahaan. Aktif sebagai konsultan KM, Chris secara aktif menulis pengalaman dan wisdom nya melalui blog dan forum. Tulisan Chris menjadi favorit seperti bukunya, sederhana namun aplikatif. FYI, Chris juga anggota KM team bersama Nick di BP.

Link Blog: http://chriscollison.wordpress.com/

Roan Yong

Blog ini dikelola oleh Roan Yong, praktisi KM dari Singapura yang juga bekerja di salah satu public sector. Blog miliknya cukup beragam, tidak selalu tentang KM tetapi juga membahas social collaboration dan innovation. Satu yang menarik dari Roan Yong ialah free e-book miliknya yang membahas Social Collaboration dengan sangat mudah dan aplikatif.

Link Blog: http://roanyong.com/

Nancy Dixon

Conversation Matters. Tag line tersebut menjadi inti dari blog ini. Nancy fokus pada metode paling sederhana (dan paling aplikatif) dalam KM, yaitu percakapan. Walaupun blog miliknya sangat sederhana, tetapi tidak artikelnya. Selain selalu bercerita tentang teknik conversation, tulisannya juga menyajikan teknik implementasi dan insight menarik .

Link Blog: http://www.nancydixonblog.com/

Read More

KM: What Is and What Is Not

“Kami sudah melakukan KM selama 2 tahun terakhir ini.” 

Kalimat itu yang pertama kali muncul ketika saya memulai diskusi dengan salah satu klien di bidang Food and Beverages. Pembukaan yang cukup mengejutkan. Jika mereka memang sudah melakukan KM, kenapa saya dan tim diundang sharing siang itu? FYI, klien ini meminta kami membantu mereka untuk mereview inisiatif KM yang sudah berjalan dan memberikan solusi bagaimana KM bisa sesuai dengan model bisnis baru mereka. Pertanyaan dalam hati saya kemudian terjawab dengan kalimat selanjutnya.

“Kami sudah punya portal dan repository untuk menaruh file-file penting dan pengumuman. Kami juga membuat internal chat sehingga karyawan bisa diskusi kapan saja. Ada juga e-learning yang dipakai untuk internal training and certification. Kami juga langganan jurnal dan artikel berbayar. Intinya, kami sudah berinvestasi cukup banyak dalam membangun sistem untuk KM dan sekarang sedang mengembangkan beberapa fitur baru.”

Saya dan tim menunggu lebih lama untuk mendengarkan penjelasan lainnya. Tapi penjelasan tidak berlanjut. Dari serangkaian pertanyaan lainnya, saya dan tim mengambil kesimpulan. Klien memang sudah melakukan KM tetapi bukan KM dalam bentuk lengkap. Kalau boleh lebih ekstrim, itu bukan KM. Tapi document management. 

Kesalahan Umum dalam KM

Terlepas dari tren KM yang beberapa tahun terakhir melanda Indonesia, banyak organisasi yang seringkali salah mendefinisikan KM. Ketika sudah ada IT system, e-learning, training KM, Community of Practice atau document management, maka organisasi menganggap sudah memiliki KM.

Ini jelas salah.

KM jauh lebih besar dari sekedar investasi IT system, melakukan training, membuat e-learning, atau menuliskan laporan project. Melihat KM dengan perspektif tersebut, sama seperti orang buta berdebat tentang bentuk gajah. Semua benar tapi tidak lengkap.

Berikut beberapa kesalahan yang umum terjadi dalam menggambarkan apa itu KM dan apa yang bukan:

KM tidak sama dengan training – Walaupun training merupakan salah satu bentuk transfer pengetahuan paling efektif, bukan berarti memberikan training, sudah dianggap melakukan KM. Training juga memiliki kelemahan paling krusial, tidak dapat dilakukan sebagai bagian dari pekerjaan sehari-hari. Hanya dengan menggabungkan KM dengan proses bisnis, pengetahuan dapat memberikan manfaat terbaiknya, peningkatan kinerja.

KM lebih dari studi kasus dan best practice – Salah satu deliverables dari KM ialah studi kasus dan best practice. Tetapi, bukan berarti sekumpulan best practice adalah KM. Alasan mengapa best practice saja tidak cukup ialah karena dokumen tersebut dihasilkan oleh banyak orang. Artinya, dokumen tersebut belum terstandardisasi dan paling penting, belum tervalidasi. Untuk memastikan hasil akhir yang dapat digunakan oleh seluruh organisasi, studi kasus dan best practice perlu disintesis menjadi semacam panduan. Di Knoco, kami menyebutnya sebagai Knowledge Assets

KM lebih dari Manajemen Dokumen – Seperti yang sudah diceritakan sebelumnya, banyak praktisi KM (KMers) yang salah mengartikan KM sebagai manajemen dokumen. Perbedaan utama antara keduanya adalah dari perspektif melihat pengetahuan. Dalam manajemen dokumen, pengetahuan didefinisikan sebagai bentuk fisik yang bisa disimpan, ditaruh dan dipindahkan seperti barang. Pada kenyataannya, pengetahuan yang sebenarnya ada di kepala manusia. Hanya sebagian kecil dari pengetahuan yang kita miliki dapat dituangkan dalam bentuk fisik seperti buku, artikel, dokumen atau sejenisnya. 

Knowledge Management berfokus pada manusia dan pengetahuan yang mereka miliki. Artinya, KM yang benar bukan memastikan karyawan mengelola dokumen mereka. Tetapi fokus agar karyawan di seluruh organisasi bisa bertukar pengalaman mereka dan menggunakan pengetahuan tersebut untuk bekerja lebih baik lagi.

Bagaimana menurut Anda? Apakah pengalaman dan kesalahpahaman tentang KM seperti ini pernah Anda temui di organisasi? Atau ada kesalahpahaman lain yang pernah Anda temukan? Silahkan sharing pengalaman di form comments dibawah ini. Happy sharing :)

Read More

7 Tips Sukses Implementasi Knowledge Management (KM)

Banyak sekali referensi tentang bagaimana implementasi KM dilakukan dan tips-tips untuk mensukseskannya. Akan tetapi, praktisi KM (KMers) tetap saja kesulitan untuk memulai dan mensukseskan inisiatif KM di organisasi mereka. Untuk membantu Anda, berikut ini 7 tips penting bagi keberhasilan KM Anda.

1. KM harus berdampak pada bisnis – Tidak ada gunanya menerapkan KM jika tidak membantu bisnis. Kalimat itu yang selalu saya katakan kepada siapapun yang tertarik dengan inisiatif KM. Tanpa hubungan yang jelas dan terukur antara KM dengan tujuan bisnis, maka sebagus apapun strategi dan tools KM, organisasi tetap akan menganggapnya sebagai pemborosan.

Salah satu survey tentang KM mengatakan, “Aplikasi KM yang paling sukses dilakukan adalah ketika KM diaplikasikan ketika bisnis dalam keadaan “hidup atau mati”. Dalam keadaan tertekan tersebut, bisnis memerlukan terobosan agar tetap bertahan. Selaras dengan hal ini, Tom Davenport mengatakan bahwa hubungan yang jelas antara kinerja dengan aktivitas KM adalah kunci utama kesuksesan inisiatif KM. Mars adalah salah satu yang sukses mengubah keadaan hidup atau mati menjadi kesuksesan dengan menyelesaikan dua isu bisnis terbesar per tahun dengan menggunakan KM.

Cara yang paling sederhana untuk menghubungkan bisnis dengan KM adalah dengan menjawab dua pertanyaan berikut: (1) tujuan bisnis apa yang ingin dicapai? serta (2) bagaimana memaksimalkan pengetahuan organisasi untuk mencapai tujuan bisnis tersebut?

2. KM harus diaplikasikan secara lengkap – KM, sama seperti inisiatif bisnis lainnya, harus diimplementasikan secara lengkap dan terstruktur. Kerangka pikir atau framework adalah keharusan. Dalam bentuk yang paling sederhana, framework KM terdiri dari keterlibatan karyawan dalam bentuk peranan (roles) yang jelas (people); prosedur, tools dan proses yang mudah digunakan (process); serta teknologi yang mempercepat interaksi (technology). Ketiga aspek tersebut diperkuat dengan pengendalian (governance) yang terintegrasi dengan bisnis.

Kesalahan yang paling sering terjadi ialah organisasi merasa telah menjalankan KM padahal baru memiliki satu aspek saja. Teknologi misalnya. Ketika portal sudah ada, internal chat tersedia atau repository dapat diakses, maka KM dianggap sudah sukses. Teknologi bisa membantu KM tapi tidak akan mengalirkan pengetahuan yang ada di organisasi. KM hanya memberikan manfaat jika seluruh komponen framework (People, Process, Technology, Governance) sudah tersedia dan berjalan.

3. KM harus bersifat Pull and Push – Konsep Pull and Push sangat sederhana. Pull berfokus untuk menciptakan kebutuhan dengan cara menciptakan lingkungan yang mendukung sedangkan Push bertujuan untuk memenuhi kebutuhan yang muncul dari efek Pull. Singkatnya, Pull menciptakan demand dan Push menyediakan supply.

Banyak organisasi yang terlalu fokus pada Push dan melupakan Pull. Tools, guideline, IT system, repository atau prosedur adalah beberapa bentuk Push. Organisasi terkadang lupa bahwa Pull (contohnya awareness, kemudahan akses, search engine atau dukungan dari management) yang menciptakan demand. Memberikan terlalu banyak Push, sama saja memberikan makanan bintang lima ke orang yang baru saja makan 3 porsi besar nasi. Seenak apapun makanan bintang lima tersebut, pasti akan ditolak karena kekenyangan.

  

Ketika memulai inisiatif KM, aktivitas Pull harus lebih mendominasi. Dengan membuat demand maka anda telah memulai pasar baru bernama Knowledge Management. Setelah aktivitas berjalan dan kebutuhan meningkat, ubah fokus pada Push agar aktivitas KM terus berkembang.

4. KM adalah Perubahan Menyeluruh – Mengimplementasikan KM berarti Anda siap berkomitmen untuk melakukan review pada organisasi, melakukan make over serta merubah pola pikir. Jangan pernah berpikir Anda akan sukses menjalankan KM hanya dengan install IT system baru atau mencoba-coba Community of Practice (CoP). Anda tidak akan mendapatkan apa-apa dari KM jika melakukannya dengan setengah hati.

Untuk mengimplementasikan KM secara menyeluruh, Anda membutuhkan manajemen perubahan (change management). Artinya, KM tidak bisa dibuat sekaligus. Ada tahap demi tahap yang harus dilalui serta mekanisme untuk mengukur perubahan yang memastikan tiap tahap telah tercapai. Change management dalam KM juga berarti harus ada Pilot Project serta tim khusus yang fokus mengawal proses perubahan tersebut

5. KM harus menyatu dengan bisnis – Jika KM tidak menyatu (embedded) dengan bisnis, maka Anda beresiko kembali ke keadaan sebelum KM diimplementasikan. Artinya, semua usaha yang sudah dikeluarkan akan sia-sia. Keadaan ini banyak sekali ditemukan dari organisasi yang menerapkan KM. Anda tidak bisa hanya mengharapkan tim KM dalam menjalankan aktivitas KM. Tim KM hanya bertugas untuk memastikan KM selaras dengan framework yang telah ditentukan serta memberikan support jika diperlukan. Agar tidak sia-sia, aktivitas KM harus dilakukan secara konsisten oleh divisi bisnis.

Tips pertama untuk menyatukan KM dengan bisnis ialah dengan memasukkan aktivitas KM dalam proses bisnis. BP menyatukan KM dalam bisnis dengan mewajibkan semua project dimulai dengan Peer Assist, melakukan After Action Review selama project berjalan serta membuat lesson learned dengan Retrospect.  Tips kedua ialah dengan menyusun tugas dan tanggung jawab yang jelas. Shell membuat job description, objectives dan deliverables yang terukur untuk jabatan Knowledge Manager dan Subject Matter Experts. Masing-masing jabatan tersebut juga di review secara normal, yaitu sebagai bagian dari proses appraisal. Tips ketiga ialah memberikan penghargaan (reward) bagi yang melaksanakan dan sangsi (punishment) bagi yang tidak melaksanakan. Buckman Labs, perusahaan yang menginspirasi MAKE Awards, menerapkan reward and punishment secara konsisten. Melissie Rumizen, CKO di Buckman Labs dan salah satu KM Guru, pernah berkata. “Kami memberikan penghargaan bagi KM. Jika Anda melaksanakan KM, kami memberikan penghargaan dengan memberikan anda kesempatan bekerja disini”.

    

6. KM tidak hanya butuh dukungan top management, tetapi juga harapan yang jelas – Pada umumnya, karyawan mampu mengerjakan pekerjaannya. Sayangnya, terkadang pekerjaan yang diberikan tidak memiliki harapan yang jelas. Pekerjaan seringkali tidak memiliki hasil akhir yang pasti, selalu berubah ubah dan tidak konsisten. Ketika karyawan merasa telah melakukan pekerjaan yang diminta, ternyata harapan dari atasan atau klien berbeda. Perbedaan tersebut yang membuat karyawan seakan akan tidak kompeten untuk pekerjaan tersebut.

Hal yang sama terjadi dengan KM. Bentuk KM seringkali tidak jelas dan tidak terbayangkan oleh karyawan. Mereka diharapkan melakukan KM sebagai bagian dari pekerjaan, tetapi tidak ada indikator yang menyatakan bahwa KM telah terlaksana. Sharing misalnya. Praktisi KM selalu mengatakan pentingnya sharing untuk peningkatan kinerja. Akan tetapi, karyawan jarang diberikan pemahaman bagaimana kinerja dapat terbantu dengan sharing dan seberapa banyak sharing harus dilakukan sebelum berdampak pada kinerja. Pada kasus lain, harapan terhadap KM dari top management kerap berubah. Apakah ketika karyawan telah mengikuti sesi CoP dan melakukan AAR telah dianggap sebagai aktivitas KM? Jika iya, seberapa banyak, bagaimana caranya, apa sangsi jika tidak melaksanakan, apa penghargaan yang didapatkan?

Harapan dapat tertulis maupun tidak tertulis. Harapan terhadap KM seringkali tidak tertulis dan tidak berdampak pada penilaian terhadap karyawan tersebut. Jika tidak ada harapan yang jelas dari manajemen serta karyawan tidak mendapatkan dampak dari KM terhadap pekerjaan sehari harinya, pertanyaannya ialah mengapa KM harus menjadi prioritas oleh karyawan? Harapan terhadap KM harus jelas dan tertulis. Bentuk harapan diantaranya ialah indikator pelaksanaan, hasil akhir dari proses (deliverables), standar minimum pelaksanaan, review pencapaian, sangsi serta penghargaan.   

7. KM harus digunakan pada pengambilan keputusan penting – Pada akhirnya, KM merupakan tools untuk memastikan perusahaan mengambil keputusan pada saat yang tepat dan menggunakan pengetahuan yang dibutuhkan. Dengan keputusan yang tepat, bisnis akan memberikan manfaat yang diharapkan. Pengambil keputusan bisa saja seorang operator lapangan, front line officer, QC supervisor, HSE Manager, atau Direktur Bisnis. Terlepas apapun jabatannya, KM akan sangat berguna bagi seluruh lapisan organisasi. Tetapi keterlibatan senior management akan memberikan hasil yang berbeda. Mereka mampu memberikan perubahan dan dampak yang besar terhadap bisnis. Ketika KM sudah menjadi acuan penting dalam pengambilan keputusan, maka titik itulah KM sebuah organisasi mencapai puncak kesuksesannya.

Bagaimana menurut Anda? Apakah organisasi tempat Anda sudah melakukan tips-tips diatas? Atau Anda memiliki tips atau pengalaman lain yang ingin dibagikan? Silahkan share pendapat Anda di form comment dibawah ini. Jangan lupa share juga artikel ini ke rekan atau kenalan Anda. Happy sharing :)

Read More