Keeping them is the name of the
game. Kalimat itu yang selalu
diajarkan oleh senior saya dan diingatkan kepada klien kami yang sudah memulai
membuat komunitas. Seperti yang sudah dibahas pada tulisan-tulisan sebelumnya,
membuat komunitas itu mudah. Tapi mempertahankannya itu yang sulit. Merawatnya
hingga memiliki kemampuan untuk menyelesaikan masalah secara cepat, menghindari
terjadinya reinventing the wheel,
meningkatkan kinerja menjadi lebih efektif dan pastinya menciptakan inovasi dan
nilai tambah, adalah usaha yang memerlukan tenaga sangat besar dan proses yang
panjang.
Saya sering mengilustrasikan merawat komunitas seperti merawat anak Anda
sendiri. Komunitas baru bisa memberikan kontribusi yang signifikan jika sudah
mencapai kemandirian dan kedewasaan. Sebelum dia dewasa, komunitas sama seperti
bayi yang baru berjalan, butuh dituntun, disuapi, dan dibantu ketika terjatuh.
Dalam proses mengasuh “anak” Anda ini, passion
dan konsistensi adalah bahan bakar yang harus selalu ada. Memelihara komunitas
mungkin adalah PR terbesar Anda sebagai seorang KMers, sama seperti tugas mulia membesarkan seorang anak kecil. Tetapi
setelah melalui proses tersebut, sebuah komunitas dewasa akan memberikan Anda
dan organisasi sebuah keunggulan unik (unique
competitiveness) yang tidak akan bisa digantikan oleh apapun juga.
Serupa dengan membesarkan anak, tidak ada aturan detail dan kaku yang
harus selalu Anda ikuti. Anda memiliki norma, prinsip dan aturan sendiri di
organisasi yang harus diikuti. Terkadang aturan-aturan praktis yang banyak kita
temui tidak bisa begitu saja diterapkan dalam proses merawat sebuah CoP.
Walaupun begitu, secara garis besar ada kebiaasaan, pengalaman, keberhasilan
dan kegagalan yang dapat menjadi panduan dan acuan bagi Anda dalam merawat komunitas.
Sama seperti merawat anak, Anda suatu saat akan menemui keadaan dimana dia
berjalan pertama kali, masuk ke sekolah dan bersosialisasi dengan teman
seumuran, melakukan kesalahan, memperbaikinya, kemudian melakukan kesalahan
lagi, terlibat dalam kenakalan-kenakalan yang tidak bisa Anda selalu pantau, hingga
kemudian menemukan jatidiri dan mulai bertanggung jawab atas semua
perbuatannya.
Tahapan tersebut adalah siklus hidup yang dialami sebagian besar manusia
yang beranjak dewasa. Dan Anda, sebagai orang tua yang bertanggung jawab, tidak
bisa menghalangi proses tersebut terjadi. Yang bisa Anda lakukan adalah
menyadari bahwa proses tersebut merupakan bagian dari tahapan pendewasaannya, kemudian
fokus mengarahkannya pada pilihan-pilihan yang terbaik, memberikannya nasehat
ketika dibutuhkan serta menuntunnya kembali ketika sudah terlalu menyimpang.
Dalam kasus komunitas, itulah yang juga perlu Anda lakukan. Untuk itu, sebagai
permulaan Anda perlu mengenal terlebih dahulu siklus hidup sebuah komunitas
sebelum mengambil tindakan yang perlu dilakukan jika terjadi hal-hal yang tidak
diinginkan selama proses pendewasaan komunitas.
Ketika Anda pertama kali memulai komunitas seperti CoP, ada dua keadaan
yang paling sering terjadi. Pertama, organisasi tidak terlalu antusias terhadap
CoP. “Apaan tuh CoP ?”; “Ngapain kumpul-kumpul gak jelas ?”; “Ah, paling cuma
aktif di awal aja, nanti juga hilang sendiri!” dan banyak tanggapan negatif
lainnya. Biasanya, ini terjadi pada start up company yang masih berjuang untuk
mengembangkan pasar dan memantapkan fondasinya atau pada organisasi yang masih
kental dengan birokrasi.
Jika keadaan organiasi Anda seperti ini, tidak perlu berkecil hati. Anda
masih bisa mengembangkan komunitas. Tetapi saya sarankan Anda memulainya dengan
meyakinkan manajemen puncak untuk berkomitmen terlebih dahulu menjalankan
komunitas. Untuk meyakinkan manajemen puncak, Anda bisa mencoba mengaplikasikan
metode yang saya bahas di artikel berikut.
Setelah mendapatkan dukungan dan komitmen dari manajemen puncak, yang Anda
perlu lakukan ialah mengenalkan komunitas dengan bentuk yang menarik. Ciri
utama CoP diantaranya ialah informal
dan fun. Maka mulailah dari dua ciri
tersebut. Kemaslah CoP menjadi sebuah kegiatan yang menyenangkan dan menarik.
Bukan sebagai sebuah aktivitas meeting atau formal yang dibuat-buat untuk
menambah pekerjaan.
Disinilah peranan tim CoP menjadi sangat krusial. Membangun CoP yang fun
dan informal pada beberapa kasus adalah sebuah pekerjaan kreatif. Anda perlu
berkreasi seluas mungkin agar sesi CoP menjadi sebuah kegiatan yang diminati
oleh anggotanya. Dan melakukannya bersama dengan tim yang tepat adalah resep
sukses yang sudah terbukti.
Saya sendiri beberapa kali sempat takjub melihat kreativitas dan
keunikan metode beberapa CoP dalam mengemas sesi diskusi menjadi sangat
menarik. Ada yang menghias ruangan dengan dekorasi etnis, melakukan sesi CoP di
ruangan terbuka, membuat pojok atau bagian ruangan tertentu untuk diskusi,
melakukan lomba dan kompetisi fasilitasi CoP, membuat tema tertentu, mewajibkan
dress code bagi peserta hingga
membuat undangan yang aneh bin ajaib. Cara yang manapun bisa Anda gunakan, asalkan
sesuai dengan aturan dan norma yang berlaku di organisasi.
Keadaan kedua yang mungkin terjadi ialah anggota organisasi menyambut
inisiatif CoP dengan senang hati, aktif untuk ikut serta, dan selalu menantikan
kapan sesi CoP selanjutnya diadakan. Pada organisasi yang sudah terbiasa akan
budaya sharing dan terbuka untuk
selalu meningkatkan kompetensi, inisiatif CoP akan lebih mudah diarahkan dan
dijaga.
Sama seperti siklus sebuah produk dalam marketing, pada sesi-sesi awal,
anggota CoP akan sangat banyak, bahkan terlalu banyak. Hal ini biasanya
disebabkan karena topik-topik yang dibicarakan lebih bersifar popular dan bisa
diterima oleh semua orang. Bisa jadi juga karena Anda dan tim CoP sangat berhasil
membuat CoP menjadi aktivitas yang menyenangkan bagi anggota organisasi. Anda
berhasil menciptakan tipping point phenomena. Pada tahapan ini, akan banyak bermunculan CoP-CoP di seluruh
organisasi dengan jumlah anggota hampir sebagian besar karyawan.
Anggota CoP pada awalnya terdiri dari seeder atau narasumber pemilik pengetahuan penting. Ketika tipping point phenomena CoP terjadi
mulai datanglah yang biasa disebut sebagai leecher
atau para pengikut yang biasanya tidak memiliki pengetahuan terlalu banyak, datang
karena sekedar ikut-ikutan, tidak terlalu memikirkan tujuan CoP dan sayangnya,
merupakan bagian paling besar dari organisasi Anda.
Inisiatif CoP kemudian berubah menjadi trend baru di organisasi.
Sayangnya, ketika ini terjadi dan Anda tidak siap, CoP akan mulai berubah menjadi
kegiatan populis yang dihadiri oleh banyak orang, dengan aktivitas lebih banyak
untuk sosialisasi dan ajang ngobrol. Topik pun mulai berubah untuk
mengakomodasi kebutuhan leecher. Bermula
dari topik diskusi yang spesifik dan terkait kinerja, menjadi pengetahuan dasar
atau nice to have knowledge yang
tidak memberikan manfaat banyak. Bermunculanlah topik-topik yang tidak begitu
relevan dengan pekerjaan seperti. “Tips menggunakan Kartu Kredit”, “Jalan-jalan
ke Jepang”, “Yoga di Lingkungan Kerja” dan sejenisnya.
Tanpa Anda sadari, CoP yang mencapai tipping
point tersebut akan dengan cepat berubah menjadi bubble CoP yang tidak ada isinya dan siap meledak kapan saja. Jika bubble CoP ini dibiarkan, Anda akan
melihat bahwa banyak sekali diskusi dan dokumentasi CoP yang dihasilkan tetapi
dampaknya pada pekerjaan hampir tidak ada. Anda akan dipusingkan dengan memilih
mana dokumen dan diskusi yang harus ditindak lanjuti dan mana yang harus masuk
kotak sampah. Tidak hanya itu, karena topik yang didiskusikan terlalu populer, seeder atau narasumber yang ikut CoP
untuk mengembangkan diri mulai menyingkir dan tidak ikut serta sesi CoP.
Bubble CoP Anda kemudian pecah. Topik yang terlalu
populer pada akhirnya tidak hanya membuat anggota yang punya pengetahuan dan
ingin mengembangkan diri menyingkir, tetapi seluruh anggota dan leecher meninggalkan CoP. Dan saat itu
terjadi, Anda harus bersiap-siap menghadapi kemarahan manajemen puncak yang
menagih manfaat CoP seperti sudah dijanjikan pada awal.
Apa yang harus Anda lakukan ketika ini terjadi ? Jawabannya bukan dengan
menyiapkan diri dan mengarang cerita manis untuk meyakinkan manajemen. Yang Anda
perlu lakukan ialah bersikap lebih tegas dan menekankan kembali CoP Identity
yang sudah disepakati. Tindakan ini akan lebih baik jika dilakukan sebagai
upaya pencegahan, yaitu ketika fenomena tipping
point dan euphoria CoP yang
terlalu berlebihan mulai terjadi.
Ketika banyak CoP yang mulai keluar jalur dan tidak sesuai tujuan awal, mulailah
melakukan pemetaan. Tentukan mana CoP yang sukses menjadi dewasa, CoP yang
masih dapat diperbaiki dan CoP yang perlu dihentikan kegiatannya. Susunlah
rencana dan jenis tindakan yang perlu Anda ambil bagi masing-masing CoP. Untuk
panduan menentukan mana CoP yang berhasil dan mana yang tidak, ada 3 kriteria
yang dapat Anda gunakan, yaitu member
yang aktif; topik yang selaras
dengan pengetahuan penting; serta memiliki dokumentasi yang baik. Saya akan
membahas lebih lanjut tentang kiteria CoP yang sukses dan metode yang digunakan
untuk evaluasinya pada artikel lain.
Selesai dengan pemetaan, kumpulkanlah tim CoP Anda. Buatlah semacam core member gathering dan ingatkan lagi
kepada mereka CoP Identity yang sudah
dibuat diawal. Tidak perlu takut akan kehilangan para leecher. Anda dan organisasi lebih membutuhkan sharing pengetahuan
dari seeder atau narasumber.
Pengetahuan yang di sharing pun
diarahkan kepada advanced and innovative knowledge, yaitu pengetahuan
yang didapatkan dari pengalaman serta ide-ide segar hasil internalisasi
pengetahuan. Bentuk sharing
pengetahuan inilah yang dibutuhkan dan memberikan nlai tambah (value) secara
langsung bagi organisasi.
Ketika core member kembali ke
CoP, khususnya bagi CoP yang sudah masuk kategori keluar jalur, Anda perlu
melakukan proses restart pada CoP
mereka. Lakukan lagi proses Conduct Core Planning. Kali ini arahkan dan kondisikan agar seeder bisa lebih banyak berkontribusi. Abaikan sementara jika leecher
meninggalkan komunitas. Pada akhirnya, kepentingan akan sharing advance dan innovative
knowledge lebih penting daripada sekedar meramaikan acara.
Jika Anda dan tim CoP berhasil melakukan restart, jumlah anggota yang awalnya menurun akan kembali meningkat
seiring dengan semakin berkualitasnya diskusi dan sharing. Pada akhirnya topik diskusi yang memberikan manfaat
merupakan daya tarik paling besar bagi sebuah komunitas seperti CoP.
Pada tahapan ini, yang perlu menjadi fokus Anda adalah menjaga agar
diskusi yang sudah berkualitas tersebut tetap berlangsung dengan suasana fun dan informal. Untuk mempertahankan suasana yang fun dan informal tersebut,
Anda perlu lebih banyak energi daripada pada sebelumnya. Anda juga perlu
mengetahui unsur utama yang perlu ada agar anggota komunitas mau berbagi pengetahuannya.
Artikel selanjutnya akan membahas tentang unsur tersebut.
0 comments:
Post a Comment